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1、 1 蒲城清洁能源化工有限责任公司蒲城清洁能源化工有限责任公司 70 万吨万吨/年煤制烯烃项目年煤制烯烃项目技术资料归档管理规定（执行版）技术资料归档管理规定（执行版）2014 年年 4 月月 2 1 目的为统一本工程项目施工技术文件材料的归档工作，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制订本规定。2 适用范围本规定适用于公司建设项目各管理部门、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位及参与项目建设的其它单位。3 定义3.1 项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文件
2、、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。3.2 项目前期文件指工程开工之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.3 项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.4 项目施工文件指项目施工过程中形成的反映建筑、安装情况的文件。3.5 项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.6 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.7 项目竣工验收文件 3 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.8 项目文件归档指建设项目的设计
3、、施工、监理单位在项目建设完成时向建设单位或者委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.9 项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.10 项目档案的移交项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项验收后，向生产使用单位移交。4 项目档案管理组织机构及职责4.1 组织机构为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在蒲城清洁能源化工有限责任公司项目竣工资料验收领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级负责的原则，4.2 管理职责4.2.1 公司档案管理工
4、作由技术开发部档案室归口管理，负责对项目文件的形成、收集、整理、归档工作进行检查、指导和监督；负责项目档案专项验收的组织工作；接收和管理公司项目档案。4.2.2 项目控制与施工管理部根据归档范围和归档责任负责完成自身所形成文件的收集、整理和归档工作；负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作，并在交工资料的真实性、准确性、齐全性及完整性严格把关；负责项目文件向技术开发部档案室移交的工作。5 项目文件的收集和编制5.1 收集和归档责任项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。具体归档范围及归档责
5、任详见表 5.1 所示 4 表 5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考）表 5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考）分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任6.10基本建设一期工程6.10.00.00工程项目建设管理过程中形成的特殊载体6.10基本建设一期工程6.10.00.00工程项目建设管理过程中形成的特殊载体材材 料（声像、照片、电子光盘） （包括奠基、料（声像、照片、电子光盘） （包括奠基、 开开 工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设 重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各 专题会、试生产、竣工验
6、收等）永久/2 份综合管理部、 项目控制与 施工管部 承包单位6.11前期文件6.11.01.00可行性研究文件2 份技术开发部工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设 重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各 专题会、试生产、竣工验收等）永久/2 份综合管理部、 项目控制与 施工管部 承包单位6.11前期文件6.11.01.00可行性研究文件2 份技术开发部1.项目建议书及报批文件永久2.项目选址意见书及报批文件永久3.可行性研究报告及评估、报批文件永久4.项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及 报批文件永久6.11.02.00设计基础文件2 份项目控
7、制与 施工管理部、 技术开发部6.11.02.00设计基础文件2 份项目控制与 施工管理部、 技术开发部1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报 告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、 重要土、岩样报告及说明永久2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及 重要设备安装测量定位、观测记录永久3.水文、气象、地震等其它设计基础资料永久6.11.03.00征地移民文件2 份规划部6.11.03.00征地移民文件2 份规划部1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标 图、行政区域图永久2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协 议书永久3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久6.12设计文件6.12.00
8、.00设计管理文件2份技术开发部6.12设计文件6.12.00.00设计管理文件2份技术开发部1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评 价、鉴定、审批文件基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP长期 5 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任审查文件）审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要 等长期设计评价（估）报告、鉴定、审批等永久2.设计联络往来文件长期开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题 会议纪要等传真信函通知备忘录内部、外部工作联系单6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份技术开发部技术开发部6.12.0
9、2.XXX （装置代码）各装置的基础设计文件（初步设计）永久/2份6.12.02.XXX （装置代码）各装置的基础设计文件（初步设计）永久/2份技术开发部技术开发部6.12.03.XXX （装置代码）各装置的详细设计图纸（施工图），按照以 下专业图号排列永久/2份6.12.03.XXX （装置代码）各装置的详细设计图纸（施工图），按照以 下专业图号排列永久/2份技术开发部技术开发部1工艺2管道3仪表4设备5机械6电气7热工8暖通9电信10给排水11建筑12结构13消防14总图15储运16分析化验6.12.05.XXX （装置代码）关键技术设计文件或引进技术文件 （工艺包）永久/2份6.12.0
10、5.XXX （装置代码）关键技术设计文件或引进技术文件 （工艺包）永久/2份技术开发部技术开发部6.13项目管理文件6.13项目管理文件 6 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任6.13.00.001、专项审批文件永久/2份6.13.00.001、专项审批文件永久/2份 震评价报告及报批文件按职能分工 由各相关部 门负责归档按职能分工 由各相关部 门负责归档地质灾害评价报告及报批文件水土保持评价报告及报批文件水资源论证报告（含水权转换报告）及报 批文件职业危害预评价报告及报批文件工业卫生评价报告及报批文件劳动安全预评价报告及报批文件消防、人防、规划等申请、批
11、复文件节能评估报告矿产资源压覆审批文件军事文物文件2、配套协议文件长期/2份水、电、天然气、通信、供排水、能源动 力、防疫等配套协议文件 材料、燃料供应、外部运输等来源协议文 件长期/2份6.13.00.01项目部管理文件项目控制与 施工管理部6.13.00.01项目部管理文件项目控制与 施工管理部1.项目总体策划及审核、发布文件永久2.项目例会、 专题会、 项目经理例会、 协调会、 调度会会议纪要长期3.签报（阅批件）长期4.工程建设大事记永久6.13.01.00投资控制管理文件2份规划部、 项目 控制与施工 管理部6.13.01.00投资控制管理文件2份规划部、 项目 控制与施工 管理部1
12、.总体建设进度计划、项目执行计划长/短期2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统 计报告长/短期3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报 告长/短期4.工程概算管理及结算文件长期/永久5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理 文件长/短期 7 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任6.13.02.00工程质量管理文件2份项目控制与 施工管理部6.13.02.00工程质量管理文件2份项目控制与 施工管理部1.工程质量管理体系文件长期2.工程质量监督报告永久3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通 知单及回复、检查通报、通知长期4.工程质量事故处理文件永久6.13
13、.03.00HSE管理文件2份HSE管理部6.13.03.00HSE管理文件2份HSE管理部1安全事故处理文件永久2. HSE检查通报及整改回复短期6.13.04.XXX （装置代码）施工管理文件长/短期项目控制与 施工管理部6.13.04.XXX （装置代码）施工管理文件长/短期项目控制与 施工管理部1施工综合管理文件（信函、传真、工作联 络单、通知等）2份2项目组施工管理文件（会议纪要、传真、 内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量 整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回 复、中交验收文件）2份6.13.05.00财务管理文件2份财务资产部6.13.05.00财务管理文件2份财务资产部1
14、.银行借贷及资本金方面文件及批复长期2.税务方面的文件及批复永久3.外汇管理方面文件及批复永久4、工程建设项目财务计划及执行、年度计划 及执行、年度投资统计文件永久5、交付使用的固定资产、流动资产、无形资 产、递延资产清册、竣工决算文件永久6、项目会计档案短期6.13.06商务管理文件2份商务与采购 部、 企业管理 部6.13.06商务管理文件2份商务与采购 部、 企业管理 部6.13.06.00商务管理工作中形成的综合性文件长/短期6.13.06.01商务合同正、副本（包括招标、投标、评标 文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑 文件长期2. 投标书、资质材料、委托授权书和投标澄 清
15、文件、修正文件（包括承诺函，保证性文永久 8 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任件）3. 评标报告、开标记录、评标人员签字表、 评标记录长期4. 中标通知书长期5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、 合同变更文件永久6.13.07采购管理文件2份商务与采购 部、 企业管理 部6.13.07.006.13.07采购管理文件2份商务与采购 部、 企业管理 部6.13.07.00项目采购工作中形成的综合性管理文件长/短期6.13.07.016.13.07.01采购合同正、副本（包括招标、投标、评标 文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑 文件长期2.投
16、标书、资质材料、履约类保函、委托授 权书和投标澄清文件、修正文件永久3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、 评标记录长期4.中标通知书长期5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、 合同变更文件永久6.14施工文件6.14.00基础工程永久/2份项目控制与 施工管理部 承包商6.14施工文件6.14.00基础工程永久/2份项目控制与 施工管理部 承包商01 勘探阶段02 土方阶段03 强夯阶段04 桩基阶段6.14.XXX（主 项号）.00各装置综合卷永久/2份项目控制与 施工管理部 承包商6.14.XXX（主 项号）.00各装置综合卷永久/2份项目控制与 施工管理部 承包商1封面A2封面B3交工文件总目录4交工文件总说明5施工组织设计 9 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任6单位工程分部分项划分表7承包商资质报审8综合性工程技术专题洽谈记录、各专业综 合性图纸会审纪要9. 综合性会议纪要10开工报告11停、
