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1、秘书之友!“#年第 #! 期论秘书对领导意图的领会与传达!赵映诚理论探讨秘书是辅助领导进行工作的，因此必须按照领导的意图办事。那么，什么是领导意图？秘书人员该如何领会领导意图？笔者认为，领导意图是对领导者为实现其工作目标、完成其职责任 务 而 形 成 的 工 作 意见、 思想意图等内容的统称。要正确领会领导意图， 就必须把握以下四点：一是领导意图是领导者为实现工作目标而形成的想法和意见；二是领导意图是诸意见中的核心内容；三是领导意图是为完成领导职责内的工作而形成的思想意见；四是领导意图的表现方式既可以是书面的，也可以是口头的， 有时也隐含在领导的片言只语中，秘书人员必须认真领悟。秘书必须正确领
2、会领导意图，这是由秘书工作的性质所决定的。秘书要有效地辅助领导工作， 就必须认真领会领导的意图， 按照领导的意图来办事，特别是在领导授权以后代表领导处理有关问题和工作事项时，就更要准确地把握领导对有关问题的处理意见。一、 领会领导意图的原则、 方法和技巧秘书如何领会领导意图，这需要掌握一些原则，同时要掌握领会领导意图的一些具体方法和技巧。方法技巧具有灵活性， 秘书人员可以根据工作实际以及服务对象的特点，恰当地选择运用。（ 一） 领会领导意图的原则 !“尊重领导的原则。 秘书人员只有尊重领导， 才能取得领导的信任； 也只有取得领导的信任， 秘书才会获得更详细、 更清楚的领导意图。虽然领导个体在知
3、识结构、 专业水平、 工作方法等方面存在差异， 但只要秘书尊重领导， 取得领导的信任， 就可以得到更多的与不同的领导交流的机会， 从而更好地领会领导意图。 #“全面掌握信息的原则。信息是开展辅助工作的基础。一方面， 掌握较为全面的信息，如群众意见等，有助于秘书人员为领导提供有效的参谋服务，为领导意图的形成打下基础； 另一方面， 掌握较为全面的信息， 如上级精神等， 有利于秘书准确理解领导意图， 并对领导意图的形成和目的产生深刻的认识，这样在执行领导意图时就能找准切入点， 收到事半功倍之效。 $“通观全局的原则。通观全局， 就是说秘书要站在全局的高度领会领导意图。 只有站在全局的高度， 设身处地
4、地从领导的视角去观察思考问题， 才能自觉地、 准确地领会领导意图。 %“了解与理解领导的原则。领导都有各自的性格特点、 思维方式、 工作方法、 处事习惯等。秘书了解领导， 特别是掌握领导在长期工作中所形成的思维方式和工作方式，有助于秘书准确、 系统地领会领导意图。如秘书掌握了领导以往处理类似问题的模式，就会对领会领导新的意图提供借鉴。 &“虚心请示和耐心学习的原则。当秘书对领导意图未完全理解时， 应耐心请示。这样做有时可能会受到一些批评或责备，但反过来也会促使领导在以后下达指示时注意改进方式、 方法。耐心请示， 明了意图， 就会避免在执行领导指示的过程中出现偏差。!秘书之友!“#年第 #! 期
5、领导工作的复杂性以及涉及面的广泛性， 会给秘书领会领导意图带来一定的困难。因此， 秘书一定要加强学习， 不断氵及取有益的知识， 拓宽自己的工作视野， 提高业务水平，这样才能更好地领会领导意图。（ 二） 领会领导意图的方法和技巧 !“接受领导指示秘书经常要接受领导的指示，接受指示应遵循下列步骤和方法：第一， 领导传唤时要马上应答， 快速趋前并随手携带备忘录。第二， 领导下达指示时要认真听记， 不要中途打断，若有疑问可待领导指示完毕后再提出。第三， 作好笔录。应一面听一面记， 记录时要特别注意以下七个方面的指示内容： 工作内容， 工作期限， 如何着手， 由谁执行， 涉及对象， 工作目的， 花费如何
6、。第四， 复述。听完领导的指示， 最好复述一下要点， 经领导确认无误后方可执行。第五， 若秘书有不同意见和疑问， 在复述完毕后提出， 并仔细聆听领导的解释。若领导指示不能立刻付诸实施， 应说明困难所在， 请领导考虑是否延缓执行或取消执行，切不可唯唯诺诺， 明知无法执行而不提出。另外， 对非直属领导的指示， 如其内容属于秘书事务可遵照执行，如果超出秘书工作范围， 应请示直属领导后定夺。 #“主动请办领会领导意图不是被动地接受指示， 不是推一推、 动一动， 有许多工作事项需要秘书人员主动请示办理。请办应注意以下三个方面的问题：第一， 精心准备， 提出合理建议。请办前一定要搞清请办事项的来龙去脉，并
7、考虑目的是否明确、 合理。在吃透情况的基础上， 要为领导考虑好指示或批办的建议。批办的建议应具有科学性、 可行性、 适用性。第二， 讲究方法， 选择适当的形式。请办的形式大致有四种： 一是口头请办。即面见领导， 口述情况， 听取指示。口头请办直接、 迅速， 并可当面进行交流， 能使问题尽快得到处理。一般临时性的、 领导可以马上答复的具体工作事项，可采取此种形式。而在有些情况下， 应慎用此种形式。如领导工作繁忙时， 需要向多位领导请示的事项，需要留下文字依据的事项， 涉及面广或比较复杂的事项等。二是用“ 请示卡” 请办。即将“ 请示卡” 面送领导，立等批示。这种形式同样具有直接、 快速的优点。
8、使用“ 请示卡” 请办， 内容要精要、 准确。 三是电话请办。电话请办多用于一些简单而又要求快速办理的工作事项。电话请办时， 秘书人员要注意做好电话记录。 四是文书请办。 即正式行文， 按级呈送， 等候批复。文书请办准确度高、 依据性强、 效果好， 但手续繁杂， 待批时间较长， 一般适用于重大工作事项。第三， 提高请办艺术， 优化请办效果。请办时，秘书人员应注意选择好时机，合理陈述， 并事先准备好有关资料。向习惯于含糊表态的领导请办时， 秘书人员要细心领会， 善于归纳， 必要时可请领导明确指示。但秘书人员切不可固执己见， 反复陈述， 更不可提出不适当的理由强求领导表态。秘书人员还要注意认真、
9、耐心听取领导的意见， 不可急躁慌张，要以缓应急， 避免出错。 $“及时报告秘书及时向领导报告工作，听取领导的指示， 也是领会领导意图的重要途径。秘书人员在执行领导的指示、决定过程中或处理完工作事项后， 应适时向领导报告。一般而言，秘书报告工作应选择如下时机： 一是在落实领导指示后立刻提出， 对办理结果不很理想的， 更要及时报告。二是在工作进行当中， 对有必要提出报告的要及时报告，如对领导特别交待办理的事项或工作中途发生困难而突然有转机时，都应随时向领导报告。如果等到领导查问“ 那件事办得怎样” 时再慌忙去报告， 就已错失良机。当秘书希望立刻报告而领导却正忙碌时， 秘书应以重点式的报告取代综合报
10、告， 并请领导尽快安排时间。当领导忙碌时， 希望秘书的报告得体、 简洁， 所以最好先报告结论，!秘书之友!“#年第 #! 期后述细节。报告中要将秘书个人的意见或推测与事实分开， 以免引起误会。总之， 报告应简洁、 得体、 抓住重点、 清楚明了， 不可繁冗啰嗦。报告完毕， 要耐心认真地听取领导的评价或指示意见。二、 秘书对领导指示、 决定的传达领导指示、 决定是领导意图的表现方式。秘书人员在领会领导意图之后，工作重点就转入到怎样去实现领导意图的过程之中。领导意图的实现有的需要秘书人员自行完成，有的必须依靠下级部门和其他有关人员去完成。下级部门和其他有关人员获取领导指示、决定的重要方式之一就是听取
11、秘书对领导指示、 决定的传达。秘书在传达领导指示、 决定的过程中， 应遵循以下四条原则：第一， 真实再现的原则。秘书的职责和任务要求秘书必须严格按照领导意图办事， 因此在传达领导指示和决定的时候，应原原本本地、 全面客观地传达， 决不可断章取义和添油加醋， 超越秘书人员的职权发号施令。第二， 及时有效的原则。领导的指示、 决定需要秘书迅速传达下去，特别是那些时效性非常强的工作指示， 如果不能及时传达， 就会造成严重的后果。面对领导众多的指示和决定， 秘书要仔细研究其内在联系， 分清轻重缓急， 逐一传达下去， 避免顾此失彼。第三， 适当拓展的原则。适当拓展指的是秘书人员在领会领导意图， 传达领导
12、指示、 决定时， 在保持领导意图真实再现的前提下， 可根据自己掌握的工作信息，按照领导的思路给传达对象提出一些有价值的参考意见， 帮助传达对象全面落实领导的指示、 决定。但秘书人员切不可居高临下，以自己的意图代替领导意图或曲解领导意图，也不可超越秘书人员的职权来发号施令。第四， 务实可行的原则。领导的指示、 决定大多是经过反复思考后提出的决策性意见， 所以一般是可行的， 但也不能排除有失误的可能，对其中的失误秘书人员应及时提请领导注意， 待领导再行决断后方可传达下去。如果不加考虑地去传达有失误的决策意见，不但会使工作开展受阻，还会使领导人威信受损， 这也是秘书人员辅佐不到位的表现。秘书对领导指
13、示、决定传达的方式多种多样， 归纳起来主要是两种类型， 即口头传达和书面传达。口头传达是通过秘书人员和传达对象双方面对面进行的。它的特点是灵活、迅速、 简便易行。但口头传达容易造成传达对象对领导指示、决定的遗忘，事后也无据可查。口头传达一般具有单向性的特点， 秘书应紧紧围绕领导意图认真做好传达前的各项准备工作， 如语言组织， 时间、 地点的选择等， 同时要注意传达的方法和技巧。书面传达是通过秘书人员和传达对象双方的写和读的行为来进行的。 它的优点是保存的时间较长，有利于仔细研读和存档备案； 缺点是不够灵活， 信息反馈相对较慢， 有可能因篇幅有限表达不够充分， 不利于传达对象的理解。书面传达的形
14、式可以是文件、 信函、 传真、电子邮件等。 书面传达的关键在于撰写的文件要能切实反映领导意图。文件内容形成后， 秘书人员要尽可能地让领导过目签发， 以避免传达内容的失真， 保证领导意图的准确性。秘书在传达领导指示、 决定的过程中， 还应注意以下几个问题：第一， 在参谋和辅助决策过程中， 秘书人员可能会事先了解到领导意图或先期知晓领导指示或决策意见，这时切不可擅自传达下去， 因为领导有可能改变或调整其内容。第二，领导对重要指示和决定往往会自行传达，所以秘书人员在没有接受领导的传达任务前， 不能超越职权进行传达。第三， 无论采取何种方式进行传达， 秘书在没有被明确告知时，均应认真选择传达对象， 因为传达对象选择是否正确， 是传达成功与否的重要因素。第四， 传达任务完成后， 秘书应及时向领导反馈传达情况， 如向领导告知工作进度， 反馈收集到的有关信息等，以利于领导工作的开展。（ 作者单位湖北江汉大学秘书学系）!
