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1、第六章 公文格式重点与难点：公文格式的含义公文的发文字号公文的标题公文的正文为了使国家行政机关的公文处理工作 不断适应改革开放的新形势，由国务院办 公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中 国标准研究中心修订完成的国家标准国 家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999 ）已由国家质量技术监督局于1999年12月 27日正式发布，并已于2000年1月1日起实 施。2000年8月24日，国务院发布了国家 行政机关公文处理办法，并规定从 2001 年 1月 l日起施行。 第一节 公文格式概述一、公文格式的含义公文的格式，主要是指公文构成要素 的书面表现形式，即文面格式。格式与结构同中有异。公文格式
2、在文面上的排列有严格 规定。因此，公文格式具有很强的规 范性。这些规范性主要包括对文面的 规格尺寸、文面的区域划分、公文的 各构成要素的排列次序与编排式样、 文字符号的形体及尺寸等等。在公文 撰写和印制过程中，公文格式的各个 组成部分的标注编排均需遵循一定的 规范性要求。二、公文格式的内容中华人民共和国国家标准国家行政机 关公文格式（GB/T 9704-1999）将组成 公文的各个要素划分为眉首、主体、版记 三个部分。在三个部分中，共含有公文份 数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度 、发文机关标识、发文字号、签发人、标 题、主送机关、正文、附件、成文时间、 公文生效标识、附注、主题词、抄送机关
3、 、印发机关和印发时间等项目。第二节 公文的眉首 公文的眉首部分又称文头部分，主要标 识公文份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人等要素。从文面来看，公文首页上的 红线叫作“反线”，一般又称“间隔线”，反 线以上部分的内容，就是眉首部分。 一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干 份时每份公文的顺序编号。如果需要标识 公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第 1 行。编制份数序号用阿拉伯数码，对编几 位未作硬性规定。一般来说，应根据公文 的份数来决定编几位，但是至少应该不少 于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”， 会使人不知其意，
4、以为是误印上去的。 二、秘密等级和保密期限（一）秘密等级按照有无保密要求的不同，可将 公文分为无保密要求的普通文件和有 保密要求的保密文件两类。涉及国家 秘密的公文应当按照国家秘密及其密 级具体范围的规定分别标明“绝密”、“ 机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露 会使国家的安全和利益遭受特别严重的损 害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使 国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使 国家的安全和利益遭受损害。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶 格标识在版心右上角第1行，两字之间空 1字。（二）保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定 的说明。如果公文制发机
5、关能够知道保密 期限，可按照国家保密局的要求在密级程 度后标注保密期限，在秘密等级和保密期 限间用“”隔开。具体标识方法,例如：绝密3个月，意 味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3 个月，过期即可解密。 三、紧急程度紧急程度是对公文送达时限的 要求。公文按照紧急程度的不同， 可分为紧急公文和普通公文。 紧 急文件又可分为“特急”和“急件”两 种。 紧急程度的标识位置居于版心右 上角顶格第l行。如果需要同时标识秘 密等级与紧急程度，秘密等级顶格标 识在版心右上角第1行，紧急程度顶格 标识在版心右上角第2行。 凡电报都应按规定在指定的位置 ，分别标明“特提”、“特急”、“加急” 、“平急”四种紧
6、急程度。 四、发文机关标识发文机关标识除明电外，用红色标识 ，即人们通常所称的“红头”，又称公文版 头。发文机关标识由发文机关全称或规范 化简称和“文件”二字组成，例如：省地方税务局文件联合行文时，主办机关名称排列在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下 居中排布。 五、发文字号发文字号简称文号，又称公文编 号，是发文机关同一年度公文排列的 顺序号，由发文机关代字、年份、发 文序号组成，如:府发200612号“府发”指发文机关代字，“2006” 指年份，“ 12号”指发文序号。机关代字一般可由两个层次组成。第一 个层次是发文机关代字，第二个层次是发 文机关主办文件的部门的代字。地税人发2
7、00628号 联合行文，只标明主办机关发文字号。 国家发展改革委 财政部 海关总署 国家税务总局 公告 发展改革委200564号六、签发人上报的公文需标识签发人姓名， 平行排列于发文字号右侧。发文字号 居左空1字，签发人姓名居右空l字； 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全 角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发 人姓名。如果联合上报的公文有多个签发 人，主办单位签发人姓名置于第1行， 其他签发人从第2行起在与主办单位签 发人姓名对齐处按发文机关顺序依次 顺排，同时，使发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行，并下移红色反 线，使红色反线与发文字号继续保持 为4mm。第三节 公文的主体公文的主体部分又
8、称行文部分 ，主要标识公文标题、主送机关、 正文、附件、成文日期、发文机关 印章、附注等要素。从文面来看，主体部分在反线 以下，主题词（不含主题词）以上 。 一、公文标题完整的公文标题一般由制发公文机关名称 、事由和公文种类组成。它们又称为公文标 题的三要素。另外，通过介词结构“关于 的”将制发公文机关名称、事由和公文种类这 三要素连接起来成为一个句子。 例如： 国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知 公文标题有以下四种形式：（一）制发公文机关名称、事由和公文 种类三个要素全部具备的公文标题。例如: 市地方税务局 关于开展印花税纳税检查的通知 （二）事由和公文种类两个要素构成的 公文
9、标题。版头本身就有发文机关标识， 可以省略发文机关。例如:2005年全国出口退税工作会议纪要 （三）由制发公文机关名称和公文种类 两个要素构成的公文标题。公告性、权威 性公文，可以省略事由。例如:中华人民共和国财政部公告 （四）只标明文种的公文标题。主要是 公告性的公文，泛行文。例如:公告公文标题中除了法规、规章或转 发的规范化文件标题名称加书名号之 外，一般不使用标点符号。例如:国家税务总局关于印发钻石交易增值税征收管理办法的通知转发上级机关的公文，不能引用上 级机关公文的发文字号代替标题内容， 如其标题过长，可以根据主要事由自拟 标题。例如： 国家税务总局 关于转发国家发展改革委关于降低增
10、值税防 伪税控系统专用产品价格的通知的通知联合发文，发文机关比较多，应 该遵行主办机关排列在前的基本规定 。此时，公文标题排列要讲究形式美 。全国税务机关公文处理实施办法 规定，上报的公文和联合行文，一 般不标明发文机关。 例如: 关于血液制品增值税政策的请示 二、主送机关主送机关指公文主要受理机关，是负有 公文处理责任的受文机关。公文一般应当 标明主送机关。书写时在标题下面空l行， 左侧顶格，使用主送机关全称或规范化简 称、同类型机关的统称。 某些不具特指性，而具有广泛的公告 性、知照性公文，如“公告”、“通告”，也 可不写主送机关。全国税务机关公文处理实施办法 规定: 在主送和抄送中，税务
11、机关的名 称应当使用“国家税务局、地 方税务局”，不得使用简称。三、正文 公文正文标识在主送机关名称下 一行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。在一份比较复杂的公文中，正文 一般包括开头、主体、结尾三个部分 。 （一）开头 公文正文的开头方式有许多种，常见的 有：目的式。用表示目的的介词“为”、 “为了”等领起下文。根据式。用介词“ 根据”、“遵照”、“按照”、“依 照”等领起下文。缘由式。缘由式也叫 原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或 意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从 而引起受文者对公文内容的重视。（二）主体 公文正文的主体部分是公文的核心， 公文的主要事项或基本内
12、容都是在这一部 分中被表述的。如果需要引用公文，一般 应先引标题，后引发文字号。例如:你局关于股权转让取得违约金收入 如何征收个人所得税问题的请示(川地税 发200648号)收悉。经研究，批复如下 ：公文的主体部分写作要求是：内容充实 ，中心突出，表意明确，条理清楚。（三）结尾 公文正文结尾的写法不尽相同，一般都要用 该文种的习惯性结束语作结尾。例如：国家税务总局 关于国家税务局代地方税务局征收 城市维护建设税和教育费附加票据使用问题的通知国税发200518号文件中的有关规定与 本通知不符的，以本通知为准。特此通知。 二六年八月二十九日以下几种结尾方式用得比较多：归结式今年初召开的市十二届三次
13、人代会上，韩正 市长代表市政府明确提出，要拓宽政府信息公开 的范围，加快建立监督、评议制度，完善便民利 民的公开渠道，进一步完善政府部门新闻发言人 制度，继续推动政府信息公开全面规范、健康有 序地开展。这项工作也是贯彻落实国务院发布的 全面推进依法行政实施纲要的重要抓手。各 部门、各单位要按照韩正市长的要求和市政府信 息公开联席会议制订的2005年上海市政府信息 公开工作要点，进一步坚定信心，提高认识， 完善制度，使本市政府信息公开工作深入推进， 取得更大成效。说明式上述以清包工形式提供的装饰劳务是指 ，工程所需的主要原材料和设备由客户自 行采购，纳税人只向客户收取人工费、管 理费及辅助材料费
14、等费用的装饰劳务。 申明式资源综合利用是我国经济和社会发展中 一项长远的战略方针，也是一项重大的技 术经济政策，对提高资源利用效率，发展 循环经济，建设节约型社会具有十分重要 的意义。各地要加强对资源综合利用认定 工作的管理，落实好国家对资源综合利用 的鼓励和扶持政策，促进资源综合利用事 业健康发展。在执行中有何意见和建议， 请及时报告我们。祈请式经研究决定，自2006年9月1日起，将 你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至 每吨2.5元。请遵照执行。 期望式本次升级过程中，如有问题，请及时向 总局（信息中心）反映。 四、附件附件是附在主件之后，对公文内 容起说明和补充作用的文字材料，主 要包括
15、随文转发、报送的文件，随文 颁发的规章、制度，以及文件中的报 表、统计数字、人员名单等等。 公文如有附件，标识在正文下一行左空 2字，后用冒号，再标附件名称。例如：附件：消费税纳税申报表公文附件如有序号，用阿拉伯数码，名 称后不用标点符号。例如：附件：1.出口合同备案受理回执2.出口合同备案审核结果回执3.出口合同备案申报审核系统升级设计方案五、成文日期公文的成文日期以机关负责人签发的日 期为准。联合行文以最后签发机关负责人 的签发日期为准。经会议批准的公文以会 议通过日期为准。法规性公文以通过或者 批准日期为准。电报以发出日期为准。成 文日期需要完整写出年、月、日，而且必 须用汉字书写，其中
16、“零”写作“”。六、公文生效标识公文生效标识即发文机关印章。公文 除了会议纪要和以电报形式发出的加盖发 报专用章外，其它公文一律加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发 文机关名称，盖印的位置一般应上距正文 2mm4mm。，以端正、居中、下压成文 时间为标准。联合上报的公文，应由主办 机关加盖印章；联合下发的公文，联合发 文机关都应加盖印章。 七、附注 附注一般是对公文的发放范围、使用 时需注意的事项加以说明，如“此件发至县 团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内 容作出解释或注释。对公文的注释或解释 一般在公文正文中采取句内括号或句外括 号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋 体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期 的下一行，版记之上。第四节 公文的版记公文的版记部分又称文尾部分，主要 标识主题词、抄送机关、印发机关和印发 时间等要素。从文面来看，版记中的各
