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1、Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 上海高力国际物业服务有限公司*物业管理处-人事/行政部Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.Dragon Gate Mall Property Management Office-HR/A Dep.操 作 手 册Work Instruction By HR/A Dep.文件号: Q/WI-DGM-HR-0105目 录Colliers Inter
2、national Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 管理处组织架构图 1人事/行政部组织架构图 2文件目录 3文件修订记录 4部门职责 5员工岗位职责13办公室仓库管理制度50人事操作流程 56请购及验收制度 137表单目录 144表单修订记录 147上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处组织架构图1物业总经理总经理秘书 物业经理工程经理工程师工程助理兼仓管宋玉艳 工程领班强电日常维修维修技工弱电技工空调给排水16 人事/行政 经理人事助理兼仓管行政兼采购3 客服经理 前台接待 9 租务经理 租务主
3、任4中央监控门岗保安机动保安巡逻保安广场保安卸货区保安保安经理 保安领班消防主任62会 计出 纳财务经理 3上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处组织架构图2注：【 *】人员总数为：100 人。人事/行政经理卞 丽人事助理兼仓管潘卓群行政兼采购周立清3/0上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处人事/行政部组织架构图Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 3人事/行政部人数合计：3 人人事/ 行政经理 1 人人事助理兼仓管1 人行政兼采购1 人上海高力国际
4、物业服务有限公司【*】物业管理处人事/行政部操作手册清单Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 41. 手册名称 文件编号 版本 颁布日期1.1 部门职责 Q/WI-DGM-HR-01 1.0 Nov 30, 20071.2 员工岗位职责 Q/WI-DGM-HR-02 1.0 Nov 30, 20071.3 办公室仓库管理制度 Q/WI-DGM-HR-03 1.0 Nov 30, 20071.4 人事操作流程 Q/WI-DGM-HR-04 1.0 Nov 30, 2
5、0071.5 请购及验收制度 Q/WI-DGM-HR-05 1.0 Nov 30, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处人事/行政部文件修订记录Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 5序号 版本 修订内容 修订 审核 批准 检索号 登录部门职责上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：6/147Colliers Intern
6、ational Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 6部门职责1.目的明确管理处各部门职责，规范部门工作分工与绩效考核。2.适用范围上海高力国际物业服务有限公司*物业管理处。3.定义（无）4.主要职责41 物业总经理:制定各部门的职能方向，监督各项管理制度的推行与执行情况，考核各项工作的完成情况，并对各部门问题的解决进行指导和协调。4.2 总经理秘书:及时传达物业总经理的各项决策，及时汇总各部门的工作报告，帮助物业总经理及时了解各部门工作情况。4.3 物业经理:协助物业总经理对各部门工作进行指导,辅助各部门
7、完成物业总经理的决策。5.内容5.1 总经理室职责5.1.1 负责处理物业管理处的日常事务，协助总经理督促落实各项工作指令的执行情况。5.1.2 负责物业管理处对外文件的收发、批转、传阅、归档、保管等工作，以及管理处名义的公文的起草、承办、呈报、打印、分发、督办及印鉴工作。5.1.3 负责管理处的对外接待工作；与政府有关管理部门联络并建立良好关系。负责办公室的管理软件建设，包括制订和完善各种规章制度及各种管理 规则、条例等。5.1.4 负责管理处的保密工作，督促和检查各部门商业保密制度的落实情况。5.1.5 负责管理处每周工作报告、每月工作报告及年度总结报告和全年工作计划的起草和修改、定稿以及
8、呈报。5.1.6 负责本管理处对外以及物业总经理和各部门之间的信息反馈工作。5.1.7 负责推进 ISO9001 质量体系的建立、实施、维持和改进工作，以保证该体系的运作符合 ISO9001 标准。部门职责上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：7/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 75.1.8 负责物业管理处的文件控制工作，负责整个系统文件的保存、发放、销毁以及各个流程的登记工作。5.1.9
9、 根据物业总经理的指示，做好管理处各部门之间的总体协调工作。5.1.10 负责管理处对外一切有关证照的办理和年审等。5.1.11 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.2 财务部职责5.2.1 建立健全财务管理体系，对管理处的财务事宜进行日常管理。5.2.2 编制年度预算，控制预算，监督预算的执行情况并适时调整5.2.3 定期向总部财务汇报管理处的财务情况5.2.4 配合人事/行政部门、工程仓管对库存的商品、固定资产进行盘点审核。5.2.5 按照国家会计制度的规定记账、复账，做到手续完备、数字准确、账目清楚。5.2.6 按照国家会计制度的规定装订、保管凭证、账册及其它财务文件。5.2.7 及时
10、与公司财务、驻场物业总经理沟通，反映项目发生的财务问题，并提出专业意见。5.2.8 执行公司及本管理处的各项财务规章制度。5.2.9 完成总部财务、驻场物业总经理交办的其他任务。5.3 人事/行政部职责5.3.1 人事部分5.3.1.1 人事/行政经理配合物业总经理制定本管理处的人事政策，包括管理制度与流程、薪资福利标准等。5.3.1.2 掌握、控制各部门定员、定编情况，定期平衡福利水平以符合国家劳动法规的要求和管理处的需要。5.3.1.3 统筹招聘工作，根据工作任务之需要，协同各部门进行员工的招募与甄选，根据他们的文化水准、工作经历、教育程度、应变能力、身体状况、仪容仪表等条件，甄选最佳人员
11、来管理处工作。5.3.1.4 负责新员工的培训工作，协助各部门对员工进行适当的培训，并组织培训后的跟查、部门职责上海高力国际物业服务有限公司【*】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：8/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 8评核工作。以提高员工素质和实际工作之能力。5.3.1.5 负责组织员工的试用期转正、年度考核等各类考核工作。5.3.1.6 拟定每年薪资预算方案，统一管理和调整员工薪金与福利，负责每月员工的考勤和工资的统核工作。5.3.1.7 为员工办理各种有关手续和证件： 入、离职手续； 调动； 员工证； 申领各项物品。5.3.1.8 建立和管理人事档案：记录有关员工个人资料并存档。5.3.1.9 负责人事的任免与调动，协助总经理定期审定员工之表现及提供晋升或纪律处分的建议。5.3.1.10 负责办理员工招、退工手续、养老保险手续等。5.3.1.11 根据国家的有
