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1、项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-13-项目档案的组卷、整装及移交规定一、总则1、项目档案，由建设单位统一负责组织移交。 2、项目工程档案要求遵照中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-89）整理立卷。3、项目行政档案要求遵照中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 （DA/T22-2000）整理立卷。本章主要介绍项目工程档案的组卷、整装及移交规定。二、项目档案有关术语说明及组卷职责分工（一）项目档案有关术语说明1、工程项目档案：是指在高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工全过程形成的应当归档保存的文字材料、图样、图表、计
2、算材料、声像材料等形式与载体的原始记录。2、工程项目文件材料：是指记录和反映高速公路建设活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。3、案卷：是指由互相联系的若干文件、图样组合而成的一种档案保管单位。卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。4、卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。5、卷内备考表：说明案卷内状况的表格。6、档号：档案的编号，包括分类号和案卷号。其编写方法详见项目管理工作手册第四篇项目档案资料管理规程第一章通则 “项目档案分类编号规则”部分。三、组卷及组卷职责分工组卷就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，便于保管、保密和利用。综合类、工程造价及决算类文件
3、材料由建设单位负责组卷；工程设计类文件材料由建设单位会同设计部门负责组卷；工程施工类文件材料及工程竣工图、项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-14-表由施工承包单位负责组卷；若竣工图由建设单位统一对外委托，则竣工图部分由建设单位统一主理；工程监理类文件材料由监理单位负责组卷；工程科研类文件材料由承担科研课题单位负责组卷。四、项目档案组卷要求1、组卷要遵循高速公路文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于高速公路档案的利用和保管。2、工程施工、监理文件材料及竣工图应按工程建设项目、合同段、单位工程等进行组卷。3、案卷内文件材料必须准确反映高速公路建设项目活动的真实内容
4、。必须是现场形成的第一手材料（原始件） ，不允许用复印件。4、要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的完整、准确、系统。完整：工程项目建设全过程中应归档的文件、图表等各种文件原件齐全。准确：档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。系统：按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。五、案卷内科技文件材料的排列1、工程档案案卷卷内科技文件材料应按照来源和类别（如建设综合文件、设计文件、施工文件、监理文件、工程决算文件、竣工图纸、声像图片等）等顺序分别组卷，不得混排混组，对同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。每卷（包括
5、文字卷和图纸卷）均应编写卷内目录和独立的页号。2、案卷内图文混合文件材料的排列，要求文字材料在前，图样在后；若案卷内文字材料只对其图样做补充或局部性说明时，应图样在前，文字材料在后。3、建设单位的综合管理性文件材料可按问题、时间或重要程度排列。对于建设期上级批复等重要文件材料应随同相关的科技文件材料一起排列。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；铅印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后。4、监理单位文件应汇总材料在前，原始材料在后。具体为：“附录 A”中所列资料，遵照下述原则组卷：项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-15-“附录 A”表中第 1 至 7 项属监理综
6、合文件材料，应组专卷；第 8 项至第15 项应分类别及合同段依次组卷；第 16 项根据文件不同流向分别组卷；第 17至 19 项分类组卷；第 20 项根据监理内容以责任人为单位依次组卷；第 21 监理照片可以合同段为单位分别组卷。5、施工单位文件材料应以合同段为单位，按以下顺序进行编制：（1）合同段施工综合文件材料。（2）合同段施工技术文件材料。遵照项目开工时各合同段 “单位、分部、分项工程的划分及编号” ，将本合同段技术资料以分项工程为单元，依次整理。合同段施工技术文件材料整理时应遵照以下顺序：a、合同段单位、分部工程质量检验评定材料。b、合同段（或单位工程）标准试验、原材料出厂三证及原材料
7、质检报告、特种工上岗证等（分类按时间顺序依次整理） 。c、各分项工程完工证书资料。它应包含以下内容：(a)分项工程开工申请单、开工令、完工证书；(b)分项工程施工方案（或施工组织设计） ；(c)施工测量放线资料；(d)工序质量检测资料；(e)各种试验资料；(f)分项工程质量检验评定表；(g)其它（质量事故及处理文件、与分项工程有关的依据性管理文件、会议纪要等） 。若有试验段，则试验段资料在同类型分项工程完工证书资料前单独整理。d、合同段工程技术要素及统计表e、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。（3）合同段交工证书（组专卷） 。（4）工程照片材料
8、（按档案部门统一装具要求组专卷） 。（5）合同段所有变更文件材料（包括一般文字性变更文件、变更图纸、变更申请、变更令、变更通知书以及与变更有关的会议纪要等材料）的整理应从从第一份变更令开始，应与相应的变更令对应一一配套组合，依次组卷。（6）合同段竣工图纸应按里程、专业、图号进行排列。项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-16-六、案卷的构成及编目案卷应由案卷封面和卷盒、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。（一）编写案卷页号1、卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号，页号按实际位数编制，页号用号码机黑色印油打印。2、页号编写位置：在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左小角填
9、写页号，空白面不编制；竣工图在标题栏外左下角编写页号。3、如所归文件属符合档案保管要求，并已编有页号的成本、成册材料，只需在卷内文件目录页次中填写册数。4、案卷封面、案卷目录（原有图样目录除外） 、卷内备考表不编写页号。（二）案卷封面的编制1、案卷封面：可分案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。2、案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。公路建设工程项目，案卷题名应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名总字数不超过 57 个字。盒脊
10、“案卷题名”应与盒封皮完全一致，盒正封面题名填写顺序从左到右，盒侧封（盒脊）题名填写顺序是从右到左竖向排列。（1）技术性文件案卷题名的表示形式，以许平南高速公路为例：河南省许平南高速公路项目 K1+000K3+000 路面底基层分项工程技术文件材料。（2）管理性文件案卷题名的表示形式：项目名称+责任者+问题属类或名称。如：河南省许平南高速公路第五监理代表处工程进度管理文件3、编制单位：指案卷形成单位，即组卷单位。4、编制日期：填写案卷内科技文件材料的形成的起迄日期。5、保管期限：填写行业规定的保管期限。6、密级：依据保密规定填写。7、档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。所有案卷盒面及盒脊上的“
11、档号”均要求暂用铅笔临时流水编写，以供档案流向单位统一编制档号 。8、档案馆（室）代号：填写国家给定的本单位档案室的编号（暂不填写） 。项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-17-9、缩微号：填写缩微时给定本案卷的编号（暂不填写） 。为保证案卷外观形式、规格尺寸等统一、美观，所有档案封面及盒脊的填写均应遵照档案接收单位的要求进行手写或打印张贴。（三）卷内目录的编写所有卷内目录均应统一用宋体字打印，且排列在案卷科技文件材料的首页之前。1、顺序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从 1 起依次标注。2、题名：亦称标题，填写科技文件材料标题的全称。一般情况下，应照实抄录文件材料标题的
12、全称。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ ”号。3、文件编号：填写文件的文号或图样的编号。文号应写全名。分项（部）工程填写分项（部）工程编号，如没有可不填写。4、责任者：填写科技文件的直接编制部门或主要责任者，若某些材料涉及几个责任者，可采用通用的标准简称。如原材料出厂合格证等，则要求最多填写两个主要责任者。施工及监理日志，责任者应为人名。5、日期：填写编制科技文件材料的 X 年 X 月 X 日或材料形成的起讫日期，分项（部）工程技术文件材料只填写此分项（部）工程开工至完工的起讫日期。6、页次：填写每份文件材料首页上标注的页码。卷内最后一份文件所对应的页号，应填写起讫页码
13、，以“为止 X/Y”即“起始页码/终止页码”的形式表示该卷内容至此结束。7、备注：留待对卷内文件做特殊说明用。（四）图纸目录编制成套的图纸，原有图样目录在内容上可替代卷内目录内容时，可不再重新编制卷内目录，如其内容不能替代卷内目录时，需重新编制卷内目录。成套的图纸（包括原图样目录）都需编写页号，在案卷的首页加卷内目录，末页加备考表。竣工图目录编制分两种形式：一种是竣工图图内目录，其编制内容应包含序号、图纸名称、图号、页次、备注等基本列目，以表格形式表示，若涉及工程变更，则应增加“原设计图与竣工图图号对照”栏目；另一种是竣工图卷内目录，格式采用科技档案标准“卷内目录”格式， “文件编号”一列编写
14、图号，项目管理工作手册 河南省许平南高速公路有限责任公司-18-其余编写同竣工图目录。竣工图在编制目录时应对每张图纸材料内容进行揭示。（五）备考表填写要求备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容分两部分，上半部分在归档时填写，要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，并有立卷人签名；下半部分在归档后由档案部门填写管理中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页后，不编写页号。（六）案卷盒、案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表的规格和要求：1、案卷盒采用无酸牛皮纸双裱压制，尺寸为 310*220*20（或30、40、50）mm。其中 20 mm 厚度的
15、档案盒，主要装甲方管理性文件材料；30 mm 厚度的档案盒，主要装施工及监理竣工文件材料；40 mm 及 50 mm 厚度的档案盒，主要用于装图纸材料等。案卷盒背“案卷题名”栏目采用无酸牛皮纸贴制，具体尺寸与栏目大小相符。2、案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表统一采用 297*210mm（A4） ，其中案卷封面、卷内备考表采用无酸牛皮纸制作。七、保管单位（建设单位）档案目录编制为方便查阅，各单位所有案卷形成后，应填写案卷目录，并单独装订成册。在此基础上，各档案接管单位应进一步填写案卷总（分类）目录。1、总目录：按归档时间先后顺序进行登记、编制。2、分类目录：按档案分类类别进行登记。3、目录的规格：统一确定为 265*185mm。有关案卷总（分类）目录 、 案卷目录 、 卷内目录格式及尺寸要求，详细参见档表 17、档表 18、档表 19。八、竣工档案编制份数及送审、移交1、工程项目各参建单位在项目完成时，应根据竣工文件编制要求，向建设单位移交经系统整理过的全部文件材料。2、建设单位在工程项目通过竣工验收三个月内向其它有关单位办理档案移交手续。竣工资料流向及份数按附录 A 中的“保管单位 ”数决定。3、建设单位负责按照立项审批、设计、施工、监理、竣工等不同阶段或项目管理工作手册 河南省许平
