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1、ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 1 of 48ExcelExcel 使用技巧使用技巧在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然 Excel 使用很简单，不过真正能用好 Excel 的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。1 快速定义工作簿格式首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否
2、使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel 工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。2 快速复制公式复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。也可以输入复制。此法是在公式输入结
3、束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住 Ctrl 键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击 Excel 工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。3 快速显示单元格中的公式如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令
4、，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 2 of 48失效即可。4 快速删除空行有时为了删除 Excel 工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择
5、“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。5 自动切换输入法当你使用 Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在 Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜
6、单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。6 自动调整小数点如果你有一大批小于1的数字要录入到 Excel 工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“
7、位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 3 of 487 用“记忆式输入”有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2
8、000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则 Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。8 用“自动更正”方式实现快速输入使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时， “自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为
9、”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。9 用下拉列表快速输入数据如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。共享工作
10、表共享工作表共享工作簿功能，可以让用户使用共享工作簿来创建和编辑公式、更改格式乃至添加工作表。通过在 Microsoft Excel 工作簿和外部工作簿或外部文件中的信息之间建立几种链接。与工作簿链接的文件既可以在本计算机中，也可以在局域网中，还可以在 Internet 中。通过这些方法与数据建立链接，而不是复制它们，可以很方便地在这些外部数据被改动时更新工作簿。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 4 of 48在 Microsoft Excel 2000中，协同作业更加方便了，因为工作组中的每个成员都可以同时编辑工作簿。利用突出显示修订、冲突日志和批注可以轻而易举地了解其他用户的
11、工作。14.1.1 设置共享工作簿1. 执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡，如图14-1所示。2. 选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。3. 出现“另存为”对话框然后将共享工作簿保存在其他用户可访问到的一个网络硬盘上。4. 完成后，按下“保存”按钮即可，同时可以看到文件的标题栏上出现“共享”标志。之后，如果网上有其他用户使用该文件时，再次执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡就可以见到使用它的用户。14.1.2 撤消工作簿的共享状态如果不再需要其他人对共享工作簿进行更改，
12、可以将自己作为唯一用户打开并操作该工作簿。一旦撤消了工作簿的共享状态，将中断所有其他用户与共享工作簿的联系、关闭冲突日志，并清除已存储的冲突日志，此后就不能再察看冲突日志，或是将共享工作簿的此备份与其他备份合并。1. 执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡，如图14-1所示。2. 确认自己是在“正在打开工作簿的用户”框中的唯一的用户，如果还有其他用户，他们都将丢失未保存的工作内容。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 5 of 483. 清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。4. 出现如图14-2的提示信息
13、框，单击“是”按钮即可。注意：为了确保其他用户不会丢失工作进度，应在撤消工作簿共享之前确认所有其他用户都已得到通知，这样，他们就能事先保存并关闭共享工作簿。14.1.3 查看工作簿中的修订信息要查看工作簿中的修订信息的信息，可以执行下列操作：1. 执行“工具”菜单中的“修订”命令，执行“突出显示修订”命令，出现如图14-3的对话框。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 6 of 483. 根据需要设置需要的选项，按下“确定”按钮，可以看到每一个被修改的单元格出现兰色的边框。之后，当指向这些单元格时，会出现一个信息框，如图14-4所示。14.1.4 完成工作簿中的修订1. 执行“工具”
14、菜单中的“修订”命令,执行“接受或拒绝修订”命令，出现如图14-5的对话框。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 7 of 483. 根据需要设置需要的选项，按下“确定”按钮，可以看到如图14-6的对话框。在该对话框中可以看到文档的修订信息，如时间、内容和用户。此外还有五个按钮：接受、拒绝、全部接受、全部拒绝和关闭。在该对话框下，我们可以根据需要按下相应的按钮。例如按下“接受”按钮，后系统自动移到下一个修改的单元格。选择“全部接受”将确认所有的修改。按下“拒绝”按钮，系统将工作表修复前的状态。按下“全部拒绝”按钮，系统将放弃对工作表进行的修改。单元格内分行输入单元格内分行输入其实很简
15、单，当您需要换行写入内容时，按住 Alt 键回车就可以了！如果按硬功夫回车ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 8 of 48(回车键的话)，就会切换到下一个单元格。 快速复制公式快速复制公式通过拖动“填充手柄”复制公式人人都会，但是如果复制的行太多(几百上千行的话)，操作起来并不方便。此时可以选择双击“填充手柄”完成复制。如下图所示，此时双击“填充手柄”的话，第三行，第四行都会自动使用与第二行一样的公式进行填充。用下拉列表填写用下拉列表填写 ExcelExcel 表格表格如果您从事文字处理工作，想来一定会遇到这样的情况，一些使用频率比较高的数据，总是需要重复录入，如果能将原始数据提
16、供下拉列表，以供选择那就方便多了。Excel 2003能帮您解决这个难题，只要从【数据】菜单选择【有效性】，在有效性条件栏中选择“序列”，然后在来源栏中输入原始数据，如下图所示，就解决了。ExcelExcel 使用技巧使用技巧Page 9 of 48将将 ExcelExcel 表格数据行列互换表格数据行列互换当您设计好一个表格，并填充好内容后，发现效果不是很好，要是能将行列进行互换的话显示效果会更好一些，怎么办呢？难道还要重新输入一回数据吗？有没有好的方法可以解决呢？Excel 可以帮到您，首先选择要复制进行转换的数据，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项；在【运算】选项区域中选择【无】；并选择【转置】复选框，完成后单击【确定】按钮即可。 ExcelExcel XPXP 函数实用教程精华集函数实用教程精华集Excel 是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍 Excel XP 函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及 Excel XP 的网络集成特
