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1、 安徽鑫港各分子公司管理费用管理办法为发挥各分子公司在集团公司运营管理中的重要作用，加强各分公司费用的管理和控制，严格费用报销手续，明确责权利，根据公司及各分公司的实际情况，对分公司的费用报销及管理办法进行了完善，请分公司员工认真学习并遵照执行。一、 费用管理原则分公司费用管理实行“预算管理、总额控制”原则：（一） 预算管理分公司根据年初预算控制各项费用支出，超出预算的费用不予报销，费用预算在年初批复后，原则上年度内不允许调整。如遇特殊情况需调整或追加费用预算的，分公司需提交详细说明材料，报经集团公司领导批准后调整。（二） 总额控制：分公司费用是根据集团公司费用总额分解，分公司费用报销控制在各
2、自分解的预算范围内，日常费用按批准权限进行审批，其他需进行专项审批，如客户会议、大额礼品、广告、固定资产购置、网络建设费用，必须凭专项审批报告方可列支。（三）分公司管理费用应严格遵守支出总额与销量、时间进度相挂钩原则，超额部分不予报销。二、 审批权限和流程（一） 审批权限1、分公司员工报销先由分公司财务人员审核，经分公司经理签字审批后，由分公司财务人员支付。2、分公司经理的费用报销，由本人作为报销人签字，经分公司财务审核后送往集团公司，由集团财务总监及行政人事部部长签批后，由分公司财务支付。3、分公司公共费用由分公司经理负责报销，先由分公司财务人员审核后寄分公司，分公司经理签批后，然后分公司财
3、务人员支付。4、无论分公司员工费用报销还是分公司的公共费用报销，超费用报销标准或费用预算的原则上不予支付。如有客观原因造成的费用超标准或预算，需向分公司申请，经分公司财务经理和总经理批准同意后方可报销支付。 （二）审批流程 分公司员工报销流程：经办人员-分公司财务人员（审核）-分公司经理（审批）-分公司财务人员（支付）分公司经理报销流程：分公司经理-分公司财务人员（审核）-集团公司财务总监（审批）-集团公司行政人事部部长（审核）-分公司财务人员（支付）三、 费用报销要求（一）原始单据要求原始单据需要齐全，能证明业务真实性。可报销的费用票据包括具有税务章、财务章、台头（分公司入帐所有费用抬头为各
4、分公司全称，总部入帐所有费用抬头为安徽鑫港炉料股份有限公司）、内容、金额的正式发票，各种车、船、飞机的有效票证，财政部门监制的有效收费凭据等。任何白条、收据不得作为报销票据。（中华人民共和国发票管理办法摘要：单位及个人在开具发票时，应当按照规定的时限、顺序、逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章或发票专用章。同时，必须如实填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收，不符合规定的发票是指开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制，或填开项目不齐全，内容不真实，字迹和加盖的印章不清楚以及经税务机关通报作废等
5、不符合规定的发票一律为不规范发票，也不能作为企业所得税税前扣除的凭据。）（二）报销单据使用和填写要求1、费用报销单使用要求：除差旅费以外各项费用，使用费用报销单。填写要求：（1）各项目填写完整 （2）费用项目指财务核算使用项目，具体如下： 营费-差旅-差旅交通费 营费-差旅-差旅租车费 营费-差旅-差旅住宿费 营费-差旅-差旅其他费 费用-书报资料费-外 费用-物业管理费-外 费用-招待餐饮费-外 管理-业务招待住宿-外 费用-招待礼品费-外 费用-电话费-市话-外 费用-电话费-长途-外 费用-电话费-手机-外 费用-信息费-外 费用-邮电费-外 费用-燃料费-外 费用-管理类-房租-外 费
6、用-办公用品费-外 费用-会议费-外 费用-修理费-外 费用-市内交通费-外 费用-差旅交通费-外 费用-差旅住宿费-外 费用-差旅其他费用-外 手续费-银行手续费-外注：各项费用需要分解到每个项目。（3）备注说明每项费用的具体情况，如：某月电话费、某月某日请某单位某人业务招待费、办公用品明细、某日去某地办某事市内交通等等。 2、差旅费报销单使用范围：出差期间发生的交通、住宿、现金燃油费（不包括车辆自带加油卡支付的燃油费）、市内交通、过路费、停车费等各项费用。填写要求：（1）每月出差期间发生的所有费用可填写一次单据，不允许一次出差多次填写报销单据。（2）按时间顺序和行程填写。当某月出差地点比较
7、多，应在报销单后附详细的出差行程单，在行程单中间注明费用金额，如：日期栏2012年2月5日-2月5日，起止地点栏A地到B地5元到C地10元到D地8元，交通费金额栏为23元，住宿多少元，当天发生的其它费用按明细填写在“市内交通费/邮电/其他”栏。（3）“市内交通费/邮电/其他”项目栏填写项目为：市内交通费、燃油费（不包括加油卡费用）、过路费、停车费等（三）审核要求1、费用发生真实，原始单据齐全，相互关联。2、审核原始单据种类和原始单据真实性。3、原始单据各要素业务内容、数量、金额、抬头、日期、盖章情况等项目，定额发票应在发票上注明费用内容、时间、地点和实报金额等（当同一次定额发票数量较多，可以在
8、一张发票上注明，并注明本次费用票据张数）。4、报销单据内容和金额与原始单据一致，是否在费用报销标准内。5、报销人填写报销单各内容齐全、正确，并大小写金额一致。6、审核前手签字是否完整等。（四）报销单据、附件粘贴要求1、原始单据应与报销单左上角对齐。2、除公交小票、出租票等小型发票需要粘贴单外，其他票据不用粘贴单。小型票种在粘贴单上按右到左、上到下原则粘贴，保证整齐并不影响单据装订。3、票据按种类粘贴，同一类票据粘贴一起，按发生时间先后顺序粘贴。4、报销人应将所有原始单据整齐地粘贴在报销单后，并在报销单上填写含报销单在内的原始凭证张数等详细信息。如填写和粘贴杂乱，或不符合财务制度要求，财务人员不
9、给予报销。（五）报销时间要求分公司财务人员每月10日前审核、报销、支付分公司经理及员工上月全月的费用，并将经财务和分公司经理签字的管理费用核销表和对应费用报销原始单据寄到集团财务部作为凭证附件存档。四、 费用报销标准（一）办公用品1、分公司所属区域所需办公用品一律由分公司经理批准后由分公司统一购置，个人不得随意购买。2、办公用品由专人保管，建立低值易耗品台帐，采取申请领用办法。3、此项费用支出必须与预算严格挂钩，对超出预算购买办公用品应向集团公司作出说明陈述理由后方能购置。 4、购买办公用品发票未列明办公用品具体内容时，需要有附属的购买明细清单，并加盖售货单位财务专用章或发票专用章。（二）业务
10、招待费：1、本着节约的原则，业务人员在开展业务时，确因业务所需招待客户的，需报分公司经理同意后，方可进行招待，招待标准控制在50元/人。对业务量大的客户报分公司经理同意后可适当提高标准，凭发票在批准范围内核销，但严控标准在80元/人以下。2、对外宴请须在报销单上注明具体时间、地点、事由和陪同人员等。3、礼品支出经分公司经理批准后由分公司直接办理。但是，单笔发生额五千元以上（如礼品费、招待费等），需上报公关费用审批表至行政人事部及总经理审批后方可支出。4、出差发生的宴请支出仍记入业务招待费预算，不得记入差旅费一同报销。（三）差旅费1、分公司所有员工出差，可根据分公司本月经营计划或工作计划情况经分
11、公司经理同意后执行。分公司财务人员和其他职能人员出差，经分公司经理同意后方可出差。2、差旅费报销标准如下：住宿费严格控制标准内，分公司人员在本区域内出差，当天出差能当天返回的，原则早出晚归、不得住宿，不得报销住宿费用。因时间问题当晚不能返回，根据出差事由向分公司经理申请，经同意后方可报销住宿费用。人员类别地点住宿费补助交通及其他分公司经理地级市及其他省内120元/天，省外实报无凭票据实报销其他人员地级市及其他省内100元/天，省外实报20/天凭票据实报销以上标准为标准双人间，如遇同性多人一同出差，应两人一个标准间，每人标准为上述标准一半。以上费用超标准的部分由个人承担。不同级别人员一起出差，标
12、准按照最高级别人员标准控制。3、员工出差在12小时路程内出差应选择乘坐火车、汽车。4、分公司组织的外出开会和进行相关岗位培训，在统一安排食宿情况下，仅限报销开会与培训期间往返交通费用，不予报销食宿费。5、分公司异地工作的人员按规定报销探亲休假期间的交通费用，探亲休假期间无任何补助，仅限报销往返交通费用，可按火车硬座、汽车、轮船三等舱标准报销。6、报销费用时，财务人员应参考业务人员业务日志，关注出差时间和事由等，严格审核相关费用的真实性和合理性。（四）邮电通讯费1、应享受通讯费用限额报销的人员，自批准的次月起按标准予以报销，由于工作变动不再享受通讯费用限额报销的人员，自变动的次月起不再报销通讯费
13、用。2、享受通讯费报销的人员按月度实际话费报销单据进行报销，不允许以手机定额收费票据报销。3、手机费本着节约的原则使用，标准原则上只能用于公事，每月可报销限额为：人员类别报销标准备注分公司经理实报实销标准内凭票报销分销中心业务200元/月标准内凭票报销财务50元/月标准内凭票报销根据当地实际情况，办理合适的套餐业务，合理控制费用。4、如遇旺季业务繁忙、出外联系较多、公事出差异地漫游等情况超支，则按照打出的话费单，按报销流程报分公司经理和财务审批后方可报销。全年实际手机费不得超过年预算。5、所有手机费报销机主应为本人且报销号码唯一，特殊情况应报分公司经理和财务批准。6、所有给予报销标准的人员，手
14、机要确保联系通畅。7、固定电话费以网点为单位，每月根据电信部门发票在标准内报销。具体标准为：人员类别报销标准备注分公司经理300元/月标准内凭票报销其他部门150元/月标准内凭票报销如遇旺季业务繁忙情况超支，则按照打出的话费单，按报销流程报分公司经理和财务审批后方可报销。全年实际固定话费不得超过年预算。本标准不含网点上网费9、邮寄费须凭发票、邮件寄送单报销。（五）市内交通费：1、办事人员应本着厉行节约的原则，日常交通以公交车为主，在车票背面注明日期、事由、路途等事项。 2、外出办事需要坐出租，报销时在车票背面注明日期、事由、路途、实际发生额等事项。（六）车辆过桥过路费和燃料费1、车辆使用应按车
15、辆使用规定申请，遵循车辆管理制度填写用车申请（含详细的行车路线），报分公司经理批准。2、车辆费用填写差旅费报销单，与车辆使用登记表实际使用部分复印件、车辆使用申请表、费用发票等一起按流程报销。编制费用核销表时车辆过桥过路费填入车辆使用费，修理费用计入修理费。3、报销时应与车辆使用登记表填写的用车记录进行核对，如没有登记或与登记不符（财务人员作为检查人签字监督），将不予报销车辆费用。 （七）广告费原则上分公司不再单独发布广告，如有本地特殊情况有广告需要的，分公司须向集团公司申请，并报集团公司批准。报销时需提供广告合同、广告费发票、服务商履行合同的证明，公司批复等。（八）会议费1、分公司所属区域集
16、中开会，费用报销时需提供相关发票，参会人员签到薄，会议纪要等。2、如果召开分公司客户会议，需要事先提出申请并列明费用预算明细，根据年度预算报集团公司批准。报销时需提供相关发票，开会人员签名，会议纪要等，费用由集团公司承担（九）修理费修理费内容包括汽车修理费和资产修理费。车辆修理必须事先填制车辆修理申请表报分公司车辆管理岗批准，并在车辆使用登记表填写费用金额。（十一）其他其他未列明标准的费用在预算范围内经财务人员及分公司经理签批后可据实报销。附件：分公司各费用预算总额和费用标准项目类别预算总额和标准备 注1、差旅交通费经理800元/月，业务500元/月，职能人员根据工作需要据实报销包括市内交通费和过桥过路费2、业务招待费分公司30000-50000元/年差异化预算3、燃油费每个车18000元/年4、邮电通讯费业务经理500元/月，业务300元/月，职能人员50元/月，分公司经理固定电话300元/月，分销中心150元/月，信息费100元/年。分公司邮寄费1500元/年5、房租、水电费用实报实销6、办公用品费分公司3000元/年7、修理费车辆维修保养4000元/车.年；其他维修1000元/年8、会议费10000元/年 12
