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1、文件管理总结一.文件分类由于项目文件属于现场工作中发生的往来文件比较多, 为把文件 管理系统化,将文件分为外部文件和内部文件两大类。 其中外部文件 分为施工单位来文和监理单位来文以及发施工单位和发监理单位四 种。内部文件分为项目管理部发文、预算组发文、公司行人部发文、 公司其它部门发文以及工程项目部内部流转文件。外部文件具体划分为:1. 施工单位来文具体划分为:工程签证、报告(一般报告、工作联系 单、报价审核表、产值)、施工组织设计、施工进度计划(工程总进 度计划、月进度计划、周进度计划)。2. 监理单位来文具体划分为:监理工作联系单、监理月报、图纸会审 纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监
2、理通知单(监理对施工单 位管理的文件,发给甲方的目的是监督实施)、监理指令(监理对施 工单位管理的文件,发给甲方的目的是监督实施)、停工令(监理对 施工单位管理的文件,发给甲方的目的是监督实施)3. 发施工单位文件具体划分为:图纸(正规图纸、变更图纸)、通知 (土建、水电、绿化、道路)。4. 发监理单位文件具体划分为:图纸(正规图纸、变更图纸)、通知 (土建、水电、绿化、道路)。内部文件具体划分为:1. 项目管理部发文具体划分为:施工图纸、特殊工艺做法通知、工程中需要补充的变更通知、设计变更通知2. 预算组发文主要是核价通知单以及需要回复的一些文件。3. 公司行人部发文主要是公司相关管理办法以
3、及最新的信息文件。4. 公司其它部门发文主要是根据特定的环境下, 发出的一些指令性文 件。5. 工程项目部内部流转文件,主要指工程中发生的各种文件的流转过 程,主要目的是各专业工程师、项目经理、项目主管之间信息的流通 过程,保证施工的有序和周效运转。6. 项目部工程施工中,有相关的施工规范及其它图书文件, 资料管理 员要及时将图书拟写相应的图书目录,方便各专业工程师查询和借阅。7. 合同文件,合同文件是甲方、乙(丙)方达成的共识,是保证工程 投资、质量、进度的有力文件。合同文件管理主要集中在流转过程中, 资料管理员要及时跟踪合同的流转情况,防止中途丢失。保证合同及 时签订。二、文件格式要求1.
4、 外来文件格式要求:每个单位的发文格式,文件编号都不一样,他 们都没有一个完整的编号习惯,一个单位编出很多花样,对于文件管 理来说,是最容易被这些文件搞乱的。为规范文件管理,作为甲方资 料管理员,先给施工、监理单位下发比较规范的文件格式以及编号, 要求各单位严格按规定进行上报文件。特别要对报告格式、签证格式(签证编号规则为:野鸭-签证-供应商简称(取两个汉字)-签证流水号(三位)。如:野鸭一签证一铁二一001)、施工单位报价格式 (预算组要求的格式进行)进行强制性规定。2. 发施工单位通知格式:工程项目部要求施工单位按照固定格式进 行上报文件,同时项目部也要带头做到发文规范化, 对白己内部也做
5、 一个固定的格式,要求各专业工程师按规定格式进行。通知发出以后, 要及时将所发通知的电子版本给资料管理员,以便及时存档。三、各类文件审批流程外部文件审批流程:1、施工单位来文审批流程:报告(一般报告、工作联系单、报价审 核表、产值)、施工组织设计、施工进度计划(工程总进度计划、月 进度计划、周进度计划)的审核流程跟报告的流程是一样的。签证统 计的审核流程比以上流程多一个环节。2、合同文件审批流程:a、项目的合同初稿交到工程部内务专员做好 登记,内务专员负责合同的流转;b、流转完成的合同返到项目上, 并由施工单位按照审批意见做好合同,由项目上项目经理或项目经理 授权的经办人进行审核,由资料管理员
6、收集合同电子版本连同合同一 起交给工程部内务专员;c、内务专员盖章完成后返回其中几份给项 目部;d、项目部资料管理员发放合同给施工单位。项目上要有一份合同的清单,内容包括:施工单位名称、签订日期、保修期(起止日期)方便白己的信息管理和以后对物业方的交接 工作。3、监理单位来文审批流程:监理工作联系单、监理月报、图纸会审 纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单、监理指令、停 工令这些文件甲方只是知道有这么一回事, 同时对不合理的东西起到 调整和更正的作用。监理来文审批流程4、发施工单位和监理单位文件流程:图纸发放,根据合同要求的份 数直接发到施工单位图纸。通知(土建、水电、绿化、道路)发
7、文流 程如下:复 印 要 求 的 份 数内部文件审批流程:1. 项目管理部、预算组、公司行人部、公司其它部门发文流程:直 接发到工程项目部资料员,资料员根据不同的文件进行分类整理, 然后转发到相应的各专业工程师手里,如果关于工程变更处理的 通知,专业工程师要以通知的形式进行发文。四、文件归档文件归档属于工作的结晶过程,体现工作质量最关键的时候。根 据文件的分类,将文件进行分门别类的进行归档,做好文件的卷内目 录。外部文件归档:1. 施工单位来文归档:工程签证、报告(一般报告、工作联系单、报 价审核表、产值)、施工组织设计、施工进度计划(工程总进度计划、 月进度计划、周进度计划)等文件,流转完成
8、后,将其中几份发预算 组、施工、监理单位,留下一份作为存档,存档文件按类别进行,以 每家施工单位为一个整体分类存档。2. 监理单位来文文件归档:监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪 要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单、监理指令、停工 令。属于监理在进行质量、进度、成本控制过程中产生的文件。甲方 项目经理、项目主管以及相关专业工程师必须知道相关的情况。 因此, 收到此类文件时,先复印发给相应的人员,然后将原稿分类存档。3. 发施工、监理单位文件具体存档:图纸(正规图纸、变更图纸) 、 通知(土建、水电、绿化、道路)。项目上发出的文件,根据发文编号、类别进行及时存档,以便随时查用。内部文
9、件存档:1.公司各部门发的文件,以部门为单位,进行文件发放,传阅以及归档。为保证文件在流转过程中的跟踪性,特制定不同的文件登记表作 为平时文件管理的辅助工具。具体附表详见附件。五、竣工资料收集整理资料管理最终目的就是竣工验收移交档案馆,根据施工单位、监 理单位提供的竣工资料,进行审核,对不符合要求的文件及时返回, 要求其整改,直到合格为止。工程项目部需要在竣工验收期间准备的资料,主要为办理建设工程竣工验收备案表用,其内容包括:a、甲、乙方竣工验收报告; b、监理主单位质量评估报告;c、消防验收意见;d、图纸审查意见; e、商品房质量保证书;f、竣工验收证明(原件);g、验收组验收意 见;h、规
10、划验收证明(面积测量通知书也可);i、建设工程竣工备 案表(6份);j、规划用地许可证、规划许可证、施工许可证; k、 质量保修书;1、环保试(生产)运行意见。在工程资料管理过程中,督促施工单位及时收集资料也是很重要 的。如过程中的施工图片,根据档案馆的要求,及时培训施工单位资 料员,在工程开工前进行必要的培训,工程进行中,要求每周上交各 施工区域的工程照片,然后根据工程照片的采集情况给予及时的指 导,让施工单位资料员更好的掌握摄影要求。 保证声像资料的完整移 交。六、资料管理中常用的表格1. 签证、报告、产值、图纸、通知收发登记表2. 内部文件、合同文件收发登记表3. 其它文件收发登记表(主
11、要用于不需要流转的文件登记,表示收 到这个文件)4. 办公用品登记表5. 公章使用登记表6. 用车登记表7. 卷内目录(文件归档时,为方便文件查询,及时更新文件卷内目录)8. 工地会议纪要、会议签到表格式9. 工程现场签证表、工程签证统计表(主要是及时将签证情况统计 出来,可以在过程中掌握签证发生情况,及时调整工程项目管理)10. 项目部下发通知格式11. 报告格式(施工单位报告样表)12. 材料选型及报价格式(施工单位报价样表)13. 白建项目-合同审批格式(公司合同流转审批样表)14. 文件传阅单(项目部内部文件流转跟踪样表)15. 合同目录(及时统计合同发生情况)16. 考勤表(记录项目
12、部人员出勤情况,保证劳动纪律)17. 周工作计划完成表(记录项目部人员工作条理性,保证劳动效率)18. 维修通行证(验收交房时,每户需要局部整改的进门条,防止施工人员在室内施工的不文明行为)19. 晴雨表(记录施工期间的天气情况)20. 月报格式(向公司汇报当月工程完成情况以及下月计划)21. 资产申购表(项目部向公司申请办公用品表格)22. 工程竣工验收证明书(工程竣工验收所需表格)23. 项目部图书管理登记表(将图书目录拟写好,专门做一个图书借阅登记本,方便查询和借阅)七、资料管理心得体会在内业资料管理这个岗位工作了一年的时间,作为甲方资料管理员,我深深的体会到:懂得资料管理工作的内容以及流程,只是资料 管理的工具;而耐心、细致、勤奋和机敏是从事资料管理的核心。昆明*房地产开发有限公司*工程项目部总结人:范斌2008年1月22日