数据归档的基本原则和流程

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1、数据归档的基本原则和流程（译自数据归档的基本原则和流程（译自 BC600 部分）部分）一数据归档基本原则内容：数据归档意味着什么数据归档的原因SAP ArchiveLink （在内部系统中的文件存储）和 ADK（归档文件和主数据） 的区别数据归档项目步骤建立一个项目组单元结束后，你将可以：定义数据归档列出数据归档的原因决定何时执行数据归档决定 SAP 数据归档的配置列出数据归档中什么是不可以做的描述数据归档和文件存储的异同列出一个数据归档项目的周期建立一个项目小组1）什么是数据归档数据归档指从 SAP 系统使用归档程序移走应用数据并将它们存储在一个存档文件（至少一个文件）。归档程序也是归档对象

2、的一部分。SAP 系统中业务对象的内容被分布在相互交叉的数个数据库表中。归档对象联合了几个表，这些表逻辑上被业务对象连接。（例如一个销售订单连接了表 VBAK VBUK VBPA 等）。这就保证了一个业务对象的所有信息被写到一个归档文件并且从数据库中被删除。这个应用为检索归档数据提供报告。也可以写客户特定报告和使用归档信息系统（Archive Information SystemSAP AS）检索存档。2）什么是存档开发功能包（Archive Development KitADK）它是 SAP 系统中数据归档的函数图书馆它是开发数据归档解决方案的工具集SAP 使用它创建在 SAP 模块中的 S

3、AP 标准表的归档解决方案ADK 被释放给客户，用作客户特定存档数据报告解决方案和客户特定 Y 和 Z 开头的自定义表的归档解决方案不要使用 ADK 开发程序从标准表中删除或者重载数据（数据库整合性）3）数据归档的原因 A提高响应时间或者确保良好的响应时间降低数据库管理的符合当安装一个新版本时减少停机时间减少内存消耗数据库越大，关于恢复和备份的数据库管理的负荷越大。系统或数据库升级因为更大的数据库而花费更长的时间。对终端用户的独立记录来说，巨大的系统负荷导致增长的报表和读取数据耗时。数据归档的原因 B商务和法定的需求：国家特定的数据保留需求；按照审计要求数据必须可以被读取；保持数据可被再次使用

4、的需求当删除应用数据时，必须考虑以下需求：法定需求：数据必须以随时都易取得的方式存储。例如，税务当局也许想要取得这个数据。这些需求遵从相关国家的法律。和你需要对其负责的审计一起讨论你想要使用的归档计划是很有用的。你的归档流程需要被正式核准。业务需求：只有完结了的业务流程的数据才可以被归档。归档项目有个很重要且必不可少的部分：从数据库归档一个特定对象时，先检查其他必须归档的对象是否已经预先归档。（这意味着业务对象归档有相应的先后顺序）。如果你想归档主数据，就必须设置删除标记。在其他的业务对象中，这个主数据则不能再被使用了。4）客户项目经验：A 为什么不能拖延数据归档：1.归档程序需要更多的资源。

5、2.万一出现严重错误，需要更长的恢复时间。3.维护窗口会变得不足。4.安装新软件需要更长的停机时间。5.更长的系统相应时间减少职员的生产效率。B 目标：几天之后一些归档对象就可以被使用了。客户案例：最初的形势和目标外部环境：290GB 数据库大小和 15GB 数据库增长/每月目标：降低数据库增长率，从而减少硬件花费和保持系统表现的稳定性，它包括响应时间和系统管理还有支持包和升级项目的更快的表现性。归档：19 个归档对象，覆盖范围有 FICOMMSDHR结果：大于 200GB 被归档5）数据归档什么是不可以做的A 重组 Reorganization：重组的概念来自 R/2，当数据从数据库中被移走

6、然后重载来优化数据在硬盘中的物理分布。做为这个流程的一部分，数据不再被需要，可以被归档和删除。B 备份/恢复：备份可以保护数据库在发生错误时数据不被丢失。目标是恢复在错误发生前的原始状态的数据库。备份通常通过某个特定的流程以规则的时间间隔发生。恢复是重载存储的数据。C 删除“测试数据“：只有完结了的业务流程的数据可以被归档。测试数据通常都没有这个状态。D 使用 SAP ArchiveLink 存储文档：被扫描的将到达文档，或者即将输出的文档或者 SAP 系统生成的打印列表使用 SAP ArchiveLink 被存储在外部存档文件。数据库重组和数据库备份和数据归档是无关的。SAP 推荐它们在规则

7、的时间间隔下发生。在内部存储系统存储文件和文件夹：A 典型的业务场景：文档进入系统（incoming document），创建或者影响流程。系统创建输出文档（outgoing documents）或者触发业务流程或对象或者流程（打印清单）的报告。业务对象被连接到存储的原始文档。目的是通过业务对象（R/3文档）显示存储在系统外部的文档：例如，FI 的发票可以通过 SAP ArchiveLink 连接到被归档的外部原始凭证。B 文档类型和文档类代表在外部光学存档的数据。例如：FIIINVOICE（incoming invoice without verification），类是 FAXSDOORD

8、ER(order acknowledgment)，类是 PDFGENPRILIST(print list)，类是 ALFARCHIVE(ADK archive file)，类是 REOC 使用 ADK 可以使存储在存档文件的打印清单而不需要读取存档数据。D 输入输出文档和打印清单使用 SAP 组件 SAP ArchiveLink 被默认存储。直到 4.6B 版本，ADK 文档通过 SAP ArchiveLink 也被传输到外部存储系统。4.6C 版本时，CMS（内容管理服务 Content Management Service）的 API 组件将 ADK 文档传输到外部系统。你仍将可以使用外部

9、归档系统来进行长期的 ADK 文件存储。6）ADK 和 SAP ArchiveLink/SAP CMS 之间的合作ADK 可以读写 ADK 归档文档SAP ArchiveLink 或者 SAP CMS 可以监视和控制 ADK 在内部媒介比如光存档创建的归档文档。ADK 可以在文件系统中存取归档数据，也可以使用 SAP ArchiveLink 或者 SAP CMS 存取储存在光文档的数据。事实：对于 SAP ArchiveLink 和 SAP CMS 来说，ADK 是一个用来准备存储在外部文档系统的数据的 SAP 应用程序。对于 ADK来说，SAP ArchiveLink 和 SAP CMS 几

10、个最终存储 ADK 归档文件的手段之一。7）数据存档在 SAP 中的地位A 希望数据能够避免滞留在 SAP 系统中B 一旦开始使用 SAP 系统，就应该计划数据归档。数据归档在维护 SAP 系统的性能表现的水平中扮演了重要角色。C 审计和税务检查通过后，数据归档应越早进行越好。D 数据归档需要用户部门和信息技术部门的高度合作：在跨部门的基础上，计划一个归档项目。为了在防止数据创建上获取更多信息，参看“数据阻止清单”。这在 SAPNET 上用数据归档可以获得。系统管理员的目标是使数据库越小越好，这也就是说，删除尽可能多的数据对象。用户部门的目标是在线读取尽可能多的文档，用来分析、列表、报告。数据

11、归档流程需要权衡两个目标，采取一个折中的办法同时满足两方面的需求。无论开始的早还是晚，都需要实现这个折中方案。长期目标是尝试保持数据容量恒定并且有一个主动的数据归档策略而不是反应性的。你应该和负责审计的审计员一个工作，决定哪些数据出于审计目的是不必要的。8）归档项目的周期建立项目小组分析设计和构想测试执行和上线A 分析：搜集数据库表的大小和增长率信息。第二步是识别这些表对应的归档对象。接着，检查这些数据对象是否允许被归档以及归档对象被归档后的使用需求。B 设计：埋藏在分析周期出现的需求，统一归档概念，建立一个明确的归档计划。C 测试：测试周期需要检查选择和停留时间。还需要检查归档对象的相关性。

12、测试周期结束后，用户部门需要花时间更正无法归档的文档。D 执行和上线：这一期间，不再被需要的归档对象按照之前的执行计划从数据库中移走。E 警告：在分析周期之前就应该开始将数据归档所影响的成员纳入项目组并且识别他们的任务。项目组成员必须理解内部业务流程，同时项目组应该拥有足够的资源。9）建立项目组的基本原则A 成员必须了解公司业务流程B 专家必须有足够的资源C 职责必须清晰建立项目小组 A以下成员可以参加数据归档项目组：IT 部数据库管理员和 SAP系统管理员；数据归档所影响的应用组件的负责人和用户部门；内控和审计；外部成员：外部审计、外部顾问。数据归档被理解和应用为一个部门间内部活动。依据组织

13、大小决定项目组尽可能包括所有相关的部门的代表。归档期间，简单地从数据库移走相关对象是远远不够的。更重要的是深刻理解业务环境，知道数据对象的归档次序。由于一些应用对象在交叉应用流程链里被使用，独立的应用负责人应该参与到归档项目中。建立项目小组 B项目管理：项目管理的主要任务有A 协调、监控、坚持执行计划B 对 SAP Data Archiving 有个清晰的理解C 包括广义归档概念的归档，例如光归档（optical archiving）D 确保一个同意的和同类的归档方案必须有至少一个做为主要联系人的项目协调人。如果是个国际项目，每个国家必须有至少一个协调人，同时有一个总协调人。项目协调人也扮演主

14、持人的角色。建立项目小组 CIT 部门通常对以下任务负责：A 数据库分析B 定制 ArchiveLinkC 架构和连接归档文档D 主要定制归档和 SAP 系统配置的设置。（例如 batch servertransportsnotes）E 基础设施准备（流程、磁盘空间等）F 提供编程资源（自定义表、显示程序等）G 备份策略，如果需要，重组数据库经验显示，在一个中央位置创建所有的归档文档是有意义的。和受影响的用户部门协作沟通归档时间和归档结果是很重要的。不要低估写用户特定报告的时间！建立项目小组 D应用负责人：用户部门的代表必须对模块和流程有很好的理解必须理解整个归档数据的业务内容识别数据对象可能

15、的相关性和评估归档的数量结构执行客户定制的特定应用为了对运行应用负责，对业务流程提出以下问题：有哪些流程？哪些被修改了？需要附加的检查么？有附加的相关性么？如果你无法找出应用负责人，那么用户部门必须找一个人做这些事。建立项目小组 E用户部门：从相关用户部门的观点来看，以下问题必须回答：哪些数据可以被归档；什么时候这些数据被归档；这些数据怎样被展示（打印请当或者微软办公软件等）；可以接受的存取等待时间；其他组织会使用这个被归档的数据么？每个归档项目的核心问题都是“其他部门要怎样使用这些数据”你不能低估它的复杂性。建立项目小组 F审计和内控部门：审计和内控部门的任务是从法律角度识别归档数据需求。重

16、视特定国家的规则和规章。还必须检查内部审计是否需要增加一些新需求。内部修订时还要检查归档项目的一部份：步骤描述。关于跨国公司，对于数据滞留会有不同的特定国家的规则和规章。务必考虑和遵从这些规则。步骤描述是指数据归档的主要步骤、处理故障的步骤、归档文档需要再次被显示的步骤。SAP 推荐内部审计和税务当局负责人证实和核准公司的归档策略。二数据归档流程内容：数据归档流程服务分布影响数据归档周期的因素数据归档涉及的组件ADK 进行数据归档的特征单元目标：本单元结束后，你将理解：归档流程的步骤影响归档周期的因素数据归档的关键点业务场景：公司管理层决定执行 SAP 数据归档项目组已组建好，包括系统管理员、用户部门（SDMMFI）职员和内部审计。项目组理出数据归档的步骤1） 归档流程数据归档流程分为两个阶段：创建存档文档归档程序将 R/3 数据库的归档数据写到归档文档。删除数据删除程序先从归档文档中读取数据，再从数据库删除它。第三个阶段是将归档文档移至第三方存储介质。直到 4.6C 版本，这一步在写完归档文档和删除了数据库中的归档数据后被执行