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1、公 文 格 式 公文格式主要有三种：用纸格式，文面格式，排版、印刷与装订格式。 一、用纸格式 （一） 公文用纸幅面规格。目前，国家行政机关公文用纸大多采用 A 4 型，但党的机关大多仍沿用 1 6 开型。 1 . A 4 型公文页边与版心尽寸。天头（上边白）为 3 7 m m 1 m m ； 地脚 （下边白） 为 3 5 m m 1 m m ； 订口 （左边白） 为 2 8 m m 1 m m ；翻口（右边白）为 2 6 m m 1 m m ；版心为 2 2 5 m m 1 5 6 m m （长宽，不含页码） 。 2 . 1 6 开型公文页边与版心尺寸。国家无明确规定，中央办公厅文件规格约为：
2、天头为 4 1 m m 1 m m ；地脚为 2 5 m m 1 m m ；订口为 2 3 m m 1 m m ；翻口为 2 3 m m 1 m m ；版心为 1 9 4 m m 1 3 8 m m （不含页码） 。 （二） 用纸技术指标。6 0 g m 2 - 8 0 g m 2胶版印刷纸或复印纸。 二、文面格式 机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。 （一） 版头（国家行政机关公文称“发文机关标识” ）党的机关公文版头分为两种， 一种由发文机关全称或规范化
3、简称加 “文件”二字组成，一般用于向下普发的公文；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文件组成， 用于向上级报文或向同级、下级和无隶属关系的机关行文。 国家行政机关公文版头由发文机关全称或规范性简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范性简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 2 5 m m 。凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 8 0 m m 。 版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重（行政机关推荐使用小标宋体） ，字号要适当，一般不能超过 2 2 m m 1 5 m m 。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称；也可并用联署机关
4、名称，牵头、主办机关排列在前，如联署机关过多，必须保证公文首页显示正文。 国家行政机关还采用了信函格式的公文版头，即函件版头。其发文机关名称在距上页边 3 0 m m 之下标识。 发文机关名称一般用机关全称，字号由发文机关酌定。在发文机关名称 4 m m 之下印一条上粗下细的武文线，在距下边 2 0 m m处印一条上细下粗的文武线，两条线长均为 1 7 0 m m 。 “信函式“公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格，发文字号置于武文线下版心右上角顶格，发文字号下空 1 行标识公文标题。首页不标注页码，最后一行文字下边缘与文武线距离为 6 m m 。其他各要素的标注方法均
5、同“文件式”公文格式。 （二） 份号（国家行政机关公文称“份数序号” ）同一份公文印制份数的顺序号。一般用 6 位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第 1 行，如“N o 0 0 0 0 1 0 ” 。党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号，国家行政机关公文只要求“绝密” 、 “机密”级公文标明份号。 （三） 密级 （国家行政机关公文称 “秘密等级和保密期限” ）公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，两字之间空 1 字，用 3 号黑体字。党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方。国家行政机关公文需要时可同时标识密级和保密期限，且密级在前，保密期限置后
6、，中间用“”隔开，都用 3 号黑体字，顶格标注在版心右上角第 1 行（有保密期限时，密级两字之间不空距离） 。 （四） 紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应分别标明“特急” 、 “加急” ，紧急电报应分别标明“特提” 、“特急” 、 “加急” 、 “平急” 。紧急程度两字之间空 1 字，用 3 号黑体字标注。极少数当天要办的十分紧急事项发“特提”电报，3天内要办的紧急事项发“特急”电报，5天内要办的较急事项发“加急” ，1 0 天内要办的稍缓事项发“平急”电报。 “特提” 、 “特急”件应收到即办， “加急” 、 “平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求
7、是，防止随意性。 党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第 1 行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第 1 行，紧急程度标注在第 2 行。 （五） 发文字号 机关制发公文的编号。 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注在版头下方居中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横隔线上居左空 1 字处标注。党的机关公文的发文字号用 4 号仿宋体字；国家行政机关公文用3号仿宋体字。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。发文年度、 发文顺序号用阿拉伯数字书面排印， 发文年度要用全称，并用“ ”括起来。发文顺序号自第年第一件起
8、按发出顺序编排，不编虚位（即 1 不编为 0 0 1 ） ，不加“第”字。 （六） 签发人 签发公文的机关主要负责人。上报公文应在发文字号右侧标注“签发人” ， “签发人”后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。 党的机关上报公文的发文字号一般居中，右侧标注签发人，都用 4号仿宋体字。国家行政机关上报公文的发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1 字， “签发人”用 3 号仿宋体字，后标全角冒号，之后用 3 号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其了签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应
9、使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4 m m 。 国家行政机关公文还要求“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （七） 横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成，位于发文字号下方。国家行政机关公文只有一条红色反线，无红色五角星。横隔线与版心（图文区）等宽。 （八） 标题 公文内容的高度概括。一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题（事由）和文种组成，位于横隔线下空2行居中位置。标题字体要大小适中，一般用 2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。党的机关公文标题中可有标点符号，国家行政机关公文标题中除法律、
10、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （九） 主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。 （十） 正文 公文的主体，用来公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具
11、体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称； 用数字表示层次结构序数， 应按 “一” 、“ （一） ” 、“1 ” 、 “ （1 ） ”的次序，不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3号黑体字，第二层次标题可用 3号楷体字，正文中其他文字一般都用 3 号仿宋体字。 （十一） 附件 公文如有附件，在正文下空 1 行、左空 2 字用3 号仿宋体字标注 “附件” ， 后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第 1 字对齐排列（国家行政机关公文附件名称后不加标点符号） 。有两个以上附件时，应注明顺序，顺序号使用阿拉伯数字，在“附件： ”后上
12、下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题一般用小 2 号小标宋或黑体字。附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第 1 行顶格标注“附件” ，有序号时标注序号，附件的序号和名称前后标注应一致。如附件与主件不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格，标注公文的发文字号并在其后标注“附件” （或带顺序号） 。 被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印，印发、批转、转发通知正文用 3 号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，标题一般用小 2 号小标宋体字。被印发、批转、转发公文的版头、抄
13、送机关、印制版记等不再标注。 （十二）发文机关署名 发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。国家行政机关公文，因必须加盖发文机关印章， 单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。 （十三）成文时期 一般署会议通过日期或领导人签发日期（如有两位以上领导人审签，署最后一位领导人的签发日期） ； 联合行文，署最后签发机关领导人的签发时间。电报以发出日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文
14、成文日期用阿拉伯数字标注（如 2 0 0 3 年 6 月 2 0 日） ；国家行政机关公文用汉字标注（如二六年六月二十日） 。 （十四）印章 党的机关公文，除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，应加盖发文机关印章。 国家行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空 4 字。加盖印章应清晰、端正，印章上边缘不压正文或者附件，下边缘居中压成文日期，印章用红色。联合行文，上报的，由主办机关加盖印章；下发的，发文机关都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，牵头、主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；采用同种加
15、盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过 3 m m 。联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。牵头、主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心，最后一排如余 1 个或 2 个印章， 均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空 2 字标注成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。 （十五）印发传达范围（国家行政机关公文称“附注” ） 一般用于说
16、明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。在成文日期下 1 行，居左空 2 字加圆括号用 3 号仿宋体字标注。 （十六）主题词 按上级机关的要求和公文主题词表标注，位于抄送机关或印制版记上方。主题词的标注要准确、完整、规范。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题的词及公文种类的词组成。如不能从公文主题词表中选出恰当表达公文主题的词目，可由本机关根据公文内容自行拟定，并逐步规范化。“主题词”用 3 号黑体字、居左顶格标注，后标全角冒号，词目用 3 号书宋或小标宋体字，词目之间空 1 字。 （十七）抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注在主题词下 1 行、印制版记上方，左右各空 1 字，用仿宋体字（党的机关公文用 4 号字，国家行政机关公文用 3 号字）标注“抄送” ，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列，地方
