基于事项法的会计信息系统构建研究(张永雄)

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1、基于事项法的会计信息 系统构建研究张永雄(肇庆学院财经系 526061)【 摘要 】事项法会计理论的应用目标是建立基于事项法的会计信息系统(A IS)。本文分别从A IS与业务系统的整合基础、A IS的体系结构和信息处理模式三个方面对基于事项法的A IS基本架构进行分析,并在此基础上,探讨了事项法A IS的具体应用,提出 “ 事项凭证 ”的构思,分析了REA模型在 “ 事项凭证 ”设计中的应用。【 关健词 】事项法 事件驱动 事项凭证 REA模型一、引言美国乔治 索特(GeorgeH.Sorter)教授在1966年出版的 论会计基本理论 一书中提出了事项法会计(EventApproach Ac

2、counting)理论。他认为,“ 财务会计人员的任务只是提供有关事项的信息,而让使用者自己选择适用的事项信息 ” 。1969年,索特教授发表了题为 基本会计理论的事项论 的论文,对事项法会计理论作了进一步的阐述。他将传统的会计方法称为 “ 价值法 ”,这种方法的根本假设是“ 会计信息的用户的需求是已知的并能够被充分而特别地被说明,因此,可以通过会计理论推断为有用的决策模型产生最优的输入 ” 。而 “ 事项法 ”会计建立在完全不同的假设上,即 “ 会计人员可能对决策者如何使用信息一无所知,会计的目的是为不同的可能决策模型提供可能相关的经济事项信息,而不是直接为不可知或根本不可能知道的决策模型提

3、供价值输入 ” 。事项法会计认为财务会计目标在于提供与各种可能的决策模型相关的经济事项信息,与决策相关的事件的信息应尽量以其原始的形式保存;会计人员的任务只是提供有关事项的信息,而让信息使用者自己根据其决策需要加工产生所需要的适用的事项信息,并将其运用在决策模型中。事项法会计采用多种计量属性反映事项各方面的特征,多维地揭示经济事项的价值和非价值方面的信息,因而事项信息具有全面性、完整性及冗余量少的特点;提供 “ 原汁原味 ”的事项信息,让信息使用者运用决策模型进行决策,因而满足信息使用者的需要。因此,基于事项法的会计信息系统(A IS)无疑是先进的。由于过去缺乏信息技术的支撑,事项法会计一直未

4、能在A IS得到应用。随着计算机在会计中应用的深入,事项法会计日益引起人们的关注。今天,发达的信息技术为事项法会计在A IS中的应用提供了有力的支撑,事项法会计应用的目标是建立基于事项法A IS。目前,有关事项法会计的研究主要集中在事项法会计理论上,对其在A IS的具体应用涉及很少。本文对基于事项法的A IS基本架构及应用作了一些大胆探索,希望能起到抛砖引玉之用。92二、基于事项法的A IS与业务系统的整合基础事项法会计理论认为 “ 事项 ”(event)是指对一项活动(action)特征的可行观察结果。这项活动的特征,能被直接观察到,并对信息使用者具有经济含义。由于信息使用者的不同和同一个使

5、用者的角度不同。对同一个事项,会赋予不同的意义。因此,一项活动从某一个角度观察、计量,对信息使用者有某种经济含义;从另外一个角度观察、计量,又会有另一种经济含义。每一种经济含义用一个事项属性加以描述,这样,一项活动可有一个或多个计量属性。确定活动的属性并加以计量是会计的任务之一。因此,基于事项法的A IS需要收集反映经济活动各种属性的原始级、 “ 细胞 ” 级的事项信息。这无疑会产生以下现象: 1.会计人员的专业能力问题。会计人员要处理大量非会计事项,未必具备相应的专业能力。2.A IS记录的事项信息与业务系统记录的信息存在着重叠,从而造成数据冗余。笔者认为,消除上述现象的最好办法是实行A I

6、S与业务系统的整合。A IS与业务系统都是对企业的经济活动进行属性计量,但它们之所以不能整合,关键是没有找到统一的核算数据采集对象(邵建利,刘仲英, 2005) ,而反映经济活动各种属性的原始级、“ 细胞 ”级的事项信息,完全可以作为A IS与业务系统统一的核算数据采集对象,从而实现A IS与业务系统的整合。也就是说, A IS与业务系统的整合是以事项法为基础的。因此,我们要拓展事项法会计的应用范围。事项法会计的应用应由A IS拓展到业务系统,整个企业管理信息系统(M IS)以事项法会计作为设计基础。A IS与业务系统的高度集成与分工协作,会计与业务一体化的信息处理流程,是建立在事项法会计的基

7、础上的。这样的管理信息系统可以称为事项法管理信息系统。由于A IS与业务系统都以事项法会计为设计基础,它们对信息的收集、处理的方法、标准是一致的,都是收集经济业务的原始事项信息,因此A IS与其业务系统能够分工协作,分别收集企业发生的同一经济业务事项的不同方面的原始事项信息,并储存在一个共享的事项信息数据库(胡玉明,2002)。基于事项法的A IS与业务系统整合可以避免前文中提到的事项法A IS在应用中可能出现的现象,并具有以下的优点: 1.完全可以做到会计与业务的一体化信息处理, A IS与业务系统的高度集成与分工协作。2.会计部门与业务部门分工协作收集事项信息,会计人员主要处理会计事项信息

8、。因此,不存在专业能力不胜任的问题。3.A IS与业务系统分工协作收集、处理原始事项信息,所有事项信息都进入管理信息系统的联机共享事项数据库,可有效地消除管理信息系统内的数据冗余现象,降低了管理成本,满足了企业管理者的决策需要。三、 “ 事件驱动 ”替代 “ 目标驱动 ”的A IS体系结构克兰东尼(CSColantoni,1971)、立伯曼与温斯顿(AZLieber manand ABWhinston,1975)等人在20世纪70年代探讨了事项基础会计模型和计算机数据库实施方案,提出以Mass Data Base(MDB)、User2Defined Structures (UDS)、User2

9、Defined Functions (UDF)这三个数据库为基础,构建事项法A IS。MDB数据库根据事项法的定义收集、储存、编辑和修改与经济事项相关的数据与资料; UDS数据库是指用户定义的数据结构; UDF数据库包含着一定的管理方法、数学模式、各种确认原则、计量属性、财务分析模型、预测决策模型。克兰东尼等人的理论受当时技术条件限制,并没有付诸实践,但对今天我们构建基于事项法的A IS却有很大的启发。笔者认为,基于事项法的A IS应采用 “ 事件驱动 ”的体系结构替代传统A IS的 “ 目标驱动 ”体系结构。 “ 事件驱动 ”是指当某一特定事件要求代码进入工作时,程序指令开始执行。平时对源数

10、据信息不进行进一步的顺序性加工处理,当决策者需要某项专用信息时,只要驱动相关专用信息代码处03理。在 “ 事件驱动 ”方式下,可以把信息使用者需要的信息按使用动机不同划分为若干事件,为某一事件设计相应的 “ 过程程序 ”模型,当决策者需要某种信息时,根据不同事件驱动相应 “ 过程 ”处理程序,从而得到相应的信息。而传统A IS的 “ 目标驱动 ”则是这样的过程:当企业数据被要求加工成什么形式,企业数据就以该种形式进行收集、存贮和使用。 “ 事件驱动 ”的体系结构与传统的 “ 目标驱动 ”体系结构相比,具有以下的优点:(一)可避免因对数据进行的大量汇总而丢失信息的细节传统的 “ 目标驱动 ”体系

11、结构A IS为了向外提供报表信息、报告收益结果,需要对会计数据进行大量的汇总与合计。而在 “ 事件驱动 ”的体系结构的A IS环境下,数据按业务事项记录存储,降低了数据的汇总与合计,可避免由于大量汇总而丢失信息的细节。显然,对某些业务事项进行加工、汇总而得到的结果,其信息的真实性充分性会比汇总前的个别信息要差得多(刘萍, 2003)。(二)具有的更强的信息输出灵活性以及对报表输出的强大支持“ 事件驱动 ”的体系结构具有传统 “ 目标驱动 ”体系结构所不具有的灵活性以及对报表输出的强大支持(杨周南, 2001)。为了说明这一点,我们可比较采购存货业务在事件驱动系统和在传统系统下的不同的信息处理。

12、当采购存货的业务发生时,传统的系统需要做凭证记录:借记存货采购,货记应付账款;支付款项时,借记应付账款,货记现金。随后,传统的系统还需要对凭证记录进行分类、汇总,并记录入相关的账簿。最后,这些账簿记录将产生财务报告。而事件驱动的系统是通过一系列的事件数据实体表对业务数据进行记录,采购业务部分实体表举例如下(图1) :存货采购买价表存货采购费用表现金支付表。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。5/1123 000。 。 。6/1150010/1110 000。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。

13、。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。图1 采购业务部分事件数据实体表“ 事件驱动 ”的A IS并不使用账簿作为记录业务数据的工具,账簿可以作为事件驱动系统的逻辑输出视图。在上例中,系统可以通过提取 “ 存货采购买价表 ”和 “ 存货采购费用表 ”中的数据形成 “ 存货 ”总账和明细账;可以通过比较 “ 存货采购买价表 ”“ 存货采购费用表 ”与 “ 现金支付表 ”中的数据,形成 “ 应付账款 ”明细账。同样,系统也可以从事件数据实体表中提取数据形成相关的报表。因此,在事件驱动的系统中,信息用户可以通过相应的 “ 过程程序 ”模型,从事件数据实体表中提取相关数据,输出各种满足决策需

14、要的报表。“ 事件驱动 ”的A IS系统可以灵活地适应不同的会计方法、会计原则的核算要求,方便地输出不同的会计方法、会计原则下的会计信息,而不象传统的系统需要做多套账。在上例中,只需适当地改变查询参数,即可从事件数据实体表中获取权责发生制下存货成本信息(23 500)和收付实现制下的存货成本信息(10 000)。基于事项法的A IS需要记录经济业务的原始事项信息,并向信息使用者提供各种符合决策需求的信息,这与 “ 事件驱动 ”体系的主张是一致的:即不希望因为汇总而丢失信息的细节,对会计数据不作武断的分类和分配,尽可能按最底层记录数据,数据尽可能保留所有有用的属性(邵建利,刘仲英,2005)。所

15、以,基于事项法的A IS十分适合采用 “ 事件驱动 ”的体系结构。并且,只有使用 “ 事件驱动 ”的体系结构,才能更好地完成A IS的目标。13四、实时的信息处理模式实时的信息处理是指信息的实时采集、处理、存储和传输,这一点在电子商务蓬勃发展的今天显得尤为重要。电子数据交换技术(ED I)将商业信息以标准格式在不同商务组织的计算机系统间进行自动化数据传递,将贸易的定货、生产、运输、销售和结算各个环节有机地联系起来,完成运输、银行、税务等部门在内的全部业务过程的数字化、自动化。这为A IS实现信息的实时采集、处理、存储和传输提供了物质条件和技术基础。信息的实时处理,将大幅度提高会计信息的及时性和

16、相关性,也使会计人员能够直接关注实际业务过程,从而有助于通过事前预防来控制业务处理风险。基于事项法的A IS是面向业务过程的信息系统,业务处理规则将被嵌入到系统内,因此更需要采用实时信息处理模式。笔者认为当前最理想的实时信息处理模式是业务与信息的集成处理,因此基于事项法的A IS应采用业务与信息的集成处理的实时信息处理模式。业务与信息的集成处理是指系统在处理业务的时候,同时进行信息的采集、处理和存储(杨周南, 2001)。如何在系统内实现业务处理与信息处理的集成是系统设计的难题。笔者认为业务与信息的集成处理的难点在于触发信息处理的触发点的确定,触发点的确定在于业务过程的合理划分。而业务过程的划分需要考虑企业经营业务、机构、计划、内部控制、成本效益等因素,是一项系统的工程。以采购存货业务过程为例,可以划分为订货、验收、支付三个业务过程,这三个业务过程都作为信息处理的触发点。当订货或验收或支付业务发生时,即触发相关信息的采集、处理、存储和传输。对企业的业务过程分析,最好能与企业业务流程重组(BPR)相结合。BPR