论Excel在财务管理中的应用

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1、论论 ExcelExcel 在财务管理中的应用在财务管理中的应用摘要摘要Excel 是 Office 系列办公软件中一款功能强大的电子表格处理软件，其界 面友好，操作简单和强大的数据处理和数据分析功能，它即可单独运行，也可 与 OFFICE 的其他组件相互调用数据，进行数据交换。Excel 可用于企业的各 种财务报表处理以及财务上的管理，科学分析计算，并能用图表显示数据之间 的关系和对数据进行组织。会计人员只需深刻地理解决策的目标及相应的各种 限制条件，便可避开建立复杂的数学模型这道难关，轻松解决管理决策中的大 多数最优化问题.本文结合工业企业产财务管理系统的特点，介绍 Excel 在报表 管

2、理、成本管两个方面的应用，希望能起到“抛砖引玉”的作用，使更多的会计 人员能够深入了解和掌握 Excel 软件的强大功能，并能从其对财务管理决策的 服务中获取更大的收益。前言在知识经济时代，信息瞬息万变，谁能够迅速地获取更多有价值的信息并做 出及时、正确的反应，谁就能在竞争中抢得主动权。由于信息流已成为企业最 重要的一条生命线，因此企业必须注重改善其经营管理尤其是财务管理，加快 企业信息化的进程，构建一条能迅速感知自身所处的环境、察觉竞争者的挑战 和客户需求的信息流。如何适应新时代、新环境发展的需要，使用符合企业特 点的财务软件系统，成为企业界与财务软件行业共同关心的问题。决定现代企业财务管理

3、成败的一个重要环节就是财务信息系统的建设，而 财务信息系统建设的关键在于财务应用软件系统的实施。许多中小企业可能想 推行财务管理电算化，但又没有能力投入太多的资金，这时寻找软件功能与结 构相对简单，适用性良好的通用财务软件就成为中小型企业实施财务电算化的 关键。Excel 作为通用电子表格软件，具有强大的数据处理功能，用户可以采 用多种途径获取各种数据库的信息，这种数据源的多样性增强了使用的便利， 扩大了它在财务管理工作中的使用面；同时，它独具特色的数据分析系统、财 务函数分析系统、图表分析系统更为企业的财务管理提供了最直观、最便捷的 工具，可以有效地利用企业核算数据和外部数据，高效、准确地帮

4、助财务管理 人员进行预测和决策。因此 Excel 成为世界财经管理人员公认的卓越的信息分 析和信息处理工具。 一、EXCE12000 在财务管理中的几个运用（一）常规报表的编制编制报表是会计工作中最为常见而繁重的手工劳动，具有种类繁杂，编制 工作量大，容易出错等特点。编制报表是 EXCE12000 最常用的功能，XLS 格 式的报表具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容 易、数据保护严密等特点。在此，笔者以编制资产负债表为例，简要说明 XLS 格式报表的编制和维护。1.工作表命名建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏， 输入报表的名称或简称。如上述报表输入“月

5、份资产负债表”即可。2.页面设置根据报表篇幅的大小，设置页面。从文件菜单里页面设置选择 纸张的类型如 420594 毫米，其他项目取默认值即可。3.填制报表的文字内容根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小、 设置单元格式、合并单元格等方法，初步编制报表，尔后对需体现实格的报表 范围划格即可。4.设置报表数据的函数关系，依据实际需要，设置报表中各种函数关系。 选择需电脑自动运算函数关系的，输入“函数关系”即可。如是累加，可使用 快捷方式。对相同函数关系的单元格可以复制函数。如资产负债表中，流动资 金上期合计栏，可选择相关单元格后，输入“”号分别点击相关函数的单元格， 根据需要输入函数关系的符

6、号即可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该 单元格的函数关系复制到年末数。至此，表格的空白表即编制完成。5.填制报表数据，根据实际情况，在对应的单元格里，分别填制相关数据； 在电脑自动产生数据的单元格，不可填制数据。编制报表至此全部完成。对于 数据简单的报表，用上述办法，直接填制即可，它适用于编制种类简单的报表。 但对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。 具体办法为：先打开需编制报表的空白表如资产负债表，用 EXCE12000 程序 打开数据来源报表如会计月报表中相关月份的 DBF 格式文件并删除无关数据和 无关行列后，将其用转移复制的方式移至与需要编制报表同一

7、个工作簿里，通 过在两张报表之间，设置相关单元格的相关函数关系，直接编制报表。这种编 制报表的好处在于简便、准确，适用于常规报表的编制。6.数据保护，对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体 办法是选择工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。编制 XLS 格式工作表应注意以下几点：相同格式或内容的单元格尽量用复制的方法；鼠 标的右键是快捷键，很多常规操作都可以用它来执行；变换数据格式和复制数 据时，要注意格式的规范，对于不规范格式，可在几张空白表中移动整理；多 运用菜单栏和工具栏的工具，常会得到意想不到的结果。它的技巧在于函数关 系的科学设置和格式的规范整理。（二）内部监

8、管的运用 内部监管是会计工作的重要环节，是确保账务安全的重要手段。对需逐笔 核对的报表数据进行监管是件繁重的手工劳动，而且容易造成遗漏和差错，影 响监管的质量。EXCE12000 强大的运算功能可以解决这一矛盾。通过对不同 来源的数据通过运算将相同内容的不同数据进行比较、核对从中发现存在的问 题。现以编制贷款利息核对表为例加以说明。在日常监管中，核对利息是一项繁杂的常规工作，既要逐笔计算利息又要 逐笔钩对，工作量大，容易出错。而用 XLS 格式工作表，可以解决这一问题。 先从 UNIX 前台数据库里用“DOSCP”命令提取结息日利息清单和存、贷余额表 的文本文件用 WORD 程序转换成 DOC

9、 格式文件并对页面进行设置如余额表选 择 420594，使其便于提取有用的数据；对无用的内容包括行、列进行删除， 有序地保留有用的内容如余额表中的账户、户名、利率、积数等，利息清单中 的账号、积数、利息等；用“ALT”组合键提取相关内容数据复制到 XLS 格式的 工作表中，对不同来源的相同内容的数据设置比较关系式如相减，直接进行比 较，并及时比较结果，分析存在的差异，发现问题，解决问题。运用相同的办 法，可编制“存、贷款利息分析表”。转贴于 中国论文下载中心 http:/需要注意 的是：数据的来源尽量原始，以保证数据的准确性；不同数据的比较，要注意数据内容的同一性；大量数据的转换由于电脑运行速

10、度的原因，需要时间等待， 若电脑运行速度不够，可分步转移复制数据；用 XLS 格式打不开的其他格式数 据，可用 WORD 的 DOC 格式打开并整理后再复制到 XLS 格式的表格里，或 用 EXCE1 的其他编码打开并整理成规范的 XLS 格式的表格。编制此类报表的技巧在于不同类型数据之间的转化和移动复制和复合键 ALT 的运用。大量数据的手工输入工作效率低，易出错，通过数据的转化可以 大量输入数据，而且不易出错。（三）管理的运用 会计日常管理工作的特点是繁而杂。有很多临时性而且无规则的表格需要 编制，容易出现资料保管不全，工作深度和广度不够等问题。运用 EXCE1，可 以系统地、有序地、详尽

11、地开展工作，而且具有资料实现无纸化，易于保存， 工作效率高等优点。现以运用 EXCE1 数据库的排序、数据筛选和查找等功能， 编制“存款账户信息表”、“大户存款情况表”、“贷款到期情况表”为例，简要说明。传统的存款账户资料主要是指“开销户登记簿”，其存在的问题是资料收集 不全，难以动态反映等，而存款账户信息表可以根据需要将账号、户名、存款 利率、开销户时间、账号性质、登记表号码等相关信息给予纳入，较全面地采 集账户的信息；可以按月或季编制，动态反映；实现无纸化，资料易于查询和 保存。具体做法是：首先是要新建 EXCE12000 文件后，根据需要设置纵向项 目，参照前面介绍的做法，从前台数据库里

12、整理提取存款账号、户名、开销户 日期、利率、余额等内容，用转移复制的方法，移至新工作表内，对账号性质、 人行登记号码等相关信息用直接填写的方法填制，编制存款账户信息表。在抓 存款工作中，经常需要了解大户存款的具体情况，适时编制“大户存款情况表”， 但由于账户众多，难于统计。在此简要介绍“大户存款表”的编制，以利解决此 类问题。建立“大户存款情况表”空白表，从前台余额表中整理提取存款账号、 户名、余额等相关数据，移至工作表中。用鼠标选定全部余额数据，用编辑栏 的查找按钮，查找空格内容，用替换键将无余额栏全部替换成余额为零；重新 用鼠标选定全部数据，按 TAB 键，将光标移到所选择的余额列位，即余

13、额栏， 单击工具栏中的“降序”按钮，表格会按余额大小顺序排列用升序按钮则从小到 大排列，显示账户情况；若用鼠标选定全部数据，选择数据栏的“筛选”“自 动筛选”命令，系统将在每个列位旁边增加的筛选条件下拉框，拉下“余额”栏按 钮，选择“自定义”大于一定数额如 100 万元的条件，系统会显示余额大于 100 万元的存款户情况。至此“大户存款表”编制完成。在日常工作中，常常需要了解企业贷款的到期情况，在此简要介绍“贷款 到期情况表”的编制。建立“贷款到期情况表”空白表，从前台的贷款余额表整理 提取企业贷款的账号、借据号、尚欠金额、到期日等相关数据，移至工作表中。 用前述办法，使用查找替换功能，先用“

14、0”替换到日期中的“”符号，用筛 选自动筛选功能，选择某年月的相应数值（如“2000001001000001031”） ，即选择大于和小于某年月的相应数值的条件，系统会显示所选定到期日为年 月如 2000 年元月的贷款情况。编制此类非常规报表，应注意以下几点：报表 格式设计要科学合理；相关数据的选择要全面、准确，无关数据不予选用；运 用筛选功能时，为便于查阅，对显现的工作表可复制到新的表格中；制作表格 时，工作表的名称应在最后输入。它的技巧在于替换符号和筛选条件数值的选 择。二、用 Excel 进行分步成本核算下面再来谈谈怎样利用 Excel 进行逐步结转分步成本核算，以及解决这一 问题的方法

15、。工业企业成本核算的分步法，有逐步结转分步法和平行结转分步 法之分。逐步结转分步法既可以采用综合结转，也可以采用分项结转，两种方 法各有利弊。（一）用 Excel 进行分步法结转的特点在计算机环境下，各步半成品明细帐同时提供成本项目的分项和综合指标， 当然可以考虑模拟手工进行成本还原工作。但是，事实上这完全没有必要。在 计算机环境下，逐步结转分步法的综合结转和分项结转可以同时进行。这样， 就不必进行所谓“成本还原”工作，使成本还原这一难题自然得到解决。综合结 转和分项结转同时进行的关键是，在产品生产的每一步骤，设置既提供成本项 目的分项指标又提供综合指标的半成品明细帐。综合结转半成品成本时，在

16、半 成品明细帐上取综合指标；分项结转半成品成本时，取分项指标。综合结转和 分项结转同时进行，在手工环境下，这几乎等于做两套成本核算帐，无疑会使 工作量大量增加，倒不如进行成本还原；而在计算机环境下，这却是一件容易 的事。下面用 Excel 作一示例。（二）Excel 进行分步成本核算示例 假定甲产品生产分两个步骤，分别由两个车间进行。第一车间生产半成品，交 半成品库验收。第二车间按所需数量从半成品库领用，所耗半成品费用按全月 一次加权平均单位成本计算。两个车间的月末在产品均按定额成本计价。成本 计算程序如下。第一，选定 Excel 的一张工作表，命名为“生产成本明细帐一甲半成品”。 在该表上设计生产成本（甲半成品）明细帐格式，并根据各种生产费用分配表、 半成品交库单和第一车间在产品定额成本资料，登记第一车间甲半成品生产成 本明细帐。如图一。其他数据，如“本月费用”栏的“原材料”项目数据，也可通过链接在 Excel 工 作表上设置的原材料费用分配表自动生成。本文限于篇幅，不再介绍。第二，选定 Excel 的一张工作表，命名为“产成品明细帐一甲半成品”。在该