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1、电子文件架构及部署模式1.概述1.1 电子文件管理系统主要功能实现电子文件的自动捕获、格式转换、数据封装、统一存储、统一利用等基础服务，实现电子文件的捕获登记、分类、案卷整理、保管期限鉴定、移交、销毁、续存、利用、统计、审计跟踪等功能。构建电子文件安全体系，实现电子文件的安全控制，包括在线安全利用和离线安全利用，其中离线安全利用可采用数字水印、加密下载等技术达到防扩散和防篡改的目的。根据国家标准对电子文件长期保存的功能要求，改造现有的档案管理系统的电子文件归档接口、元数据基础，建立长期保存系统，实现电子文件的统一封装，满足电子文件多版本、多格式的管理要求。1.2 业务系统适应性与集成根据试点接
2、入的 ERP、生产管理、营销业务应用、基建信息管理、省调运行管理、协同办公、科技项目管理、经济法律等业务系统的管控范围和管控要求，由业务系统开发商进行适应性改造，并根据统一的接入规范接入电子文件管理系统。2.系统定位以及总体架构设计系统总体架构设计根据国家电网公司信息化建设的整体要求，结合现有的非结构化数据管理平台、档案管理系统，遵遁模块化、松耦合的设计原则，通过服务支持平台，保证了每个子系统之间的最大的独立性，在系统内部，通过消息服务平台进行子系统内交流，实现子系统之间松耦合的联系。系统总体架构设计遵循国家电网公司信息化架构管理办法，符合公司战略和业务、技术发展趋势，严格遵从总体架构管控的要
3、求，并结合公司电子文件管理的业务需求，来实现系统架构设计的标准规范、科学创新。2.1 电子文件管理系统定位依据待发布的国家标准电子文件管理系统通用功能要求，贯穿于电子文件整个生命周期中的系统包括三类：即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。1. 业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件，如 ERP、生产、营销、协同办公、基建管控系统等；2. 电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件，维护文件之间、文件和业务之间的各种关联，支持查询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置；3. 电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用，主要指的是协同
4、办公档案管理模块和公司档案馆管理系统。业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如下图所示:文件形成 文件长期保存业务系统电子文件管理系统档案管理系统（1）非结构化数据管理平台：定位于集中存储公司所有业务系统的非结构化数据，是四大数据中心之一，提供平台级的公共服务，管理的是数据。（2）电子文件管理系统：定位于公司内部电子文件的集中管理，借鉴实体档案管理的分类整编体系对电子文件进行管理，电子文件管理关注电子文件内容的真实完整，电子文件管理需要捕获非结构化的数据、结构化的报表数据、空间地理信息的电子地图等，按要求转成符合国家标准的非结构化数据格式进行封装存储，电子文件没有
5、实体，要求能够长期保存。（3）档案管理模块及档案馆信息系统：定位于按照国家相关制度实现对实体档案和对应的电子档案信息进行管理，同时提供查询、借阅等利用服务，档案的电子原文存入非结构化数据管理平台。除电子文件管理系统为本次工程新建系统外，其余系统均在 SG186 工程中建设完成。其中，非结构化数据管理平台是其它三个业务系统的支撑平台，是实现公司电子文件全生命周期管理的重要技术措施，当业务系统形成和产生数据时，便存储于该平台中，为电子文件的实时捕获创造了条件；电子文件管理系统是本项目核心系统，通过与非结构化数据管理平台的集成来实现与业务系统及档案管理系统的集成，从而实现电子文件从产生到销毁全过程的
6、管理。2.2 总体架构设计按照“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密”五丧基本原则，依据公司企业架构体系（SG-EA）管控的相关觃定，完成电子文件管理业务架构、应用架构、数据架构及技术架构设计。2.2.1 业务架构1.业务战略以公司电子文件管理制度、公司电子文件标准规范为统一管理制度实行统筹规划，建立电子文件从形成、办理、传输、保存、利用、销毁全过程管理，实现电子文件统一管理、共享利用。国家电网公司电子文件管理业务战略模型如下图所示:国家电网公司电子文件管理业务战略模型图在电子文件形成阶段，覆盖了国家电网公司“三集五大”各业务系统，通过将文件管控点嵌入各业务系统中，对电子文件进行自
7、动捕获进入新建的电子文件管理系统，从而可以实现电子文件全过程管控；在电子文件管理阶段，通过电子文件管理系统对电子文件进行捕获登记、分类组织、鉴定处置、存储保管、统计管理、检索利用等业务管理，同时直接提供各业务系统对电子文件的利用手段（信息推送）；对于需要进行长期永久保存的电子文件，移交进入国家电网公司已建设好的档案管理系统，该部分数据按照档案管理要求进行管理。2.业务能力（1）电子文件前端控制、全程管理能力目前国家电网公司现有业务系统中形成管控的电子文件分为二种类型，一种是以非结构化形式直接存在的，由各业务部门日常办理业务过程中产生的，直接保存在各业务系统中;一种是以结构化数据存在于各业务系统
8、中，由业务系统在特定的业务节点进行体现（表单、统计报表等），此部分电子文件需要转换为非结构化形式的电子文件。各业务系统需要根据管控范围和管控要求，在对应的管控点将电子文件及元数据信息推送到电子文件管理系统中，实现电子文件的前端控制。（2）电子文件统一管理能力对各业务系统推送过来的电子文件，由电子文件主管业务部门进行统一管理，主要包括以下内容：信息著录：对缺少的元数据内容进行人工著录;业务管理：对符合元数据规范的电子文件信息，系统提供自动分类、自动鉴定，帮助业务人员进行整理，业务人员根据相关的管理要求进行组卷、复合文件的操作，并根据对应的归档范围进行归档，归入档案管理系统进行保存，并进行移交、销
9、毁、续存等业务管理；检索利用：整理好的电子文件可以供各业务部门、其他单位人员等进行检索利用；统计分析：主管业务人员可以对利用情况、电子文件收集、存储等情况进行统计和分析。（3）电子文件格式规范、长期保存能力电子文件经过电子文件主管业务部门鉴定后，对需要进行长期保存的电子文件归入档案管理系统，电子文件信息归入档案管理系统后，主管业务人员按照实体档案的管理办法进行装盒、组卷、编号等操作，并对现存资源进行编研、实体借阅等利用，根据对应的保管期限情况进行鉴定销毁。（4）电子文件安全保管能力按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。3.用户组织按照系统中所承
10、担职责和使用功能的不同，用户角色主要分为系统管理员、高级管理员、电子文件管理员、部门电子文件管理员、利用者、赋权人等六种角色，具体角色分工如下：序号 角色名称 角色职责 备注1001 系统管理员 主要完成系统的设置和维护，但对电子文件管理系统中的具体数据应无权进行访问。一般是信息维护人员。1002 高级管理员 管理规范的制定者，根据各单位对电子文件规范制度如元数据规范、电子文件鉴定处置方案等，完成对所有单位电子文件管理系统的设置工作。1003 电子文件管理员通过系统完成本单位电子文件管理工作。如果其所在单位有下级机构，可查看到下级单位的电子文件管理工作情况等。一般是各单位设定电子文件管理员。1
11、004 部门电子文件管理员负责本部门所管控的电子文件的收集、分类组织和鉴定处置等工作。一般是负责本部门管控范围内的文件整理的责任人。1005 利用者 普通的电子文件利用者，进行电子文件信息的查询利用。单位所有人员1006 赋权人 除了具有普通利用者的权限外，还具有对各电子文件进行审批的权限。一般是各部门（单位）的领导。4.业务流程电子文件整理的业务流程如下:（1）各业务部门在办理日常业务的过程中在业务系统形成电子文件。（2）捕获服务获取对应的电子文件和元数据信息。（3）业务人员对捕获过来的电子文件和元数据信息进行登记、人工著录。（4）业务人员进行分类整理。（5）对整理好的数据进行鉴定处置。（6
12、）对利用情况、存储等进行统计管理。（7）对保管到期的文件进行销毁。（8）对需要长期保存的电子文件，归入到档案管理系统进行管理。5.业务管控（1）内容管控主要是对电子文件的管控范围、元数据规范、管理规范等进行管控。（2）管控范围确定各业务部门、业务系统的电子文件管控范围，并能随时根据业务的变化制定对应的捕获规则。（3）元数据规范确定各类型电子文件、业务类电子文件的元数据规范，并能灵活根据国家和公司相关标准进行调整。（4）管理规范制定本公司相关的电子文件管理规范。6. 管理相关业务业务部门日常进行电子文件管理的业务如图所示：根据电子文件管理的要求，将电子文件管理业务划分为文件收集、文件整理、鉴定处
13、置、开发利用等日常业务。（1）文件收集是电子文件管理的基础工作。收集各业务部门日常办理业务中产生的电子文件信息，并根据各业务部门的特点，制定对应的业务元数据规范。提供各业务系统电子文件的自动捕获，并对捕获过来的数据进行展示和自动分类，实现电子文件的自动收集，提高电子文件的收集效率。（2）文件整理对自动捕获过来的电子文件，首先根据元数据规范要求进行数据检查，对不符合规范的数据进行人工著录，并由系统进行自动分类和自动鉴定，并由业务人员进行检查整理，根据电子文件的相关管理要求，进行组卷、复合文件设置等管理，并打印相关的目录。实现电子文件信息的智能化整理工作提升电子文件整理效率。（3）鉴定处置是电子文
14、件管理的核心业务，针对分类整理好的数据进行自动鉴定，并针对不同的电子文件，鉴定后进行归档、移交、销毁、续存等日常处理业务。实现电子文件的自动鉴定、归档，提高电子文件自动管理的效率。（4）开发利用提供对整理好的电子文件的检索利用、开发、统计分析，利用过程要对电子档案在查询和借阅时的控制，控制有浏览权限的人是否能复制、打印、摘录、传播，从而保证敏感信息不被泄漏。实现对电子文件信息的深度挖掘，发挥电子文件资源的辅助决策作用，并实现多维度的统计分析可以有效的提升电子文件的利用水平。2.2.2 应用架构电子文件管理系统需要针对电子文件的形成办理捕获、日常管理、长期保存进行管理，同时为全体业务部门提供电子
15、文件的利用。图：应用架构图应用功能：1.日常管理及应用包括捕获登记、分类整理、鉴定处置、统计管理、检索利用等功能：（1）捕获登记：通过捕获服务将各业务系统活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据进行捕获，并可以进行人工著录和补录,分配给文件唯一标识符，并能针对各个业务系统的电子文件信息进行统计。（2）分类整理：登记好的电子文件信息，首先由系统进行自动分类，并可由业务人员进行检查修改；并可以进行分类、组卷、调整等操作，保证电子文件的元数据的完整，以利于电子文件保存、检索、使用和处置。（3）检索利用：整理好的电子文件信息可以根据基础设置的权限信息提供检索利用，针对案卷、文件及其元数据、全文信
16、息等多种层面进行检索，并提供如普通检索、全文检索、组合检索、卡片检索各种检索方式和检索入口, 满足不同用户需求。（4）鉴定处置：对整理好的电子文件信息，给定保管期限等对应信息，根据时间（如保管期限到期）或特定事件自动触发或手动启动对应的流程，对电子文件进行移交、销毁、续存等操作。（5）统计管理：统计工作是电子文件管理的基本业务功能，统计管理对电子文件的总量、分类整理、检索利用等统计指标进行统计查询和结果分析，并提供各种图形化展示工具和导出功能。提供周期性报表、如日报、周报、月报、季报、年报，并允许用户对报表进行审核、上报、汇总。2.基础服务包括格式转换服务、文档安全服务、捕获服务、检索服务、统一浏览服务、统一存储服务等功能：（1）格式转换服务：通过对文件的格式转换实现文件格式与计算机的软硬件无关，利于电子文件长期保存、交换和利用。（2）文档安全服务：建立文件存储安全及文件利用的安全。（3）捕获服务：提供对各业务系统捕获到电子文件管理的服务，在捕获过程中需对各捕获的电子文件进行验证。（4）检
