跟单文员的工作职责

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1、跟单文员的工作职责跟单文员的工作职责跟单工作主要分为三个方面:1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进! 跟单工作比较繁琐，小事，杂事，难事不少，如果借助于一些跟单方面的工具，会解决不少日常重复处理的工作，从而提高跟单效率，减少出错的可能性。比如：跟单网提供的跟单系统，就是这样一个工具:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单再无难事.跟单英文 walkthrough

2、的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束一般都是到财务做账结束一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据各种证据、单据、报表等对业务流程进行重复模拟。 跟单员的定义 Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。 （不能兼职，替代） 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 以下是服装业的跟单员： 跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。 一、日常工作安排： 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或

3、更正资料、特殊情况可携带客样） ，确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明） 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工

4、作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。 6. 订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。 二、 生产过程中的验货工作程序： 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。 校对工厂裁剪样版后方

5、可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。 每天要记

6、录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。 对

7、生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。 13.在检查过程中一定要公平，客观。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责. 1）要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对（面料/服装）生产流程有基本上的了解：接单-备料-开裁-扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）-车缝-手工-后整-查货-包装等等。 2）接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品（注意：

8、“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的！因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本） ，把客户各项要求清楚地标明在办单上。 3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。 4）看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办（这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西） ，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。 5）成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道

9、，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失 跟大货生产要求： 1）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单-备料-开裁-扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）-车缝-手工-后整-查货-包装 2）接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料-这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。 3）布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。 4）跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题

10、及建议或征求意见 5）货期及质量：跟进货期的同时要让 QC 控制好质量 6）出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料 7）包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦 1、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型（和设计师一起） ，若不确认，必须继续做复版。 2、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。 3、发面辅料：开单发面辅料（CMT 单不用发面料） 4、做产前版：用大货面辅料（如没有物料可暂代，但需标示清楚）做正确产前办，追办并批复（包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样） 。 5、生产进度和质量跟进，确保货

11、期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对 FOB 单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。 跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键 跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。 还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，

12、主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等 。当然对于面料（服装）的质量也相当重要。 跟内单的大致流程如下：从客户下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门（包括计划办、品质部、技术部、采购部） 。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下（如交期不及时、不能按时交货等）让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。 跟单注意事项: 1：物料是否正确。 2：尺寸是否“准确” 。 3：款

13、式是否错误。 4：做工是否细致。 5：成品颜色是否“正确” 。 6：有无漏定物料。 7：物料是否能按预定时间到加工厂。 8：时间上是否有问题。 员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要.自己总结。第 1 步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。 第 2 步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS 号。 第 3 步：客户确认样品并

14、将样品寄回，同时下单。 第 4 步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。 第 5 步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品 3 样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印 5 份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印 5 份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。 第 6 步：将合同复印 2 份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。 第 7 步：

15、即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。 第 8 步：快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。 第 9 步：若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印 3 份，传生产-品管-出货部。正本留己。 第 10 步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前 T/T 下，则先传副本给对方，要其付款。L/C 项下，则交由财务部到银行进行相关事项。 第 11 步：到核销单等相

16、关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。 1、 收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。2、 按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期；3、 跟进生产进度，跟进工艺部在下单的 3-4 天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前 2 天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间；4、 在发货前 1-2 天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前 1-2 天给到包装部，发货当天安装好车，发货；5、 发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印 1 份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。6、 每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。