档案实务(三)

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1、第三章 档案信息资源的开发和利用【学习提示】本章应深刻理解档案信息资源开发利用的含义、原则、途径和方 法，全面掌握档案借阅、开放、公布、编研、展览、社会服务功能拓展的主要 内容和基本要求。第一节 档案信息资源开发利用概述一、档案信息资源开发利用的含义 档案信息资源开发利用是指档案馆（室）根据特定利用者的需求或社会需 求，将馆（室）藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动 态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。它是档案工作的 目的和归宿。 二、档案信息资源开发利用的基本原则 档案信息资源开发利用需遵循服务原则、开放原则、法制原则和效益原则， 其中，服务原则是总的指导

2、思想，开放原则与法制原则是开发利用工作健康发 展的必要保证，而坚持效益原则是确保开发利用工作取得成效的关键。 三、档案信息资源开发利用的主要内容 根据国家档案局 2005 年 2 月印发的关于加强档案信息资源开发利用工作 的意见，档案信息资源开发利用的主要内容包括不断充实档案信息服务的内 容；充分利用网络提供利用服务；构建政府内部档案信息共享平台；加强档案 利用场所和设施建设；推进档案信息产品专题开发和加工；加强企业档案信息 资源开发；重视档案信息增值服务工作；促进档案信息服务业的形成等八个方 面。第二节 档案信息资源开发利用的途径和方法 一、档案信息资源开发利用的基本途径 档案信息资源开发利

3、用的途径是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本 工作形式。按开发利用工作的对象划分，可分为提供档案原件、提供档案副本 或复制品、提供档案信息加工品等途径；按开发利用工作的渠道划分，可分为 档案信息查阅服务、政府信息公开查阅服务、网络利用、档案资料编研出版、 档案展览和社会宣传教育等途径。 二、档案信息资源开发利用的基本方法 档案信息资源开发利用的方法是档案部门为满足档案用户需求所采取的各 种服务方式、程序和手段。目前常用的开发利用方法主要有档案借阅、档案开 放、档案公布、档案展览、档案编研等。 三、档案借阅 档案借阅是档案馆（室）通过提供档案为直接利用者服务的一种档案信息 资源开发利用的方法，

4、包括档案阅览、档案复制、档案外借、档案证明、档案 咨询等具体形式。 （一）档案阅览 档案阅览是指档案馆（室）根据利用者的查档需求，在阅览室提供相应的 档案资料的一项工作，这是档案馆（室）最基本、最常用的一种档案信息资源 开发利用方法。阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。一般来说， 档案室应设单独阅览室，档案馆应设开放阅览室和内部阅览室，并视情况设置 缩微胶片阅览室、音像阅览室、机读阅览室等。 档案馆（室）必须依照中华人民共和国档案法及其实施办法、外国 组织和个人利用我国档案试行办法以及其他法律法规明确档案查阅利用条件 和手续，并依法开展提供档案查阅利用服务。 （二）档案外借

5、档案外借是为满足某些特殊的利用需求，档案馆（室）暂时将档案借出馆 （室）外使用的一种档案信息资源开发利用方法。档案一般不外借。 （三）档案证明 档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。出具档案证明要以引述 或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真实、客观。 （四）档案咨询 档案咨询是指档案馆、档案室答复利用者询问、指导和帮助其利用的活动。 按利用者提出的问题划分，档案咨询可分为指导性咨询、文献专题咨询、专项 事实或数据的咨询等三种主要类型。 （五）档案利用统计分析 档案利用统计分析就是运用各种科学方法，对经过整理的反映档案利用情 况的统计资料进行周密的分析研究，根据具体的数量关系，

6、探讨档案利用工作 的特点，揭示档案利用工作的发展规律和存在的问题，提出解决问题的办法， 做出科学的预测和结论。 四、档案开放 档案开放是档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供 利用的活动。中华人民共和国档案法规定：国家档案馆保管的档案，一般 应当自形成之日起满 30 年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向 社会开放的期限，可以少于 30 年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不 宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于 30 年。 浙江省国家档案馆管理办法规定，国家档案馆的下列馆藏档案，应当 向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的 除外：

7、1. 建国以前形成的档案；2. 建国以后形成的档案，时间已满 30 年的； 3. 属于政府信息公开范围的档案；4. 经济、科学、技术、文化等活动形成的 档案；5. 重大活动档案，进馆满 6 个月的。 开放档案意义重大，为积极稳妥推进这项工作，需要按照国家有关规定， 认真做好开放鉴定工作和开放前的准备工作，其中特别要依照各级国家档案 馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定要求，在权限内做好馆藏档案的 解密和划分控制范围的工作。 五、档案公布 档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。 档案公布有严格的审批程序和审批权限。档案法规定，属于国家所有 的档案，由国家授权的档案馆或者有

8、关机关公布；集体所有的和个人所有的档 案，档案的所有者有权公布；对于单位和个人寄存在国家档案馆的档案，由寄 存者决定是否公布。 档案法规定档案公布的形式主要有七种：通过报纸、刊物、图书、声 像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编； 公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者其复制件。第三节 档案编研 一、档案编研概述 档案编研是档案工作人员围绕一定主题，主动把具有研究价值和实用价值 的档案信息进行集中、研究、编辑、加工，使之成为更适合用户利用的形式， 并将其成果公开出版或推荐、分发给有

9、关人员使用的一种档案信息资源开发利 用方式。档案编研工作包含以下内容：汇编档案文集，编纂和公布档案史料； 编写评价和介绍档案材料的工具书；编写出版档案参考材料；参与编史修志或 撰写专著。 档案编研属于深层次的档案信息资源开发利用方法，具有研究性、思想性、 政策性等特点。并随着网络的快速发展和广泛运用，网络编研正日益引起档案 工作者的关注。 二、档案编研的选题 选题是档案编研工作的首要环节。一般来说，选题必须依据三个条件，一 是考虑社会需要，包括选题的现实性、战略性、新颖性和预见性，二是依据档 案文献基础，发挥馆（室）藏档案文献优势，考虑档案文献的史料价值，三是 编辑力量，考虑能完成编研成果的人

10、力资源情况和经费、时间等等支撑条件。 三、档案编研的选材 按照选材大纲，查找与编研题目相关的文献资料，并按照材料的真实性、 典型性、新颖性、适用性和完整性等五方面标准，经过初选、复选和定选等步 骤对所查找收集的文献资料进行挑选。同时注意根据编研题目不同性质，区分 选材政策界限，如时效性、机密性、政策性等。 四、档案编研材料的加工 档案编研材料的加工是指编者按照一定的原则和方法，将档案文献的信息 内容如实地转移到其它载体上，并对档案文献的文字、符号、图形以及款式等 外形特征进行必要的技术性处理，它直接关系到档案编研成果的质量。档案编 研材料加工应遵循“存真、求实、慎改、标注、规范”等原则。 （一

11、）加工的内容和方法 1. 原文转录：主要有全文转录、原文节录和综合提炼等三种形式。 2. 格式加工：对档案原件中的标记、批语、特定行文款式等在转录过程中 规范其转录格式。 3. 点校加工：主要有标点、分段、文字的校正和恢复。 4. 拟制或修改标题，使之能准确、概括反映档案文献的主要内容。 （二）分类编排 分类编排是把编研成果内的档案文献或内容按一定原则组成一个具有一定 逻辑关系的有机整体，包括确定体例、档案文献的分类和排列。 （三）辅文编写 档案编研成果的辅文根据其性质和功能，可分为注释、按语、序言等评述 性材料，年表、插图、备考、编辑说明等查考性材料，以及目录、索引等检索 性材料。 1. 编

12、辑说明编辑说明是档案编研成果的必要组成部分，是任何一部档案编研成果都必 须具备的，其作用是介绍编研成果内档案文献的状况和编者进行编辑加工的情 况，其内容一般包括三个方面：一是有关编辑加工情况的说明。二是有关编研 成果内档案文献状况的说明。三是有关编辑人员情况的说明。 2. 序言 序言是编者对所编辑的编研成果的总评述和总说明，其基本内容包括：概 括评述题目的历史背景和基本内容；概括介绍和评述档案文献的状况和价值； 对档案文献所反映的某些观点作必要的评述、补充、修正或说明，等等。 3. 目录 目录是按编研成果的编排体例和档案史料的排列顺序，列出其标题或分类 特征，并注明其在编研成果中的准确页次的一

13、种检索性辅助材料。它是任何类 型的编研成果中都不可缺少的部分。档案编研成果的目录，可分为简要目录和 详细目录两种类型。 4. 注释 注释，又称注或注解，是对档案文献中不易被利用者所理解的某些文字和 内容的揭示和加工情况的说明。注释的种类很多，根据注释对象和注文性质的 不同，可分为内容注释、文字注释和有关情况的注释等。注文的位置比较灵活， 一般有夹注、脚注、篇后注和书后注。 五、常用档案编研材料的类型及编辑 （一）档案文献汇编 档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料的收集、挑选、编辑 和评介而编制的一种档案编研成果，是我国档案部门开展编研工作的最基本形 式，具有原始性、专题性和系统性、易

14、读性的特点。 档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文（即档案原文）等 构成，而正文以全录式转录为主，按一定体例进行编排。根据选题不同可分为 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、专题文件汇编等主 要类型。 （二）档案参考资料 档案参考资料是档案部门根据一定的题目对馆（室）藏档案的有关内容进 行研究、综合、加工而编写的一种档案编研成果，具有问题集中、内容准确、 文字简便、概括性强的特点。根据档案参考资料的性质不同可分为大事记、组 织沿革、专题概要、基础数字汇集、年鉴等主要类型。第四节 档案展览 一、档案展览概述 档案展览是指按一定主题展示档案的活动，按照展期长短，可分为长

15、期性 的档案展览和临时性的档案展览两种。 二、档案展览的筹办 （一）编写展览大纲 档案展览选题必须综合考虑展览的目的、档案的特点、广大受众群体的需 求和人才队伍以及经费状况等诸多因素。 档案展览的展品主要有文字材料、图表照片、实物标本、音像制品等。展 品的挑选应遵循真实性、典型性、适应性、外在表现力等原则。编写展览大纲、展览说明和讲解词。展览大纲是根据展览主题的内容范围 和展品的状况提出的具有一定逻辑联系的，能反映主题和各个纲要的展品内容、 展示形式的具体方案。 （二）布展 布展是将档案展览付诸实施的重要环节，具体可分为展览设计、展品制作 和展板、展柜制作、环境设计等环节。 （三）展览宣传 展

16、览宣传的主要目的是扩大影响，引起社会广泛关注，吸引观众参观展览。 可通过借助媒体宣传、展览周围环境宣传、编印发放展览宣传资料等途径做好 档案展览的宣传工作。 （四）展览服务 展览服务是档案展览顺利开展的重要保障，一般包括讲解服务、咨询服务、 其他服务等几个方面。 （五）展览观众的组织与管理 展览观众的组织与管理包括开幕式的组织与管理、展览的日常管理两部分。第五节 档案馆社会服务功能拓展 一、政府信息公开查阅场所建设 各级国家档案馆应按照政府信息公开条例规定，认真做好政府信息公 开的查阅服务工作，应设置政府信息公开查阅场所，积极为社会各界和人民群 众主动提供公开的政府信息。 被确定为政府信息公开申请受理点的档案馆应制定政府信息公开申请受理 制度，公布政府信息公开申请受理、转送、审批和答复程序，建立畅通的政府 信息公开申请转送审批机制。 根据浙江省档案局制定了浙江省国家综合档案馆政府信息公开查阅场所 建设规范（试行）的规定，档案馆政府信息公开查阅场所建设的内容主要包 括条件建设、制度建设和业务建设。 二、爱国主义教育基地建设 国