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1、房地产档案共享模式建立分析 智璐璐 江苏省南通市不动产登记中心 作为与民生密切相关的档案类别, 房地产档案较其他档案相比利用率非常之高。现有条件下, 房地产档案的高利用率, 势必导致调档效率变低, 满足不了用户基本需求。基于此, 很多档案馆采取了一系列针对性措施进行改进, 如档案数字化、增加调档窗口等, 但仍无法从根本上解决调档效率低的问题。究其原因, 主要是随着房地产市场的火爆, 档案利用者数量不断增长, 而档案服务窗口始终有限, 需求与供给之间的不对等, 导致房地产档案利用矛盾日益凸显。提高档案利用效率, 应从改变当前档案利用的“供求模式”着手, 在确保信息安全的基础上, 将档案调阅权限从
2、“供”方档案馆工作人员手中移交到“求”方利用者手中, 数以万计的查档申请由利用者自行完成, 进一步弱化档案提供者的关隘角色, 从根本上解决档案利用率低的问题。明确群体权限改变档案利用“供求模式”, 应首先对“求”, 即房地产档案的利用群体进行梳理, 并根据群体属性和利用需求等进行分类。目前, 房地产档案利用者可以粗略分为以下五类:一是国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监察部门等;二是房地产权利人, 按照业务类型的不同, 权利人主要包括:房地产所有权人、他项权利人, 如抵押权人;三是房地产登记过程中的相关部门, 如契税部门;四是被查询房屋的利害关系人;五是与被查询房屋
3、无利害关系的一般群众。档案利用群体不同, 利用权限也因人而异。为方便归类, 根据查询内容的不同, 可以将档案利用权限分为四级 (见表 1) 。在上述利用者中, 第一类群体享有一级权限;第二类群体中, 房地产所有权人享有一级权限。其他权利人享有二级权限, 即根据所登记的业务类别, 针对性享有调阅该项登记中档案资料的权限;第三类群体享有三级权限, 可以调阅诸如房地产所有权人名下房屋数量, 自然情况等信息;第四类群体, 可以在提供与登记簿记载人利害关系证明的基础上, 享有一级权限;对于与被查询房屋无利害关系的第五类群体, 享有四级权限。界定共享内容在保障信息安全的基础上, 本文所述共享机制的范围仅限
4、电子登记簿基本信息。对办理各类业务时提交的纸质及相应的数字化档案仍需实地查阅。建立共享模式群体权限不同, 查阅电子登记簿的内容与方式也需区别对待。1.对于一级权限群体(1) 国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监察部门等此类群体的查询特点是对结果的及时性 (包括送达及时性和反馈及时性) 、准确性和保密性要求比较高。目前, 各地通行做法是上述机关根据案件需要, 实地提交协助查询函, 档案馆工作人员根据查询申请, 逐个查询并将结果以纸质材料形式予以反馈。这种方法准确性和保密性好, 但是及时性方面无法保证。以 N 市为例, 2016 年 912 月档案馆累计收到法院协助查询
5、申请 139046 条。如此大的查询量, 单靠有限的窗口人员无法将查询结果及时反馈, 容易造成法院根据反馈结果实地查封时不动产已被转移, 为司法工作带来很大不便。表 1 房地产档案利用权限明细 下载原表 解决上述问题, 可以从两方面进行改进:一方面是开通协助查询系统。在法院和房地产档案馆之间开通点对点网络查询通道。全国各级公检法机关通过系统提交查询申请, 档案馆工作人员根据申请反馈查询结果。此举可以保证查询结果的准确性和保密性, 也可以在一定程度上提高送达及时性, 但是对于查档量颇高、人员紧张的档案馆来说, 上述方法的反馈及时性还是无法得到保障。另一方面是为各级法院开辟查询专线, 由公检法部门
6、直接登录房地产档案查询系统, 根据案件需要自行查询, 查询路径包括:被查询人姓名、身份证号码、被查询房地产坐落、不动产证号等。此举能够改变以往档案馆与公检法机关之间一对多的查询模式, 将查询权限移交给申请单位, 最大限度地节省送达及反馈时间。通过系统, 公检法机关可以了解最新的房屋状态信息, 以便及时采取相关处置措施, 满足此类机关对于及时性和准确性的要求。但是在查询权限开放之后, 保密性可能受到影响, 这需要档案馆在移交查询权限之前, 与申请单位之间就查询人、查询内容进行限定, 并签署相关保密协议。实践中, 各档案馆可以根据实际情况, 从上述两种方案中择优选取。(2) 房地产权利人对于房地产
7、所有权人, 可以根据建设部 2006 年印发的房屋权属登记信息查询暂行办法, 在产权人提供身份证明之后, 提供其名下的全部房屋登记信息 (包括产权登记、抵押登记、预告登记等) 。实际工作中, 房地产所有权人调档内容主要为复印档案资料和打印房屋情况证明。对于前者, 根据前文所述必须由产权人本人提出查询申请, 档案馆工作人员核验身份信息后方可出具相关档案资料。对于后者, 不论是其需要查询房屋具体坐落信息, 还是查询其名下房屋数量及用途信息, 都需申请人在窗口申请办理。如果将上述权限移交给查询者, 由本人或他人执申请人身份证原件通过自助查询机进行操作, 每份证明可以缩短至半分钟以内完成, 可以极大节
8、省等待时间。查询结果主要根据电子登记簿所载设计用途来显示对应的房屋数量情况, 而不显示具体的房屋信息, 不仅满足了申请人查询目的, 也保护了申请人的个人隐私。2.对于二级权限群体二级权限群体主要指房地产抵押登记、预告抵押登记等类别涉及的他项权利人, 这类群体可以调阅自己作为抵押权人的相关档案。目前, 抵押权人对抵押物的状态信息比较审慎, 为防止抵押物出现异常, 一般会定期对其状态进行摸底, 导致查档频率高和数量多。缓解此类查询给窗口带来的压力, 也可以采取移交查询权限的方式, 由他项权利人自行查询。对他项权利人查询权限的设定, 应基于其业务登记的类别。在房地产所有业务登记中, 最基础的是房地产
9、产权登记, 在产权登记之上, 可以衍生出无数并行的包括抵押登记、查封登记等类别。对于他项权利人, 其权限应该只能调阅办理该笔抵押登记时提交的相关资料、房屋面积以及是否有查封等自然情况, 对于产权登记档案, 其他抵押登记档案及查封档案等则无权调阅。在明确银行类他项权利人的查询权限之后, 可以为其开通查询专线, 进行远程自助查询, 查询路径仅限他项权证号。查询结果包括:抵押人姓名、房屋坐落、抵押金额、评估金额、抵押开始及结束时间、是否有其他抵押以及是否是最高额抵押等。通过上述共享机制, 抵押权人能及时了解抵押物状态, 以便及时做出应对举措, 同时也降低了档案查询窗口压力。3.对于三级权限群体目前,
10、 居民名下房屋数量直接影响其再次购买或出售房屋时缴纳的契税税率, 为此契税部门会要求房地产申请人提交名下的房屋情况证明, 此类证明出具量约占房地产档案馆日常工作量的 30%左右, 如能将上述查档业务权限移交给契税部门或者申请人, 申请人和档案部门都将受益匪浅。对于后一种形式, 上文“对于一级权限群体”部分已作详解。此外, 还可以选取前一种契税部门自行查询的方式。契税部门的查询权限, 应限定为查询申请人的房屋数量及设计用途两项, 查询路径包括:产权人姓名和身份证号码 (见表 2) 。表 2 房屋基本信息查询结果 (三级权限群体) 下载原表 将档案调阅权限从档案馆移交给契税部门, 一方面可以提高档
11、案利用率。另一方面可以取消开具证明的中间环节, 在一定程度上消除虚假证明带来的危害。4.对于四级权限群体四级权限群体对于所查房屋情况的权限比较有限, 仅限于房地产的自然状况及查封、抵押等权利限制情况信息。在工作中, 可以在设定相关权限之后, 由申请人通过外网远程访问, 或者通过自助查询机自行查询。查询路径包括:房屋坐落或房产证号 (不动产证号) , 查询结果仅限房屋权属登记信息查询暂行办法规定的房屋基本情况 (见表 3) 。表 3 房屋基本信息查询结果 (四级权限群体) 下载原表 总之, 在保证信息安全的基础上, 将部分档案查询权限移交到查询申请人手中, 一是可以从根本上提高档案利用效率, 解决房地产档案查询效率不高的弊端;二是可以深化落实无纸化办公, 减轻查档出证的人力、物力和财力投入;三是可以取消纸质档案的流通环节, 杜绝虚假房产证明带来的危害。
