《管理文件和资料控制程序EHS》由会员分享，可在线阅读，更多相关《管理文件和资料控制程序EHS（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、安徽昊方汽安徽昊方汽车车空空调电调电磁离合器有限公司磁离合器有限公司程序文件文件编号：HF/TS4.2-01文件名称：管理文件和资料控制程序版 本： C 版编写部门：综合部编 写 人：吴文才 日期：2007.8.10审 核：陆华海 日期：2007.8.10批 准：李 军 日期：2007.8.20部 门会签人、日期部 门会签人、日期 品 质 部销 售 部 生 产 部物流中心 技 术 部财 务 部会 签 表综 合 部设 备 部手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 1 页 共 5 页一、目的 对公司所有管理类受控文件的制订、标识、修订、审批及
2、发放、查阅等 过程作出具体规定，使所有与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的管理 文件和资料得到有效控制，以确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版 本，防止使用作废文件，保证质量/环境/职业健康安全管理体系的有效运行。二、适用范围 本程序适用于所有与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的管理文件 和资料的控制，包括：质量/环境/职业健康安全管理手册、质量/环境/职业 健康安全程序文件、作业指导书、记录、会议纪要等，并包括与其相关的外 来文件(如政府法律法规、政策等)、顾客提供的体系标准和供应商手册及有 关传真、信息等。三、术语 3.1 一、二、三层文件 一层文件指质量/环境/职业健康安全方
3、针、质量/环境/职业健康安全目 标、质量/环境/职业健康安全管理手册。二层文件指识别出的 COP、MOP、SOP 三类程序文件。三层文件指质量/环境/职业健康安全手册 和程序文件所引出的支持性文件，如作业指导书、工艺文件、相关标准、管 理制度等。 3.2 外来文件 管理类外来文件：1.与产品/环境/职业健康安全有关的法律法规文件；2. 与产品和过程有关的国际/国家/行业标准和规范；3.来自顾客的标准或规范； 4.与顾客签署的供应商保证书、二三方审核报告及问题表等。 技术类外来文件：国家标准、顾客提供的产品图样、验收准则、产品送 检报告、顾客反馈的文件化质量信息、产品说明书等。 3.3 管理文件
4、和资料 质量/环境/职业健康安全体系一、二、三、四层文件；顾客提供的体系 标准和规范等。管理文件和资料应涵盖外来文件。四、职责 4.1 总经理负责： 4.1.1 质量/环境/职业健康安全方针的组织制定和批准发布。手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 2 页 共 5 页4.1.2 质量/环境/职业健康安全目标的审查批准。 4.1.3 质量/环境/职业健康安全手册以及相关程序文件的批准。 4.2 管理者代表负责： 质量/环境/职业健康安全目标、质量/环境/职业健康安全手册和程序文 件的组织制定并对质量/环境/职业健康安全手册和程序文件进行审
5、核。 4.3 综合部负责： 4.3.1 对管理文件和资料（包括客户提供的体系标准和规范）的编制审批、 发放修订和回收作废进行控制，按程序对各类资料进行管理，并编制受控 文件总清单 （编号：TS/ZH4.2-01） 。 4.3.2 质量/环境/职业健康安全手册、程序文件实施过程中情况发生变化 时对其进行组织评审与更新。 4.3.3 对一层和二层文件的修订进行归口管理。 4.3.4 对本程序文件的实施情况进行监督检查，并根据监督检查情况提出 奖惩意见。 4.4 技术部负责： 具体按技术文件和资料控制程序 （编号：HF/TS4.2-02）执行。 五、工作程序 5.1 各部门根据需要编制相关文件 5.
6、1.1 文件编写格式遵照文件和资料编写格式 （编号：HF/TS4.2-01- 02） 5.1.2 体系文件的编制和编号按质量手册HF/TS4.2 文件和资料控制 中的 4.2 规定执行。 5.2 文件的会签、审核和批准 文件在发布前应由授权人员审批其适用性。 5.2.1 一层文件由公司总经理批准发布； 5.2.2 二层文件由责任部门编制，主管领导审核，相关部门会签后报管理 者代表批准发布； 5.2.3 三层文件或其他质量/环境/职业健康安全管理文件、标准、规范的 编制审核、批准由各部门负责； 5.2.4 各种技术文件及资料的发布批准权限及相应的管理部门在技术文 件和资料控制程序中规定。 5.3
7、 文件的发放 5.3.1 综合部根据质量/环境/职业健康安全体系文件发放审批单 （编 号：TS/ZH4.2-02）进行文件复制，受控，发放，记录，各部门建立质量/手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 3 页 共 5 页环境/职业健康安全体系文件接收台帐 （编号：TS/ZH4.2-03） 。 5.4 文件的使用 各部门根据文件规定开展工作，按保密规定 （编号：HF/TS4.2-01- 01）确保质量体系文件的安全保密。 5.5 文件的修改、补发和作废 5.5.1 各部门根据文件使用情况提出文件修改或作废，并填写文件修订 /作废申请审批表
8、（编号：TS/ZH4.2-04） 。文件丢失或由于破损而影响使用 的，使用部门应填写文件补发申请单 （编号：TS/ZH4.2-05） ，申请补发。5.5.2 一层修订/补发/作废由总经理审核批准。 5.5.3 二层文件修订/补发/作废由管理者代表审核批准。 5.5.4 三层文件的修订/补发/作废由部门主管审核批准。 5.5.5 原文件发放部门进行新文件发放或补发，并同时回收旧文件。 5.5.6 各部门对所有修订记录均应登记在质量/环境/职业健康安全体系 文件编制修订履历清单 （编号：TS/ZH4.2-06）上。 5.5.7 旧文件销毁需经原发放部门审批，填写文件销毁/保留申请审批 单 （编号：
9、TS/ZH4.2-07） ，需保留的作废文件应加盖作废留用章。 5.6 文件的归档管理 5.6.1 综合部建立质量/环境/职业健康安全体系文件分类总目录 （编 号：TS/ZH4.2-08） 。 5.6.2 各部门按档案管理制度 （HF/TS4.2-01-03）针对各自使用的文件 进行管理，确保现行文件的有效性。 5.7 受控文件总清单 5.7.1 各部门编制受控文件清单； 5.7.2 技术类受控文件按技术文件和资料控制程序 （HF/TS4.2-02）规 定执行。 5.8 文件年度评审 每年管理评审前，综合部应组织各部门对列入受控文件总清单 （编 号: TS/ZH4.2-01）的管理文件和资料进
10、行评审，填写年度管理文件和资料 评审表 （编号：TS/ZH4.2-09） ，以确保文件的适用性。 5.9 外来文件 5.9.1 各部门收到外来文件后根据内容：技术文件交到技术部经理或管理 者代表评审，复印一份交资料管理员记录登记，根据需要进一步处理，具体 按技术文件和资料控制程序 （编号：HF/TS4.2-02）执行。手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 4 页 共 5 页5.9.2 管理类文件交由综合部登记，综合部填写外来文件登记台帐 （编号：TS/ZH4.2-10） ，根据需要发放给相关部门，加盖受控章，填写质 量/环境/职业健康安
11、全体系文件发放审批单 （编号：TS/ZH4.2-02） ，接收 部门填写质量/环境/职业健康安全体系文件接收台帐 （编号：TS/ZH4.2- 03） 。 5.9.3 综合部对顾客提供的体系标准或规范等外来文件采用专用文件夹保 管。技术类外来文件按技术文件和资料控制程序 （HF/TS4.2-02）规定执 行。 5.9.4 综合部文件年度评审中应涵盖外来文件，确保文件的持续适用性。 5.9.5 不适用的外来文件应更新/作废，按 5.5.3 款规定执行。 5.10 文件借阅 5.10.1借阅部门和人员填写文件借阅申请批准表 （编号：TS/ZH4.2-11） 。 5.10.2综合部负责管理类文件和资料
12、的借阅发放，并登记在管理类文件和 资料借阅台帐 （编号：TS/ZH4.2-12）上，并按文件借阅办法 （编号： HF/TS4.2-01-04）进行管理。 5.11 会议纪要 5.11.1 由会议召集部门指定记录人对会议进行记录，记录包括主持人、 时间、地点、参加单位或人员，并对会议发言进行简要记录，必须准确记录 会议产生的决议。 5.11.2记录人编写会议纪要，报主持人或会议召集单位负责人批准。 5.11.3 审核、校对、复制后按 5.5.2 款规定发至相关部门执行。六、相关文件六、相关文件 编 号名 称HF/TS4.2-02技术文件和资料控制程序HF/TS4.2-01-01保密规定HF/TS
13、4.2-01-02文件和资料编写格式HF/TS4.2-01-03档案管理制度HF/TS4.2-01-04文件借阅办法七、相关记录七、相关记录 编 号名 称保存期限TS/ZH4.2-01受控文件总清单三年TS/ZH4.2-02质量/环境/职业健康安全体三年手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 5 页 共 5 页系文件发放审批单TS/ZH4.2-03质量/环境/职业健康安全体系文件接收台帐三年TS/ZH4.2-04文件修订/作废申请审批表三年TS/JS4.2-02文件补发申请单三年TS/ZH4.2-06质量/环境/职业健康安全体系文件编制修
14、订履历清单三年TS/ZH4.2-07文件销毁/保留申请审批单三年TS/ZH4.2-08质量/环境/职业健康安全体系文件分类总目录三年TS/ZH4.2-09年度管理文件和资料评审表三年TS/ZH4.2-10外来文件登记台帐三年TS/ZH4.2-11文件借阅申请批准表三年TS/ZH4.2-12管理类文件和资料借阅台帐三年手册章节：4.2 版本/修订：C/00编号：HF/TS4.2-01 管理文件和资料控制程序 第 6 页 共 5 页八、流程图： 责任者流 程管理点文件复制发放签收审批文件使用文件修订/作废申请文件回收与更新审批文件的归档管理更新受控文件总清单评审复制发放签收更新/作废外来文件接收文件编制部门经理/管代 分管副总/总经理各部门综合部各部门各部门部门经理/管代 分管副总/总经理综合部各部门综合部各部门各部门技术部经理/管代技术部/综合部各部门综合部文件发放回收及时率（%）文件修订及时率（%）未受控文件出现频次（次/月）YNYNYN年度评审N年度评审
