制作季度销售业绩报表

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1、任务二 制作 季度销售业绩报表一、任务描述v小王是灵通 商贸 有限 公司 销售部的销售主管，每个季度他都必须要向上级汇报该季度 的 销售业绩情况 。他需要收集各个品牌销售人员汇报上来的各月份的销售记录，然后使用计算器进行汇总计算。让小王头痛的是，公司所销售的品牌众多，每次做报表的时候，为了使计算无误，需要进行多次 核实， 十分耗时。即便如此，也还会存在错误，有时小王发现部分销售人员汇报上来的数据有错或需要修改时，常常需要重新 汇总。 对此他感到很头痛。有什么办法可以帮助小王解决这些问题呢？二、问题分析v 销售业绩报表是企业管理人员与基层销售员之间的重要沟通渠道，是考核销售人员工作水平的有力工具

2、。同时，业绩报表能帮助管理层和决策层了解市场一线真实情况以及获取数据信息，为运营决策提供有力支撑。v 小王是使用计算器来计算销售业绩再填写报表的，这个过程有几个 容易 出错 的 环节：在计算时，人为输入错误，如在输入 12时，误输入成 13；在填写报表时，看错数据或误输数据的人为错误。小王需要重复计算以确保计算结果无误，而重复计算耗时费力，增加了许多工作量。当计算量大的时候， 人脑容易 疲劳，注意力下降，容量造成错误，形成恶性循环。三、解决方案v使用 Excel中的数据计算功能及表格制作功能，完成数据报表的制作。首先，制作一个销售数据的记录表，该记录表主要用于记录每个月份各个品牌的销售数据。

3、Excel可以根据相关的数据自动地产生小王所需要的报表，使得计算和报表的显示全自动完成。小王所要做的工作就是确保各个月份的销售数据是否准确即可，不需要再花大量的时间去做 那些 烦琐 的 计算和报表的制作。四、操作步骤v（一 ） 制作销售数据表 步骤 1 新建 空白工作簿，录入数据表相关数据 步骤 2使用自定义序列及序列快速填充完成月份输入在 “文件 ”选项卡中 单击 “选项 ”，在 弹 出的 “Excel选项”对话 框中，单击 左 侧 列表的 “高 级 ”，再单击 “常 规 ”中的 “编辑 自定义 列表 ”按 钮四、操作步骤在 弹 出的 “自定 义 序列 ”对话 框中， 选择 “自定 义 序列

4、 ”为 “新序列 ”，在 “输 入序列 ”中 输 入 “一月份 ,二月份 ,三月份 ”，使用英文 输 入法的逗号分隔各个数据 。 最后 单 击 右 侧 的 “添加 ”按 钮四、操作步骤 步骤 3 同时 修改多列数据的列宽方法一：使用鼠 标 操作同 时 修改多列列 宽单击 第 E列列 标 ，再 按住 “Shift”键 ， 用鼠 标单击 第 P列列 标 ，即可 选 中第 EP列 。 按住 “Shift”键 ， 用鼠 标 拖 动 改 变 其中任一列的列 宽 ，即可 发现选 中的多列的列 宽 将和改 变 的列 宽 保持一致方法二：使用 设 置列 宽 的方法同 时 修改多列列 宽单击 第 E列列 标 ，

5、再 按住 “Shift”键 不放，用鼠 标单击 第 P列列 标 ，即可 选 中第 EP列 。右 击 ， 在 弹 出的 快捷 菜 单 中 单击 “列 宽 ”，在 弹出的 “列 宽 ”对话 框中的 “列 宽 ”文本框中 输 入 “4”四、操作步骤 步骤 4 设置单元格内的内容 自动换行 步骤 5 美化表格选择 需要 设 置自 动换 行的 单 元格区域 E1:P1,右 击 ， 在 弹 出的 快捷菜 单 中 单击 “设 置 单 元格格式 ”。在 弹 出的 “设 置 单 元 格格式 ”对话框中， 选择 “对齐 ”选项 卡 ， 选 中 “文本控制 ”中的 “自 动换 行 ”选项 。或者在 “开始 ”选项

6、卡的 “对齐 方式 ”组 中 单击 “自 动换 行 ”。给 表格添加表格 标题 ，并将表格的文本 对齐 方式 设为 水平居中、垂直 居中 ，并 添加 表格 边 框 。四、操作步骤 步骤 6 更改 工作表的表名方法一：双 击 工作表 Sheet1标签 名字，名字会呈 反 白 显 示 ，如图 4-2-14， 此 时 可以 更改工作表的名字，然后 输 入新工作表的名字 “销 售数据表 ”即可方法二： 单击 工作表 Sheet1标签 ， 右 击 ， 在 弹 出的 快捷 菜 单 中 单击 “重命名 ”，字会呈 反 白 显 示 ，表示可以更改工作表名字， 输 入工作表 的 新 名字 “销 售数据表 ”即可

7、。四、操作步骤v（二） 制作季度销售 报表 步骤 1 将销售数据表中的数据复制到新的工作表（ 1） 单 击 “销 售数据表 ”工作表，用鼠 标 拖 选 需要复制的数据区域A2:D13，在 “开始 ”选项 卡的 “剪 贴 板 ”组 中 单击 “复制 ”按 钮 ，如 图4-2-16所示，或使用快捷 键 “Ctrl+C”复制所要的数据。（ 2） 单 击 Sheet2工作表 标签 “Sheet2”， 选择 新的工作表，点 击数据的开始 单 元格 A1，在 “开始 ”选项 卡的 “剪 贴 板 ”组 中 单击 “粘 贴”即 可粘 贴 数据，如 图 4-2-17所示，或者使用快捷 键 “Ctrl+V”。四、

8、操作步骤 步骤 2 添加报表的其它 数据项 步骤 3 添加 表格标题、边框及设置表格的单元格格式（ 1）在 E1、 F1单 元格中分 别输 入 “第一季度 销 售 总 量 ”、 “所占季度销 售 总 量的百份比 ”,在 A13单 元格中 输 入 “合 计 ”。（ 2） 选择 A13:D13单 元格，在 “开始 ”选项 卡中的 “对齐 方式 ”组 中单击 “合并后居中 ”，将 单 元格 合并 并 居中 。（ 1）插入新行，添加表格 标题 “灵通商 贸 有限公司第一季度 销 售 报 表 ”。（ 2） 选 中 单 元格区域 A2:F14，添加表格 边 框，并 设 置 单 元格格式 为 文本 水平 居

9、中 、 垂直居中 、 自 动换 行 ,以及外 边 框及内部 边 框 样 式。四、操作步骤 步骤 4 使用公式及引用计算第一季度销售总量公式 是 EXCEL工作表中 进 行数 值计 算的等式。公式 输 入是以 “=”开始的。 简单 的公式有加、减、乘、除等 计 算。例如 “=3*6-2”、 “=A2+B16”、 “=C4/A6” 。引用 ：在使用公式 时 ，并不使用具体的数 值 ，而是使用数据所在的单 元格地址或所在的区域地址。 这 种使用地址的方式称之 为 引用。使用引用后，公式的运算 值 将随着被引用 单 元格的数据 变 化而 变化。例如：公式 “=A1+B1+C1”表示 计 算存放在 A1

10、、 B1、 C1单 元格中 数据 的和。引用的格式 ： 工作簿名 工作表名 !单 元格名。如果引用是在同一个工作簿中，可以不写工作簿名，如果引用是在同个工作表中，可以不写工作表名。如 A.xlsSheet1!H2表示引用的数据 为 A.xls工作簿中的 Sheet1工作表的 H2单 元格中的数据。四、操作步骤 步骤 5 使用填充快速完成其它销售总量的计算 步骤 6 使用 公式计算 “ 总计 ”在 Excel中 类 似 的运算不需要重复 输 入公式，只需 要引用 已 经 完成 的 公式，其 他 的 计 算都可以采用填充的方法快速完成 。单击 已完成 计 算的 单 元格 E3，鼠 标 移至 单 元

11、格 E3的右下方小正方形 处 ，待鼠 标 形状 变为黑色十字 时 按住鼠 标 左 键 不放，拖 动 鼠 标 至需要填充的 单 元格 E13处 。单击单 元格 E14， 输 入公式“=E3+E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10+E11+E12+E13”，按Enter键 确定 输 入或 单击编辑栏 左 侧 的 确定 输 入。四、操作步骤 步骤 7 使用绝对引用计算各品牌销售量占总量的百 分 比Excel提供三种不同的 单 元格引用 类 型：相 对 引用、 绝对 引用和混合引用。在 实际 工作中，要根据数据的关系来决定采用哪种引用 类型。相 对 引用 ：直接引用 单 元格区域名，不需要加 “$

12、”符号。例如：上述公式中的 E3、 E4都是相 对 引用。使用相 对 引用后，系 统 将 记 住建立公式的 单 元 格 和 被引用 单 元 格 的 相 对 位置。复制公式 时 ，新的公式 单 元 格 和 被引用的 单 元 格 之 间 仍然保持 这 种相 对 位置关系。绝对 引用 ： 绝对 引用的 单 元格名中，列、行号行都有 “$”符号。例如： $H$3、 $H$14是 绝对 引用。使用 绝对 引用后，被引用的 单 元格 与 引用公式所在 单 元 格 之 间 的位置关系是 绝对 的，无 论这 个公式复制到任何 单 元 格 ， 公式所引用的 单 元格不 变 ，因而引用的数据也不 变 。混合引用

13、：混合引用有两种情况，若在列号前有 “$”符号，而行号前没有 “$”符号， 则 被引用的 单 元格列的位置是 绝对 的，行的位置是相 对 的；反之，列的位置是相 对 的，行的位置是 绝对 的。四、操作步骤计 算各 品牌 销 售量 占 总 量的 百 分 比 的公式 为 ： 百 分 比 = 销 售量 /销 售 总量。在 Excel中，各品牌的 销 售量是不同的，公式中的 销 售量的 值 随着品牌的 变 化而会 发 生改 变 ，因而 销 售量 应 使用相 对 引用，而 销 售 总 量的 值 是不 变 的，不 应 随着引用位置的 变 化而改 变 ，因而 应 使用 绝对 引用。（ 1） 单击单 元格 F

14、3， 输 入公式 “= E3/E14”（ 2）点 击编辑栏 中的 E14，如 图 4-2-28所示， 按 F4键 ，从相 对 引用切 换为绝对 引用 ，按 Enter键 确定 输 入或 单击编辑栏 左 侧 的 确定输 入。（ 3） 单击单 元格 F3,鼠 标 移至 单 元格 F3右下方的小正方形 处 ，待鼠标 形状 变为 黑色十字 时 按住鼠 标 左 键 不放，拖 动 鼠 标 至需要填充的 单元格 F13处 。四、操作步骤 步骤 8 设置百分比的 显示方式 步骤 9 复制工作表并更改工作表 名 步骤 10 使用复制工作表制作其它季度的报表（ 1） 选择 要 设 置百分比的 单 元格区域F3:F

15、13。（ 2） 右 击 ，在快捷菜 单 中 单击 “设 置 单元格格式 ”， 在 “设 置 单 元格格式 ”对话 框 中 选择 “数字 ”选项 卡，将 “分 类 ”设为 “百分比 ”， “小数位数 ”设为 “2”。单 击 工作表 标签 Sheet2，重命名 为 “第一季度 销 售 报 表 ”。（ 1） 将 鼠 标 移 动 至 “第一季度 销 售 报 表 ”工作表 标签 ， 右击 ， 在 弹 出的 快捷 菜 单 中 单击 “移 动 或复制 ”。（ 2）在 弹 出的 “移 动 或复制工作表 ”对话 框中， 选择“Sheet3”，并 选 中 “建立副本 ”复 选 框。四、操作步骤 步骤 11 更改其

16、它报表中的公式及表格 标题（ 1） 单 击 “第二季度 销 售 报 表 ”，使 该 工作表成 为 活 动 工作表，更改表格 标题为 “灵通商 贸 有限公司第二季度 销 售 报 表 ”。（ 2）点 击单 元格 E3，更改 E3中的公式 为 “=销 售数据表 !H3+销 售数据表 !I3+销 售数据表 !J3”（ 3）参考前面 步 骤 5的 操作，使用填充的方法完成其它 销 售 总量的 计 算。（ 4）使用相同的操作方法完成其它 报 表中的 标题 及公式的更改。四、操作步骤v（三）保存工作 簿 并在数据表中输入数据在 “文件 ”选项 卡中 单击 “保存 ”，保存所制作的工作簿，并返回到 销 售数据表中 输 入各个月份的 销 售数据，再打开各个季度的 销 售 报 表，即可看到 计 算出的 结 果根据 录 入的数据自 动 生成 报 表