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1、东营市泰和太阳能电力有限公司 财务规章制度 第一章 总则 第一条 为规范员工报销程序,特制订本标准。 第二章 范围第二条 本规定适用于在东营市泰和太阳能电力有限公司的所有员工 在对差旅费用报销的审核过程及会计处理。 第三章 借款程序 第三条 员工因工作原因需要申请借款的,首先由本人递交借款申 请书(详细注明为何借款,并做好明细) 。 第四条 经部门负责人确定签字后,将借款申请书(及明细)报总 经理处审批,经总经理审批同意后到财务会计处做账,待做账后凭 相应凭证到出纳处领取借款,并予以登记。 第四章 国内出差报销政策规定 第五条 经批准的因工作需要而离开工作所在地(东营市)被公司 定义为商务出差
2、。公司所有员工出差前必须交递出差申请表复 印件于财务处, 出差申请表须经三级审批:即经理级以下员工需经部门经理、分管领导和总经理的审批,经理级及以上员工需经分 管领导、总经理的审批。 1、商务出差申请按下表规定审批: 商务出差 申请人 批准人 国内出差 经理级以下员 工 部门经理、分管领导、总经理 国内出差 经理级及以上 员工 分管领导、总经理 注:商务出差需离开东营地区 6 小时以上,没有经过事先批准的出 差不被视为商务出差,期间发生的费用公司不予报销。 2、商务出差报销人员类别: 等 级 类别 适用岗位 高管 董事长,CEO,COO,CTO,CFO,CMO A 总监级及以上人员 总裁,高级
3、副总裁,副总裁,高级总监, 总监,助理总监 B 主管级及以上员工 高级经理,经理,副经理,高级主管/高级 工程师,主管/工程师C 主管级以下员工 普通员工 注:高管差旅费用按实报实销,高管包括董事长, CEO,COO,CTO ,CFO ,CMO。 3、国内商务出差地点的划分等级 城市地区等级 出差城市地区 一级 上海、北京、深圳、广州、重庆、天津 二级 其他地区 4、国内商务出差的住宿费和出差补贴的报销标准 人员级别 城市/地区等级 住宿费上限 (RMB/night) 餐费补助(早/ 中/晚)(RMB) 一级 600 10/30/30 A 级 二级 300 10/30/30 一级 500 10
4、/30/30 B 级 二级 280 10/30/30 一级 300 10/30/30 C 级 二级 260 10/30/30 注:司机出差,一天补助为 30 元整。第六条 出差过程中招待客户,需事先在出差申请表中注明, 并进行相关预算。同一部门同一层次的出差行为(包括跨部门) ,统 一填写出差申请单,汇总填报费用和补贴,统一报销。 第七条 所有出差人员差旅结束后应当填写差旅费报销单,上面写 清起点、终点,列清各项费用金额,提交财务审核,财务在差旅费 报销单上审核签字后,报销人交由领导审核并签字。 第八条 在分管领导核实后,由总经理审核签字,在到财务部将签 完字的原始票据送交财务进行报销(冲账)
5、 。 注:对报销原始单据的要求: 1、报销餐费票据时必须写明招待的单位,事由(如有特殊情况,需 向财务处说明。用铅笔轻写,待所有领导审批以后,入账时由会计 擦去) 。 2、凡是礼品发票应填写完善,若对方单位开票内容简单,必须附上 内容明细,并加盖开票单位章。用铅笔在原始票据后注明事由,在 领导审阅后,交由财务入账后由财务人员擦掉。 3、所有发票必须是正规发票,不得涂划,单位名称不能为个人等, 必须为本单位名称(东营市泰和太阳能电力有限公司) ,否则不予报 销(收据不予报销) ,除了事业单位收据。4、手写发票不得由本公司员工自己填写,一经发现,发票立即作废。 2010 年 11 月,手写发票税务
6、局已不予认可,故不能报销。 5、原始单据的粘贴顺序:阶梯式排列,美观平整,厚薄均匀。 第九条 在途交通费 1、飞机票统一由公司行政部预定和支付,特殊情况须有直属领导审 批.员工在报销时不再凭机票原件或电子票进行报销。 2、出差申请单在经过三级审批后,复印件存档于人力资源部考勤专 员处以方便其处理考勤事宜,如需乘坐飞机应再将复印件存档于行 政部以方便其处理订购机票事宜。 3、乘飞机商务旅行: 原则上,乘飞机商务旅行是不允许的,但基于公 司需要及业务需要,乘飞机商务旅行在特定情况下是允许的,然而 这需要在旅途前进行申请批准。 4、乘火车商务旅行:软座、软卧适用于级别 A,级别 B 的员工。级 别
7、C 员工根据长途和短途旅行之分,分别选择硬卧或硬座。 A:乘火车 10 小时以内可以到达的,原则上不得乘坐飞机和软卧:乘 火车 5 小时可到达的,以硬座为准,不得乘坐硬卧。未经批准的, 超标部分由个人自理。 B:长途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准,给予报销。乘坐火车长途汽车、符合乘坐卧铺条件而不买卧铺的,给予票价的 40% 补助。 注:长途交通费还包括:机场建设费、保险费以及飞机场至宾馆的 往返出租费。 乘轮船商务旅行:一等舱适用于级别 A、级别 B 的员工,级别 C 员 工乘三等舱。 火车、轮船和长途汽车票的费用一律自行支付后按实际发生额实报 实销。 禁止跨城市的出租车行为。 第十条
8、出差生活补贴(不包括在此期间的业务招待等费用) 出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。 伙食补贴:出差当天往返之日的伙食补贴如下: 离东营时 间 9:00 以前 离东营时 间 9:00- 12:00 离东营时 间 12:00- 18:00 返回东营 时间 9:00- 12:00 返回东营 时间 12:00- 18:00 返回东营 时间 18:00 以后 70(早午 晚) 60(午晚)30(晚) 10(早) 40(早午)70(早午 晚)注:离开东营时间:飞机起飞,火车或长途汽车始发时间。 返回东营时间:飞机到达,火车或长途汽车到达时间。 如乘坐飞机差旅,由于机票由公司行政部统一预订和支付,则
9、在报 销时要附上飞机起飞及到达的信息资料,以便财务对所支付的补贴 进行核实。 凡由客户提供用餐或用公司款项招待客户用餐,不得再报销餐费补 贴,应按餐次相应减少补贴。 凡由宾馆提供早餐,不得再报销早餐补贴。 跨省或市出差当天往返,参照以上所列餐费标准,享受餐费补贴。 长期出差、驻外人员(指在同一城市、连续出差大于等于 15 天) , 期间的生活补贴 20 元每天。 第十一条 住宿费 1、超过住宿费上限须经由员工所属部门分管领导批准。 2、员工出差应优先选择与本公司有协议的旅馆,同一旅馆若有多种 房型可供选择,则必须选择标准间或经济间。 3、住宿费在规定的限额内,凭原始发票报销。原始发票必须是填制
10、 完整的正规发票,且必须附旅馆费用明细。除住宿费以外的在旅馆 中发生洗衣费、洗理费、房内供应食品及个人用品等费用不予报销。4、公司鼓励同性别人员在出差时,同住一间房间,此时,同行的低 级别人员享受高级别人员住宿标准。 第十二条 市内交通费 1、市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关 机场费、保险费以外的所有交通费,未能认定为长途汽车票的一律 视同市内交通费。 2、在出差过程中,合理范围内打车可以被接受。 (合理范围是指确 实有需要,且不是频繁发生) 。 3、乘坐出租车报销车费时,如是外地车票,须在出租车票反面的空 白处,写明 1)乘坐原因 2)起始地点,不写明 1、2 两项内
11、容的, 在报销时财务部门作退回处理;如是本市车票,在派车单上写明前 述两项内容。 第十三条 通讯费 对于公司享有手机补贴的人员,不予报销手机费用,若确因业务需 要通讯费超过当期限额,本人可申请对其套餐享有的限额以外的超 额部分进行核实报支,但应附贴通话费用明细,并分别列出业务通 话与私人通话的实际金额。第五章 国外出差报销政策规定 第十四条 员工在中国境外进行的商务出差被认定为国外商务出差。 港澳台地区参照国外商务出差报销政策办理。 国外商务出差的住宿费和出差补贴的报销标准: 区域 国际和地区 币别 住宿费上限 餐费补贴 1 美洲 美国等 美元 USD130 USD10/25/25 2 欧洲
12、德国、意大利等 欧元 EUR100 EUR10/25/25 3 东亚 日本、韩国等 美元 USD100 USD10/20/20 4 东南亚 新加坡、香港、台湾 等 美元 USD100 USD10/20/20 注:高管国外商务差旅费用按实报实销,高管包括董事长, CEO,COO,CTO ,CFO ,CMO。 出差至以上国家之外的地区,则参照最低标准报销。 进入中国境内后,报销标准按国内出差标准执行。 员工在国外出差因公购买物资的票据应妥善保管,如票据印刷字迹 不容易保存,应及时复印,报销时同时附上原件和复印件以供财务 入账。第六章 报销程序 1、每次出差之后,员工应填制差旅费报销单并附上费用附表
13、 (费用按逐天分项申报),并在回公司后 15 个工作日内完成审批手续 后上交财务部,超过 15 天财务一律不予报销。所有差旅费用均列入 差旅费报销单内。 2、差旅费用填写特别规定:当事人应及时将收集到的费用单据加以 整理归类,并区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮费、招待 费、办公费、通讯费等)分类核算填列在公司统一印制的差旅费 报销单上。 3、所有员工出差申请表必须在出差前进行确定。可通过书面或 邮件方式进行审批,报销时需附上获得批准的出差申请表 。所有 的费用报销必须有相应的正规发票。所有票据都应该符合发票管理 规定,内容真实、书写规范、金额大小写准确一致,印章齐全要求。 4、负责审批的
14、部门负责人必须认真审查差旅费用的合理性。财务部 门负责检查出差补助数额的准确性及发票的准确和一致性。所有票 据必须是合法的正规发票,除定额票据外,其余票据都必须是经复 写纸一次性套写清楚的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报 销;商务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。5、差旅费报销时遇特殊情况操作如下: A 报销原始单据(车、船、飞机票等) ,因保管不善,被盗,遗失, 发生 1 次须写出书面报告,且有 1 人以上同行人员或有关人员签字 证明,经直属领导和分管领导审批后,按实际票价报销。发生 2 次 则必须征收丢票金额的 50%,以上情形累计超过 3 次不予报销。 B 所有员工,出差期间发生的个人费用不得报销。 C 出差期间职务变更,从决定日起按变更职务支付差旅费。 D 员工填写差旅费报销单如有不真实或虚报行为,一经查处, 经严格按照相关管理制度的规定予以处分,严重的将立即予以解除 劳动合同。