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1、1淮阴工学院学 年 论 文作者：孙秉坤 学号：1112005207系(院)： 人文学院 专 业： 文秘 题目：新时期企业秘书队伍建设存在的问题与对策指导老师： 刘斌刘斌 2013 年 5 月2新时期企业秘书队伍建设存在的问题与对策新时期企业秘书队伍建设存在的问题与对策文秘文秘 11121112 孙秉坤孙秉坤摘要：摘要：现代企业秘书队伍现状 第一，秘书素质良莠不齐。 当今，在市场经济下，我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体。随着现代企业的不断发展，秘书的需求量也在不断增大。在人才招聘网上看到，有大量的现代企业需要招聘秘书，对秘书的职业要求也越来越高。秘书已不再是简单的行政事务人员，而是现代企业人
2、力资源团队中十分重要的角色，其职能在发生着变化，从过去的打打字、发发文件，到现在的参与制订工作计划。关键词：关键词：新时期，企业，秘书队伍，建设The problems and measures of building corporate secretary team in the new eraAbstract The status of modern corporate secretary,firstly,secretary of quality is different.Now,In a market economy,our nations secretary has become a
3、huge socio-professional groups.With the continuous development ofmodern enterprises, thedemand of secretary is also increasing.at the recruitment online ,There are plenty of modern enterprise needs to recruit Secretary, Occupational requirement for the Secretary of the increasingly high.Secretaryis
4、no longer a simple administrative affairs officer,but it plays a very important role in modern enterprise human resource team,its functions are also changing,From the past to fight typing, send files, and now involved in developing the work plan.Keywords New era, Corporate, Secretary Team, Building3
5、一、新时期企业队伍建设存在的问题一、新时期企业队伍建设存在的问题(一一)、秘书素质良莠不齐、秘书素质良莠不齐在市场经济发展条件下的今天，我国秘书队伍已经发展成为一个庞大的群体，虽然随着现代企业的不断发展，对秘书的需求量也在不断增大，有大量的企业在招聘秘书，但是对秘书的职业要求也越来越高，秘书已经不再是简单的行政事务人员，而是现代企业人力资源队伍中十分重要的角色，其职能也发生重大变化，从过去的收发文件，打打字，到现在的参与制定重要工作计划，协助处理事务等。据不完全统计，我国秘书职业需求量高达 1000 多万，但目前从事秘书这一职业的人员已超过 2000 万，而且，80%以上的秘书没有受过专门培训
6、，总体供需上秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是由于其中大部分未受过专业培训，造成职业化程度过低，素质良莠不齐，使得对于专业秘书的需求来说，却存在储备严重不足、市场符合率低的情况。（二）（二） 、秘书能力难以满足企业需要、秘书能力难以满足企业需要随着社会的高速发展，企业对秘书的要求也越来越高，特别是一些外企对秘书职位选拔门槛逐渐升高。很多外企需要的秘书是一个全能型的人才，除了熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。虽然，我国颁布秘书职业技能标准以来，经过多年发展，我国秘书的职业水平有了很大
7、提高，但距离国际标准还有很大的距离，据一些资料显示，与外国同行相比，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在只等待老板命令，不提前提出解决问题的低级角色。甚至在一些企业当中，一些秘书服务于服从意识淡薄，缺乏敬业精神;工作态度差，保密意识淡薄;专业技能水平低等等。所有的这些现象都反映新时期里秘书的专业技能与素质难以满足企业需要。（三）（三） 、秘书角色定位不清晰、秘书角色定位不清晰受到市场经济的影响，一些秘书清醒地认识自己，对自己和自己的工作没有清楚地定位，造成工作实施阶段发生秘书角色错位的情况。其主要表现有，一是领导的化身。目前许多企业的领导完全依赖于秘书，将工作完全交给秘书去处理，在这种情况
8、下，许多企业的秘书不能正确把握自己的身份，在处理问题时常常自作主张,在不了解领导意图的情况下，擅自决定。另一种极端的例子就是领导的奴才，虽然从关系上看，秘书是要为领导服务的，但不能是盲目地服从，要积极主动地去完成任务。但是很多秘书对于领导的任务一味地服从，毫无主见，停留在听命令的低层次，这样常常会导致工作平平，无太大的作为。还有一种是领导的“自己人” ，秘书与领导之间建立深厚的友谊，秘书与4领导常常成为兄弟或朋友，但是这种关系很难把握，有时候因为这种关系，秘书常常会毫无原则地维护领导，即使领导的行为已经犯错，甚至会与领导沆瀣一气。2 2、针对这些问题的对策针对这些问题的对策（一）（一） 、提高
9、秘书人员自身道德水平、提高秘书人员自身道德水平以上关于新时期企业秘书队伍建设问题的解决，首先就是要加强秘书人员自身道德水平建设，应该为秘书人员树立“立诚、建信、静心、克俭”的道德标准。古人云：“修身、齐家、治国、平天下” ，可见立品修身是做人之本，处事之基。一个秘书人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶” ，也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。而这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。立诚，秘书之德，立诚为本，秘书在为领导服务过程当中，要有放眼全局想事，立足当前办事的意识，排除杂念，多做有用事，不做无用功。建信，心口如一，在协调工作中，
10、秘书如果不讲真话，隐瞒真实情况，甚至给协调对象传递虚假信息，其后果从小处说会影响协调效果，往大处说会误导领导决策，给企业带来不可估量的损失。静心，保持一颗平常心，是做好如何工作的前提，秘书更是如此。心静如水，把心思都用在出谋划策上，吧精力都用在协调工作上。心平气和，秘书在领导身边的时间多，知道的事情也多，要把心态摆正，心胸放宽，切不可满腹牢骚，对工作造成消极影响。克俭，秘书作为领导的左右手，要特别注重修身养性，平和心态，扬荣弃耻。真正能成大器的人往往都是高调做事、低调做人的不懈努力者。（二）（二） 、加强对秘书工作与职能全面具体的了解、加强对秘书工作与职能全面具体的了解目前，大学毕业生刚刚走出
11、校门，往往会先去应聘公司的秘书职位，但即使是在很好的公司，也很少人会选择在秘书职位上下大工夫招聘。问及详细情况，有相当多人认为，秘书这个职位上没有太大作为，秘书职业只是“青春饭” ，为什么会有这种观念？ 人们之所以对秘书工作产生误解，是由于大家只熟悉一般初级秘书的工作标准，认为秘书工作就是简单机械的“收发存打” ，从而一叶障目，以偏概全。除了个人对秘书职业的理解有偏差，企业高层对秘书工作的职业需求，也是秘书队伍良莠不齐的重要原因。以往企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求，大部分的秘书充当着花瓶角色。实际上，秘书是一个从业人员数量庞大、种类繁多的职业。从不同的产业中
12、，从工矿企业到商业企业及服务企业在不同所有制企业和部门中，从社会主义性质国有企业到私有5制企业及外资企业；从服务类型看，从军工企业到党政机关、教育文化科技部门及地方经济部门，到处都需要秘书。秘书是个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。秘书的类别、层次不同，其工作职能也不尽相同，对其素质的要求也有很大差别，各有侧重。所以说秘书是一个复杂，对技能要求很高的工作。（三）（三） 、对秘书在企业中的角色进行正确定位、对秘书在企业中的角色进行正确定位秘书的角色定位关系着企业领导者的工作效率及效果,并且还影响着企业的发展,正确的角色定位不仅可以提高领导者的工作效率,还可以促进企业发展。秘书工作在企业管理中
13、的性质针对秘书角色定位,我们首先要了解秘书工作在企业管理中的作用与意义。秘书在我国的历史其实很久远,当新中国建立后,秘书的角色也随着经济、文化的改变而进入新的阶段,涵盖了新的内容,在市场经济的调控以及世界经济的冲击下,秘书工作逐渐规范化、合理化。在现在的企业管理中,秘书的工作具有几个显著的特性,其一就是机要性。秘书在企业中是与领导者最为亲近的员工,并且对领导的活动也最为了解。而秘书与其他员工的交涉也比较多,这就导致秘书所知道的秘密最多。所以,当秘书缺乏纪律约束力的时候,就会泄露秘密。其二就是辅助性。企业管理的主导核心就是企业的领导者,秘书则为辅助外围。秘书的工作作用是需要领导者来发挥的,其工作
14、是服务于领导需要的。所以,只有两者的工作相辅相成,和谐共振,才能够有效地提高工作效率和企业的效益。其三就是综合性。秘书的工作就是服务于领导,其工作内容较为琐碎,要管理负责领导工作的各个方面,涉及面较广。对此秘书要培养正确的角色意识，加强秘书秘书自身角色的认识、理解和领悟。为此，秘书就必须深入了解各方面的服务对象对秘书工作的期望，明了企业中的领导、各职能部门和员工对秘书工作的要求。秘书人员只有准确理解秘书角色的特殊地位和作用，充分认识秘书工作的重要社会价值，才能树立信心，激发工作热情，努力做好秘书本本职工作。其次，要特别注意对秘书角色的多重性和伴生性特征的认识和把握。秘书人员要首先弄清楚领导角色
15、和秘书角色的本质差异。防止自己不自觉地进入领导角色领域。秘书要根据秘书的不同要求，及时的转换角色，防止角色错位。（四）（四） 、加强秘书队伍素质建设、加强秘书队伍素质建设说到底，一个好的秘书还是要看他的硬件条件，这就是秘书各方面的素质，加强秘书人员的素养建设，不仅要强化传统的服务意识、调研意识等方面内容，而且还要具有并增强求知意识、信息意识、超前意识、开拓意识、竞争意识、责任意识六种现代意识，以此不断提高服务水平，适应社会和形势发展的需要。1 1、求知意识、求知意识。 “工欲善其事，必先利其器” ，要胜任工作，必须善于学习，这是做好6秘书工作的前提和基础。秘书工作的性质和特点，要求秘书必须加强
16、学习、善于学习。秘书能不能当好领导的参谋和助手，与秘书知识是否“广学博览”有着直接的关系。所以，要成为一名优秀的秘书人才，就必须善于学习，要有强烈的求知欲。只有不断扩充自己的知识面，努力提高听、说、写的能力，才能满足岗位的需要。因此，一是要重视、加强思想和理论积累；二是要拓宽知识面，更新知识结构；三是要努力培养多种能力；四是要加强求知意识，尤其要重视实践。2 2、信息意识、信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深
