2010电大办公室实务

《2010电大办公室实务》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2010电大办公室实务（2页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、办公室管理形成性考核册答案 作业 11一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表 格，内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表 序号国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成 信函。 记录上司指令及会谈、会议内容 2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格 3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信 函。 信函和邮件的处理。 4 档案管理 档案管理。 5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录 或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。 6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、 研究报告。 7 信息资料 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8

2、 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记 者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9 接待工作 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。 10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公 共关系。 11 督查工作 督导一般职员或速记员。 12 日程安排 替上司定约会并做好记录； 13 日常事务“ 阅读并分类信件 通讯事务、电话； 14 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 交办的事项- 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。 公用易耗品主要包括哪些？公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要

3、有：（1）信封、纸张；（2） 软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签 字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒； （8）各种小型机器，如订书机（包括订书针） 、打 孔机、装订机（包括装订线） 、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、 直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、 橡皮筋、大 头针、纸夹等。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如 何？何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内 容，并思考以什么方法进行效率会最佳（

4、2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当 初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪 一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并 把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己 所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计 划实施检查”这样一个滚动的过程开展。 三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去 实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次 的计划有所帮助和启示。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份 半天或一天工作（或家务）计划书。本

5、题的例子请同学们见教材第 28 页。同学们可以 参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄 袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两 种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1请示方法和报告方法；2计划方法和总结方 法；3受意方法；4传达方法；5进言方法； 6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为 直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工 作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工 作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会） 和间接受意（即上司在平

6、时随便交谈的情况下，或 与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意 见和看法等） 。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必 要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈 话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成 理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受 意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有 一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简 介，内容要包括四个部分公司的历史、公

7、司的 现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。 当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示 的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去 请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写 出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询 问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授 意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中， 我体会到了在受意时，做好记录的重要性。作业 2 一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话 的异同。的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都 应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

8、 （4）都应简明扼要表达自己的意思。异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电 话应等电话铃响 24 声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一 遍；接电话则没有这一步。二、了解二、了解“电视会议电视会议” 、 “交互式电话会议交互式电话会议”的基的基 本用途，比较其与一般会议的不同，本用途，比较其与一般会议的不同， 谈各自的优劣或应注意的地方。（1）基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以 面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人 可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或 本市的电话会议，声音清晰宛如一室。（2）

9、两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。（3）各自的优劣：“电视会议”优：通达范围广，消除时空上 的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”优：方便、省时、高效， 消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和 欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。三、简要回答邮件分拣的一般标准。三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题的答案请同学们见教材第 72 页。教材上有明 确的答案，在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）上司正在开会时；（

10、2）上司繁忙时；（3） 上司即将外出时；（4）远道来访或有重要事情的来 访时。 作业 3 一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中 一种为例，编制一份一种为例，编制一份预定表。预定表。日程安排计划表的种类：日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务 活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活 动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年 休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成 表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划， 以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面

11、谈、 出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的计划，此预定计 划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划， 进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务 活动。各种预定表的编制请同学们参照教材 P.166P.170 上的例子，编写二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪 些方面？些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一 段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消 除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的 部分，另外是上司身边的纯粹

12、私事：（1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事， 但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须 从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充 分的便利。（2）纯私人性请求时遇到这种情形，就把它 当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他 解决私人的事务。财物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入达到一定的金额， 或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的 收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演 讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据， 以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理最主要的是保管支票簿、 支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收 藏，以避免被盗用

13、冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时 要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。3第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作 任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够 根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个 “工作任务单” 。作业 4一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的 一般场合。一般场合。口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了， 可能留在记忆中；所以发声要清楚， 尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白， 并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通 过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字

14、。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所 不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些； 休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。敬语使用的一般场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合 或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或 社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方， 或希望得到对方帮助，或好感者。二、简要阐述社交话题的选择。二、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题， 如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时

15、事新闻、 体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济 建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比 较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名 著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有 时也能活跃气氛。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2）令 人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、 惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、 宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉 的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话 题。三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、 骑缝章、更正章的使用范围如何？骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章