易用系统使用说明书

《易用系统使用说明书》由会员分享，可在线阅读，更多相关《易用系统使用说明书（20页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、 易用电子文件档案一体化管理系统使用说明书一. 建立易用电子文件档案一体化管理系统前的准备每一个用户在使用易用电子文件档案一体化管理系统（以下简称系统）之前，应该知道运行本系统对微机软、硬件条件的要求，以便你准备好你的设备，保证本系统的顺利安装和正常运行。. 硬件环境要求奔腾（）及以上各档次微机，硬盘容量要求以上，内存容量以上。打印机要求能在 WINDOWS 的打印设置上设置打印纸规格为（MM） ，如各种激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等。. 软件环境要求中文操作系统，汉字录入软件可使用任一汉字录入软件或操作系统本身带的汉字输入方法。. 系统准备微机显示器的显示方式设置为或更高，颜色设置为增

2、强色(16 位)，高级设置将字体设为小字体。将当前使用的打印机设置为默认打印机。二. 系统安装系统安装盘为光盘一张。安装开始，将光盘放入光驱，依次点击 开始运行，输入 X:SETUP （用光驱的盘符代替 X） ；或点击我的电脑 ，再点光驱符（光盘放在此光驱内） ，再点 SETUP 图标，系统即开始安装运行。请按屏幕提示操作，一般都选继续或确认 。注意：其中系统安装的盘符与文件夹可用默认，也可自己设置（即盘符和文件夹都可改动） 。安装过程结束时，屏幕会提示安装工作完成，你只要点击完成按钮，屏幕显示返回 WINDOWS 桌面。(将本软件系统拖放到WINDOWS 桌面上的方法: 在 WINDOWS

3、桌面，点击 开始程序易用电子文件档案管理软件，然后将光条移到易用电子文件档案一体化管理系统项上，按鼠标右键，弹出一个快捷菜单，点击发送到.桌面快捷方式 ，系统图标即出现在桌面上，拖放工作完成 )。如果要让局域网内的用户能使用本系统，则应将本系统所在的文件夹置为公用文件夹。并在某一台微机上打开该公用文件夹，将易用文档文件图标拖放到本台微机的桌面上，操作方法类同前。安装工作完成后，请将系统安装盘收存放好。三. 系统运行使用 . 系统构成系统由易用电子文件档案一体化管理系统 ， 易用电子文件档案管理系统使用说明书两个部份构成。这两个部份在 WINDOWS 桌面的程序子菜单的菜单项易用电子文件档案管理

4、软件的子菜单中显示。分别点击这两个部份，将进入运行易用电子文件档案管理系统 ，显示系统使用说明书 。. 系统启动点击 开始程序易用文件档案管理软件易用文件档案管理系统或点击桌面上易用系统的图标，即进入本系统。计算机显示的本系统初始屏幕上标示了本份软件的合法使用单位名，并提示用户输入用户代码及口令。用户代码最多有个（其中内部用户个，A1-A9，A1 是系统管理员代码，其初始口令随系统安装盘提供。普通用户代码 A2-A9 及网络检索用户代码 B1-B9，其对应的初始口令由系统管理员在系统生成与维护中设置） 。系统确认用户代码和口令后，进入本系统主菜单。主菜单由菜单项收发文管理 ， 档案管理 ， 档

5、案业务综合管理 ， 系统生成与维护 ， 退出构成，点击任一菜单项即进入相应子系统。. 档案管理使用档案管理子菜单由菜单项档案工作库选取 ， 档案信息录入， 档案编目打印 ， 档案信息检索 ， 档案信息维护组成。1). 档案工作库选取系统可以同时管理多个（最多个）不同类型的档案库，但每次只能对一个档案库进行录入编目打印档案检索检索信息维护等操作。因此，每次工作必须首先要选取一个档案库，以便对其进行操作（如要对别的档案库进行操作，则要重新进行一次选择档案库工作） 。点击档案管理 ，弹出下拉菜单，点击档案工作库选取 ，显示档案库选取窗口，点击其中一个档案库名，完成档案库选取工作。2). 档案信息录入

6、为档案信息安全起见，在本系统内档案信息库分为录入库与系统库。档案录入库类似于档案整理室，档案系统库类似于档案库房。档案信息录入工作在录入库中进行，档案编目打印检索信息维护等工作在系统库内进行。点击档案信息录入 ，进入档案信息录入界面。录入界面由目录 浏览两个窗口（文书文件等库还有全文窗口，文书归档文件库还有电子文件导入窗口等）组成。目录窗口是录入档案目录内容的界面，档案目录中每个项目录入内容的规范要求已在窗口底部的提示栏中提示。窗口左下角的序号栏显示当前这一条目录信息在档案库中存放位置的序号，它是由系统自动形成的。 每次进入录入窗口， 目录窗口都显示库内最末一条档案信息，此时要到库内第一条，只

7、要点击下一条按钮两次，即可。要在库的末尾顺序录入档案信息，点击添加键，将出现一个空白的目录窗口等待录入。如果要将当前条的全部内容（注意：当前条是指正在录入窗口显示的那一条，因此库内任一条档案信息都可以成为当前条）复制到添加的条内，先点击本条复制的复选框（在窗口下方中间） ，使框内出现钩，再点击添加键，则点击添加键前显示的内容被复制到新增加的录入条内，并且此时目录窗口显示的正是刚新追加的档案目录内容。由于有些档案目录的内容比较相近，采用复制追加后再进行修改，使之成为一条新目录的内容的方法，这样可减少录入工作量。对于目录窗口中一些录入项目后的复选框，其作用和操作方法与前面类同，差别是仅复制对应的一

8、个项目内容。归档文件目录（文书文件按归档新规则归档管理的）录入中，其件号项的复制功能是自动形成件号（在前一条的件号数的基础上加，形成新的一件的件号，位数与前面一致） 。企业档案文件库、文书档案文件库、照片档案文件库的档案信息录入中，如果要导入电子文件，则档号应按规范格式录入。档号格式可比规范格式少项或（和）每项少长度。否则会使导入的电子文件的电子文档号出错。企业档案文件目录的档号规范格式是：全宗号-分类号（项目号或目录号）-案卷号，长度为（ *-*.*.*-*）其中一个*表示一个半角字符 ,下同 。文书档案文件目录的档号规范格式有两种：一是按机关文书档案格式 全宗号-目录号- 案卷号，长度为（

9、*-*-*） ；另一种是按企业档案格式 全宗号 -分类号（目录号）-案卷号，长度为（ *-*.*.*-*） 。照片档案档号规范格式与文书档案文件目录的档号规范格式相同。插入是在当前条之前增加一条空白的条目，然后再录入内容。删除请按屏幕提示操作，删除的范围是指档案条目的序号表示的范围。有电子文件的文件条目，将同时删除电子文件。注意：删除是不可恢复的操作，一定要小心仔细。单项修改是专为一些特定的修改工作设置的。它能对录入库中任一项内容进行修改，能一次修改任意多条连续的档案条目，但每次只能修改一个项目的内容。点击单项修改 ，选取单项修改的项目名，给出要修改的条目起止范围，再选取 替换部份替换插入切去

10、加数减数填序号七种修改方式的任一种，进行修改。a.替换 窗口将提示你输入一字符串。计算机将自动抹去修改范围内那个项目的内容，并用刚录入的字符串代替。b.部份替换 窗口将提示你输入将被替换的字符串和用来替换的字符串。计算机自动将修改范围内那个项目内容中的所有要被替换的字符串用新的字符串替换掉，有多少替换多少。c.插入 窗口将首先提示你选择是从左边开始计算插入位置，还是从右边开始计算插入位置；接着要求给出从第几个字符位置开始插入内容，和要插入的内容。计算机将自动在修改范围内那个项目的内容中指定的位置处插入你所给定要插入的内容。注意，前后的空格将被删去后再计算位置。 d.切去 窗口将首先提示你选择是

11、从左边开始计算切去位置，还是从右边开始计算切去位置；接着要求给出从第几个字符位置开始切去，和需要切去的字符个数（注：个汉字个字符） 。计算机将自动在修改范围内那个项目的内容中指定位置切去你所指定的字符个数。注意，前后的空格将被删去后再计算位置。e.加数 窗口将提示你给出要加的数字。加数操作只能对项目的内容为数字的情况，如果修改的内容不符合要求，则系统提示：“条目号为号的（.）项目内容非数字，修改失败！”f.减数 其意义和操作方法类同加数。g.填序号 对于件号等内容为顺序增加的数字的项目，可用计算机来为其自动填写序号。选取项目，给出自动填写序号的目录范围，再给出要填写的第一个序号的值。条目移动将

12、所给序号范围内的一条或数条条目移到您指定的某一条条目之前。要移到库的最后一条之后（即库末尾） ，可将要移动范围内的条目移到最后一条之前，然后将最后一条移到刚才移动的条目之前。排序在录入过程中，如果没有按保管期限、盒号、件号的顺序录入归档文件目录，即录入的归档文件目录顺序是乱的，则可以通过排序功能将录入库内的归档文件目录按保管期限、盒号、件号进行整理排序。入库 入库是将录入并检查过的档案信息从录入库移入档案信息系统库，以便供编目、检索用。存盘 档案信息的录入过程是一个自动存入过程，只要你的计算机工作正常，录入的档案信息会安全存入。但是，考虑到如果你的计算机供电不正常，经常断电，或计算机容易死机等

13、工作不正常状况，系统设置了存盘按钮，你可以每录入几条档案信息后点击一次该按钮，则档案信息即写入硬盘，再发生断电或死机时，存盘前的档案信息不会丢失。当然，点击退出按钮，也会自动写入硬盘。备份 点击备份按钮可将录入库的档案信息备份到系统内的暂存站中。如果需要备份的档案信息，可通过导入将这部份档案信息导入到录入库或系统库中。显示电子文件 已经导入档案系统的电子文件可以通过点击显示电子文件按钮进入显示操作窗口，这时按窗口中提示，在方框中双击进入电子文件浏览窗口（注：此时你的计算机中一定要有电子文件的阅读软件） ，其它操作按屏幕提示。照片档案文件库的操作中还可以显示电子照片。浏览 浏览窗口以表格形式显示

14、录入库中的目录内容。要想知道某一条目录在录入库中的序号，点击这条目录最左边的小方块，其上出现小黑三角，再点击左下角当前序号按钮，即显示这条条目在库内的序号。全文 全文窗口可以录入或修改文件的正文（字符型） ，也可将编辑软件输出的全文信息文件（扩展名为.TXT 的文本文件）转存进来，还可以将剪贴板上的内容粘贴进来。录入中，可以随时启动其它编辑软件（如、等） ，将全文内容复制到剪贴板上，再回到全文录入窗口，点击编辑粘贴，全文内容就录入进来了，如果此时粘贴未变黑而不能用，可先点击全部选取 ，此时粘贴就变黑了。另外也可清除已有的全文信息。导入电子文件存有电子文档、图像、图形甚至声音等多媒体电子文件的档

15、案文件，可以在管理档案文件目录、字符型全文信息的同时管理它的电子文件。在一条档案目录录入后，点击该窗口进行这一份档案文件的电子文件导入（也可以在以后才导入） 。如果本份文件是通过收发文归档得到的，则可能在电子文件名项中已有本份文件的电子文件名，这时应先选取收发文管理中电子文件所在年的收发文工作库。再回到档案管理中，点击导入电子文件按钮，导入电子文件到档案系统中来。如果电子文件名项空，则可点击浏览按钮，选出你要导入的电子文件，然后进行导入。如果电子文件是通过扫描仪扫描得到的多幅图像电子文件（电子文件类型相同） ，或者是由两到三个电子文件（电子文件类型可以不同）组成一个档案文件，则系统会自动引导您逐幅（个）导入电子文件。在导入的过程中，系统还要自动为本份文件给出电子文档号。对照片档案文件目录录入后，还可以导入电子照片图像。3). 档案编目打印依照档案信息的不同类别，系统设置了规范而完备的档案打印格式。根据当前工作的档案信息库的不同，档案编目打印的子菜单中可用的相应档案打印格式名以黑色显示，不可用的以灰色显示。由于各种打印机的工作方式不同（一般针式打印机打印时要跑纸，激光打印机、喷墨打印机打印时不跑纸） ，首次打印前，应