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1、X 公司采购及付款管理制度1.概述1.1 芜湖公司拟定付款流程参照总部实行，在不违背总部要求的前提下作出相应的调整以适应公司的发展需要。2要求2.1 本制度自发出之日起实行，相关部门及人员要严格按照规定执行，对违反规定的现象及个人应追究相关责任。3.物资分类3.1 按照总部集中采购制度的要求，芜湖公司将所需物资分为以下三类：A 类：设备、毛坯、齿圈及相关大额物品等采购。B 类：化工、设备备件、刀具、工装等。C 类：低值易耗品、五金、办公用品、如包装材料木箱、垫板、塑料袋等。4.适用范围4.1 此制度具体涵盖公司除 A 类、B 类物品以外的所有关于物品的采购事项，所有相关物品采购的行为均应参照此
2、标准执行，公司所发生的费用性付款支出参照相应的报销制度及付款流程处理。5.付款权限及时限5.1 付款权限5.1.1 一万元以下付款可由芜湖公司直接支付，并于每月底上报自行付款情况明细给总部财务及总经理批阅。5.1.2 对于一万元以上的付款应走总部付款及报销流程并经由总部财务及总经理审批后按照相应金额付款。5.1.3 对于日常发生的水费、电费、网费、电话费、食堂午餐费、汽油费（3000 元/月）芜湖公司可直接支付，但要每月做相应预算支出报知总部。5.2 付款时限5.2.1 对于长期合作供应商按照总部要求付款周期为三个月，每三月按照收货情况及挂账情况进行汇款申请，并于汇款申请经总部批准通过后三日内
3、付款到账。5.2.2 对预付款项自流程通过后，即时付款。5.2.3 对于需要总部审批的资金，实行总部集中支付机制，并定于每月 15 至 20 日集中支付，过期不候。6.总部代为采购物品排款执行流程6.1 财务部应依据所获发票实时入账并于每月 26 日将由总部代为采购供应商的单位余额表发送至总公司采购管理部，并由采购管理部代为排款。7.具体实施办法及流程7.1 供 应 商 的 确 定 及 要 求经由部门及相关领导审批长期合作供应商 非长期一次性采购寻找三家或以上供应商进行比价，原则上应选择价优质良的供应商作为长期供应商并填写材料询价表及比价汇总表对于一万元以下的物品经部门领导及公司领导同意后可直
4、接采购，一万元以上的物品须经比价并填制比价汇总表并经总部领导许可后方能实施采购签订购销合同并将合同及供应商详细信息并加盖供应商公章到财务备案备注：1、付款时所付款单位必须与合同上签订的单位相符，如有更名需附相关变更文件说明，2、发票与供应商名称必须相符，此二项如有一条不符财务概不付款制定采购计划并填制采购申请单 7.2 月结供应商物资到货及付款开票处理流程1、收货：要求供应商提供一式二联送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统一由仓管员验收货物，仓管员负责验收货物实物、规格型号、数量、重量是否与采购订单相符。2、品质检验：公司指定品质检验员负责对物料质量进行严格把关，对质量不符的拒绝签字，并进行
5、退货、换补货。核对货单是否相符4、签章：仓管员在一式三联的送货单上签名，一份送给采购员、一份整理归类存放好，待月底对账3、 （ 1）物实不符、数量、重量有误的由库管员处理，方式有：退货、换货、补货。对于总部发来的货物要及时做信息反馈（2 ）如有需要供应商协助处理的需通知采购与财务暂停付款，待处理完后才安排付款。（3 ）信息回馈周期原则上不超过三天，真正做到物品能够及时准确入账5、采购对账：（1）采购员应根据仓管员签收的送货单认真核对每月供应商的对账单，发现数量或单价，特别是单价不符或者是已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。（2 ）库管员与总部及德惠公司对账应做到当月清算，对不
6、相符的物品应尽快查明原因并依据相应原因出具相关解决办法7、通知开票：采购部对账完毕后应及时根据核定后的对账单与供应商沟通，并通知供应商开票。8、发票收集：采购部门人员应及时收缴发票并于每月 23 日之前将相关发票后附上对应金额的送货单、采购订单、对账单，移交库管员进行发票验证并标记货物编号及附带采购单，对于逾期发票库管员本月不作处理，财务不予挂账9、付款核定：财务部依据采购部上报的付款计划及供应商挂账情况对采购部提交的汇款申请单进行审批10、出纳汇款：每月 15-20日为给月结供应商付款的日期，除特殊情况外，统一由出纳在这段时间汇款，付款时限为自见到汇款单之日起三日内付款周末顺延11、已付款反
7、馈：出纳汇完款后及时将汇款单复印一份交给采购部，并及时登记已付款信息相符不符7.3 关于预付货款订购供应商流程7.4 零散采购供应商付款流程1、申请预付货款：采购部填写汇款申请单并注明付款方式，加附采购合同、用料申请人物料采购申请表、供应商资料。强调增值税专用发票要与货物同时送达2、流程审批：对预付货款申请表进行审批，并授权进行网上汇款。3、出纳网上汇款：根据批准后汇款申请单付款，并在汇完款后将网上汇款单发送给采购员。6、发票移交：采购员在仓管员办理入仓手续后将发票及相关附件传递给财务进行账务处理。汇完款后超过十天还没有收到发票，或者送货后还没有提供发票的，财务部应及时进行跟踪，并将信息反馈给
8、采购部，要求采购部向供应商催办5、货物及发票送达：库管员验收货物入库，并在送货单上签名，采购员收集采购发票并经库管员验证核实后上报财务核算并待公司领导签字后转交财务进行挂账处理4、财务登记：财务部应每月制作一份预付货款收发票进度跟踪表，对付款后的到货及发票到达时间进行跟踪1、购买物料：对所需购买物料量少、规格型号杂可先由采购员到外面采购，但尽量要求提供专用发票。如果不能立刻开的，也采用零存整取的方法，达到一定采购额后要开发票,付款时尽可能的走银行汇款2、办理入库：由库管员验收入库3、货款结算：（1）走报销流程填制汇款申请单（2）出纳员见到汇款申请单后于当日付款并确保三日内达款4、零存整取发票开
9、具跟踪：采购员应对有购买协定的供应商的采购情况进行采购跟踪，如约定买满 1 万元的货款可以开票，那么当买满约定金额后应按约定要求供应商及时开票5、发票移交：收到发票应及时进行移交，避免发票丢失、过期，财务部应对收到的发票及时进行认证并抵扣。7.5 费用报销及付款流程管理7.6 个人备用金付款流程管理编制人：卜令嘉 2013 年 5 月 7 日费用发生应及时报销，报销时限为 7 天，过期报销应附说明并经由领导特批后方能予以报销个人费用报销及差旅费报销 对公账户报销公司内部走报销流程经各部门批准核实后，填写个人借款单申领借款公司内部走报销流程经各部门批准核实后，填写汇款申请单，并注明单位及付款详细
10、信息业务招待备用金 差旅备用金申请填制业务招待申请单并由部门领导签字确认（其中购买礼品也在此列）填制出差申请单，并由主管领导签字确认5000 元以上走总部审批程序5000 元以下芜湖内部处理5000 元以下芜湖内部处理备注：个人备用金借款对于同一事项只允许借款一次，如需追加借款应走总部流程！附件 1采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因：序号 名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价） 交货期/工期 备注12345678备注：编制人： 部门领导： 财务主管：总经理： 附 件 2 材料（设备）询价表 日期：年 月 日
11、需求单位：序号 材料名称 规格型号 单 位 数量 单价 小 计 备 注1 2 3 4 5 6 7 合计：报价单位（盖章）：供货周期 付款方式 联系人 电话 传真 邮箱 公司网址 供方信息办公地址：公司名称：商务： 联系人技术：电话传真 邮 箱 公司网址 需方信息办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含 17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。附件 3比价/招标汇总表 企业名称： 制表时间： 年 月 日物料名称 规 格单位包装标准 公司名称 一次报价 二次报价 工期付款方式 联系人选定厂家采购部意见：经办人： 采购部： 财务部： 总经理：备注：附件 4员工出差申请表填表日期： 年
12、 月 日姓 名 部 门 岗 位出差地点及行程安排 交通工具往返时间 年 月 日至 年 月 日 ，合计 天。出差目的及工作计划交通费用预算明细预算费用合计（元） 其他费用用途说明借支金额 ￥： 大写：部门负责人： 财务部： 总经理：员工出差申请表填表日期： 年 月 日姓 名 部 门 岗 位出差地点及行程安排 交通工具往返时间 年 月 日至 年 月 日 ，合计 天。出差目的及工作计划交通费用预算明细预算费用合计（元） 其他费用用途说明借支金额 ￥： 大写：部门负责人： 财务部： 总经理：第一联（人事行政部留存）本表一式两联 第一联交财务部 第二联交综合部第一联（人事行政部留存）本表一式两联 第一联
13、交财务部 第二联交综合部附件 5业务招待申请单日期： 年 月 日申请部门 申请人拟招待单位或 个人、人数、职务等招待事由招待时间 招待地点招待方式 陪同人员 等共 位申请金额 大写： （小写： ）部门主管 综合管理部总经理注：业务招待费发生前由申请人填写部门负责人核准综合管理部报批总经理批准费用发生后凭此申请单及发票到财务部报销.此单一试两份，一份留综合存档，一份做为财务报销附件 业务招待申请单日期： 年 月 日申请部门 申请人拟招待单位或 个人、人数、职务等招待事由招待时间 招待地点招待方式 陪同人员 等共 位申请金额 大写： （小写： ）部门主管 综合管理部总经理注：业务招待费发生前由申请人填写部门负责人核准综合管理部报批总经理批准费用发生后凭此申请单及发票到财务部报销.此单一试两份，一份留综合存档，一份做为财务报销附件
