信息化项目实施合同签约明鉴

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1、信息化项目实施合同签约明鉴 2002 年 12 月 3 日，阅读人数 105 人 企业信息化管理项目是一个软件程序复杂的、实施周期长、涉及面广、至少由软件提供商和客 户单位共同实施的综合性项目。其实施合同对软件环境、实施方法、双方的权利义务等方面的重要 条款规定的是否具体、详细、切实可行，对项目实施能不能达到预期的目的，或者在发生争议、纠 纷的情况下能否公平的解决，具有决定性的作用。因此，有必要对信息化项目实施合同的主要条款的意义进行分析，以提高双方的签约能力，促 进项目实施的成功率。一与软件产品有关的合法性条款1 软件的合法性条款；软件的合法性，主要表现在软件著作权上。首先，当信息化软件的著

2、作权明晰时，客户单位才能避免发生因使用该软件而侵犯他人知识产 权的行为。其次，只有明确了软件系统的著作权主体，才能够确定合同付款方式中采用的“用户使用许可报 价”方式是否合法。因为，只有软件著作权人才有权收取用户的“ 使用许可费”，如果没有经过软件著 作权人的许可，软件的代理商是无权采用单独收取用户使用许可报价的方式。因此，如果企业信息化项目采用的是已经产品化的软件系统，应当在实施合同中明确记载该软 件的著作权登记的版号。如果没有进行著作权登记，或者信息化项目完全是由客户单位委托软件商 独立开发的，则应当明确规定软件商承担软件系统合法性的责任。2 软件产品的合法性；软件产品的合法性，主要是指该

3、产品的生产、进口、销售已获得国家颁布的相应的登记证书。我国软件产品管理办法规定，凡在我国销售的软件产品，必须经过登记和备案。无论是软 件开发商自己生产或委托加工的软件产品，还是经销、代理的国内外软件产品，如果没有经过有关部门的登记和备案，都会引起实施行为的无效。国内的软件开发商和销售商要为此承担民事上的主 要责任，以及行政责任。如果是软件上接受客户单位的委托而开发的，并且是客户单位自己专用的软件，则不用进行登 记和备案。因此，在签订信息化项目实施合同时，如果采用的软件系统的主体是一个独立的软件产品，就 应当在合同中标明该软件产品的登记证号。二与软件系统有关的技术条款1 与软件系统匹配的硬件环境

4、与软件系统匹配的硬件环境条款，一般包括三个方面的内容。一是软件系统适用的硬件技术要求，包括主机种类、性能、配置、数量等内容；二是软件系统 可以支持、支撑的硬件配置和硬件网络环境，包括服务器、台式终端、移动终端、掌上设备、打印 机与扫描仪等外部设备；三是客户单位现有的、可运行信息化软件系统的计算机硬件设备，以及项 目中对该部分设备的利用。签订硬件环境条款的目的，是为了有效的整合现有设备资源，减少不必要的硬件开支，同时， 也可以防止日后发生软件系统与硬件设备不配套的情况。2 软件匹配的数据库等软件系统信息化管理软件要与数据库软件、网络操作系统、单机操作系统相匹配才能发挥其功能。因此， 在项目实施合

5、同中，必须明确这些匹配软件的名称、版本型号及数量，以便客户单位能够尽早购买 相应的软件系统，为项目实施、培训做好准备。3 信息化管理软件系统本身的数据结构、网络形式以及其各管理模块之间的逻辑关系信息化管理软件应具有开放的体系结构，系统集成度好，支持物流、信息流、资金流的同步， 支持与互联网环境下的电子商务、供应链管理、客户管理等系统的集成，支持中文环境，各系统间、 模块间的互动都应该是无缝的、统一的、高效的。从而带动企业内外部工作效率的提高。因此，在实施合同中应当明确表示信息化管理软件的数据结构形式、适用的网络形式，以及对 系统、模块正常运行的保证。4 信息化管理软件的安全性、容错性、稳定性的

6、保证 我国对计算机信息系统的安全、保密方面已经有明确的规定。即：计算机信息系统的安全保护， 应当保障计算机及其相关的和配套的设备、设施、网络的安全，运行环境的安全，保障信息的安全， 保障计算机功能的正常发挥，以维护计算机信息系统的安全运行。因此，项目实施合同中，软件提供商必须对所提供的管理系统软件承诺安全性保证。这种保证 对今后的保修、维护，甚至终止合同、退货、对争议与诉讼的解决，都有重要的意义。另外，实施合同中还应该对信息化管理软件的容错功能、稳定性进行文字化表述，以确定客户 单位在实际运用中要求软件提供商进行技术维修、维护或补正的操作尺度。三管理软件系统适用的标准体系方面的条款信息化管理软

7、件肯定会涉及到国家、行业的部分标准，或者国际质量认证标准。管理软件是否 符合相关的标准规范，对客户单位是非常重要的，特别是对一些特殊行业的生产性企业，是能否进 行生产的必要条件。例如，药品生产企业所上的信息化管理软件系统，必须保证与其匹配的企业相 关的业务流程和管理体系符合 GMP 质量认证标准。否则，就可能引发纠纷。所以，客户单位在签订实施合同之前，必须与软件提供商确定软件对有关标准的支持或符合程 度。一般来说，除了以上所述的计算机信息安全方面的标准外，企业信息化管理软件涉及的标准有 以下几类：1 会计核算方面的标准；2 通用语言文字方面的标准；3 产品分类与代码方面的标准；4 计量单 位、

8、通用技术术语、符号、制图等方面的标准；5 国家强制性质量认证标准，等等。因此，在实施合同中，应当指明适用的标准，或者符合那项标准的要求。者应有利于客户单位 在实施过程中进行标准化管理。四信息化管理软件系统实施方面的条款项目实施方面的条款是合同的主体部分，通常包括项目实施定义、项目实施目标、项目实施计 划、双方在项目实施中的权利与义务、项目实施小组及其工作任务、工作原则与工作方式、项目实 施的具体工作与实施步骤、实施的修改与变更、项目实施时限、验收等主要内容。1 项目实施定义项目实施定义是确定整个项目实施范围的条款。从表面上看，它没有具体的实质性内容，但它 是项目实施的纲。其他具体的实施条款都是

9、在它的框架下生成的。如果因为实施范围发生争议或纠 纷，就要根据这个条款的约定来裁量。 例如，把实施完毕定义在以软件系统安装调试验收为终点，还是定义在以客户单位数据录入后 的试运行结束为终点，差别就大的多。前者软件提供商只要把软件系统安装成功，就完成了实施义 务，可以收取全额实施费用，而不承担软件系统适用性的任何风险；后者却要承担在试用期的风险。 按照我国合同法规定，在试用期内，客户单位有权决定是否购买标的物。因此，在实施合同中签订这个条款，对维护双方的权利是非常必要的。通常，实施定义可以表述为：项目实施是软件提供商在客户单位的配合下，完成软件系统的安 装、调试、修改、验收、试运行等全过程的行为

10、。2 项目实施目标项目实施目标是通过信息化管理项目的全部实施，使客户单位获得的技术设备平台和达到的技 术操作能力。在实施合同中约定的项目实施目标，是项目验收的直接依据和标准。因此，使合同中最重要的 条款之一。但是，在当前，相当一部分合同中并没有这个条款，而是把它放在由软件提供商的项目 实施建议书中。如果该建议书是合同的附件，与合同具有同等效力，其约束力还是比较强的；如果 不是合同的附件，其效力的认定就是一个比较复杂的问题或过程了。3 项目实施计划项目实施计划是双方约定的整个实施过程中各个阶段的划分、每个阶段的具体工作及所用时间、 工作成果表现形式、工作验收方式及验收人员、各时间段的衔接与交叉处

11、理方式，以及备用计划或 变更计划的处理方式。项目实施计划是合同中最具体的实施内容之一，由明确的时间界限。对软件提供商的限制性是 很强的。因此，通常情况下，它是最容易发生争议的环节。4 双方在实施过程中的权利与义务双方的权利与义务一般体现在以下几个方面：组建项目组；对客户单位实际状况的了解与书面报告；提交实施方案；实施过程中的场地、人员配合；对客户方项目组成员的技术培训；软件安装及测试、验收；客户方的数据录入与系统切换； 保密；新设备或添加设备的购买；实施工作的质量管理认证标准；等等。5 项目工作小组及其工作任务、工作原则和工作方式首先，对项目小组的要求，主要表现在组成人员的素质、技能、水平、资

12、格资历，和组成人员 的稳定性保证两个方面。从素质角度看，软件提供商组成人员以往的实施经历与经验，以及对客户单位行业特点的熟悉 程度等，都是很重要的；而客户单位的组成人员的 IT 背景，和对业务部门的指挥、决策权利很关键 的。从组成人员的稳定性角度看，当然是越稳定越好。但是，由于企业信息化项目的实施周期比较 长，人员完全固定是不现实的。因此，在合同规定对人员变动的程序，以及变动方对因人员变动而 产生的负面作用的承担等条款，是非常重要的。其次，工作小组的任务，一般包括以下内容：软件系统安装、测试；项目全程管理；项目实施进度安排、调整与控制；客户单位业务需求分析、定义和流程优化建议；系统实施分析、评

13、价和管理建议；对软件系统进行客户化配置；在合同规定范围内对软件系统的修改与变更；对实施中突发的技术上、操作程序上或管理上问题的分析、报告与解决；对在实施过程中发生的争议、矛盾与纠纷进行协调、报告和解决；项目小组成员间的专业方面的咨询、交流与培训；对客户单位操作人员进行系统的应用培训；对软件系统实施的进度验收、阶段性验收和最终验收。再次，项目小组的工作原则方面，由于项目小组只是合同的主要执行者，并不是合同的履行人， 因此，项目小组的工作原则是严格执行合同、协调各方关系、报告新情况、提出变更方案与设想。 它是一个协调、配合性的组织，应当以协同为总原则，尽量避免发生不必要的矛盾与纠纷。第四，项目小组

14、的工作方式，根据项目的进度，以及现实工作的不同，项目小组可以采取协调会议、配合工作、情况报告、交换记录等工作方式，以确保双方沟通顺畅。6 项目实施的具体工作与实施步骤双方签约文件中必须包括项目实施的具体工作及其实施步骤，不管是体现在合同中，还是表述 在双方签字的项目实施计划中。具体工作应逐一列出，同时，应标出工作人员、工作内容、开始与结束的时间、工作场所、验 收方式与验收人、工作验收标准等内容。实施步骤是把具体工作做成一个完整的流程，使双方都明确应当先做什么，再做什么，知道自 己工作的同时，对方在干什么。这样就可以在双方心理有同一盘棋，便于相互间的配合与理解。7 实施的修改与变更在企业信息化项

15、目实施中，最困难、最容易产生矛盾的问题，就是在实施过程中对软件系统的 修改。因为，在合同或实施计划中都不可能规定具体的修改内容，而在实施过程中，会不断发生修 改软件的情况。那么，怎样在合同中规范软件修改的范围、界限与行为规程呢？我们认为，从软件本身的结构、 修改主体、修改程序、软件系统结构、客户单位业务管理流程、提出修改的时间、修改不成功时的 处理办法、修改延时等方面加以明确规定，使项目实施中对软件系统的修改，成为一个规范的操作 程式。1）从软件本身的结构上看，一些国外的高端企业信息化软件系统，与固定的管理理念和业务流 程方式结合非常紧密，在项目实施中对软件系统的修改几乎不可能。因此，客户单位

16、应当在咨询商 的指导、协助下，把重点放在改造自己企业的业务流程，而不要刻意坚持在合同中对软件系统的修 改条款。因为如果写入修改条款，就有可能使之成为指责软件提供尚违约的理由，进而导致争议或 纠纷。从软件系统的修改主体方面看，通常情况下是由软件开发商，根据客户单位的实际情况，对自 己的软件系统进行客户化改造或修改。这样做既可以保证软件修改的质量，又在合同的权利义务的 分配上比较合理。在特殊情况下，也有由软件开发商提供软件系统的接口数据，有客户单位进行软件系统的客户 化改造或修改。这时，软件开发商的主要义务是提供必要的源程序数据、软件客户化改造的技术培 训与指导、协助客户开发或补救开发等。而相对应的，客户单位就承担了软件系统的客户化改造的 主要义务，其风险是很大的。必须有在客户化改造无法完成的情况下，如何进行补救、变更义务等