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1、广西大掌工商管理硕士掌位论文Z G 公司人力资源管理信息化探讨第三章Z G 公司人力资源管理信息化状况及其存在的问题3 1Z G 公司背景介绍z G 公司创建于1 9 9 4 年，总部位于珠江三角洲工业重镇佛山市南海区，是一家以家用和中央空调研发、生产、销售为主的大型民营企业。经过十余年的发展，Z G 公司目前已成为营销网络覆盖全球1 0 0 多个国家和地区、年设计产能达i 0 0 0 万套的全球知名品牌，并奠定了作为国内空调领跑者之一的行业地位。公司下辖钣金厂、铜管阀门厂、塑料厂、喷涂厂、包装材料厂、电机厂、两器厂等多个下属机构，是国内拥有最大最完整空调产业链的民营企业之一。Z G 公司于从
2、0 4 年Z G 公司开始使用S A P 信息系统进行单个系统的独立操作，包括营销系统、财务系统、采购系统、物流系统和生产系统、办公自动化系统等。S A P ( S y s t e m sA p p l i c a t i o n sa n dP r o d u c t si nD a t aP r o c e s s i n g ) ，企业管理解决方案软件。2 0 0 6 年正式采用S A P 系统进行信息化管理生产运作，S A P 上线后，该公司的规模不断扩大，占地面积厂房办公楼比上线前增大3 4 倍，产能由原来的4 0 0 万增加到现今1 2 0 0 万，员工人数达到1 6 万人。2 0
3、 0 9 年Z G 公司在香港上市，并提出了企业发展的三大战略：产业扩张战略、资本运作战略、国际化战略。不仅如此，Z G 还计划在未来的3 年内，实现外销3 亿美元，成立3 0 家境外分公司( 办事处) ，3 家境外制造基地，引进境外研发营销人才6 0 名以上。目标的制定使Z G 公司看到了自己的发展前景，同时，目标也对Z G 企业自身的能力和竞争力提出了前所未有的挑战。随着市场领先地位的逐渐取得，Z G 企业规模也开始膨胀，管层级增多的连带效应、员工的效率和绩效考评管理体系的管理难度的也随之增大。正如该集团总裁所说：“要把事业做大做强，管理工具也需与时俱进，是必须用导弹、高射炮淘汰起家时使用
4、的菜刀的时候了。“ 可以看出，企业实行信息化最初的目的非常单纯，就是提升企业竞争力，明确企业需求，从解决企业实际问题入手。3 2Z G 公司人力资源管理现状及特点目前该公司有员- V1 6 0 0 0 人，普工占企业总人数的7 0 ；中层管理人员2 5 ；高级管理人员5 。其中，中层以上管理人员具备大学以上学历的占8 0 。高层管理人员大学以上学历的占2 0 。1 2广西大学工商管理硕士掌位论文Z G 公訇人力资源管理信息化探讨图3 1 员工比例图C h a r t3 - 1S t a f fR a t i 0根据2 0 0 5 年2 0 0 9 年期间该公司新招员工数据的跟踪调查了解：该公司
5、每年年均向各大中专院校招进普工5 0 0 余人，次年流失5 0 ，五年后剩余5 ：中层管理人员2 0 0 人，次年流失3 0 ，五年后剩余1 0 。以2 0 0 5 年招进人员为例，五年内该批员工离职人数记录表。表3 - 12 0 0 5 - - 2 0 0 9 年离职人数记录表T a b3 - 1T h eN u I T l b e ro fS e p a r a tiO n Sf r 伽2 0 0 5t o2 0 0 9竺俪。2 0 0 5 年2 0 0 6 年2 0 0 7 年2 0 0 8 年2 0 0 9 年普通工人5 0 0 人2 5 0 人1 5 0 人1 0 0 人2 5 人中
6、层管理人员2 0 0 人1 4 0 人1 0 0 人8 0 人2 0 人3 3z G 公司人力资源管理信息化现状及特点1 3“_，r广西大学工商管理硕士掌位论文Z G 公司 、力资源管理信息化探讨图3 - 2Z G 公司组织结构：C h a r t3 - 2Z 6C 0 m p a n ys t r u c t u r e从该公司的组织结构来看，公司采用的是一种扁平化的管理模式，共分为五个职能部门。从职能上来讲，人事部总体负责整个公司的人力资源管理工作，主要包括员工招聘、培训、绩效考核以及薪酬等业务的管理；同时也负责员工基本信息的登记和维护。营销系统物流管理采购中心系统计划管理系统I 品质中心
7、系统I 生产中心系统l 销售定单上I 交货单l图3 3Z G 公司总体业务信息系统部分流程图C h a r t3 - 3P a r to ft h eO v e r a llB u s i h e s sI n f o r m 日t i o nS y s t 鲫F I O WC h a r tI nZ GC o 呷a n y1 4广西大掌工商管理硕士掌位论文Z Q 公司人力资源管理信息化探讨从该公司的总体业务信息系统的部分生产流程来看，Z G 公司人力资源信息化管理有以下几个特点：( 1 ) Z Q 公司是属于制造类企业，所有的运作流程都以生产制造为主线，无论是库存还是定单都以生产任务为目标，
8、各部门包括销售财务采购等都围绕生产制造转。因此，对于人力资源部门来说，该公司在“选”、“育“ 、“用”、“留”人都首要考虑生产业的特征。( 2 ) 人力资源管理没有纳入该公司信息管理系统流程，各部门的专业性和独立性较强。人力资源部较难了解部门具体的业务情况。( 3 ) Z G 公司是一家上市的大型民营企业，企业能够比较高的角度认识到信息化管理的重要性，较早运用信息化管理流程。早在2 0 0 3 年该公司已建立就已经建立了公司员工人事信息数据库，但是，人事信息管理仍停留用W O R D 文档录入和保存阶段，人事信息数据独立。3 4Z G 公司人力资源管理存在的问题从Z G 公司人力资源管理的现状
9、和特点来看，作为一家大型上市公司，虽然十分重视企业业务的信息化管理，然而在人力资源管理信息化方面仍处于基础的人事管理阶段，缺乏长远的规划。主要从以下方面进行分析：( 1 ) 从离职率分析如表3 - 1 所示，该公司的离职率非常大，普通工人的离职主要原因公司经营的产品特性空调行业旺季淡季明显，导致公司用人具有明显的季节性。然而，在和1 0 名离职的中层管理人员交流中发现，有7 名都是因为看不到发展前景且长期得不到加薪而离开，这说明该公司的人力资源管理对员工缺乏职业规划和缺乏有效的激励机制，应当及时去检讨和校正具体的管理中的不足之处。( 2 ) 从公司的组织结构分析如图3 - 2 所示，该公司是扁
10、平化组织管理，人力资源管理部门与制造、营销、财务等三个部门是平行关系，如果四个职能部门之间信息数据不能共享，人力资源部门并不能及时掌握各部门的人事动态。( 3 ) 从人员的组成结构及员工的流动性分析Z G 公司拥有1 6 0 0 0 名员工，7 0 为普工，流动性大。如图3 - 4Z G 公司人员结构图所示，该公司的人员构成比例是典型的金字塔结构。员工的信息、档案量大，人力资源1 5广西大学工商管理硕士掌位论文Z G 公司人力资源管理信患化探讨管理部门将大量的精力都消耗在基础性、事务性工作上。图3 - 4Z G 公司人员结构图C h a r t3 _ 。4t h eZ GC o m p a n
11、 yP e r s o n n eIS t r u c t u r e通过以上对Z G 公司人力资源管理现状及特点的分析，从人力资源管理的总体上看，存在三大方面的问题：一是缺乏系统性的人力资源规划体系；二是缺乏有效的激励机制；三是缺乏系统支持的人力资源信息体系。从人力资源管理的具体职能上来看，以下几个方面也存在一定问题，具体表现在：( 1 ) 招聘方面。由于该公司员工的流动性很大，每年招聘的人数也很大，由此带来的事务性工作就十分繁重。该公司采取的招聘方式主要还是以直接到各大中专院校招聘为主，在简历筛选阶段，公司的网站不能实现简历的在线投递和自动筛选，即发布招聘信息后，大量的简历，完全靠人工还进
12、行初步筛选和分类。这种传统的选人形式，不仅严重影响了工作效率还影响选人的公正性，出现用人唯亲的行为。( 2 ) 培训方面。该公司是一家大型的制造业公司，且近年来公司的整个生产运作由于上马“S A P 发生了翻天覆地的变化，因此，公司培训的项目、种类、次数也随之增加，对培训的要求也越来越高。但是，从该公司0 6 年上线“S A P “ 后到0 9 年这三年组织的一系列培训活动来看，呈现出各种问题，一是培训内容的针对性不够。由于该公司的人力资源管理系统尚未各部门系统相通，各职能部门系统是单机操作，人力资源部并不能及时掌握各部门的业务状况，了解各部门的需求。二是培训的方式不够多元化。目前，该公司每年
13、采取的培训方式仍是以集中上课为主。这种单一的培训形式不能适应不1 6广西大掌工商管理硕士掌位。沦文Z G 公司人力资源管理信息化探讨同工作性质员工，如采购人员及营销人员等往往不能及时赶回参加培训。三是培训的目标不够长远。由于没有长期的系统规划，目前该公司组织的各类培训仍以解决眼前的实际问题为主的短期培训，没有设计长期的培训活动。( 3 ) 绩效管理方面。该公司属于民营企业，管理层具有典型的民营企业管理的特点，对绩效管理缺乏全面的理解，绩效管理很多时候流于形式，考核过程基本上全是手工操作，如员工的出勤考核仅仅通过打卡机，再进行人工录入。这些基础信息的处理给人力资源部带来了很大的事务性工作，且在评
14、价方面也因此缺乏真实和公正性。( 4 ) 薪酬管理方面。该公司薪酬管理方面的主要问题是在于薪酬设计不够合理。薪酬设计一方面要控制人工成本，另一方面也要给予员工一定的激励性，该公司从0 6 年开始运行信息化生产管理系统后，公司对员工素质的要求也随之发生变化，计算机水平要求较高，管理水平也要求较高。因此，薪酬标准也应当随之变化。但是，根据对该公司内部管理人员的调查了解，目前管理层的工资标准依然沿用0 6 年前的薪酬制度，中层管理人员的工资在信息化后，并没有明显的改变。除此之外，由于该员工多，流动大，薪资的计算繁杂，每月的工资发放都给人力资源部带来很大的工作量。从以上问题，我们可以看到，Z G 公司
15、迫切需要在人力资源管理各方面的完善，特别是该公司目前正在信息化转型的阶段，为了适应公司的发展，必须借助行之有效的管理方式帮助公司完善人力资源管理流程，而完善的人力资源管理信息系统能够在很大程度上促进公司人力资源管理的变革。3 5Z G 公司人力资源管理信息化现状分析由于该公司整个生产管理系统已开始实行S A P 信息系统管理运作，从客观上说，人力资源管理已经具备了较好信息管理基础。但实际上，尽管该公司中层管理以上人员均配备电脑办公，使用O A 系统及员工考勤系统，然而绝大部分和人力资源的相关工作仍只能通过手工实现，人力资源管理信息化程度非常有限，主要体现在以下几个方面：( 1 ) 对外招聘信息
16、已实现通过公司网站发布，但还不能实现简历在线投递和自动筛选，大量的简历，还需靠人工还进行初步筛选和分类。( 2 ) 公司内部的人事信息均以E x c e l 表格的形式录入储存，大量的表格直接造成在检索指定信息时产生较大困难。( 3 ) 人力资源部能够使用到的o A 系统功能仅仅是各种通知和公告的下发以及培训、人事办理等相关事项的资料的传递。1 7一一广西大学工商管理硕士掌位论文Z G 公司人力资源管理信息化探讨( 4 ) 人力资源部门是单系统操作，与各职能部门脱节，导致信息传递不畅。局限于E x c e l 和W o r d 的原始手工管理远远无法解决公司人力资源管理体系面临的许多问题，信息化建设仍处于缺失状态，迫切需要人力资源管理系统的进一步完善。3 6Z G 公司人力资源管理信息化发展过程中存在的问题( 1 ) 没有把人力资源管理放在战略的位置。从图3 - 2 该公司原组织结构图可以看到，该公司的决策层把人力资源部门设为人事部门，定位于人事管理，还处于传统的人事管理阶段，在管理理念和管理方法上还局限在“人”和“
