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1、论文建筑施工企业物资采购的管理与控制单位：KDJDJDKDDSDJHKLWWEKWKKK 公司姓名： XZJ 建筑施工企业物资采购的管理与控制物资采购是一个企业生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及所配置的设施的购入活动的总称，是企业成本控制的重点。据统计，建筑施工企业的物资成本占生产成本的 60%左右。因此，建筑施工企业的物资采购管理与控制尤其重要。无论是建筑施工企业管理者还是其财务部门，对物资采购工作的成本反应和风险都有着极强的敏感，这不仅因为物资采购是直接影响生产成本的主要因素，而且在市场经济条件下有着不规范的运做及人为欺诈的可能。在日趋完善的现代建筑施工企业经营管理中，企业管理者越来
2、越注重通过现代化的管理和运作的手段，达到企业施工生产成本的快速有效的反应，以便及时应对生产成本等各种风险。建筑施工企业怎样进行物资采购管理才能达到预期的效果呢？通过我在施工企业的管理工作经历，从理论和实践上提出一些行之有效的方法和观点。目前建筑施工企业的物资采购管理措施和手段在日益加强，但也还存在一些薄弱环节和执行不规范、不到位等致使物资采购管理成本松弛的因素，综合后主要存在以下几方面问题：1.企业专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制的力度和成本快速反应能力不够。2.对企业采购工作的规范和约束的采购控制制度执行不到位，有些缺乏执行力。3.有些方面缺少事前控制措施，还存在未经批准即可办理采购
3、业务或采购业务发生后办理补批手续的现象。4.采购单价与市场行情出入较大或不能相符。5.有时，采购中企业现金流转，且未进行及时清结，财务上隐藏着很大的风险。6.采购人员跨月采购报帐，月结供应商送货单据有遗漏或跨月入帐等。这些建筑施工企业物资采购管理上的问题急需彻底解决。针对以上存在的有关问题和建筑施工企业生产经营中成本控制管理的客观实际，提出如下对物资采购进行管理和控制的措施、建议和思考。一.加强企业财务部采购监管职能对物资采购的控制力度和成本快速反应能力建筑施工企业物资采购管理的监督控制管理归口部门一般是公司物资部或工程部。它负责对企业所有物资采购活动进行控制。但我要强调的是公司财务部门作为采
4、购监管的职能尤其突出和重要。因为企业生产经营活动都以资金作为介质，所以，加强企业财务部门采购监管职能来控制整个企业的采购是有力度的。物流活动中伴随者资金流，采购活动受到资金的制约，同时采购资金也极好的体现了采购成本的大小。财务部门必须通过计算机和管理软件支持的财务管理系统及时反应采购成本数据，可从中分析利弊、风险，更好的体现公司财务部门对采购活动的监管职能。另外，公司从组织架构上应对公司财务部明确授权，财务部有权对企业的采购活动进行质疑、调查和必要的参与，并对不合理或不利于企业利益的物资采购活动否决或终止，有必要时，报请主管领导或总经理决定。二.建立制度化的采购管理程序，同时发挥财务监管职能在
5、采购程序中的作用建立和实施制度化的采购管理程序,是建筑施工企业物资管理部门的首要职责，它是采购管理工作有效进行的根本保证，而财务对物资采购的监管职能必须紧密结合采购程序。物资采购管理程序主要包括以下方面：规定采购条件，明确采购人员对供应商的选择、采购物资的质量、需求的满足等负完全责任,并明确采购主管人员对下属的工作过程和结果负责。采购物品必须是必需的,是无库存或库存不足；采购物资必须适量,不得积压或不可用；采购单价须为掌握内的合适单价，而且力求是最低的单价，执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物资采购必须有三家以上供应商报价选择，并将计划或合同在事前报送公司物资部
6、、采购物资应在正在发生业务或已确认的供应商处购买。变更或选择新的供应商,应将变更理由及有关事项告知公司物资部门且得到认可。规定物资人员职责，明确分工。特别是要明确物资采购员的权利和责任，公司物资采购活动必须按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。采购人员必须具有较高的素质，起码是该种采购的内行者。物资采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购计划必须经批准后执行。所有物资采购都需项目经理批准，量大价高的需公司物资部门审核并报公司物资主管经理批准。物资验收。任何物资购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签字。验收者必须核实进货的物资与订货单是否相符，对经手验收的物资品种、规格、数量和质量等
7、与采购发票或采购约定所载的要求的相符性负责。验收无误后，填制材料入库单，连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任，结算凭据必须由采购员签字。退货与索赔。采购的物资由于质量、规格不符，采购人员须立即办理退货,并通知财务部门及时扣回相应款项。采购约定中必须明确索赔条款，对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生损失，应由采购部门向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项。采购部门不能解决的，可以采用不排除以法律形式的解决措施，以及时保护公司的利益。货款结付方式。有合同规定的物资采购由财务部门按合同规定的条款执行。零散性或不常用物资及特别情况需用现金、支票支付外,
8、其余一般为月结付款方式。禁止采购人员直接办理现金支付事宜。月结供应商必须在规定期间内由采购人员提供对帐单至财务部对帐，采购部门须明确告知供应商，货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付，由供应商按月在规定时间到财务部门办理。三.加强和完善物资采购的环境管理工作1.加强物资采购的事前管理，建立完善的材料价格信息档案。为了有效地控制和降低采购成本，并保证采购材料的质量，采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理，及时地了解市场行情和动态，并与已在采用的采购价格进行比较和分析，同时进行相应的调整和更新，调整和更新后的价格档案应报送企业物资部确认并留存。企业物资部也可直接通过各种渠道
9、收集采购价格信息，同时交流给采购员，由采购员进一步确认后进行归档并执行。2.建立健全的供应商档案。为全面掌握公司所有供应商的情况，并对供应商进行相应的资质考评，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。所谓重要性供应商，即在货品质量、价格、交货期、供应能力、结算条件等方面均能达到企业要求，并与公司有经常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务往来的供应商。当一般性的供应商因业务需要而进行经常性往来，且经考核符合公司重要性供应商标准后，转为重要供应商进行档案管理。供应商的考核由企业质量监督部、物资部、财务部联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交
10、货条款、品质评级、银行帐号等，并定期更新，由企业物资部专人负责管理。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题，经企业质量监督部、物资部、财务部联合评定，取消其合格供应商资格，追究有关责任。3.对物资采购人员进行考核、激励和约束，防范采购中人为欺诈。采购员作为采购的实际实施者，在采购过程中起着至关重要的作用。经历表明，采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣，这是采购中最普遍发生也是最难防范的人为欺诈，这在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守。因此，一是要注重考核采购员的职业素养，以企业
11、制度约束其行为操守。二是注重考核采购员的业务能力，一个合格的采购员既要熟悉企业的生产经营和物资管理，又要了解各种物资的本身属性、市场行情等，这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用材料，使企业不会蒙受不必要的损失。公司应定期举行对采购员的考核, 一般可采用年度考核制，考核由人事部、物资部联合进行，对考核结果优良, 完成或降低公司采购成本任务的采购员，按公司规定进行物质奖励，以提高采购员的积极性。而对于考核结果不合格，或经查证确有违规行为的采购员，应按公司规定给予惩罚。考核和奖惩结果记入个人档案。在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束。企业建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守
12、承诺，企业应向供应商颁发采购员操守承诺书，以企业制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益，同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损企业形象的不正当利益。4.选择合理的采购方式。根据材料的属性,选择合适的采购方式，这是降低采购成本的有效途径。公开竞争招标。对于大宗材料采购，实行公开竞争招标的方式，往往能通过供应商的相互比价，达到采购成本最低质量最好的目的。采购员应联系三家或三家以上的供应商，并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定，采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。合同采购。对于常用物资的采购，可选择信誉好配合能力好的供应商，
13、与之订立长期合同。与诚实、信誉好的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的优惠。供应商为了维护自己的商业信誉和利益，建立稳定的销售渠道而不会掺假，并能保持良好的合作关系和商业妥协。最低价格采购。为了以最低的价格取得最优质的材料，在价格确定前，采购员必须先调查市场行情。所有采购，应有三家或三家以上供应商报价，并与供应商价格档案进行比较核实，而且经企业物资部认可。企业得到各供应商对各种材料的报价后，不一定完全选择最低价格，因为并不是最低的价格就是最可取的，应考虑价格对应的质量，并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他材料的总体价格等因素，选择多数材料价格最低的供应商，并
14、与之协商，使总体材料的采购价格达到最低最优水平。四.建议严格物资采购工作的日常控制力度，打造物资采购规则和制度的执行力1.采购必须事前制定采购计划、拟订有关合同并经批准，并严格按采购审批权限执行。所有采购，必须事前获得批准，未经计划并报审核和批准，不得采购。采购员应根据采购计划选择供应商和报价，报项目部经理批准，量大价高的材料还要报企业物资部审核，经公司主管经理批准。所有采购的审批, 必须按权限、期限和明确分工进行。2.规定各种采购及时结算。这也是对采购人员的严格考核。所有采购员经手的现金采购，必须于采购发票日起的规定时间内到财务部报帐结算并进行款项清结，用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办
15、理借支，借支较大款项必须由主管经理批准。针对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况，建议应规定月结供应商的送货单经验收入库后，月结供应商必须在规定期间内由采购人员提供对帐单至财务部对帐，采购部门须明确告知供应商，货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付，由供应商按月在规定时间到财务部门办理。3.召开企业月度采购管理例会。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，企业物资部应定期组织召开会议，企业物资部门部门长主持，各项目采购人员参加, 有必要时请总经理及企业财务部参加。各项目采购人员可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题, 大家通过相互协调交流信息，在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案。会议上通过的事项或决定必须落实执行，不得形式化和表面化，对不落实执行的部门，以行政手段追究相应人员责任。月度采购管理例会必须有会议记录存档并以文件形式下发。通过对建筑施工企业物资采购管理工作的进一步思考和探索，我认为，采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作，是企业内部控制的关键控制环节之一，具有长期性、持续改进性和过程性。建筑施工企业只有研究市场、尊重实际，持之以恒地严细落实如上管理规定和措施，就会在现有物资采购管理的基础上取得更大的成绩。
