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1、北京英斯泰克视频技术有限公司操 作 手 册手册名称：采购业务应用操作手册适用部门：采购部门、多媒体部门编写人员：项目组编写日期2003年5月16日对口支持业务采购部门张国桢业务问题、操作问题多 媒 体董 欣业务问题、操作问题总 调 室沈 恒业务问题、操作问题技术财 务 部白晓宇软件问题、错误提示计 算 机网络、硬件、系统故障目 录一、部门职责：2二、部门岗位划分：2四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程：3五、部门日常业务系统处理：45.1、日常业务类型的界定：45.2、应明确的问题：55.3、基础档案：55.4、期初录入65.5 普通采购流程8551 采购请购8552采购订单（合同）11553
2、采购请款（国内部分）12554普通采购到货流程处理：1556帐表管理24六、月末结帐25一、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。2、 及时录入、审核采购订单，为总调室安排生产提供依据。3、 及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。4、 准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本5、 及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构6、 作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/
3、采购到货单/采购发票的录入、账表查询。采购经理：对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析质检员：检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质检单；检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。总调室人员：内请购单录入审核、部分采购订单的录入三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程： 业务编号PU-001业务名称采购入库业务流程简述各有采购申请权的部门根据需要办理请购单，计划管理室审批请购单，国内、国外采购
4、部门根据审批后的请购单寻找供应商，询价、谈判、订合同，采购经理审批采购合同，在货物到达后，采购员和质检部初检，质检部和库房复检，合格品由库房填制采购入库单办理入库，库房主管审核入库单，采购员收到供应商发票时参照采购入库单录入采购发票，财务部门审核采购发票，采购部（或财务部）对采购入库单和采购发票进行核销处理。流程适用范围公司计划及生产部门的采购需求相关岗位及权限岗位系统操作权限请购员录入请购单请购单录入计划员审核请购单请购单审核采购助理录入采购订单采购订单-录入采购经理审核采购订单采购订单审核采购助理录入到货单/退货单到货单录入库管员录入采购入库单采购入库单录入库房主管审核入库单采购入库单审核
5、采购员录入采购发票采购发票录入财务部审核采购发票采购发票审核财务部核销采购入库单和采购发票采购管理核销系统提供的查询、统计账表系统列表请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、采购入库单列表、采购发票列表系统统计表到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表、费用明细表、增值税抵扣明细表、采购综合统计表、采购计划综合统计表系统账簿在途货物余额表、暂估入库余额表采购分析采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综合分析备注1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚未收到供应商发票的入库单作为采购
6、系统的期初数据录入，以利于以后的核销处理。录入完毕后再进行采购的期初记账。2.简化计量单位组，钢板以张为主计量单位（采购、规划、领用均以张为单位），放弃包的单位，钢管以根为主机量单位（采购、规划、领用均以根为单位）系统流程：1、 总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。由总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门。2、 采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。3、 采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司相关采购合同管理规定）
7、，由总调在采购管理模块内对采购订单进行审核。4、 供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印，库房根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。5、 质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；凭采购人员的到货通知单和质检单，库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打印（一式5联？财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓库主管在系统内进行采购入库单审核。6、 采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则
8、系统自动记录为暂估结算。五、部门日常业务系统处理：5.1、日常业务类型的界定： 采购类型分类：分为材料采购、商品采购、国外采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。 业务类型按照结算情况分为两种进行界定： u 普通采购业务：无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。具体操作见普通采购业务处理流程u 直运采购：采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：直运采购。具体操作见直运采购业务处理流程。因为两种处理方式的业务核算
9、存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。5.2、应明确的问题：1. 各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数， 以已有的存货为例：2. 钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有张和公斤两个计量单位，其中张是主计量单位（各个系统都如此），采购时的包必须换算成张。 钢管只有根和公斤两个计量单位，其中根是主计量单位（各个系统都如此），其他存货都遵循这个原则，能用单计量单位的尽量用单计量单位，必须用多计量单位的存货要和其他系统关键用户协商3. 存货档案维护和添加由总调度室完成，采购部门如果用到存货档案中没有的存货，要及时通知总调度室添加，并告知该存货的相关信息。总调度室添加档案时要遵循对换算率的要
10、求，另外要注意: 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；.存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确；存货档案中的存货参考成本应该尽量录入，以方便规划资金的使用；存货档案中的存货提前期应该尽量准确，以便总调度室合理规划生产和采购的日期；对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警4. 供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商的档案应该尽可能完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，
11、供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的；供应商的税号、开户银行尽量填入，为开出和收到增值税票作准备5. 采购单据处理时应该首先明确该笔采购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选择普通采购，如果不需要入本公司的仓库，直接运到客户那里，则业务类型选择直运采购6. 有可能在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损，应根据不同情况，作出相应的账务处理。属于定额内合理损耗的，应视同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处
12、理。因此企业应在此事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证5.3、基础档案：基础档案填加：供应商分类增加：原则1-2-2-2供应商分类编码：供应商分类编码必须唯一。 供应商分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改分类：只能修改分类名称。删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。操作路径：【采购管理】【设置】【分类体系】【供应商分类】供应商档案填加：本功能完成对供应商档案的设置和管理。供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位） 供应商全称
13、、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息日常进行修改。供应商方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。5.4、期初录入n 期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单作为期初入库单输入系统，以便取得发票后进行采购的结算; 操作路径：【采购管理】【业务】【入库】【入库单】 操作说明表头项目: 入库单号：录入或自动生成，必填。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。 入库日期：录入或参照输入
14、货物的入库日期，必填。默认值为进入系统时输入的业务日期，即系统登陆日期，可修改。参照日历；录入必须符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。期初单据日期必须小于系统启用日期。 操作说明表体项目:n 存货编号：录入或参照，必填，参照的内容为存货档案，根据存货档案进行合法性校验。参见存货档案参照单据时，根据参照单据自动带入。根据存货编号，系统带入存货名称、规格型号、主计量、单位、换算率等栏目。采购单据参照存货时，只能参照存货档案中具有“外购”属性的存货。采购发票可以参照“应税劳务”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。采购发票可以参照设置“是否折扣”的存货，在开票时可以没有数量，只有金
15、额，或者在蓝字发票中开成负数。同一张单据上可以有相同的存货。停用日期不为空的存货为停用存货：填制单据时不能再参照。如果手工录入已停用的存货，系统将提示“此存货已停用，请选择其他存货。” n 期初在途存货：已取得供货单位的采购发票，但系统上线时货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算 操作路径：【采购管理】【业务】【发票】【专用采购发票】 操作路径：【采购管理】【业务】【发票】【普通采购发票】采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。 采购发票按发票类型分为：增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。普通发票：增值税普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭
