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1、国华电力热电 脱硫制度汇编 工程档案管理制度工程档案管理制度国华电力热电分公司脱硫工程部国华电力热电分公司脱硫工程部二二 00 一年三月一年三月国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 1 页 目目 录录序号名称1.工程档案管理制度2.工程文件收发及管理制度3.工程部各职能部门工程基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定4.档案部门职责5.工程档案分类编号办法及规定6.声像档案管理办法7.图书、资料分类编号办法8.档案、资料、图书借阅制度9.档案库房管理规定10.设计修改通知单、工程联系单管理规定11.工程竣工图编制管理规定国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 2 页 工工 程
2、程 档档 案案 管管 理理 制制 度度1总则总则11 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到火电机组达标投产考核标准（1998 年版）及其相关规定的要求，依据工程档案管理标准及规定，特制定本制度。1. 2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的组技文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1. 3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员
3、的劳动结晶。依据中华人民共和国档案法 ，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。14 工程档案管理依据的标准1.4.1 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发19884 号；1.4.2 组学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T1182289；1.4.3 电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表（试行）及补充规定；国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 3 页 1.4.4 火力发电厂竣工图文件编制规定 电建1996666 号；1.4.5 火电机组达标投产考
4、核标准（1998 年版）及其相关规定 电力工业部电综1998112 号。2 档案资料的管理和要求档案资料的管理和要求21 档案资料管理2.1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程组技文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。2.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专
5、人办进领用手续。2.1.4 设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。2.1.5 购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 4 页 22 归档文件的质量规定2.2.1 凡合同、协议、试运后的签证、脱硫系统启动验收交
6、接书、脱硫系统移交试生产交接书、脱硫系统移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档） 。2.2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用 70g 以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。2.2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.4 主送和抄
7、送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。2.2.5 主设备及主要辅助设备订货合同及其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚、不能用复印件归档。2.2.6 施工质量检验表式应符合火电施工质量检验及评定标准所列表式。表式尺寸规格 A4。2.2.7 书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 5 页 有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.8 书写材料的大小尺寸应规范, 装订边空白间距应为 25mm，装订边空白间隙
8、内不能进行书写和留有信息。3 组技文件材料的形成和归档组技文件材料的形成和归档 3.1组技文件材料是在设计、施工、调试等过程中自然形成的。组技文件立卷必须保持其内在联系，应以平时立卷为主，集中整理为辅，认真做好立卷工作。各单位应按立卷归档范围的规定完成立卷归档工作。3.2组技文件材料的组卷，应按其自身的有机联系组成保管单位，并要便于档案的利用和保管。立卷人应保证卷内组技文件的齐全、完整、准确；卷内组技文件材料排列要求文字在前，图样在后，联络单在前，附图在后；管理性组技文件材料按问题、时间或重要程度排列。文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不
9、得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人应填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署。卷内目录和卷内备考表由资料室统一提供。立卷人应拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确揭示卷内组技文件材料的内容。3.3归档时，归档人应填写工程文件材料归档登记表并向档案管理人员移交所归案卷。档案管理人员应按归档的档案案卷和卷内目录国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 6 页 逐项清点核查，如发现归档案卷中文件不全，案卷质量不符合有关规定时，归案人应及时将文件补齐和更换不符合案卷质量要求的文件。3.4围绕工程所
10、产生的录像带、录音带、软盘、照片、底片等声像材料是不同载体的文件材料，其反映同一问题的性质、内容，作用都是与纸质载体相同的，必须按规定立卷归档。4 4 工程建设各单位档案管理的职责分工工程建设各单位档案管理的职责分工4 41 1 结合本工程的实际情况，建设单位与生产单位档案管理的职责与分工详见脱硫工程部各职能部门工程基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定。4 42 2 施工单位施工单位4.2.14.2.1 负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。4.2.24.2.2 负责提交分部试运记录及验收签证书。4.2.34.2.3 负责提交分部试运阶段的方案、措施。4.2.44.2.4
11、 负责提交移交试生产前的消缺记录。4.2.54.2.5 负责提交全部脱硫系统建设期间的工程联系单及总结。4 43 3 调试单位调试单位4.3.14.3.1 负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。4.3.24.3.2 负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。4.3.34.3.3 负责提交调整试运质量验评表。4.3.44.3.4 负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 7 页 4 44 4 设计单位设计单位4.4.14.4.1 负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。4.4.24.4.2 负责提交全部设计修改通知单。4.4.34.
12、4.3 负责按时提交全套完整的竣工图（一式三套） 。并切实执行竣工图编制的有关规定。4.4.44.4.4 负责提交设计总结。4 45 5 质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）4.6.14.6.1 负责提交火电工程质量监督检查典型大纲（试行） 所规定的文件材料。4 46 6 监理部门监理部门4.6.1 负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。4.6.2 监理部门各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏签署。47 对各单位提供的不符合规定
13、的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。5 5 工程档案的鉴定和销毁工程档案的鉴定和销毁51 对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 8 页 资料，如需销毁必须办理鉴定手续。先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报脱硫工程部主任工程师及经理批准后方可销毁。52 对需要销毁的档案，档案部门
14、应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经脱硫工程部主任工程师及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。53 档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点，销毁档案时，档案部门和保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。54 在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。6 6 其它其它6 61 1 工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。6 62 2 图书、资料、标准、规程、规范的整理编目按本工程图书、资料分类编号办法执行。6 63 3 工程文件的管理，按工程文件收发及管理制度执行。6 64 4 档案、资料、图书的提供利用
15、，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。6 65 5 工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。6 66 6 档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。6 67 7 脱硫工程部各职能部门工程文件材料立卷归档按工程部各职国华电力热电分公司脱硫工程部档案管理制度汇编第 9 页 能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。 第 1 页 工程文件收发及管理规定工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1工程文件接收工程文件接收11 各单位提供给脱硫工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党
16、政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。12 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。13 设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。14 档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。15 档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐） ，并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。16 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。17 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。18 档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立第 2 页 档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不
