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1、MBA行政经理教程绪论 (一)企业行政管理有别于其他的具体职能管理工作,在企业内部起着枢纽作用。因此，在现代企业中，行政 部门是企业重要的管理部门。企业通过它对事务性信息进行有效的管理，从而使技术部门、生产部门、市场 部门等其他职能部门能更有效地运转。因此，做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提 高企业管理水平的一个切入点。 由于企业各自的需要和所面临的情况不同，行政管究竟包括哪些内容，难以有统一的界定。从目前实践 中企业行政部门所管辖的内容来看，企业性质、规模、结构不同，外部环境不同，行政管理的内容也各不相 同。一些企业的行政管理部门统管生产与经营业务以外的各种事务，包括会议
2、管理、办公物品管理、档案管 理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，甚至还参与企业的 监督、控制、决策工作；而另一些企业则把文书管理、会议管理等放在行政部门进行管理，而大量行政性事 务工作，包括人力资源、资产管理等，按职能统一的原则，集中设置职能部门管辖。总的说来，有一点是共 同的，即行政事务管理一项必须纳入行政管理。因此企业行政管理的基础内容主要是行政事务管理。事务是 相对职能而言的，是指职能之外但却为实现职能所必须的、例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。事务 活动是指那些为企业职能实现，为职能活动有效展开奠定基础、提供服务、创造条件的条件性、辅助性、
3、技 术性的活动。如文件工作活动、会务活动、档案信息工作活动、组织保障和制度规范保障活动，以及后勤服 务保障等活动都属于事务活动。 所以，企业行政管理可简单地概括为保持或者放大事物的功效为目的，对事物的构成要素及其流通过程 所做的规划、组织、监督、控制、协调。据此，企业行政管理就可以理解为：以全面提高组织效能，提供必 要的保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所做的规划、组织、监督、 控制、协调。 企业行政管理的功能就在于：它可以使企业内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥，之 所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。企业内部各种事
4、务的构成要素并不是静止的，而是处于不断运动变化之中的，它需要通过要素有秩序、 有实效的流通来创造工作成果，需要通过流通来适应不断变化着的客观环境，满足同样在不断运动变化着的 企业职能活动提出的需求。这一特点就需要以有效的方式，保证各种要素的流通方向正确，流通过程有秩序、 有效率，能保持对客观环境和企业职能活动需求的动态性适应。而我们知道，企业行政管理的监督、控制、 协调职能正可以满足这些方面需求。 企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、 控制、协调，为企业职能活动的高效展开创造条件、奠定基础、提供保障。 要使企业做到：人尽其才，即为事务活动的
5、有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、 教育培训与激励，合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职责，提高其素质，充分调动他们的积极 性，充分发挥他们的作用。 物尽其力，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配、正确使用各种设备、工具、材料和能 源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲成本效益，讲核算，使 有限的资金得到合理利用。时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有利的措施充分发 掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。 文畅
6、其流，即为企业职能活动提供包括文件信息在内的各种信息资源。要创造条件，充分利用、有 效维 护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。 （二）从某种意义上说，领导就是决策，领导的过程就是制定并实施决策的过程。而企业行政经理领导下的企 业行政活动的过程，实质上就是为企业活动制定决策和组织实施决策提供辅助服务的过程。在决策前，企 业行政经理的主要职责是为决策收集和研究信息，及时向决策部门提供相关情况和决策方案，发挥参谋和助手的作用。在决策后，企业行政经理的主要职责是及时准确地将决策情况上传下达，积极参与决策的部署和 实施，发挥行政监督作用。在决策执行过程中，企业行政经理的主要职责是做好控制和监督工
7、作。对决策前 后出现的矛盾进行协调，对决策实施过程中遇到的问题及时解决和反馈，发挥综合协调作用。由此可见，企 业行政经理的主体角色是随着企业活动的多层次需要和多变性情况而不断调整并适应的。企业行政经理角色的多变性与多重性特征，是企业行政工作综合性和兼容性的客观反映。具体表现在以 下几个方面：首先，企业行政部门职能的综合性和兼容性决定了企业行政经理主体角色的多变性与多重性。企业行政 部门是综合性部门，其职能具有综合性和兼容性特征，这就要求企业行政经理必须具有广博的知识和深厚的 专业功底，同时还要求有较强的组织协调能力和综合分析能力。在企业行政部门这样一个职能特殊、综合性 强的组织机构下，行政经理
8、的角色不是单一的，而是能够灵活应变的多重的角色。其次，企业行政管理工作任务的综合性和兼容性决定了企业行政经理主体角色的多变性与多重性。企业 行政管理工作的任务繁多，具有综合性和兼容性。企业行政经理在完成各项任务的工作过程中，必须进入相 应的角色位置；而此时的行动也必须及时调整到相对应的角色行为上。由于企业行政的各项工作都有其独特 的要求，行政经理要想圆满的完成各项工作任务，应当具备灵活选择角色位置和适时的调整角色行为的本领。再次，企业行政经理能力要求的综合性决定了企业行政经理主体角色的多变性与多重性。能力是指完成 特定活动任务的本领。企业行政经理所具备的能力具有综合性特点。一方面，企业行政工作
9、具有很强的综合 性和多功能性，需要行政经理具备多方面的能力；另一方面，任何能力都必须具备综合性，行政经理的能力 包括领导能力、办事能力、表达能力、管理能力、社交能力、应变能力等等。可见，企业行政经理能力要求 的综合性是为适应其主体角色的综合性而存在和发展的。企业行政经理的角色扮演。企业行政经理的多重角色扮演和调适的前提是企业行政管理工作的多层次、 多变化的职业需要。这些多重角色具体表现为以下几个方面：助手角色。这是企业行政经理在企业活动中所扮演的基本角色。企业行政部门是协助上层领导综合情况、 决策监督、调查研究、联系接待、管理文档和交办事项的管理部门，同时又是企业各职能部门工作的协调和 事务管
10、理部门，因此，企业行政的角色就是通过管理工作，使企业各项活动效率最大化，从而使企业管理工 作井然有序。参谋角色。现代企业所处的市场环境日益复杂，企业间的竞争愈加激烈，企业管理决策的难度越来越大。 企业行政经理的智囊、咨询、参谋作用愈显重要。任何个体的智力和经验都是有限的，企业的决策层往往因 为事务繁多，无法对各种情况都作充分了解。因此，行政经理的参谋作用是必须而且重要的。尤其在各种决 策相关信息的综合把握上，行政部门是企业信息的主要管理部门、对决策所需的相关信息的熟悉和把握可以 给企业的上层决策很大的帮助，它有助于企业在各种竞争中增加制胜筹码。管家角色。在企业中，上层领导主要是从宏观上把握企业
11、的经营战略和策略，职能部门负责各项职能工 作的具体实施，而行政经理则主要充当统筹、策划、安排，处理各种行政事务的角色，即类似于“管家”。 其主要任务是负责筹划经营策略的制定实施，协调控制，安排企业内各职能部门的日常工作。这些工作的好 坏，直接影响企业整体的运作效率。这是因为在企业管理活动中，企业行政机构属于综合性部门，处于枢纽 地位，便于协调、组织和管理需要相互配合的整体活动和全局性工作。活动家角色。企业行政经理在企业活动中起着信息的汇总和传递的作用。并在职权范围内从事公关和协 调的工作，因而扮演着活动家的角色。企业行政经理通过各种信息媒介渠道，将企业的重大决策和重大事件 向员工、股东和公众开
12、放、公布，使其有机会参与企业的管理；通过正式和非正式的传播渠道，向股东和员 工发布企业的经营状况，接受其咨询；通过新闻发布会等形式，向各新闻媒介提供企业信息，塑造良好形象。 同时，企业行政经理又起着信息收集的作用，即广泛听取员工、股东、董事对企业经营管理工作的意见、建 议和要求，了解并收集外界对企业的评价，并将这些信息分析整理后作为企业决策层的参考资料。 由此可见，企业行政主管的角色定位是由其工作的多变性和多重性特征所决定的。企业行政主管只有明 确自己在企业管理活动中所处的角色位置，才能对管理工作有正确的把握，真正做好企业的行政管理工作。 （三）企业行政管理学是在管理学和公共行政学等诸多学科的
13、基础上发展起来的一门新兴学科，它是社会经济 和现代企业管理理论发展到一定程度的必然产物。目前，国内外对企业行政管理学的研究尚在起步阶段，随 着该学科理论研究的不断深入和企业行政管理实践工作的不断完善，企业行政管理已形成了专门的学科知识体系，这对企业行政管理学的学习和研究有着积极的意义。企业行政管理是企业行政部门从事管理企业行政事务的有效活动。企业行政管理学的研究对象就是这一 活动的规律。由于构成这一活动的因素是人、结构、过程和事务对象，每一活动的结果是这四种因素互相作 用的结果，因而这四者又构成了企业行政管理研究的具体对象。对象中的人指的是企业的行政人员，也就是进行企业行政活动的主体。在企业内
14、部，行政部门中构成一 种上下关系，因而对人员的管理构成了这一整个行政活动的有机组成部分。企业行政管理学研究的主题之一， 就是如何使企业拥有并保持一支素质精良的行政工作队伍。企业行政管理学中的许多理论就是围绕着如何完 善对行政人员的管理进行的，它涉及企业的行政的管理过程，人员的领导以及管理方法等。 结构是企业行政活动赖以进行的形式。组织结构的基本理论构成了企业行政管理学研究中组织理论的主 要内容。结构的重要性在于，尽管结构的形成和确定依赖于组织活动的内容。但结构在形成后会对这一活动 起制约作用，因为活动是在一定的结构形式中进行的。结构不同，活动的方式也不同。过程表现为活动的动态层面，它通常是由行
15、政管理活动的功能构成的，这些功能包括组织、协调、沟通、 控制、监督、决策等。这些功能构成了企业行政管理学的技术性层面的研究对象。功能在行使过程中会以一 种关系的形式表现出来，例如，组织的设计涉及环境与结构的关系，决策涉及的计划和执行的关系等等，所 有这些都构成了具体的研究对象。 事务对象是企业行政活动对象的具体化外形式，他们是企业行政活动所要操作的具体事务。这些对象包 括会议、文件、信息、档案、环境、行政日常工作及后勤管理等等。他们构成了企业行政活动的主体对象， 是企业行政管理学所必须涉及的内容。研究对象的确立也就基本上确定了企业行政管理学的知识体系。基于上面的分析，我们认为这一体系可 以包括
16、以下几个方面：企业行政领导。企业行政领导是关于如何进行有效行政领导和激励的理论。包括企业行政领导的基本内 涵，工作原理和要求，对行政个体的本质分析，以及行政领导行为和激励理论的介绍分析。这些内容都是作 为企业行政管理者要首先了解的基础知识。 企业行政决策。企业行政管理在某种程度上就是决策。而且企业行政系统又担负着为企业总体的经营决 策工作提供辅助参谋的任务。企业行政决策涉及相关的理论概述、行政决策过程和方法以及企业行政决策在 企业管理决策中的体现，最后是行政决策后的计划编制与执行的理论内容。企业行政组织管理。组织结构是企业活动得以进行的载体，企业组织结构的管理是企业行政管理的内容 之一。它主要涉及企业行政组织的概念、类型、组织结构设计的原理和内容、企业组织力量的整合，以及对 非正式组织规范等相关内容。 企业行政环境。企业行政环境是企业行政系统赖以存在和发展的外部条件，因而也构成企业行政管理的 主要内容。它主要包括企业内外部行政环境的概述分析，对环境合理性认知与分析，环境对组织成员的影响 及积极的环境应对措施等内容。企业行政文化。企业行政本质上属于“软文化”管理范畴，现代企业越
