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1、毕业实践报告题 目商务英语信函的写作技巧及其注意事项实 习 单 位实 习 时 间学 号姓 名院（系）名称年级专业班级指 导 教 师2010 年 06 月 10 日商务英语信函的写作技巧及注意事项摘要 随着中国加入 WTO，越来越多的企业由原来的国内市场转向国际市场。而这之间需要一个桥梁作为他们沟通的工具-商务 英语信函。一笔数字匪浅的生意就是依靠商务信函的往来。怎样用信函和客人沟通解决问题，这些都是必不可少的。 语言是表达观点的工具，了解商务英语信函的基本概况， 在商务英语信函写作中,要深入分析影响写作的关键因素,灵活运用恰当的写作技巧,依据这些改进自己的不足，不断提升英语专业知识，力求综合全
2、面提高，在工作中作出相应对策从而增加企业的经济效益，增加我国的外汇收入。Abstract： With chinas joining in the WTO, more and more enterprises change the international market to the original domestic market, which needs a tool for their communication-business English correspondence. Significant businesses depend upon it. So it is essenti
3、al to know How to solve the problem in communication with customers. The language is a tool to expresses the viewpoint, and understood the basic survey. During the -business English correspondence writing, people also need to analyze the influence writing thoroughly the key aspect, the nimble utiliz
4、ation appropriate writing technique, based on these improve own insufficiency, promotes the English specialized knowledge unceasingly, makes every effort to synthesize the comprehensive enhancement, makes the corresponding countermeasure in the work to increase enterprises economic efficiency and ou
5、r countrys foreign exchange.关键词 基本概况、写作技巧、 存在问题、提高Key words ： general situation, writing skill, existing questions, improve目 录一、 商务英语信函基本概况 11、商务英语信函的种类及格式12、商务英语信函在外贸中的作用 2二、 商务英语信函的写作技巧 31、商务英语信函的特点42、商务英语信函的写作技巧 5三、 本人实习的心得及存在问题 71、在企业实践时与之相关专业的体会与心得及存在问题7四、 如何提高 81、本人对此专业知识的掌握程度82、在工作中学习以及不断积累经验
6、8结束语 9致谢 10参考文献 11毕业实践报告成绩表 12武夷学院毕业实践报告 - 1 - - 1 -一、商务英语信函的基本概况1、商务英语信函种类及构成在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或 MSN。其构成包含以下：（1）信头 letterhead信头就是指发信人的地址和发信的日期等。一般公司都会印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。（2）编号和日期 reference and date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 （3）封内名称及地址 inside name and address收信人的姓名和地址，一般在信的左上方。
7、 必须把收信人的姓名一并写出及收信人的所在部门。（4） 注意事项 attention line 通常写在封内地址的后面，方便收信人区分信息的分类（5） 称呼 salutation指对收信人的一种称呼。较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, （6）事由 subject line事由就是通常说的主题，让人不必读完全信就了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 （7）信文 body of the letter一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。（8）结尾敬语 complimentary close用来总结全文，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”等，另外也附加一些略带客
8、套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。结束信函时应该与前面的称呼相呼应。例如“Gentlemen: ”对应的则是：“Truly yours,” 等。（9）签署 signatrue签上写信人的名字，如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字 ，签名的下面最好写上发信人的职位。 (10)附件 enclosure - 2 -如果信中有附件，左下角注明 Encl. 或 Enc. 例如： Encls:4 samples(11)抄送 carbon copy notation有抄送“C.C.”和秘密抄送 “B.C.C.”(12)附言 postscript即写信时遗漏什么信息，就可在结尾时补充 。P.S.
9、 The samples will be mailed to you tomorrow 2、商务英语信函在外贸中的作用随着经济和信息技术的快速发展，商务英语信函已成为对外贸易中不可缺少的一部分，也是现代外贸中最常用也最有效的通讯手段之一；它是一种行业英语，主要用于对外经济贸易活动和社会活动中，如果没有往来的贸易电函，大部分的国际贸易活动都不可能顺利进行。因此，商务英语信函在对外贸易中的作用就是为双方的沟通交流的桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关信息，节约双方的时间，为贸易的往来更加便捷与快速。 - 3 -二、商务英语信函的写作技巧1、商务英语信函的特点在往来的商务信函中，我们还应注意商务信函
10、的特点，只有牢牢的掌握这些，才有助于我们写好一篇优秀、易懂、简介明了的信函。它包括以下几方面：（1） 、商务英语信函的书写原则商务信函并不要求我们使用华丽优美的词句，用一些简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以清楚的了解自己想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：礼貌原则(courtesy)：礼貌不仅仅是指有礼而已,或者简单的用一些礼貌用语就可以，它是从一个 “You attitude” 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节，尽量不用大写英文字母，那样会使得自己是用命令的语气或是在叫嚣；另外，过激、冒犯和轻视的用词也不应使用。如何让对方觉得是礼貌呢？第一尽量用被动态
11、,只要意思清楚,没有歧义,用了被动语态的句子比主动语态的句子更加礼貌。第二用疑问句，当我们要求对方做与生意有关的事情时, 我们用疑问句更好。最后是用虚拟句 ，有时用虚拟句是个好选择,既表示了尊重也达到了礼貌。体谅原则(consideration) ：是强调对方的情况而不是自己的情况，要体现一种站在他人角度去考虑、多体谅对方心情和处境。在书写商务英语信函时,将对方的要求、意见、渴望和感情记在心中,然后寻找一种最好的方式将信息传递给对方。完整原则(completeness) ：在信函中信息完整很关键,商务信函中应包括所有必需的信息，在书写时，可先列提纲或是在心中有一个明朗的思路即要清楚这个信函的内
12、容应包含什么，避免一件事分多次书信传达给对方。清楚原则(clarity)：是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。注意修饰词的位置，修饰词要紧紧跟再被修饰词后,从而避免歧义。清楚表达即应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。分清内容主次之间的关系，而不是毫无重点的写，书写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。简洁原则(conciseness)：要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中, 我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦, 能用单词表达短语的就用单词，能用短语表达句子的就用短语，能用短句表
13、达长句的则用短句。具体原则(concreteness)：使表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体、详细。这样会使交流的内容更加清楚，对方一看就明了，这样将更有助于加快事务的进程。 - 4 -正确原则(correctness)：不仅是指语法、单词拼写正确，也指语言标准、内容叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。（2）作用地位的中心化随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加入世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易也得到了快速发展。但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可
14、以是电子邮件、传真或 MSN。对外贸易不断发展，而商务英语信函则是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过此进行的。从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，对外贸易又被称为“单据贸易” 。在对外贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。对外贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务英语函电的中心化作用也日渐明显。（3）传输方式信息化随着信息技术、多媒体技术和收集技术的发展，人类社会形态进入了信息社会形态。纸质信函在业务活动中再也不占主导地位，而是在很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为快速、利便、经济的通信方式，但在信息内部实质意义和形式来看，其基本格局、表达体式格局和内部实质意义都没有大的变化。据从事外贸行业的人员介绍，现今的商业上的事务交流 98%使用的是 E- mail，其余的是电传，有时也会打打手机。（4）书写格式自由化商务英语信函的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。一般来说，国际商务英语书信通常是三段式结构，即开头、中间部分和结尾。而函电格式自由化主要体现在信头、
