论文排版word技巧

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1、论文排版论文排版 Word 技巧技巧一一.图表和公式的自动编号图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图 11，表 21，公式 34 等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成 为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图 21）前插入一张图，则原来 的图 21 变为 22，22 变为 23，更糟糕的是，文档中还有很多对这 些编号的引用，比如“流程图见图 21” 。如果图很多，引用也很多，想象一 下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式 存在同样的问题。能不能让 Word 对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相 应引

2、用？答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过 Word 的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一 章的图编号格式为“图 1” 。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插 入”菜单选“题注” ，新建一个标签“图 1” ，编号格式为阿拉伯数字（如果 不是点击“编号”修改） ，位置为所选项目下方，单击“确定”后 Word 就插入 了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说 明，比如“形态学膨胀运算示例” ，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐 方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接 选择就可以了。Word 会自动按图

3、在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时，比如“如图 11 所示” ，分两步做。插入题注 之后，选中题注中的文字“图 11” ，在“插入”菜单选“书签” ，键入书签名， 点“添加” 。这样就把题注文字“图 11”做成了一个书签。在需要引用它的 地方，将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面） ，在“插入”菜单选 “交叉引用” ，弹出对话框中引用类型选“书签” ， “引用内容”为“书签文字” ， 选择刚才键入的书签名后点“插入” ，Word 就将文字“图 11”插入到光标所 在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了， 不用再做书签。至此我们就实现了图的编

4、号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后， Word 会自动把第一张图的题注“图 11”改为“图 12” ，文档中的“图 11”也会自动变为“图 12” 。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求 左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为 “嵌入式” （Word 默认） ，光标放在公式之后，不要（注意是“不要” ）选中公 式，在“插入”菜单选“题注” ，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色， 新建标签“公式 1” ，点击“插入” ，Word 就将标签文字和自动产生的序号插 入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在

5、赘述。 公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是 Word 的域。域是文档中可 能发生变化的内容，Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实 现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考 Word 的帮助。注：（1）题注中新建标签时，Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看 起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。 （2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图” 。 （3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以 鼠标右击引用文字，在弹出的

6、菜单中选“更新域” 。关闭文档再打开 Word 会更 新所有的域。 二二.制表位的使用制表位的使用制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始 的位置，使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或 竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默 认情况下，按一次 Tab 键，Word 将在文档中插入一个制表符，其间隔为 0.74 厘米。制表位的类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐 等，这些制表位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目 录的制作为例说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅 Word

7、 的帮 助文档。论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号 用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入 式” ，编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上 角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点 一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用 鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居 中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下 Tab 键，这样就在公式 的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为

8、中心居中对齐，再把光标 移到公式和左括号之间，再按 Tab 键插入一个制表符，编号就跑到行末了。用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格 去把公式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生 变化时，Word 会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会 因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式， 所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制 表位的一致。手工设置制表位，你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？！涉及到制表位还有一个概念：前导符。前导符是填充制表符所产生的空位 的符号，一般有实线

9、、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码 之间的圆点） 。制作目录时，敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。 点击“格式制表位” ，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择 右对齐制表位，前导符选择圆点（Word 默认无前导符） ，确定后在标题和页码 之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了，而且页码和标题之间用圆点 进行了填充。当页码或标题长度变化时，Word 会自动增加或删除圆点。这里用 目录做例子只是想说明前导符的使用方法，其实制作目录还有更好的方法，下 文详述。注： （1）按一次 Tab 键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。

10、不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文 档的制表符默认设置变化时，版面就会混乱。 （2）有时候按 Tab 键后 Word 会产生一个灰色箭头，这实际上是 Word 的制表 符格式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头） 、空格（灰色圆点）等。这 些格式标记在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些 可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行. 三三.目录的制作目录的制作 目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介 绍 Word 的一个概念：大纲级别。Word 使用层次结构来组织文档，大纲级别就 是段落所处层次的级别编号，Word 提供 9

11、 级大纲级别，对一般的文档来说足够 使用了。Word 的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在 Normal 模板中已 经提供了内置的标题样式，命名为“标题 1” 、 “标题 2” ， “标题 9” ，分别 对应大纲级别的 19。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式， 但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用 Word 的内置标题样式，关于自 定义样式的方法请参阅 Word 的帮助文档。目录的制作分三步进行。 1) 修改标题样式的格式。通常 Word 内置的标题样式不符合论文格式要求，需 要手动修改。在菜单栏上点“格式样式” ，列表下拉框中选“所有样式” ，点 击相应的标题样式，然后

12、点“更改” 。可修改的内容包括字体、段落、制表位和 编号等，按论文格式的要求分别修改标题 13 的格式。 2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题 1”样式，节 标题使用“标题 2” ，第三层次标题使用“标题 3” 。使用样式来设置标题的格式 还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号 改为小三，只需更改“标题 1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标 题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应 用样式和自动更新样式，请参考 Word 帮助。 3) 提取目录。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页 （在

13、第一章的标题前插入一个分页符） ，光标移到新页的开始，添加“目录”二 字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入索引和目录” ，点“目录” 选项卡， “显示级别”为 3 级，其他不用改，确定后 Word 就自动生成目录。若 有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是 Word 的 目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化， 只需更新目录即可。注： 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是 Word 的域底纹，打印时是 不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录） 。在“工具 选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。 四四.

14、参考文献的编号和引用参考文献的编号和引用 参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一 件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编 号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让 Word 自动维护这些编号。 很幸运，它可以做到，方法跟图表公式的作法相似。光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入脚注和尾注” ，弹出的对话框中选择“尾注” ，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置 为“文档结尾” ，确定后 Word 就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动 跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表 的格式添

15、加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没 找到让 Word 自动加中括号的方法，需要手动添加中括号。在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注， 再次引用此文献时点“插入交叉引用” ， “引用类型”选“尾注” ，引用内容为 “尾注编号（带格式） ” ，然后选择相应的文献，插入即可。不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正 文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而 Word 的尾注要 么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要 它，因

16、为它的格式不对） ，然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本） ，点 “插入书签” ，命名为“参考文献文本” ，添加到书签中。这样就把所有的参 考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献” ，并设置好格 式。光标移到标题下，选“插入交叉引用” ， “引用类型”为“书签” ，点“参 考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文 本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来， 而这几页是我们不需要的。当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最 后几页。这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。选中所有的尾注文本，点“格式字体” ，改为“隐藏文字” ，切换到普通 视图，选择“视图脚注” ，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下 拉列表框中选择“尾注分割符” ，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延 续分割符”和“尾注延续标记” 。删除页眉和页脚（包括分隔线） ，选择“视图 页