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1、 张 晓 彤逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。- -孔子孔子管理者的高效时间管理今天我们将涉及- 时间管理u时间管理的发展u生命倒计时u设定个人目标u做时间纪录杜拉克时间 管理模式u紧急/重要u20/80原则u令人痛恨的干扰压力管理u我们能为自己的心 理解压做些什么？ 压力测试 压力源 工作压力的分 类 如何化解工作 压力u我们能为员工的心 理解压做些什么？ EAP 员工心理 帮助Four Generations of Time Management 时间管理的发展1 Notes 其余20%的价值来自80%的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多（又称巴莱多定律）此原则决定事
2、情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：80/20原则80/20 举 例 说 明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工时间管理的原则：80/20原则u将一天的工作全部列 出例会 审阅文件，资料 与HR经理谈奖金问 题 准备招聘计划 辅导下属（3件） 与财务经理讨论费 用预算问题会见客户 准备工作总结 向营销总监汇报工 作 处理应急事项（3 件） 接听电话并处理 老总召见 聊天等沟通关系时间管理的原则：80/20原则
3、u工作价值分类价值80%的工作价值20%的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等时间管理的原则：80/20原则u时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请 HR部门帮忙 请助理帮忙过滤电话时间管理的原则：80/20原则u一般做法 接听所有的电话 会见所有的电话 阅读所有的文件 接受所有下
4、属的建 议 出席所有的会议 每天要做完所有的 工作u按照80/20原则 由秘书过滤及接听电 话，只处理重要的 只会见占销售额80% 的20%的客户 只批阅占80%信息量 的20%的文件 听取20%下属80%的 建议 出席20%的重要会议 先做完20%重要性是 80%的工作救火！救火！充裕！充裕！Most hated interruptions 最令人痛恨的干扰uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 电话u某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟 下年度的部门预算。u他很准时地于9点整走进办公室。但他并不
5、立刻从事预算的草拟工作，因为他 突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自 己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有 条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为 30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的 提高。u他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的 彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经 10点钟了。u他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投 诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间
6、才说服对方平息怨气。u挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部 门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇 费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在 那儿言不及义地聊了一阵。u回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是， 一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反 正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了u许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。uPoor work habits 不好的工作习惯uFeel
7、 overwhelmed 觉得被工作制服uWant to do it perfectly 追求尽善尽美uTheyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事uLast- minute “High” 最后一分钟才出活Procrastinate 拖延为什么？I am procrastinating I am procrastinating 我习惯拖延我习惯拖延Poor work habits 不好的工作习惯uHandle what you can as soon as it comes up 马上做能做的事情uStart you day with the m
8、ost difficult task or the one you enjoy least 从做最难的或者你最不喜欢的事情开始uSelect jobs based on time available 有多少时间做多少事uConsider the consequence 考虑拖延的后果uKeep the master list and daily planning 做好主要核对单和日计划Feel overwhelmed 觉得被工作制服uBreak the project down into manageable parts and list those as separate steps 把项目
9、拆分成小项目并分别完成uGet the worst part of a project over with by doing it first 最先做完最困难的部分uMake yourself accountable. Ask a colleague to check with you to be certain you have gotten the project underway. 让你自己可信。请同事检查你的进度uKeep asking: is this the simplest way to do it? Dont make a project more complicated th
10、an it is. 不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复杂化。uSet deadline for interim steps. 给每一个小项目设定最后期限Want to do it perfectly 追求尽善尽美uDont be so hard on yourself; you will gain from experience, and theres always the next project 别为难自己；你会从经验中得到益处，并且你总 会有下一个项目uBe realistic about what can be accomplished in the time allott
11、ed and what is really necessary 现实一点，正确认识在限定时间内能完成什麽和 真正需要完成什麽Theyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事uAsk for help 请人帮忙uMaking the boring job more pleasurable by listening to the radio 听收音机，让无聊的工作变得有趣uSetting deadline 设定最后期限uMaking a bargain with your self 和自己讨价还价Last- minute “High” 最后一分钟才出活u
12、Set interim deadlines on the project and ask a colleague to check on your progress 阶段性地设置最后期限并让同事监督你的进 展uSet you final deadline a couple of days before the actual deadline. 把最后期限设置为真正最后期限的前几天Drop - in Visitors 不速之客uBook a meeting room 订一个会议室uUse a “Do Not Disturb” sign when you really need to get so
13、mething done. 当你确实要做什么事时， 使用“请勿打扰”的标牌Telephone 电话uThe organized Phone Call 有条理的电话 Outgoing 打出的 Incoming 接进的 How to end a call 怎样结束电话uMessage-taking 记录信息uVoice Mail 语音信箱uAvoiding Telephone Tag 避免电话标签任何有效的时间管理系统都包 含以下五个步骤：u1 明确你的价值观 u2 确定你的目标 u3 对你的目标按优先级排序 u4 明确你的任务 u5 对任务按优先级排序 我们试试看：我们试试看： 下周下周5 5天
14、怎样做？天怎样做？我们为何而忙？ 中层经理的时间管理u你如何处理自己的职责和事务？u你的时间自己能够控制吗？u你的时间到底是属于谁的？u你有什麽样的时间使用模式？u你一贯对时间的理解和态度是什麽？u作为中层经理时间管理上你有什麽样的 难处？u时间不够用时你想办法解决了吗？时间管理的障碍u我的时间安排得挺好，我是个有计划 的人u时间管理有什麽用？计划赶不上变化u时间掌握在别人手中u时间管理太麻烦u我的习惯就是这样，不好改中层经理时间管理的特点u关联太多，容易将时间均分给上下级及同事，没有主次u一般是从基层提拔上来，愿意事必躬亲，没勇气拒绝或根 本不愿意拒绝u没有自己可以支配的“自由时间”，处于被
15、动u受上司决策的影响，有时在决策时掌握不好时机u常有许多零散的时间，但是不会有效利用u会议多，不论参会或主持会议都要耗费时间。中层经理常 常由于开会没计划，目的不明确，时间安排不当等造成时 间浪费谁得到了猴子 中层经理时间管理我们将会涉及-u我们能为自己的心理解压做些什么？ 压力测试 压力源 工作压力的分类 如何化解工作压力u我们能为员工的心理解压做些什么？ EAP 员工心理帮助张驰有道-管理者的压 力 管 理u起得最早的人是我；睡得最晚的人是 我u应酬最多的人是我；休息最少的人是 我u吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是 我u吃得最好的人是我；最缺营养的人是 我u跑路最多的人是我；运动最少的人是
16、 我u陪笑最多的人是我；快乐最少的人是 我u住店最多的人是我；回家最少的人是 我u朋友最多的人是我；心灵孤独的人是 我u起得最早的人是我；睡得最晚的人是 我u看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是 我u是我是我还是我！老板的“心”病u不久前，韩国现代集团总裁郑梦宪跳楼自杀u2001年10月15日，北京金锐千翔通讯公司董事 长祝凤生从办公室跳楼自杀u2002年7月23日，浙江某印务公司老板张良在家 中服下大量安眠药自杀u2003年9月6号，福布斯大陆富豪，河南首富乔 金岭自杀身亡u自上世纪80年代来，有文字记录的有1200企业 家因各种心理障碍走向自杀之路！ u经济学家周其仁说“中国有世界上最昂贵的企业 家制度和最廉价的企业家”当管理者感到压力时，他们倾向于：u选择性的知觉信息，只注意那些可以确认自己先前有偏 差的认定的信息。u对不确定性无法忍受，要求明确的回答。u固着于问题的一种解决方法。u过高估计时间流逝的速度（
