文书管理制度【强烈推荐】

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1、文书管理制度文书管理制度一、文印室管理规定一、文印室管理规定第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他 不需打印的文件，一般不予打印。第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方 准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办 理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司 的正常工作。第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资 料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回， 不 得延误。第五条

2、 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料 中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作 统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列 行政开支。第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处 50 元以上罚款， 屡 教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处 50 元以上罚款直至 辞退。三、文件收发规定三、文件收发规定(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办 公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部

3、各部门的文件由各部门负责起 草办公室审核，总经理签发。 (二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误 方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。 (四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文 件按保密规定，由专人印制、报送。 (五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件 人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的 范围报送。 (六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意 见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟

4、误， 属 急件的，应在接件后即时报送。 (七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传 达和落实。四、企业报刊、邮件、函电收发制度四、企业报刊、邮件、函电收发制度(一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。 (二)外发函、电要求。 1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午点以前将函件、电报底 稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2.每天下午点以前， 厂收发室应将当月外发函、 电清点， 累计送交邮局寄发。(三)外来邮件管理 1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室

5、当面 签收。 3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱 内。 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。 5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国 外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映， 查 明原由。 6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随 即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。 (四)报刊订购与收发。 1.报刊订购。 (1)订购时间：上半年、下半年 (2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购 的报

6、刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算 价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须 填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。 2.报刊收发。 (1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应 及时登记并要求补缺退余。 (2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发 报刊时间为小时，任何人不得进入收发室。 (3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。 (4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取

7、时，要对照分发清单清点 检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。 当 面未提出，则视为分发无差错。 (五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休 形式。 (六)收发室内外应经常保持整齐清洁。 (七)收发室由部门负责管理，其工作质量由部门进行检查、考核，并承 担责任。五、企业打字、油印工作制度五、企业打字、油印工作制度第一条 凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报 告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、 表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。第二条 由归口部门负

8、责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月(季)生 产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安 排打印。第三条 不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提 纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。第四条 凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责 人审查同意并经审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发， 方 能交付打印。第五条 打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是 否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，打字员有权 拒绝打印。第六条 打字室要建立打字登记

9、簿， 对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。 并根据厂办安排的轻重缓急次序，进行打字。打字时要做到快速、准确、排版合 理美观、用力均匀。第七条 打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关 人员不得进入打字室 、油印室。第八条 打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品 领用登记费用统计工作。第九条 文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。 校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。第十条 凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料(见第一条范围)分别由两办 或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、 装订整齐。

10、由两办机要员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题 会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。第十一条 两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。第十二条 油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自 留存，油印底板和废页，余页应及时销毁。六、文书管理规则六、文书管理规则 总则第一条 目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第二条 范围 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执 行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文 书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

11、承办部门第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工 厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。 总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门 (一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公 司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练 等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书， 以其所在地之经理室或管理 处(或总务部门)为管理部门。 (三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理 部门。 (四)管理

12、部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、 分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门 (一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门， 如有涉及其他部门 时，其他部门则为该项文书的会办部门。 (二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表 3.2.2： 行文第六条 行文类别 (一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公 司间及公司内各部门间行文使用。 (二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 (四)签

13、呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 (五)电报：业务处理须以电报行文时使用。 (六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印 为固定格式使用。 (七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施； 诉讼文书， 依政府有关部门诉讼审议 委 员会规定程序实施。 2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及印信借用 (一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下： 1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行 文。 2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属 一级、二级机构或省政府、市政府及其

14、所属一级机构等之行文。 3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。 对税务、金融机关的行文。 总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从 其规定)。 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。 对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商 之行文。 5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商 的行文。 6.以部门名

15、义盖部门章： 采购部门对厂商的行文。 人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间 机构或个人的行文。 7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用 公司公章行文。 8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签 送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。 (二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印： 1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业 务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。 2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。

16、3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。 (三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、 税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并 视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或 授权范围内的部门主管签字章或私章。 (四)特定签署人及印信的文件从其规定。 (五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文的判行权限 (一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。 (二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经 理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。 (三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。 (四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。 (五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。 (六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。 (七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳