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1、档案的规范化管理 吴瑷瑷 规范化，作为现代档案信息化时代的一个管理 概念，首先是一种意识、一种理念，是一种认真的 态度，还是一种精益求精的文化。我们所要做的， 就是怎样把这种理念、意识贯穿到档案管理实践中 去，使它成为我们工作和生活中的一部分，切实成 为档案管理者的自然习惯。实施档案规范化管理， 首先要切实抓好管理的基础工作。档案业务部门是 否具有坚实的管理基础工作，不是看它档案是否完 整、资料是否齐备，而是将这些档案资料信息切实 应用到日常工作中去，发挥其最大的效用。各级档 案工作人员的工作都是围绕具体的工作和事情进行 的，这是区别档案的管理是粗放管理还是规范化管 理的重要标志。 1实现档案
2、规范化管理，需着重抓好三项主 要工作 11加强监督，提高档案法制意识 实现档案规范化管理，必须继续开展档案法 规执行检查、加强档案宣传教育工作、强化依法治 档、建立健全档案法制意识，通过报纸、网站、上 法制课、参观等多种形式，深入宣传和贯彻执行 档案法和国家有关档案工作的法律、法规，确 保各项规章制度落到实处，促使档案工作逐步走上 依法治理的轨道。 12加强档案工作的考核力度 实现档案规范化管理，需要统一思想、广泛 动员，进一步将文书、科技、会计、声像、荣誉实 物等档案资料统一管理；要花费一定的时间、精力 和财力，必须争取领导的重视和支持，把档案管理 工作纳入单位年度计划，在财力、人力和组织协
3、调 上给予充分的重视；对档案管理人员的档案管理工 作，要有严格、科学的考核办法，确保档案工作落 到实处。 13加强档案信息化建设，不断完善数据库系统 实现档案信息化管理，将档案信息化纳入办公 室信息化建设整体规划，纳入电子政务工程建设， 不断完善档案信息网络基础设施，为实现档案规范 化管理营造更进一步向现代化迈进的氛围。利用电 子政务网络进行档案信息的网上数据传输、信息集 聚和档案公布。加强档案信息网络系统的管理，确 工作园地秘 保操作安全、接入安全、应用服务安全。建立完备 的档案信息数据备份与灾难恢复机制。确保科技、 文书、财会档案的机读目录日常录入工作，按照国 家的统一标准与共建共享、互联
4、互通的要求，以档 案室为依托，建立与完善档案目录数据库。 2实现档案规范化管理，必须进行立卷改革 随着机关办公自动化进程的加快，计算机技 术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵 活的检索方式，为立卷改革提供了机遇。归档文件 整理的目的是便于查询、利用。在传统的立卷模式 下，其实现方式是按照某种事先假定的检索目的， 将归档文件实体组成不同的保管单位(案卷)，从 而实现对文件的系统化，为查询利用提供检索途 径。如今，计算机强大的随机、多途径检索能力， 使这一目的能够轻松实现，立卷的必要性已不复存 在。案卷繁琐、复杂的组织形式，反而给档案的数 字化、信息化以及档案管理的自动化、文书档案工 作一
5、体化等造成了困难。对传统的档案管理技术和 方法进行改造，是档案界迫在眉睫的任务，也是制 约机关企事业单位档案工作发展的因素。 3实现档案规范化管理，为档案信息网络化 共享服务 多年来，传统的档案管理一直处于封闭式管 理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失 为原则，致使目前档案资料的管理中存在着查阅不 便、保管条件差等问题。利用率低，不适应时代发 展的要求，制约了档案管理水平的进一步提高，影 响了档案事业的健康发展。实施档案规范化管理， 解决了纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐 全、整理质量不高、规格不统一等问题；解决了纸 质归档文件资料平时无法归档，也解决了多年来一 直处于封闭式的传统档案管理的局面，最大限度地 实现档案信息的共享，提高档案的综合利用效率。 总之，规范化管理就是落实管理责任，将管理 责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要管 理到位、尽职尽责。随着档案事业的飞速发展，档 案规范化管理必然成为一种新型的管理模式。 (作者单位：河南大学 来稿日期： 20l0-04-20) 档黎篱臻 ，2010 总鲭85瑚 j 85 蓊 好 帮 手 档 奏 鬃
