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1、航运公司SMS内审员知识更新 之 如何提高安全管理体系内审质量,如何提高安全管理体系内审质量,课程目标 一、内审员的角色认知 二、认知SMS内部审核相关知识 三、掌握内审的基本步骤 四、掌握岸基内审要点 五、掌握船舶内审要点,一、内审员的角色认知,1. 内审员的作用 2. 内审员的基本职责 3. 内审员的基本素质要求 4. 审核员的管理 5. 审核水平的提高,1. 内审员的作用,对体系的运行起监督作用 对体系的保持、改进和完善起参谋作用 在安全管理方面起沟通领导与群众之间的渠道和纽带作用 在第三方的审核中起内外接口的作用 在体系的有效实施方面起带头作用 在安全和防污染有关的信息起传递作用,2.
2、内审员的基本职责, 内审员职责 审核组长职责,内审员职责 审核组长职责,遵守相应的审核要求； 传达和阐明审核要求； 有效地策划并实施标定的审核 将观察结果形成文件资料； 验证纠正措施； 受存和保护与审核有关的文件，并按要求提交这些文件、谨慎处理特殊信息； 配合并支持审核组长工作。,全权负责审核所有阶段的工作； 有权对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定； 制定审核计划，必要时协助选审核组其他成员； 代表审核组同受审方的管理者接触； 提交审核报告。,3.内审员的基本素质要求,（1）合格的内审员应具备的能力 （2）合格的内审员应掌握的知识 （3）合格的内审员应具备的道德修养,（）合格的内审员应具
3、备的能力, 具体工作能力 从事审核准备工作能力：应能编制审核计划、组织审核组、编写检查表等。 从事现场审核的能力：应能主持召开首、末次会议，在现场调查寻找客观证据，能正确编写不符合报告，并能汇总分析审核中所得到的观察结果作出恰当的结论以及对受审的总体评价。 编写审核报告的能力：应能编写内容完整、文字简练的审核报告。 从事跟踪与监督的能力：应能对受审方的纠正措施的实施及其有效性进行跟踪和验证。, 基本能力 倾听能力 交流能力 合作能力 分析判断能力 控制局面能力 应变能力 独立工作能力 善于学习能力,（）合格的内审员应掌握的知识,了解和熟悉有关国际公约、规则和规定，国内法规以及主管机关、船级社、
4、行业组织颁布和发布的规则和规范。 必须“精读”ISM规则和/或NSM规则，并对其有较深刻的理解。 完全熟悉本公司的安全管理体系文件。 了解主管机关颁布的航运公司安全管理体系审核发证规则、航运公司安全管理体系审核程序以及中国船级社颁布的船舶安全管理证书审核发证规则和船舶安全管理证书审核发怔程序。 掌握内审的方法、方式和技巧。,（）合格的内审员应具备的道德修养,正直诚实。在审核中不弄虚作假，不使用不正当手段获取客观证据，不屈服于任何要求改变调查结论的压力。 客观公正。作为一个审核员，在审核中应坚持以客观证据为基础，既不能证据不足就开不符合报告，也不能抱着“非找出一个不符合决不罢休”这种偏激的不公正
5、态度。 尊重对方、尊重别人。在审核中，应一切从工作出发，要善于虚心听取别人意见，切忌自以为是，主观武断，盛气凌人。 态度冷静和精神坚毅。在审核中如遇复杂情况或突发事件，要保持镇静而不要因激动而丧失客观性，审核报告是审核员的重要产品之一，要坚持写好，不仅要有充分证据和正确的判断结论，文字表达也要顺畅，审核报告更要写的简明扼要，条理性好，逻辑性强，使各方都能接受。,4. 审核员的管理,公司应对内审员的管理在体系文件中做出规定，如内审员的资格要求和内审员的培训等。 内审员资格：如具备一定的专业知识、经过内审知识培训、并具有相应的审核方法和审核技巧等。 内审员培训：公司应对内审员的培训和知识更新等做出
6、规定，并可在年度培训工作一并考虑。,5审核水平的提高,参加培训学习 组织经验交流 审核报告的比较分析，不符合项的汇总分析 工作评比 审核员轮换 通过担任第二方审核员提高水平 通过接受外审向外审员学习,二、SMS内部审核相关知识,1内审的定义 2内审的特点 3内审的目的,1. 内审的定义,定义: 确定安全管理体系及其各条款的活动及其有关结果是否符合安全管理体系文件的要求；安全管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到安全和防污染目标的系统的、独立的审核。,2内审的特点, 正式的(系统性) - 必须依据正式的和特定的要求进行 - 必须按正规的审核程序和检查表进行 公开的 - 必须有组织
7、和有计划地进行 - 审核方与被审核方的目标是一致的 独立的 - 内审员必须独立于被审核的部门并于被审对象无直接关系 抽样的 - 调查具有代表性的人和事,3内审的目的, 直接目的: 促使安全管理体系符合强制性规则和适用的建议性导则和标准。 根本目的：保持安全管理体系持续有效运行并能不断改进和完善。 不断提高各级员工的安全管理能力，及时发现安全管理中的问题，并通过例行（或追加）内审来查明原因后予以纠正。 为外审作准备。,三、内审的基本步骤,1年度内审计划的制定 2内审准备 3内审实施 4编写内审报告 5纠正措施的验证 6年度内审情况的汇总和分析,三、内审的基本步骤,1年度内审计划的制定 （1）年度
8、内审计划的制定目的 （2）年度内审计划的类型 （3）年度审核计划的基本制定原则 （4）年度审核计划的内容,1. 年度内审计划的制定,（1）年度内审计划的制定目的 公司安全管理体系文件应对年度内审计划的制定时间、制定和审批责任人员、计划的下发等做出明确规定，以保证 内审工作在一年内能有计划、合理的安排，并便于管理监督和控制内审工作。,1. 年度内审计划的制定,（2）年度内审计划的类型 滚动式年度审核工作计划 集中式年度审核工作计划,滚动式年度审核工作计划,集中式年度审核工作计划,1. 年度审核计划的制定,（3）年度审核计划的基本制定原则 岸基和船舶的内部审核每年不得少于一次，必要时应当进行附加/
9、计划外审核及跟 踪审核。 在确定对某些部门、船舶、岗位或整个公司实施内审的频次和时机时，应充分考虑以下因素： 外审工作的需要； 上次内审时发现问题的数量和性质； 体系运行初期或重要部门可适当增加； 安全管理体系文件重大更改情况等。,1. 年度审核计划的制定,(3)年度审核计划的基本制定原则 策划进行附加审核的时机 发生了重大安全事故或港口机关投诉或船舶被滞留时； 影响SMS有效性的组织机构、安全和环保方针发生重大改变时； 公司船舶管理类型扩大，改变SMS时； 外部审核前； 最高管理层认为需要时。,1. 年度审核计划的制定,（4）年度审核计划的内容 接受审核的部门或岗位； 年度内审计划的制定及实
10、施时间（月份）； 年度内审计划的制定和审批责任人员等。,2内审准备, 内审组的组成原则 （1）内审组的组成审核组长的选择 内审员的选择 （2）内审计划的制定 （3）实施审核前的准备, 内审组的组成原则,必须有资格从事审核工作 了解被审核区 独立于被审核区域之外, 选择审核组长应考虑因素,资格：经过培训、公司任命、具有较深资格的内审员； 业务范围：与被审方无直接责任关系，但对被审方的业务有一定的了解； 工作经验：比审核组其他成员有更丰富的审核经验； 组织协调能力：应有组织、管理和协调整个审核工作的能力。, 内审员的选择,公司应保证内部SMS审核员符合公司的能力要求； 作为公司SMS内审员，可以来
11、自： 公司管理者（经理人员） 船长、轮机长和高级船员 第三方SMS审核员； 内审员应尽可能不从属于被审核部门，并为受审部门所接受； 公司岸基的内审可由公司有关管理人员执行； 若条件许可，公司可安排船与船之间进行交叉内审； 公司岸上及船舶内审员应经过培训合格且持有内审员证书或能出示公司所发证明为公司内审员的正式文件。,（2）内审计划的制定,内容包括： 本次审核的目的； 审核的范围（要素或区域）； 审核依据的文件（ISM/NSM规则、手册及程序等）； 审核组成员名单及分工情况； 审核时间、地点，受审核的部门； 首末次会议以及审核过程中需要安排与受审部门领导及有关人员交换意见的会议安排； 各项主要审
12、核活动的预计日期和持续时间； 审核报告的分发范围及发布日期等。,（3）实施审核前的准备, 通知 熟悉文件 制定检查清单 审核组必备文件,（3）实施审核前的准备, 通知 提前一周 通知到被审部门/船舶并 约定审核时间, 熟悉文件 通用性文件 重点收集与受审部门的安全管理活动有关的程序文件、作业须知以及重要的记录等。 适用的强制性规则规定和建议性规范、标准,（3）实施审核前的准备, 制定检查清单(a) 内审检查清单的作用： - 明确与审核目标有关的样本（首要作用） - 规范审核程序 - 明确审核目标 - 保持审核进度 - 作为内审记录存档 - 减少重复或不必要的工作量 - 树立内审员专业化的形象,
13、（3）实施审核前的准备, 制定检查清单(b) 设计内审检查清单注意事项： - 选择典型的问题 - 结合受审部门的特点 - 抽样应有代表性 - 时间上要留有余地 - 检查表应有可操作性，明确检查什么 - 按部门编制的检查表要考虑涉及的条款，反之要考虑条款所涉及的部门,（3）实施审核前的准备, 制定检查清单(c) 内审检查清单的性质： - 审核员为方便审核而使用的一种工具 - 是审核员的自用资料，不需获得受审方同意 - 不应成为检查表的“奴隶”，可依据实际情况进行适当的调整和修改,内审检查清单（样本1）,内审检查清单（样本2）,内审检查清单（样本3）,（3）实施审核前的准备, 审核组必备文件 手册
14、和有关的程序文件 审核计划和通知 各种审核用的表格，如会议签到表、检查表、审核记录表、不符合记录表等。,3内审实施,（1）召开首次会议 （2）进行现场审核 （3）不符合规定情况的确定 （4）内审组的汇总分析 （5）召开末次会议,3. 内审实施,（1）首次会议 审受双方介绍各自人员； 阐明审核的目的、依据、范围； 简要介绍实施审核的方法和程序； 确认审核组所需要的资源和设施已备齐； 建立审核组与受审部门的正式联系并说明不符合项的报告形式； 确认审核组与受审方召开末次会议的日期和时间等； 澄清审核计划中不明确的事项。 注意：会议应保持严肃、规范并简短，形式可适当简化以获得受审方的理解和支持。,3.
15、 内审实施,（2）现场审核 现场审核注意事项 审核的路线和方法 现场审核基本技巧 现场审核的基本原则,(2) 现场审核,现场审核注意事项 审核组长应控制审核的全过程 要相信样本 样本要有代表性并应随机抽取 要从问题的各种表现形式去寻找客观证据 发现不符合规定情况时，协查工作应予深入 与受审方负责人共同确认有关事实 始终保持客观、公正和礼貌,(2) 现场审核, 现场审核的路线和方法 自上而下和自下而上的方法 正向和逆向的审核方法 按条款审核和按部门审核的方法,(2) 现场审核, 现场审核基本技巧 少讲、多看、多问、多听 选择正确的对象提问 正确地面谈并提出问题 提问与观察相结合 创造一个良好的审
16、核气氛, 现场审核基本技巧,少讲、多看、多问、多听 审核员在现场审核的时间有限，需采集的信息量很大，而信息只能通过看、问、听获得，不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集，除非为引导受审方讲话，一般情况下审核员应少讲话并切忌表现欲，但被邀请讲话的情况则屡见不鲜，如就题咨询、请作裁判、临时请教等。,案例 ,就题咨询 受审方遇到某事有不符合因素时，可能会问你：“请问我们该怎么做才算正确？”“是不是文件有问题？”“这方面其他船舶或部门是怎么做的？”“如果这般做（他会举例）是否算合格？”等等。 处置建议：内审员可就方向性意见提出建议，但最好在提出不符合报告后再提建议。,案例 ,请作裁判 受审方遇到某个管理活动有不符合因素时，内部可能产生争论，这时有人会请你发表意见，判断谁是谁非。 处置建议：切忌扮演判断员角色，否则会因阐述为什么谁对 谁错而浪费时间，导致无法将你的检查表按进度完成。,案例 ,临时请教 有的受审岗位，平时不参加培训或进行自我提高，对审核及本岗位的职能知
