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1、,课程用时：100分钟课程目的：推进问题的解决，按照问题解决的步骤， 将思考的内容准确地传达，实现信息共享。 提高资料的发表能力。,A3资料制作及发表,1.1 什么是A3资料1.2 A3资料的特征1.3 使用A3资料的好处1.4 A3资料的制作步骤,一、A3资料制作,目录,2.1 发表的意义和目的2.2 发表的技巧,二、发表的技巧,将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等）归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料。,运用问题解决的思路制作的A3资料。,1.1 什么是A3资料,A3资料制作,狭义的定义：,广义的定义：,1.1 什么是A3资料,A3资料制作,例1,例2,用一张A3纸即可展现问题解决整体
2、“过程” A3资料是丰田公司的核心沟通工具 。,A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的 “一目了然”的资料。,1.2 A3资料的特征,通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。A3资料是人才培养的重要工具。,A3资料制作,通过制作A3资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。,1.3 使用A3资料的好处,A3资料制作,1.4 A3
3、资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,A3资料制作,制作什么样的资料要依其目的而定,STEP1 明确制作目的,A3资料制作,考虑是“面向谁”的A3资料,因为A3资料是说明传达信息的工具， 看资料的人不同，其内容也要相应变化。 你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、 状态、兴趣以及理解能力。 本公司/外公司、头衔、部门、专业性,STEP1 明确制作目的,A3资料制作,考虑“如何使用”A3资料,考虑资料使用的场合:场景决定内容 阐述内容 资料应表述清晰，无需任何解释 讨论
4、 从与会者那里容易地得到补充信息 考虑资料使用人:使用者（说明人） 也决定了内容 A3文件应当具有易于使用的特征,STEP1 明确制作目的,A3资料制作,考虑A3资料用于“何种用途”,即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: 事实、对策、及时报告 决裁：提交资料，请求审批 - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容 联络、商谈,STEP1 明确制作目的,A3资料制作,考虑A3资料要传达“什么内容”,考虑应该强调的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点 考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤 最后，确定A3资料的标题,STEP1 明确制作目的,A3资料制作,小A
5、在某子公司负责推进“创意功夫提案”工作。有一天，小A接到领导B指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提案制度的工作计划。B说：“在这次的公司会议上，我决定就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们去年的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得各部门的支持。”,推行项目,案例分析：创意功夫提案的工作1,STEP1 明确制作目的,简明易懂，遵循问题解决的步骤是撰写说明纲要的关键
6、,STEP2 撰写资料纲要,A3资料制作, 每个问题解决步骤的简单讯息 （最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 场景的核心内容长度应为一分钟, 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”？ 是否具有清晰的“因果关系”？, 反复思考 面向谁、如何使用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程,确定纲要的主体,确定对纲要主体进行补充的内容,检查纲要整体,STEP2 撰写资料纲要,A3资料制作,小A按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。 去年公司整体目标为：一等奖及以上提案50件以上，二等奖及以上提案100件以上。部门目标为：提案数量为每人每月至少1件，即平均每人每年不低于12
7、件提案。而个别部门没有完成目标。分析一下各部门状况，发现不同职级人员差别很大，技能职平均14件，管理职平均8件。,推行项目,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资料纲要,推行项目,今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。 那么为什么管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标不了解；三是对每月至少提交1件提案不理解；四是感觉即使提了也得不到好评，干脆就不提。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资料纲要,推行项目,小A做出以上分析后，提出以下对策：部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功 夫提案制度的主旨，对部门
8、人员进行引导，使各成员了 解本年度的活动目标。重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最 优秀的个人进行奖励。每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,1)排列好各个文本框 为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框 确定流程，如：“左= 右”，“上=下”，“顺时针旋转” 2)确定文本框的大小，兼顾版面保持平衡 要特别注意重点内容文本框的大小 3)设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐,1.根据纲要，确定版面设计,2.确定各文本框的标题,A3资料制作,除了按照从上到
9、下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。,STEP3 确定版面设计,将须强调的重点放在中间位置,由结论展开,A3资料制作,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容,STEP4 撰写资料内容,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。,A3资料制作,1）行文要“简明扼要”、“具体”和使用“主动语态” “简明扼要” “具体”：避免抽象的表达方式 “主动语态”：尽量避免被动的表达方式,2）使用图表
10、，强化视觉效果。,（一） 撰写各文本框的内容,STEP4 撰写资料内容,A3资料制作,1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右 对齐。,2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。,例：,（二） 修饰资料，使内容一目了然,STEP4 撰写资料内容,A3资料制作,STEP5 检查校对资料,纲要主体是否醒目,是否遗漏了想说的内容,空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适,整体的思路是否清晰易懂,A3资料制作,根据目标选择合适的图表明确结论，选用适当的单位与数据,增长,恢复到1981年的水平,不同的刻度造成不同的印象,补充信息: 使用图表参考,过渡期造成不同的印象,阶段小结,A3资料制作,1.1 什
11、么是A3资料1.2 A3资料的特征1.3 使用A3资料的好处1.4 A3资料的制作步骤,发表的技巧,2.1 发表的意义和目的,锻炼在众人面前进行清晰讲解的能力；培养讲话时的自信心；从当众发表中得到成就感。,培养个人对发表的评判能力；吸取发表者的优秀经验，并加以应用；,将发表中的优点加以横向展开；通过发表，了解发表者水平，加以合理 的指导；,发表者,听众,上司,2.2 发表的技巧,做到充分的准备和练习遵守时间规定让人容易理解：结构清晰、条理清楚集中重点进行说明讲解时注意对方的反应善用你的声音：洪亮、有节奏、重点突出资料的使用,发表的技巧,阶段小结,2.1 发表的意义和目的2.2 发表的技巧,发表的技巧,完毕，谢谢！,
