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1、1英国档案事业发展的新趋势摘要:作为新世纪资产阶级档案工作改革的先锋,英国档案工作改革不仅促使了英国档案事业的新发展,而且还使档案工作上升为国家的一项独立事业。本文通过对英国档案事业发展趋势的探究,以期对我国档案事业的发展起到借鉴意义。 关键词:档案事业新趋势英国 从世界近代档案事业发展历程上看,英国档案事业的发展相对滞后。在近代,英国在法国档案工作改革的影响下只做了两件事:一是颁布了第一步档案法(1838 年),二是成立了两个档案馆,其中一个是中央级综合性公共档案馆,一个是部署专门档案馆。而进入新世纪后,英国档案工作改革成就令世人瞩目,档案事业的发展形成了自身的特色,主要包括以下几个方面:
2、一、公共休闲及信息服务理念 “档案在休闲社会中的作用”作为第 14 届国际档案大会的主题,无疑将档案的休闲利用提升了一个新高度。正如英国著名档案学家迈克尔库克所指出的:“整个社会应该把档案馆看作是它的一个文化机构,即使是贴上文化娱乐、 消遣的标签也无可厚非。档案馆应该像图书馆、博物馆等文化休闲场所一样,只要人们愿意,闲来无事时,就可以去这些由社会建立起来的机构,按照个人兴趣进行活动。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。他们把休闲看作是完善个人修养和体现自我价值,人们自由地凭自己的意思和想法,在平和与宁静中得到身体和精神上的欢娱和享受,从而达到人的物质生活和精神生活的和谐统一。英国公共档案馆,简称
3、PRO(The Public Record office),在如何把握公众的需求、切中公众的兴趣点,改变传2统档案馆作为 “冷衙门”、 “深宅大院“的形象上下足了功夫。在伦敦西部的丘园(Kew)新馆公众可以联机浏览从 1086 年英王威廉一世颁布的英国全国土地、财产、牲畜和农民调查清册末日裁判书到近年来英国政府部门开放利用的所有政务信息,享受快速、专业的信息服务又称为开发服务,这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。英国档案学者迈克尔库克曾鲜明地指出之所以称信息服务为开发服务是因为这种服务是由档案馆主动直接将馆藏信息开发出来,报道给各种利用者,而不是
4、单纯地提供档案原件或其复制件。在馆内,人们可以惊奇地发现与国内传统档案馆性质完全不同的另一番景象:小孩正兴致浓浓得看着虚拟的档案展览,年轻人在馆内上网、购书、喝咖啡,父母在浏览最新政务信息、查阅所需档案原件,老人在翻阅报纸和陈旧的照片,眼里饱含着幸福的泪水。此外,为了吸引更多公众的兴趣,英国国家档案馆还利用面具、鬼脸和声、光、电等高新技术手段。公众到档案馆可以不带有任何目的,完全凭自己的兴趣,任意浏览、参观、阅览、购书和上网。对于英国的休闲服务理念着实令人惊叹。 二、国家数字化档案中心(NODA)的建立 在人们的传统意识中,档案馆的功能可用获取、存储和使用这三个词来概括。随着科学技术的不断进步
5、,尤其是数字和网络技术的不断开发,档案馆的职能也在发生日新月异的变化。信息技术使得档案馆完成其传统的历史使命并向数字化、信息化、网络化迈进。而档案的数字化及维护正是新形势下档案界亟待解决的新课题。所谓档案的数字化是指由公共资助的研究部门或政府机构产生的,以电子格式存在,能为公众利用的文本、数据或文档。具体包括:光盘上的数据汇编、电子数据库、英特网上可提供利用的文献,以及以数字化格式存在的声音记录、静止或运3动的画面等等。从当前的形势上看,由于缺乏妥善安排与保管,数字化档案的保护问题日益严峻,许多存在潜在价值的数字化档案正在消失,以末日审判书为例。英国广播公司 BBC 在 1986 年刻录末日审
6、判书时遇到一些难题,由于技术的发展,当时采用的 LV-ROM 存储技术已被 CD-ROM 和 DVD 技术所取代,大部分LV-ROM 存储格式的光盘由此变得无法识别,因此如何制定一个相互协调一致的数字化档案工作以避免国家记忆出现空白已刻不容缓。但由于数字化档案的载体形式(包括文本、数据、文档等)、来源部门(包括商业出版部门、学术团体和政府各部门机构等)以及侧重点(如盈利、传播研究成果、保护国家智力资源等)的多样性,因此他们不可能执行同样的档案政策。要想系统制定数字化档案政策,就必须建立一个被授予管理权限的协调机构国家数字化档案中心(简称 NODA)。这样的协调机构目的就在于在公共领域内协调数字
7、化档案工作,同时也为各类档案工作者提供表达自己观点和见解的专业论坛。此外,为了使国家数字化档案中心的数字化档案都能被更加有效的鉴定和管理,马修斯等人认为采取强制划一的措施来永久保存数字化档案是不大可行的,而实际上一些档案材料也保持着原始形式,以便日后档案工作人员对档案的形成有更好的了解和把握。当然他们并不排除某些情况下采用改建后的形式来保管档案,因为这样能保证数字化档案的可读性。另外,英国政府也表现出对数字档案保护及利用的足够重视,支持和配合英国国家档案馆与世界各国档案同行的合作。如 1999 年 10 月,在布鲁塞尔召开的第二届欧共体国家电子文件与电子工作论坛中,与会的国家(如英国、美国、荷
8、兰、奥地利、德国、法国、意大利等)分享档案数字化保护的各种经验,总结了欧洲国家在建立数字化档案馆方面的科研进展及其经验,最终将研究成果更好地服务于整个社会,成为该领域建设的最佳实践指南中的英国政府发挥着不可磨灭的作用。 4三、公共档案馆网站(PRO)建设 随着世界各国档案学者对档案服务与互联网络关系认识的深入,现代通信技术、计算机技术以及网络技术的迅猛发展,当前档案馆普遍开辟出新的服务方式网络服务,用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站提供的各类信息。以英国公共档案馆为例。英国公共档案馆网站(PRO)建设可以追溯到 1998 年,英国国家档案委员会在名为英国档案馆的发展道路的报告中提出了由英
9、国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站,提供了英联合王国档案目录并链接到其所属网站的网络档案馆计划。其中,英格兰档案网站与苏格兰。威尔士及高级系统等档案自网络共同构成了全英联合王国的一体化网络体系。通过该一体化网络体系可将档案目录展示给用户。其后,由于历史原因,英国各公共档案馆保存了不少具有世界意义的档案,这就决定了英国公共档案馆网站的利用对象与服务对象的多元化。以提供公共档案馆与家谱文件中心的具体时政新闻、工作任务和发展计划为中心的公共档案馆网站(简称 PRO 网站)的普遍建立。PRO 网站不仅为国内外利用者提供了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息,还为研究家族历史、电子文
10、件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等提供了详实的档案材料。用户可以通过电话、信函或电子邮件等方式向档案馆查询所需档案,档案馆均将予以认真回复。2001 年底,公共档案馆网站 PRO 还推出了完整的公共档案在线目录检索,档案利用者可以足不出户,就能获取跨省市、地区甚至国家的档案信息。这些都将有利于档案意识与社会的融合。此外,PRO 还为下一代公共网络的发展提出了一系列详细行动。他们承诺凭借公共网站服务平台将为数字化普遍服务、基于数字网络的广泛链接制定计划,并特别指出:“政府应当帮助社区宽带网络总体规划5建议的实施,将所有本地和社区网络与公共档案馆相连,为他们提供技术和咨询支持,进一步采取措施来
11、促进网络的共享、光谱或载波共享,形成更大的覆盖范围兑现宽带普遍服务的提议”。另外英国公共档案馆还开展了跨国界的合作,他们认为“档案馆”是为档案和文件管理职业设置的,所有的公共档案馆在文化服务与利用宗旨上具有一致性。所以 PRO 网站提供了全世界成千上万档案馆网址链接,提出并资助了以瑞典国家档案馆网站为总网管的欧盟档案一体化网络(简称 EUAN),为欧洲现代信息事业的发展做出了应有的贡献。 四、电子政务的广泛推行 2003 年 12 月 9 日到 13 日在瑞士日内瓦召开世界信息社会峰会上,国际档案理事会(ICA)向与会代表呼吁要保护信息社会记忆,充分运用信息技术促进行政管理的透明度。由于英国政
12、府力图使本国在信息社会中走在世界前列,所以电子政务建设目前在英国进展很快,政府无纸化办公已基本实现。在电子政务建设方面,英国政府的主要指导思想是建立以公众为中心的政府,在电子政务建设过程中,加强跨部门的合作,提高政府的工作效率、改进服务方式。2000 年 3 月 30 日,英国召开信息时代特别内阁会议,首相托尼。布莱尔(Tony Blair)把英国全面开通“电子政府“的时间从原计划 2008 年提前到 2005 年,并承诺 2005 年前政府机构的全部服务项目都将在线提供,所有公众与企业都能从“电子政府”获得所需的各种公共服务。从“电子政府”计划具体的实施上看,英国公共档案馆及皇家历史手稿委员
13、会在政务文件电子化计划中发挥了重要作用,所以英国政府于 2003 年 4 月 2 日在这两个机构的基础上组建了一个新的档案管理机构国家档案馆即丘园新馆(Kew),使之成为电子政务网络建设及数字化建设的“领头羊”。为了更好满足公共对“电子政务”信息的利用需求,英国政府从 2005 年开始实施信息自由法这一法令确立了6英国国家档案馆为政府提供电子文件管理和保护的咨询服务的权能,从而有利于中央和地方政府提高工作效率,更好的保护公民的知情权以及政务信息的透明化。正基于此,2006 年 11 月,英国国家档案馆凭借着“国家的档案馆全球搜索”、 “国家档案馆的数字化项目”、 “国家档案馆的学习网站”三项服
14、务一举获得了 2006 年国家电子政府奖的最终提名,成为当今英国最受欢迎的五大政府网站之一。此外,2008 年12 月 13 日 ,英国国家档案馆发布了令世人瞩目的时事新闻:“公布 1915 年到 1977年的内阁文件,并建立了一个开创性的内阁政务公开网站”。该网站主要涵盖英国政府在 20 世纪的相关政府文件,展示了政府是如何应付 20 世纪所发生的从全国总罢工到两次世界大战再到国家福利体系的建立中的真实内幕。该项目是通过JISC 数字化项目建立的,可以在线获得超过 50 万页的内阁会议记录和备忘录文档。这些在线资源能够用于用户的教学、学习、研究,并在可能的情况下开放给更广大的市民。表明英国在
15、广泛推行电子政府上下定了决心。 五、档案法制化建设 英国是一个最典型的采用分散式档案管理事业体制国家。所谓的“分散式”是指国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作,中央和地方的档案工作实行分权管理,各司其职。这就意味着英国的档案事业缺少了作为全国档案事业指挥中心、依法定职权对全国档案事业进行组织化、有序化的管理、监督和指导的档案行政管理机关。英国政府为了弥补分散式档案管理体制的不足,特别重视档案法制建设,强调全国档案工作必须依法行事。英国自 1838 年颁布了第一部公共档案法以来执行了 120 年后于 1958 年重新颁布,1967 年以来都有不断的修订。自20 世纪 70 年代官方信
16、息公开法案出台到 2000 年 11 月 30 日信息公开法颁7布,再到 2005 年英国政府开始实施的信息自由法,以及其他有关法律,如公司法、 合同法等,无不涉及到对档案馆中的档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作都必须依法行事的规定。此外,英国各级档案机构、地方各级政府都可以就工作需要制定相应的规章制度,如公共文件办公室曾对档案接收工作作出明确规定:“凡档案在形成单位保管满 30 年,必须移交给公共文件办公室保管,并向社会无偿提供利用,达到资源共享”。另外,英国档案工作部门严格执法加强对档案移交部门的指导监督,如规定对于形成单位应当移交的档案,需要继续保管使用的,必须在报告中申明理由并经过有关部门批准后方可延期使用。档案工作部门有权对档案移交部门管理利用中的不当行为责令其限期改正等。另外,1947 年成立英国档案工作者协会在档案法制建设上也发挥着举足轻重的作用。由于英国档案工作者协会会员来自于全国各级、各类档案机构或专业团体。协会通过定期召开档案工作专业会议和出版专业刊物,来
