培训演示文稿：Word2007-利用模板节省时间

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1、使用模板节省时间Microsoft Office Word 2007 培训使用模板节省时间贵公司名称演示：使用模板节省时间使用模板节省时间课程内容 概述：快速创建文档 第 1 课：发挥模板作用 第 2 课：创建自己的模板每课都包含一个建议任务的列表和一组测试题。使用模板节省时间使用模板节省时间概述：快速创建文档从头开始创建 Word 2007 文档之前， 可考虑使用一个现有的包含丰富内容的 模板开始。 Word 提供了大量的模板，包括信函、 简历、日历以及手册等。 您甚至可以进一步操作，将一个现有文 档转换为完全满足您需要的模板。本课 程将说明如何实现该目的。使用模板节省时间使用模板节省时间课

2、程目标 使用 Word 和 Microsoft Office Online 提供的模板可节省大 量时间。 创建自定义模板，以满足业务需要。使用模板节省时间第 1 课发挥模板作用使用模板节省时间使用模板节省时间发挥模板作用虽然您可能已使用过 Word，但您可能并不 十分熟悉 Word 模板。 什么是模板？它可以为 您带来哪些方便？ 模板是一种已包含内容的 文档。使用模板有助于得到 令人印象深刻的模板设计，并能节省时间。 本课程中提供的一些示例直接呈现了 Word 自身及 Microsoft Office Online 中已存在的许多模板。 使用模板节省时间使用模板节省时间使用已制作的传真封面页假

3、设在您的工作过程中 ， 您经常需要向其他 公司 发送传真。 您始终需要传真的封面 页。 您可以每次花一些时间在 Word 中创建该页面，也可以使 用 Word 中已包含的传真封面页。 您可以在 Word 的“已安装的模板”中找到该模板和其他模 板。 使用模板节省时间使用模板节省时间使用已准备好的议程此处提供了 Word 模板 的另一个示例，可为您 提供便利。假设，您负责为每周小 组会议创建议程。 在从空白页开始之前，请查看 Microsoft Office Online 中 可用的模板，您可以 从 Word 中直接链接到这些模板。 Office Online 提供了一个 按类别组织的包含大量各

4、种模 板的集合。 每一个类别中都有多个模板类型可供选择。 使用模板节省时间使用模板节省时间使用已准备好的议程此图片显示了三个议程 模板。简单明了，格式文本区域有助于您填写议程。 外观完整巧妙，您可以在示例文本上输入内容。 页面布局和格式精美，颜色和表创造了可用于复杂议程设 计的区域。打开需要的议程，填写 相应信息。 使用模板节省时间使用模板节省时间查找已安装的模板Word 包含 30 个以上 适用于各种文档类型 （例如信函、传真、 报表、简历和博客张贴 内容）的预安装模板。 此处介绍了如何查找这 些模板。 单击“Office 按钮”，然后单击“新建”。在“新建文档”窗口中，单击“已安装的 模板

5、”。使用模板节省时间使用模板节省时间查找已安装的模板Word 包含 30 个以上 适用于各种文档类型 （例如信函、传真、 报表、简历和博客张贴 内容）的预安装模板。 此处介绍了如何查找这 些模板。 单击缩略图之一，在右侧预览该模板。找到需要的模板后，单击“创建”。此时将打开一个基于该模板的新文档，您可以根据需要对 该文档进行更改。使用模板节省时间使用模板节省时间查找 Office Online 模板从 Office Online 网站 打开模板的步骤非常相 似。 如动画所示，打开“新建文档”窗口，但此时您在 Microsoft Office Online 下的区域中查看。 单击一个类别可查看缩

6、略图。要下载某个模板，请选择 该缩略图，然后单击“下载”。 动画：右键单击，然后单击“播放”。使用模板节省时间使用模板节省时间查找 Office Online 模板从 Office Online 网站 打开模板的步骤非常相 似。 打开 “新建文档” 窗口，但此时您在 Microsoft Office Online 下的区域中查看。 单击一个类别可查看缩略图。要下载某个模板，请选择 该缩略图，然后单击“下载”。模板将作为一个全新文档在 您的计算机上打开，您可以根据需要将模板添加到计算 机，然后保存。 使用模板节省时间使用模板节省时间模板的特殊作用打开一个模板时，将打 开一个基于所选模板的 新文档

7、。 因此，您打开的是该模 板的一个副本，而不是 该模板自身。 模板的特殊作用是：打开 自身的一个副本，并将其包含 的所有内容授予一个全新文档。 您在该新文档中操作，可从基于该模板构建的所有内容获 益，并可根据需要 添加或删除内容。 使用模板节省时间使用模板节省时间模板的特殊作用由于新文档不是模板自 身，因此所做更改将保 存到文档，模板仍处于 其原始状态。所以，一个模板可以是 无数文档的基础。每个文档都基于某种类型的模板；模板仅驻留在后台中。 使用模板节省时间使用模板节省时间模板、文档：两种不同的文件类型正是由于模板与文档的 行为略有不同，因此它 们也属于不同的文件类 型。 如果您已在 Word

8、 中保存过许多文档，则您可能熟悉如何 选择可用的文件类型来保存文档。 标准格式默认为文档类型。使用模板节省时间使用模板节省时间模板、文档：两种不同的文件类型模板是一种不同的类型 ， 模板与文档具有不 同的行为。 如示例 1 中所示：模板将保存为“Word 模板”类型。文件 名的末尾包含 .dotx （在先前的 Word 版本中，此扩展名 为 .dot）。如示例 2 中所示：文档将保存为“Word 文档”类型。文件 名的末尾包含 .docx （在先前的 Word 版本中，此扩展名 为 .doc）。使用模板节省时间使用模板节省时间练习建议1. 对商业信函使用模板。2. 向信函中添加您的文字。3.

9、对传单使用模板。 联机练习 （需要 Word 2007）使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 1模板与文档的重要区别是什么？（选择一个答案。）1. 它包含样式。 2. 它包含 Word 主题。 3. 它打开自身的副本作为一个新文档。 使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 1：答案它打开自身的副本作为一个新文档。 模板意味着文档的起点，您可以根据需要继续自定义该文档。模板具有 可广泛适用的通用特性，因此您可以将其重复用于某种类型的文档。 使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 2在 Word 中，查找现有 Word 模板的第一步是什么？（选择一个答 案。）1. 单击“

10、Office 按钮”，然后单击“新建”。2. 单击“Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。 使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 2：答案单击“Office 按钮”，然后单击“新建”。 单击“新建”时，将打开“新建文档”窗口，该窗口中包含已安装的模板和联 机模板的链接。 使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 3模板与文档在行为方式和文件类型上都不同（选择一个答案）。1. 对。2. 错。 使用模板节省时间使用模板节省时间测试 1，问题 3：答案对。 模板与文档的不同之处在于：模板以一个全新文档的形式打开自身的副 本。另外，模板将保存为称为“Word 模板”的文件类

11、型，文件名的末尾包 含 .dotx 扩展名 。 使用模板节省时间第 2 课创建自己的模板使用模板节省时间使用模板节省时间创建自己的模板假设您经常使用某种发 票，每次该发票的基本 内容都相同， 仅需要 更改某些细节。实质上，您正在将原始文档用作 模板，但您可能从未将 其转换为 模板。为什么不需要执行此操作呢？将文档转变为模板后，您 将拥有一个 清晰的母版，可通过该母版进行工作，准备 当前发票时，无需撤消过期的内容。 使用模板节省时间使用模板节省时间创建模板的优点继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将 文档转变为模板可以获 取的一些好处。 您无需搜索各个文档版本；更改将全部存储在模板中。 由于模

12、板打开自身的一个副本，因此您无需担心会意外 保存覆盖了先前的某个发票。 使用模板节省时间使用模板节省时间创建模板的优点继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将文 档转变为模板可以获取 的一些好处。 您可以修改模板的内容，以便其仅包含每个单一发票都 需要的信息。这样一来，您将无需总是删除过期的信息 ，这将让您节省时间和避免麻烦。 使用模板节省时间使用模板节省时间创建模板的优点继续以发票文档为例， 此处显示的是通过将文 档转变为模板可以获取 的一些好处。 通过去掉过时的内容， 将降低保存以及意外发送出包 含无用内容的发票的机率。 在 Word 中，该模板始终与所有其他模板保存在相同位 置中。 使用

13、模板节省时间使用模板节省时间准备模板内容创建模板的过程包含在 其中保留或创建所需信 息。 以上是您希望每个基于该模板的新文档包含的起始内容。 在模板中插入的许多内容取决于您自己的偏好和内容细 节。 使用模板节省时间使用模板节省时间准备模板内容首先，打开用于创建模 板的文档（在此例中， 即发票文档），或打开 一个空白文档。暂时保留保持不变的内容。 在发票的日期区域 插入日期和时间命令 。此操作将自动 在新文档中插入当前日期。以下是之后可能要执行的典型操作：使用模板节省时间使用模板节省时间准备模板内容首先，打开用于创建模 板的文档（在此例中， 即发票文档），或打开 一个空白文档。保留将根据发票而更

14、改的信息的文本占位区域：接收发票 的公司名称 和地址。以下是之后可能要执行的典型操作：将因发票而异的区域保留为空：完成工时、小时数和总成 本。使用模板节省时间使用模板节省时间将文件另存为模板由于模板具有其自己的 文件类型，因此要将文 档另存为 模板，应选 择名为“Word 模板”的 文件类型。以下是相应步骤。 单击“Office 按钮”，指向“另存为”，然后单击“Word 模板” 。 在“另存为”对话框中，单击“受信任模板”，作为模板保存 位置。命名该模板，然后单击“保存”。 使用模板节省时间使用模板节省时间将文件另存为模板将模板 放入“受信任模 板”非常重要。 由于宏可能包含恶意代码，因此

15、Word 会监视正在打开的 文档中是否存在宏。 如果计算机的安全设置处于 推荐级别，Word 将打开任何 模板文件，但会禁用模板文件中包含的所有宏。 它会通知 Word，即使 模板中包含宏或其他代 码，打开模板也是安全 的。 使用模板节省时间使用模板节省时间将文件另存为模板将模板 放入“受信任模 板”非常重要。 它会通知 Word，即使 模板中包含宏或其他代 码，打开模板也是安全 的。 但是，对于位于“受信任模板”文件夹中的模板，Word 不 会禁用宏。它会假定这些文件是安全的，因此请确保其中 所存储的文件的来源是可靠的。使用模板节省时间使用模板节省时间根据模板创建文档将模板保存在“受信任 模

16、板”文件夹中的另一 个好处是便于 Word 随 后查找。 在“新建文档”窗口中，单击“我的模板”。 单击所需模板。确保选中右下方的“文档”（位于“新建”下），然后单击“确 定”。 使用模板节省时间使用模板节省时间编辑模板如果模板信息的重要 部分过时怎么办，例如 ，您公司的徽标发生更 改？此处演示了如何打开并 编辑模板。 单击“Office 按钮” ，然后单击“打开”。单击“受信任模板”文件夹。选择模板，然后单击“打开”。使用模板节省时间使用模板节省时间编辑模板如果模板信息的重要 部分过时怎么办；例如 ，您公司的徽标发生更 改？此处演示了如何打开并 编辑模板。 保护您的模板如果您创建了一个公司中其他人员计划使用的模板，请注 意保护该模板的内容，以免对模板进行不需要的编辑。 使用模板节省时间使用模板节省时间练习建议1. 查看文件名中的扩展名。2. 将文档转换为模板。3. 查找并使用模板。4. 编辑模板。 联机练习 （需要 Word 2007）使用模板节省时间使用模板节省时间测试 2，问题