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1、完善的会计档案管理规章制度 近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。下面爱汇的完善的会计档案管理规章,供你参考。 1 目的 2 范围 3 会计档案的定义和分类 3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类: 3.1.1 会计凭证:包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。 3.1.2 会计账簿:包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3.1.
2、3 财务报告:月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 3.1.4 发票:增值税专用发票和普通发票,收款收据。 3.1.5 其他会计资料:银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,领料单,其他应当保存的会计核算专业资料,补助项目申报资料,工商年检资料等。 4 会计档案的 4.1 会计凭证: (1)每月完成会计结帐后,于次月下旬将会计凭证装订成册,根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观,每本凭证2.0cm厚左右。 (2)会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。
3、4.2 会计账簿: 各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需妥善保管。 (1)会计账簿在办理完年度结账后,于次年3-4月份打印,分类装订存放档案室。 (2)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。 (3)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。 (4)会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。 4.3会计报表: (1)会计报表编制完成并按时报送后,按月留存报表,会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册,统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册,统一归档
4、保管。 (2)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。 4.4 财务报告:收到报告后,统一编号入档,编号为签发单位第一位字母缩写(XX)年度(XXXX)-月(XX)-流水号(XX),项目审计报告按补助项目申报资料。 4.5发票: (1)出口发票存根联:每本开完后加封面装订成册,封面内容填写齐全:单位名称、发票起止号、 开票起止日、开票人、装订人签章。 (2)增值税发票抵税联:按发票认证月份,于次月25日前每100份装订一册,统一归档保管。按开票日期先后顺序装订,装订顺序:封面认证结果通知认证清单发票封底,封面内容填写齐全:单位名称、发票认证所属年月、份数
5、、汇总金额(按同类税率分类汇总)、册数、装订人签章。 (3)收款收据、作废、红冲发票:按年,于次年2月装订成册,统一归档保管。按开票日期先后顺序装订,装订顺序:封面目录发票(收据)封底,封面内容填写齐全:单位名称、年份、份数、装订人签章。 4.6 其它会计资料: (1)银行存款余额调节表、银行对帐单:按年,年度对帐结束后,按月顺序装订成册归档保管,装订顺序:封面银行存款余额调节表、银行对帐单封底,封面内容填写齐全:单位名称、年、资料名称、装订人签章。 (2)出口备案资料:正式申报后,按凭证多少装订成册,每本凭证3cm厚左右,统一归档保管。装订顺序:封面目录备案资料封底,封面内容填写齐全:单位名
6、称、年月、资料名称、装订人签章。 (3)物资盘点表:按月装订,封面内容填写齐全:单位名称、年月、资料名称、装订人签章。 (4)领料单:每月封箱存放档案室。 (5)补助项目申报资料:按项目分类归档保管。 (6) 工商年检资料:按年归档保管。 4.7 会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行。 5 会计档案的归档保管 5.1 财务部设专人保管会计档案,出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的、保管、调阅、销毁等一系列工作。 5.2 当年的会计档案在会计年度终了后,由财务部按照归档要求,负责装订成册,编制档案管理台帐,至财务部会计档案管理人员。 5.3 保存期限15年以上的档案
7、。会计年度终了后,3年内存放在档案柜(标识:年份、起止月份、档案名称),3年满后放入纸箱封存保管,封箱标识:年份、起止月份、档案名称。 5.4 会计档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制文件(记录)移交销毁申请单,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。 6 各种会计档案的保管期限 6.1 会计档案保管期限:参见附表会计档案保管期限表。 6.2 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 6.3 会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。 7 会计档案的借阅使用 7.1 会计档案不允许随意借阅、复制,不得自行借出、复制,需经财务部经
8、理批准后方可借阅,填写文件借阅、复制记录,且借阅资料不可转借。 7.2 涉及司法案件需查阅、复印会计资料时,应事前由公司财务总监批准。 7.3 借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,如有特殊需要,经财务总监批准。 7.4 借阅会计档案人员,不得在档案中标画,不得拆卸,更不得抽换,归还时保证档案资料完整无损。 7.5 归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档,并填写归还时间,保留备查。 8 会计档案的销毁 8.1 每年9月份,会计档案保管人员对保管期满会计档案进行,提出提出文件(记录)移交销毁申请单报经财务总监批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立档
9、,由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 8.2 监销人在销毁会计档案前,应当按照文件(记录)移交销毁申请单所列内容清点核对所要销毁的会计档案。 8.3 销毁会计档案时,应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后,应当在文件(记录)移交销毁申请单签名盖章,文件(记录)移交销毁申请单永久保存。 9 附则 9.1 本制度自xx年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的,以本制度为准。 9.2 本制度未尽事宜,按公司有关制度执行。 9.3 本制度由公司财务部负责解释和修改。 10 相关记录 10.1 档案管理台帐 10.2 文件借阅、复制
10、记录 10.3 文件(记录)移交销毁申请单 第一条:会计档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终 归集。 是一个公司档案管理的核心。 会计档案保存是否完整直接关系到 公司长远的经济利益能否得以保全。 会计档案的完整也是公司主要相关 负责人最重要的经济法律责任之一。 第二条: 为了加强公司会计档案管理和财务监督, 确保公司的合法 利益,根据中华人民 _财政部、国家档案局第 79 号令会计案 管理办法 、集团档案管理规定,结合公司的具体情况,特制定本办法。 第三条:在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人,必 须遵守本制度。 第二章:会计档案 第四条:会计档案是指单位在进行会计核算等过
11、程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、 图表等各种形式的 会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。 第五条: 会计档案和范围: 会计档案的范围指会计凭证、 会计账簿、 会计报表、包括通过以及其他会计核算资料等四个部分。 一、会计凭证:会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证 明。 它包括自制原始凭证、 外来原始凭证、 原始凭证汇总表、 记账凭证、 记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。 二、会计账簿:会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会 计凭证为依据,全面、
12、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。 它包括 按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款 日记账以及辅助记备查簿等。 三、 会计报表: 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性 书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报1 江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度表、年度会计报表。 包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表 附表、附注、财务情况说明书等。 四、其他会计核算资料:其他会计核算资料属于经济业务范畴,与 会计核算、 会计监督紧密相关的, 由财务部门负责办理的有关数据资料。 如:经济、财
13、务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额 的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清 册等。 五、同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案: (一)形成的电子会计真实有效,由计算机等电子设备形成和 传输; (二)使用的会计核算系统能够准确、 完整、 有效接收和读取电子会计 资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报 表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、 管理、 利用电子会计档 案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案
14、与相关联的其他 纸质会计档案的检索关系; (四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改; (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故 和人为破坏的影响; (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保 存价值的会计档案。 第三章:会计档案的装订和保管 第六条:会计档案的立卷:会计年度终了后,对会计资料进行 立卷。 会计档案的采用的办法是:分类标准统一、档案形成统 一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。 2 江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度一、分类标准统一。 将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三 类报表,四类文字资料及其他。 二、 档案形成统一。 案册封面、 档案卡夹、 存放柜和存放序列统一。 三、管理要求统一。 建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会 计凭证装订成册,报表和文字分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编 装订成册。 第七条:会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会 计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 会计凭证的装订,一般每月 装订一次。 装订好的凭