归档文件整理

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1、 - 1 -归档文件整理归档文件整理 第一节 归档文件整理原则 一、归档文件整理原则 （一）归档文件 （一）归档文件 广义上讲，归档文件包括机关形成的和其他针对本机关的须归档保存的所有文件材料。包括科技文件材料、专门文件材料、声像、照片、电子文件等。狭义上讲，就是规则中对这一概念的界定与表述：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第一，归档文件的形成者很广泛。机关、团体、企事业单位及其他社会组织，只要能独立行使职权并能以自己的名义对外行文，便构成一个立档单位。 第二，必须是办理完毕的。 “办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不

2、论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员的传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要一定的时限，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，就算办理完毕；会议记录，一年中最后一次会议开完，即为办理完毕；会议文件，会议结束即为办理完毕；等等。 第三，归档文件特指作为文书档案保存的各种纸质文件材料。一方面从现行我国档案管理的实体分类来讲，归档文件只适用于文书档案。即各级机关、团体、企事业单位及其他社会组织在决策、组织、管理、协调等职能活动

3、中形成的档案，是由在这些单位中普通使用的文件组成的。而不适用于科技档案、专门档案、声像档案、电子档案与实物档案。 另一方面， 从文件载体而言， 归档文件整理规则只适用于纸质文件，而不适用于磁带、胶片、磁盘、光盘等其他特殊载体形式的文件。 （二）归档文件整理 （二）归档文件整理 - 2 - 这是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。 规则将归档文件整理表述为：归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1.“件”是归档文件整理的基本单位。一般以每份文件为一件，下列有内在联系的文件在整理时，可作为一件： （1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件

4、的历次修改稿）作为一件； （2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多。又是单装订，如附件一、附件二、附件三，以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件 X” ，并填写各附件的页数） ； （3）收文处理单应与来文作为一件； （4）原件与复印件或手抄件作为一件； （5）转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存） ； （6）报表、名册、图表类文件材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件； （7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件； （8）归档文件的中文与外文为一件。 2.归档文件整是由相互联系的若干工作环节组成的

5、。包括文件的装订、分类、排列、编号、编目与装盒。每个工作环节相互独立，有具体的要求与方法。各个工作环节又相互联系，成为一体。 3.归档文件整理的结果卷盒。通过一系列整理环节，使一盒内的文件齐全、完整、有序，体现出文件形成的规律，反映文件之间的历史联系，方便管理和利用。 （三）归档文件整理原则 （三）归档文件整理原则 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是若干年来我国文件管理、档案管理工作的经验总结。 1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成规律是由机关、团体、企事业单位和其

6、他社会组织工作活动的规律决定的。文件之间的有机联系，是- 3 -在机关工作活动中自然形成的。机关的工作活动是按照组织结构、职能、工作规律进行，从客观上决定了文件之间的联系是有规律的。比如，一个单位年初有工作计划，年终有工作总结； 一项工程的建设，一种新产品的试制与投产，一个科研课题的完成，一次会议的召开，都要经过酝酿、计划、设计、组织、验收、总结等过程，就会有规律的形成各种具有密切联系的文件，如设计方案、施工方案、合同、鉴定结果等；会议通知、决议、记录、纪要等。再如，在与上级机关、下级机关、同级机关以至不相隶属机关发生的工作联系中，形成的请示与批复、函与复函、报告与批示、转发与被转发文件等，都

7、具有密切的联系。文件之间这种时间、问题、作者、通讯者、地区、文种之间的联系反映了机关工作活动的历史面貌，体现了机关的职能活动，也符合人们保管、查找、利用档案的心理与习惯，构成了文件之间历史的、内在的、必然的联系。因此，在进行归档文件整理工作时，必须遵循文件的形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，把具有共同特征的文件组装在一盒中，便于人们按照机关工作的规律和文件之间的联系查找利用。 2.区分不同的保存价值。机关每年形成的文件种类繁多、数量很多。有领导指导性文件，有工作查考性文件，有知照性文件，有一般阅知性文件。归档文件整理时，首先要按照机关文件材料归档和不归档的范围区分哪些文件需要归档，哪

8、些不需要归档。其次是按照“文书档案保管期限表”对属于归档范围的文件划分保管期限，区分文件的保存价值。再次根据不同的保存价值，分别整理。对归档文件区分不同的保存价值，一是便于对保存价值大、保管期限长的文件进行重点整理和保管；二是有效控制档案的数量，合理地使用人力、物力、财力和时间；三是为以后向档案部门移交打好基础。 3.便于保管和利用。这是归档文件整理工作的出发点和最终目的，是检验归档文件整理工作的唯一标准。无论在归档文件整理的哪个环节，都必须以便于保管和利用为出发点，处处为档的安全保管着想，处处为方便利用者查找利用着想。 归档文件整理原则，是管理手段与管理目的的对立统一体。 “遵循文件的形成规

9、律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段与方法， “便于保管和利用”是最终目的。它们相互联系，相互影响，相互制约，统一于便于保管和利用的实践目- 4 - 标中。一方面，它们相互联系，相互影响，只有遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，并区分不同的保存价值，才能方便日后的保管和利用。任何违背文件形成规律，割裂文件之间的联系， “有文必档” ， “玉石不分”的做法，都会给保管和利用带来不便的结果。另一方面，它们又相互对立，相互矛盾。首先“保持文件的有机联系”和“区分不同保存价值”有相互对立、相互矛盾的一面，区分不同的保存价值，某种程度上会打乱文件之间的有机联系；其次现代化管理手段体现

10、出了强大的检索功能，极大方便了利用，使人们趋向于弱代整理、忽视文件之间的内在联系。 因此，无论在归档文件整理原则的理解上，还是在归档文件整理的实践中，要用联系的观点、发展的观点，具体问题具体分析，具体情况具体处理。不能片面地强调整理原则的某一方面，忽视或无视其他方面。 二、归档文件整理制度 为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度应包括文件材料归档制度 、 归档文件材料整理办法 、 机关文件材料归档和不归档的范围 、 文书档案保管期限表 、 不归档文件管理处置办法等。这些制度具体由文书人员、档案

11、人员及其他相关人员共同制定。 上述有些制度将在以后章节讲述，这里重点讲一下归档制度和归档文件材料整理办法。 （一）归档制度 （一）归档制度 归档制度是对各类社会组织在其工作活动中形成的文件材料归档范围、归档时间、归档要求的规定。其内容包括： 1.归档范围。归档范围，是指需要转化为档案的文件的范围。概括地讲凡是反映机关工作活动、处理完毕、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。各级各类组织都要按照国家档案局关于机关文件材料归档和不归档的范围的规定，结合本单位的实际情况制定出符合自身实际的归档范围，以保证应归档文件的齐全完整。此外，不应归档的材料，禁止擅自归档。 2.归档时间。归档时间，是指文书

12、处理部门向档案部门移交应归档文件材料的时- 5 -间。 根据机关档案工作业务建设规范的规定，文书部门或业务部门一般应在次年6 月底以前向档案部门移交整理好的归档文件。其他门类和载体的文件的归档，应按照专门档案的有关规定执行。 3.归档要求。归档要求，是指文书处理部门或业务部门向档案部门移交整理好的归档文件应符合归档文件整理质量要求。 归档文件整理质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 具体应做到下述几点： （1）归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； （2）按照规则确定“件” ，每份文件按要求装订； （3）按照规则的

13、要求对文件进行科学的分类、排列、编号、编目、装盒； （4）已破损的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，规格大于 A4 的纸张要进行折叠，规格小于 A4 的要用 A4 纸托裱； （5）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护技术要求； （6）应编制归档文件目录，归档文件目录应装订成册并编制封面，项目填写规范，一式三份； （7）档案盒应采用无酸卷盒； （8）编制备考表，说明盒内文件情况，标明整理人、检查人和日期； （9）依据实施细则 ，归档文件实行两套制，一套按规则进行文件级整理，一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，装订成发文汇集，不标注保

14、管期限； （10）归档手续齐全。 归档文件整理完毕，经档案部门检查验收，商定移交时间，办理具体移交手续。填写移交目录（清单）一式三份，其后附上归档文件目录备考表，写明盒数、件数、移交人、接收人、交接时间、并履行签字手续。三份清单，一份留存在文书部门或业- 6 - 务部门备查，另两份存档案部门（其中一份作检索工具使用，另一份归入全宗卷） 。 （二）归档文件材料整理办法 （二）归档文件材料整理办法 建立这项制度的目的，是要使确定的整理环节、分类方案、整理方法制度化，以便更好地实施。 1.确定整理环节和整理人。每一个立档单位要根据文书工作的组织形式和实际情况来确定整理环节和整理人。如采取集中整理形式

15、，以制度形式把归档文件整理固定在机关的办公室或秘书部门；采取分散整理形式，明确各业务处室作为归档文件整理环节；采取集中与分散相结合的形式，明确个体的整理分工，哪些文件放在办公室或秘书部门整理，哪些文件放在业务部门（或承办部门）整理。与整理环节相对应，要明确整理人，做到分工明确，责任到人。 2.确定分类方案。依照规则和实施细则 ，在档案部门人员的指导下，文书部门要制定切合本单位实际的分类方案。分类方案要体现出科学性、逻辑性、适用性。编制分类方案要考虑到它的长期性、稳定性和一致性，同时要有前瞻性、预见性和适量的弹性，以适应将来形成文件的归档整理。 3.确定整理方法。 规则在件的确定、分类方法、装订

16、方式、排列方法、编号方法上都有较强的原则性和灵活性。各单位要以规则 、 实施细则为依据，结合自己的实际情况做进一步的细化，但一是与国家、省里的规定不冲突，二是保持一个立档单位整理方法前后一致。 4.其他门类和载体的文件材料的整理方法。对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的文件材料，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能活动中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定，一并提出整理和归档要求。 三、归档文件整理的准备工作 三、归档文件整理的准备工作 虽然归档工作都是在每年年底或次年年初进行，但并不是其中每一个工作环节都到归档时才着手进行。 “功夫在诗外” ，归档文件整理工作亦然。做好归档文件的平时积累，及时收集日常工作中形成的，办理完毕的文件材料随办随归，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的归档整理工作变得从容和轻松。归档文件整理的准备工作包括： - 7 -（一）文件材料的平时积累 （一）文件材料的平时积累 要使归档文件齐全完整，必须重视文件材料的平时积累。一是要严格登记。收