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1、凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 1/20 注意保密集团公司内部沟通反馈管理制度一、目的为促进集团公司内部机构之间的纵向、横向沟通协调和联系，通过畅通高效的沟通渠道和方法，使有关信息在集团各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递，建立预警系统和快速反应机制，确保集团及各子公司政令畅通，存在问题得到及时处理和解决，在集团内部形成团结协作、目标一致、和谐的生产经营氛围，特制订本制度。二、适用范围适用于本集团经营管理活动涉及到的所有部门和员工。三、职责1、集团总经理负责集团内部沟通渠道及氛围形成与促进；2、各子公司常务副总负责子公司内部沟通渠道及氛围的形成与促进；3、各子公司副
2、总经理负责分管范围内部沟通的协调，确保上情下达，下情上传；4、各部门主管负责本部门内部的沟通工作，确保上情下达，下情上传；5、总部行政部为集团公司沟通的归口管理部门，负责协助总经理做好总部与各子公司之间的沟通联系，负责内部沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈；6、各子公司行政部为子公司内部沟通的归口管理部门，负责协助常务副总做好子公司与总部之间的沟通联系，负责沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈。7、其他部门负责内部沟通过程中职能管理范围内的有关问题的传递、分析、处理及反馈。8、总部各部门负责与子公司对口职能部门的沟通工作。9、全体员工按规定向上级主管请示、汇报，并保持与其他工作人
3、员的有效沟通。四、内部沟通反馈的原则1、 双向互动凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 2/20 注意保密2、 实事求是3、 就事论事4、 及时准确5、 主动高效五、内部沟通反馈的方式1、 会议2、 请示报告3、 文件资料4、 内部刊物5、 版报6、 简报7、 通报六、工作程序1、总要求1）、集团公司各级组织作出重大决策前，应通过召开座谈会、研讨会或书面征求意见等有效方式充分听取相关部门、下属单位或工作人员的意见、建议。2）、信息发送传递对需要解决和落实的重要问题，在口头联系未能或不足以解决时，相关人员可填写工作联系单（附表 1），递交相关部门或公司行政部。上级对下级布置工作
4、或下达任务时，应有明确的办理要求包括工作标准、时间要求等。3）、信息接受处理a、各部门接到有关信息后，必须落实专人进 行处理，并填写处理意见，有关部门按要求将问题解决后，填写处理结果。如问题需公司协调解决时，由行政部向公司领导汇报，并协调处理。 b、上级对下级请示事项或反映的问题要重视并认真研究，有明确规定的按规定时间办理，一般事项在当日回复，需多方协调或复杂的事项原则上在 3 个工作日内回复。书面请示或反映的原则上书面回复，且答复意见必须明确。须再向上请示或集体讨论的，应在上级批复或集体讨论后的 3 个工作日内回复。c、上下级之间意见不一致时，上级要充分听取下 级意见，并做好解释说明工作，在
5、充分沟通后按上级意见执行。d、同级之间意见不一致不能协调时，应由各自的分管领导协调解凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 3/20 注意保密决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。4）、信息回单将已签署处理结果的信息反馈回信息发送人，并由发送人签署形成闭环。2、会议沟通会议是内部沟通的重要形式，分为例会( 定期会议)、临时会议两种，其中以例会为主。1）、例会制度主要在重复发生、重复处理的管理方面发挥协调 作用，使日常生产经营活动始终处于受控状态，发生相互脱节、前后失衡等不 协调问题时能及时解决，集团总 部、各子公司各级机构（经营班子、分管 领导、部门、班组）定期组
6、织召开工作会议。例会的名称、内容、时间、参加人员和要求应标准化。集团公司规定必须按期进行的各种例会制度见附表 2。2）、临时会议当集团公司、各子公司、各部门、班 组出现确需及时召开会议研讨和明确的事项时，可通知召开临时会议。3）、会议组织要求a、会 议召开之前组织部门应进行会议通知，明确会 议时间、参会人员、会议地点、会议议题、需准 备的材料和思考的问题。b、会议组织部门应与会议主持者进行沟通，做好会前准备、会议记录及会议纪要。c、各参会人 员应根据会议通知做好准备，会议中围绕主题进行发言和讨论，发言简明撰要，以提高会议效率。d、各种会议的召开应以促进公司生产经营管理为目的。e、各种会议时间重
7、合时，可根据情况合并进 行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。3、请示报告沟通1）、请示报告方式请示报告人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用口头请示报告、书面请 示报 告等方式向上 级请示报告。以公文形式的书面请示及批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。2）、请示报告采取逐级进行，如直接上级单位无正当理由不受理或有特殊原因无法受理时，可跨级请示报告。凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 4/20 注意保密4、文件和内部刊物沟通1）、文件沟通。集团公司上下级之间可以文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作
8、情况、表彰有关单位和工作人员，从而达到沟通的目的。须公司协调办理的事项，由行政部接收来文，视来文性质送相关领导审批，行政部根据领导批示送有关人员、部门阅办，阅办部门主管根据文件要求指定专人督办，指定阅办人员根据文件要求，如需宣传发动，可通过开会、 发文形式进行沟通，要求有关部门配合完成。办结后应填写处理情况，并送回行政部。2）、简讯通报沟通。集团各级职能管理部门按公司规定定期对分管范围内的工作进行总结和通报，以达到集团各级组织间相互了解、促进协作的目的。3）、内部刊物沟通。内部刊物主要刊登集团决策、发展目标和规划、工作动态和经验交流、糖业信息和动态、各公司新闻、员工事迹、员工文苑、新技术应用等
9、。内部刊物根据需要确定发送对象。5、其他沟通渠道集团公司各级、各部门或各级、各类工作人员之间需要对方协助或与对方相关的事项可通过面谈、电话、工作函等形式进行沟通。上级与下级人员之间可通过谈心、谈话等方式进行沟通交流。七、沟通反馈事项分类按沟通反馈事项的性质、紧急程度等分为日常反馈、定期反馈、异常情况反馈、重要 紧急事项反馈等。各类反馈按以下规定进行：1、日常服务信息反馈制度集团各部门、各车间、班组应按职能情况做好相关信息的收集、统计、传递、 处理、反馈，建立相关的信息 记录薄和信息反馈统计表，保证能随时及时提供相关的信息以供决策和运用。1）、车间 、班 组日常填写安全、 质量、工 艺、设备运行
10、原始记录，以使下道工序或接班人员了解处理有关问题。2）、总部及子公司行政部负责人力资源管理、行政管理、综合信息的接收、传递与处理。3）、总 部及子公司市场部负责销售采购及用户信息的接收、传递、反馈工作；建立用户服务台帐。4）、总部及子公司生产技术部负责下达生产计划，合理安排月度及阶段性生产任务，并将测定的正常生产周期向有关部门及时沟通；并负责安全、工艺、凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 5/20 注意保密技术、设备等信息的接收、传递、反 馈。5）、总部及子公司原料部负责下达原料种植、砍运计划，合理安排月度及阶段性原料管理任务，并将估产情况向有关部门及时沟通，做好相关信息的
11、接收、传递、反馈。6）、总部督查部、子公司督查组负责做好生产经营管理督查及集团制度执行情况的检查及相关信息的接收、传递、反馈。7）、质检部负责原料、中间制品、 产品的质量、 检验检测信息的统计、接收、传递、反馈 。总部及子公司职能部门之间需沟通和反馈的事项和时间，应本着相互支持的原则，相互协商确定。2 定期反馈制度为保证集团公司各项生产经营管理工作得到及时总结，各级管理者及相关部门及时了解整体工作阶段性进展情况，总部及子公司相关部门负责搜集、整理职能管理范围内的相关信息（如生产、安全、管理、原料发展、预算、营销等），并定期提交相关部门或人员。1）、总部各部门总部各职能部门定期反馈材料交行政部审
12、稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通 报的交总经理审核后印发。部门 负责项目 主要内容 定期反馈频次 发放范围董事长 集团公司年度经营目标 集团公司年度经营目标、工作要求 每年 1 次 总经理年度工作报告集团公司年度经营目标完成情况、工作总结、下步工作思路 每年 1 次 董事长、董事会总经理集团公司年度经营目标集团公司年度经营目标、工作计划、工作思路、工作要求 每年 1 次各公司、总部各部门各公司、各部门反馈事项各公司、各部门反馈及需总部、集 团领导协调事项，上月反馈处理情况 每月 1 次董事长、总经理、总部各部门集团公司工作总结集团公司各项生产经营工作开展情况、取得的成绩、存在的不足、下步
13、工作计划与措施每年 2 次（每半年 1 次） 董事长、总经理各子公司生产指标通报各制糖子公司榨季期间关键技术指标对比统计通报 榨季每日 1 次行政部员工思想动态反馈各公司员工对公司管理、公司目标的认同度，员工对公司推行管理及制度的意见反映及建议,员工的期望及合理化建议榨季、检修每月 1 次,放假期间 1 次董事长、总经理、各子公司、总部各部门凤糖集团行政管理制度之三 内部沟通反馈管理内部管理制度 6/20 注意保密原料发展部集团原料发展工作简报集团公司种植进度、种植质量、 优化布局、中耕管理、估产、优化砍运情况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区开发等每旬 1 期(次旬第 1 天整理通报)生产技术部
14、集团生产简报集团公司榨季生产、检修技改进展情况、新技术应用项目进展情况，安全、质量、工艺、技术等工作存在问题、解决措施及取得经验等榨季、检修每月 1 期，榨季结束、检修结束全面总结各 1 次资金日报 集团及各子公司每日资金收入与支出情况 每日 1 次 董事长、总经理财务审计部 集团预算管理工作简报集团及各公司预算管理工作推行情况（成本分析、存在问题及改进建议）、财务决算情况、各公司成本完成情况、利润完成情况等榨季、检修每月进行 1 次，半年度、年度全面总结各 1 次产品发运及销售日报 集团公司产品发运及销售情况统计 每日 1 次市场部营销工作简报集团各子公司产品产销情况、物资采购进度、存在问题及建议等 每半年 1 次督查部 集团督查通报 集团公司各项制度执行情况、存在问题及改进建议等 每月 1 次董事长、总经理、各子公司、总部各部门各部门 部门工作总结部门各项职能工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、下步工作计划、工
