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1、选择选择 OA 软件的十大误区软件的十大误区点击次数: 249 更新时间:2011-03-25 18:53:31 【打印此页】 【关闭】应用 OA 系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择 OA 系统的过程中陷入各种各样的误区,这里我列举了十大有代表性的误区,供广大用户借鉴。误区一：自己开发自己开发 OA 更能够满足自身要求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上呢？首先,OA 系统已经涉及到越来越多的学科技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等,是一个需要综合各种人才的团队工程,
2、一个或者几个普通程序员已经很难做好；其次,单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA 系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,不能够真正实现提升管理水平的目的；再次,频繁调整 OA 系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用,延长融合期；最后,开发 OA 系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失。因此除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不必自己开发。误区二：功能越全越好只要你肯付钱,软件的功能是可以无限扩充的,但这是你必需的么？首先,容易造成功能闲置,系统
3、空洞；其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦；再次,功能多一点,价格多一片,一次性投入太大；最后,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。选购 OA 系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实,就 OA 的功能来说,无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司, 80%的内容都是相同的,只不过应用深度不同。而 OA 的功能每增加 10%,价格至少会增加 100%-300%,经理人要看看自己有没有必要为剩下的 20%多付那么多的费用。
4、需要注意的是,为满足中小企业客户“小而全”的特点,有的 OA 集成了人事、客户、财务等功能模块,这些模块往往是“看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简单的记录和备份工作。误区三：价格越贵越好选择的 OA 系统越贵,可能发生的问题就越少？首先,判断一个 OA 系统好不好的根本原则不是看它的价格,而是看它是否适合自己；其次,价格越高,投入越大,负担越重,风险越高；再次,选择价格昂贵的名牌产品,其实是在替厂家支付广告费；最后,产品可能没有产品化,开发商还是按照项目在做,没有成本优势。我曾经看到一个小公司在 OA 上给自己的 OA 标价 360000 元,而销售人员居然连它的功能都说不清楚
5、,在线试用了一下,简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛,别迷信“一分价钱一分货”,小心被奸商砸着。对中小型单位而言,我认为万元左右的 OA 系统性价比最高,因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如新思创 OA,除满足日常办公需求外,还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理,同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点,而价格仅为 7200 元,这些特点很适合中小型单位。误区四：价格越低越好价格低固然是好事,但是如果低到 4000 元以下就值得怀疑了,这里面是否有猫腻？首先,质量问题。这种价格极低的 OA 多是小公司和个人开发的,还有是个人离职后从原
6、来的企业里带出来的,产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；其次,隐性成本。有的软件看起来便宜,但是有用户数限制,比如某 OA 软件报价 5800 元,但是只支持 20 个初始用户,另外每增加 10 个人需付 2000 元,这样 50 个人的单位就得 11800 元,还有比这个更高的用户费呢。最后,服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务,即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的,软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞。记住,过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务,是对客户的不负责任。还有很多原因导致产品低于正常价
7、格销售,比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等,这就要求用户不能贪图便宜,最终损害了自己的利益。误区五：系统越透明、开放、越自由越好网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？开放必须是相对的,如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。为解决开放和保密的矛盾,好的 OA 系统都可以让用户很方便的进行权限设置,这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全,管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限,只有具有相应权限的人才能够看到这些资料,其他人则看不到。IBM 的 OA 系统解决方
8、案是软硬件一体化的,具有更高的安全性。误区六：系统应该完全符合单位的办公模式如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统,那么我要问：这样的系统价值在哪里？首先,软件必须要体现它自身的思想和特点,因为这是软件的作用所在,价值体现；其次,OA 系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式；再次,OA 的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理。因为 OA 系统是对旧模式的改造,所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,必然有融合期,这就要求单位能够积极创新,勇于变革,从观念和行动上除旧纳新。所以应该选择那些具有先进的管理思想,能够产
9、生推动作用 OA 产品,而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单,也要主动的去适应软件,因为推动管理进步是应用软件的最终目的。为了让用户能够顺畅的工作。优秀 OA 系统均可以让用户自定义工作流,化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。误区七：大企业开发的一定好大企业开发的不一定好,即使好又真的适合你么？首先,术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好 OA,因为它们是不同的概念；其次,大企业开发的 OA 系统价格惊人,往往是普通 OA 的数倍甚至数十倍；再次,OA 系统的开发技术和理念日渐成熟,很多公司都开发出了优秀的 OA 软件；最后,大企业开发的 OA 系统更适合大
10、企业来用,因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色,包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用,因为他们对中小企业理解更直接,更深刻。误区八：选一个 OA 软件来彻底改善管理单位管理混乱,能通过一个软件来解决问题么？首先,管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助 OA 系统来让流程得到有效的执行；其次,OA 是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；再次,OA 的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量,将人从低端工作中解放出来处理核心事务。所以,过低或过高的看待 OA 的作用都是不正确的,只
11、有提高整个单位的人员素质,特别是领导者素质,才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用 OA,OA 与人的作用应该是相辅相成、互相促进。误区九：一步到位,一劳永逸一步到位就能一劳永逸么？首先,企业发展不会一步到位,人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；其次,产品发展不会一步到位,应用技术、功能模块、管理理念日新月异,必须时刻更新；再次,社会发展不会一步到位,社会进步突飞猛进,要么创新,要么淘汰。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改进,才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候,应该选择
12、那些易于扩充升级的。误区十：好的 OA 系统并不需要什么服务服务既费钱又麻烦,找个完善的 OA 来省却诸多烦心事？首先,买软件只是第一步,真正的工作在于应用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的；其次,OA 系统发展迅速,拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；再次,单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。其实从长远看,软件商的服务更专业,并且风险和成本更低,现在很多著名大企业都将 IT 服务外包,说明还是值得去做的。总结来说,选择 OA 有 5 大标准,那就是理念先进,功能适用,使用方便,服务到位,价格合理。其中最重要的一点就是“适用”,买软件之前一定先问问自己：我为什么要用 OA？我用 OA 主要解决哪方面的问题？我准备用这套 OA 解决几年内的问题？我主要用 OA 的哪些功能？哪些人、多少人要用 OA？我能承受什么价格的 OA必须形成清晰的分析报告,而不是凭模糊的感觉来判断,这样你就可以将主动权掌握在自己手里,而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。
