文秘类毕业论文

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1、1 内容摘要 本文围绕企业行政助理秘书工作的中心，探讨了在我国加入 WTO 后，对 行政助理工作提出的更高要求。企业行政助理工作者要树立学习、效率、奉献、 严谨、创新、超前、形象、全局、守纪、保密意识，同时还必须具备并提高政 治素质、文字功底、技术素质、身体素质和精明的办事能力。并且就如何提高 行政助理的基本素质和能力，做了详细的分析，探 讨了从注重一般知识、加 强思 想方法、培养技能技巧等三个方面加强并提高行政助理的基本素质与能力，客观 上解决了企业行政助理工作的问题。 关键词：企业 行政助理工作 意识 素质 能力2 一. 行政助理的基本素质和能力对企业的重要意义行政管理是企业的中枢神经系统

2、，是企业里综合性最强的一项管理，其任 务是帮助企业的管理者依据管理程序，作出管理决策，完成企业的目标规划。 企业行政助理，是以总经理为最高领导，由专门行政部门组织实施、执行，其 工作范围涉及企业的各个部门的方方面面。 行政助理工作具有全局性、统筹性，是企业整体的中枢神经系统。企业的 其它管理的特点是局部性、专业性，或称为业务管理。行政管理保证了企业其 它部门工作的顺利、有效进行和并起到相互之间的协调作用。行政管理之所以 重要是因为其广度和深度，涉及到企业的全部运作过程，是管理人员、各部门、 员工之间的联系枢纽，也是企业与外界沟通的主要窗口。 以现代行政管理培训的观点看，行政助理在企业中主要有管

3、理、协调、服 务三大职能。 1. 管理职能：即保证企业的政策得到贯彻、命令得到执行，企 业制定的长期、中期、短期计划和目标能够按时、按质、按量完成。 2. 协调 职能：做好各部门之间的协调工作，推动和保证企业各项业务工作顺利、有效 地进行。 3. 服务职能：为保障各业务部门的高效运转，提供人力资源、生产、 办公环境、生活条件等方面的服务 企业的行政助理工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，领导活动 为主，行政工作为辅，就决定着企业行政工作始终要以领导活动为中心，否则， 不是越位就是不到位。企业行政就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活， 对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜。对领导

4、安排的工作一旦接 受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。 二. 、行政助理需要具备的基本素质与能力 1、树立十种意识 1.1 学习意识。企业行政助理的成功更离不开知识的积累，而知识的积累 主要靠学习。作为一个合格的企业行政人员，就应该象扩大电脑内存一样储存 并不断更新自己的知识。3 1.2、效率意识。树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业 行政助理工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。行政人员办理任何事情， 都要思维敏捷、雷厉风行、加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事， 特别要注重实效。 3、奉献意识。企业行政工作是一项时效性强、任务繁琐、生

5、活清苦、默默 无闻的工作，而且岗位重要，工作要求高，责任重大。 4、严谨意识。行政工作无小事，行政人员必须时时、刻刻、事事、处处坚 持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作， 要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误班、不错办，高质量的处理和起草 每份文件，高效率的办好每件事情，做到事事有回音。 5、创新意识。企业行政人员要充分发挥主观能动性，努力适应加入 WTO 后给企业带来的新形势，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动 脑筋。 6、超前意识。“凡事预则立，不预则废”。要做好企业行政工作，就必须增 强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雪前送伞”，做到未

6、雨绸缪。 7、形象意识。行政部门素有机关“窗口”之称，因此行政人员的形象不仅是 个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。 8、全局意识。企业行政工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政 管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大 局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地 服从服务于企业工作的大局。 9、守纪意识。行政人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉 抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待 个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、 拉关系，

7、努力做到自重、自省、自警、自律。10、保密意识。行政人员在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格执行 有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好与 人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问 的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。4 2.不断提高四种能力 2.1 过硬的政治素质。行政工作是一项政治性、政策性都很强的工作。行 政工作的性质、作用决定了行政人员必须具备具有较高政治理论和政策水平， 有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法 处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。 2.2 扎实的文字功底。有一定的文

8、字功底是对行政人员的最基本要求，撰 写材料是行政人员的基本职务。写作文不是一件易事，写好就更不易。一篇脉 络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴 而就。 2.3 过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及，企业行政助理肯定不 能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑操作， 不会复印、传真，不会接发点子邮件、不会查阅网上信息，如何能办好本职工 作。现代企业行政助理必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水 平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业行政助理工作者。 2.4 健康的身体素质。常言道：“身体是革命的本钱”。没有好的身体

9、，如何 更好地为领导服务。作为企业行政助理要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节 假日去完成的身体，因此身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就 会被累垮。 3.具有精明的办事能力 3.1 理解和领会能力。日常工作中行政助理一方面要接受领导的指示，另 一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速 地领会领导交代的意图，同时也要准确无误的听懂、摸清办事对象的想法。 3.2 分析和驾驭能力。企业行政助理常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况， 需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把 事情分别办理的清楚顺当，有条不紊。 3.3 应变能力。企业行政助理

10、面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。 有些办事的计划、预案和想象，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案5 完全打乱。需要行政助理临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处 置，达到预期目的。 3.4 交际能力。交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业行政助理要 克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近， 容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。同事交际能力也反 映出一个人的细想性格修养。 3.5 语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待 来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理 好各种关系的一个基

11、本条件。 三、通过哪些方式提高基本素质和加强能力 1、终生学习-厚功底在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、 学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习， 边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学 习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式 达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的 合格行政人员。2、不断锻炼-强能力尽可能地深入调查研究，吃透“下情” ，广泛获取第一手资料，这样，既 能填充“资料库” ，增强写作能力；又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依 据。

12、现今的时代，行政人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性 和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。如 果没有自我意识，又怎么能够“参与政务” 、 “管理事物”？因此作为一名行政 人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前 为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，行政人员在强化 自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一 3、加强管理-促效率这方面，企业要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科 学化，尤其要突出抓好目标管理，对行政人员每次承担的文稿，都要按照难易6 程度、完成时限进行量化，半年小结，年

13、终考核，按积分多寡权衡下一年文稿 的撰写任务。分多、质量高多安排，分少、质量劣少安排或另改其他工作，并 根据总积分评定秘书工作的优劣，实施奖罚。 4、钻研业务-灵头脑作为一名成功的行政人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这 些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备行政人员要具备的各方面的能力。 如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表 现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能 帮领导力挽狂澜。 总结 我国加入 WTO 之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的 形势和任务给新时代的企业行政工作者提出了更高的要求，行政工作者

14、必须具 有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精 神。从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善 自我，做一名合格的企业行政助理。 致谢 本人在选题及研究过程中得到岳建芳老师的悉心指导。岳老师多次询问研 究进程，并为我指点迷津，帮助我开拓研究思路，精心点拨、热忱鼓励。岳老 师一丝不苟的作风，严谨求实的态度，踏踏实实的精神，不仅授我以文，而且 教我做人，虽历时三载，却给以终生受益无穷之道。对老师的感激之情是无法 用言语表达的。感谢老师们对我的教育培养。他们细心指导我的学习与研究， 在此，我要向诸位老师深深地鞠上一躬。最后，向我的父亲、母亲、老师致谢， 感谢他们对我的理解与支持参考文献 1 李玉英. 谈行政助理应该具备的素质J. 山东省青年管理干部学院学报, 2000,(02) 2李尚才. 如何当行政助理J. 领导科学, 2005,(10)7 3刘振德. 少奇教我当行政助理J. 秘书工作, 2005,(01) 4姚瑜. 谨防行政助理弄权J. 江苏省社会主义学院学报, 2003,(01) 5孟繁莹. 关于行政助理的有关话题J. 石油政工研究, 2003,(05) 6汪名旵. 绵阳行政助理改革J. 决策咨询, 2003,(01)