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1、1,摘要幻灯片,第四章 科技档案实体管理,2,学习目的和要求：,系统掌握科技档案收集、整理、保管、统计的实体管理工作的基本原则、要求和方法，深刻理解个具体管理工作的基本内容，运用所学知识具有开展科技档案管理的具体业务工作能力组卷、案卷编目、编制分类方案、拟写档号等，并进而能对档案实施综合管理。,3,收集工作,整理工作,保管工作,统计工作,综合管理,实体管理,4,科技档案的收集工作，是指档案业 务部门按照一定的原则和方法，将 科技档案集中保存的一项工作。,第一节 科技档案 收集工作,收集工作的内容、要求、方法,5,基层档案机构,科技部门,科技专业档案馆,基层档案机构,科技文件,科技档案,收集的内
2、容,6,主渠道,接收,次要渠道,补收,征购,征集,代存,收集的方法,7,接收：,基层档案机构按归档制度规定接收科技部门移交的科技文件及科技专业档案馆按进馆范围的规定接收基层单位移交的科技档案，这是收集工作的主渠道，也是最主要的一种收集方法。,8,补收：,对归档制度与进馆范围内无规定，或有规定但当时尚未收集齐全的对象，或由于科技对象变化部分新形成的文件进行补充收集，这是对正常接收收集方式的一种补充形式。与接收不同的是由档案机构人员深入基层或现场的直接收集。,9,指档案部门对在社会上散存而重要档案的收集。档案部门通过征集方式对这部分档案取得所有权或保管权。例如对反映本地区发展历史的声像档案资料以及
3、党和国家领导人来本地区视察、调研的声像档案。该收集方法对档案馆是一种重要的收集方式，收集的对象可以是原件，也可以是复印件。,征集：,10,指档案部门通过有偿收集的形式取得对收集对象的所有权，征购对象一般是具有典型或重大意义的科技档案，例如流失在社会上的一些重要档案。,征购：,11,为维护档案的安全，由档案部门对非馆藏档案实行代保管，档案部门对代保存对象具有保管权但没有所有权和使用权。,代存：,12,（一）坚持集中统一管理,（二）丰富与优化库藏并重,（三）保证科技档案的完整、准确,（四）遵循科技生产活动的规律,收集的要求,13,集中统一管理原则是科技档案工作中的重要原则，也是在收集工作中必须遵守
4、的原则，检验收集工作是否符合要求的首要标准。,14,丰富与优化库藏并重是指在收集工作中要强化价值鉴定工作，把好“入口”关，不能只讲数量忽略质量。科技档案馆收集的对象应是对国家和社会有保存价值的科技档案，丰富与优化库藏并重的另一个要求是通过收集工作改善库藏结构，收集工作应突破传统收集范围的局限，扩展收集范围。,15,完整主要是指种类齐全、项目完整、文件成套；准确是指科技档案内容的记录要准确，科技档案内容与所记述的科技对象要一致、反映同一项目的不同档案材料之间要一致。,关于完整、准确的要求在收集工作中的体现有几方面的问题需要加以说明。,16,第一，科技档案的完整、准确的要求不是通过一次收集工作就能
5、实现的，应该说是对整个科技档案管理工作的要求。,第二，判定科技档案完整性的主要依据是归档范围或进馆范围，但又不能局限于此。（应认真审查核心文件是否完整）,17,第三，电子文件收集的质量要求。在收集电子文件时，其完整性、准确性有着与纸质文件的不同要求，,第四，保证科技档案完整、准确的关键是加强对科技档案的前期监控。,18,电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一并归档； 相应电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一并归档，并附归档电子文件登记表等； 具体要求可参见本书附录4：GB/T176781-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求,19,执行工作原则的重要体现,开展档案业务工作的基础,标
6、志事物属性的变化,维护国家和单位利益的需要,收集的意义,20,收集工作的 内容、要求、方法,不同层次档案部门 的收集工作,第一节 收集工作,21,收集的对象,收集的方法,对本单位有 保存或继续 使用价值的 有关档案,按归档制度接收,多种方式结合收集,基层档案部门的收集工作,22,接 收 对 象,1）一项科技生产活动结束后形成的全套文件。,2）科技生产活动发生中断，已形成的具有保存价值的文件。,3）协作单位应移交的科技文件等。,按归档制度接收,23,1、定 向定内容 接收归档,2、抓 住关键阶 段或环节 接收归档,接收方法,24,定向定内容接收归档除接受本单位科技项目的档案，尚需注意：与外单位进
7、行的协作项目，若本单位是主持单位，尚有向协作单位收集的任务。在基建项目中，总承包单位有向分包单位收集的任务。,25,机械产品档案应抓住样机鉴定、定型或批量生产这两个阶段。,基建档案收集的关键阶段是工程验收阶段,设备档案的接收有三种情况：1）同土建工程连为一体的设备，收集关键阶段同基建档案。2）自制设备前期文件收集同机械产品档案。3）外购设备投入使用前抓开箱验收环节与安装调试完毕阶段，投入使用后抓设备大修或技术改造完毕阶段。,科研档案接收的关键阶段是课题鉴定验收阶段。,关键阶段或环节接收归档,26,档案 部门 与计 划部 门相 结合,接收 归档 与现 场收 集相 结合,定期 收集 与随 时收 集
8、相 结合,无偿 收集 与有 偿收 集相 结合,内部 收集 与外 部收 集相 结合,正常 收集 与特 殊收 集相 结合,多种方式结合收集,27,进馆范围及其确定的原则,科技专业档案馆的收集工作,28,部门档案馆主要是收集本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。 确定原则,进馆范围及其确定原则,29,（1）专业原则,（2）价值原则,（3）分级保存原则,部门档案馆进馆范围确定的原则,30,部门档案馆主要是收集本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。 确定原则,城建档案馆属专门档案馆收集管理有关城市规划、建设的档案及城市管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。确定原则,进馆范围及其确定
9、原则,31,（1）坚持满足城市可持续发展的原则,（2）坚持价值原则,（3）坚持分级管理的原则,（4）坚持综合原则,城建档案馆进馆范围确定的原则,32,进馆范围及其确定的原则,进馆 制度,科技专业档案馆的收集工作,33,无偿进馆制,相关单位主送制,有关单位补送制,主渠道,进馆制度,34,收集工作的 内容、要求、方法,不同层次档案部门 的收集工作,产权重组与流动中 档案的流向,第一节 收集工作,35,国有 企业 产权 变动 中档 案的 流向,国有 破产 企业 档案 的流 向,产权重组与流动中档案的流向,36,收集工作,整理工作,保管工作,统计工作,综合管理,实体管理,37,整理工作的 内容、原则、
10、意义,第二节 整理工作,38,科技文件 鉴定、组卷、案卷编目,科技部门,基层档案机构,科技档案 分类、编号、排架,整理的内容,39,遵循科技档案的形成规律，保持其间的有机联系，便于科技档案的保管、保密和利用。 整理工作实际上是对整理对象加以分门别类的工作。,整理工作的原则：,40,客体对象的联系,工作程序的联系,专业的 联系,事物性质的联系,机械产品 组件、部件 与零件,时空的联系,来源的联系,基建工程的 立项、设计、 施工、竣工 验收等阶段,施工设计中 分总体、结构 通风、通讯 等专业,产品、设备 的使用性质,自然现象的 观察、观测,来源于同一 形成者或 同一活动,科技档案间的有机联系,41
11、,不同种类的科技档案要分开整理,大类内以套为整理分类的基本单元,套内不同阶段、专业或来源等形成的科技文件应分开整理,卷内文件的排列与案卷的排列应体现出客观事物发展的过程与连贯性,不同载体、不同密级、不同保管期限的文件应分别组卷,对整理对象按预先编制的分类方案进行统一分类、编号和排架,便于保管、保密和利用,42,实现科技档 案实体系统化的前提和手段,对实体进行排架管理的依据,科技档案实现科学管理的基础,实现有效利用的前提,整理的意义,档案检索工具编制的基础,43,整理工作的 内容、原则、意义,科技档案的 分类、编号、案卷排列,第二节 整理工作,44,* 科技档案种类的划分,* 科技档案内容的分类
12、,* 科技档案的实体分类,* 科技档案的实体分类,科技档案的分类,45,分类的要求,分类应符合本单位或本系统的科技生产活动的实际,对同一上位类的划分坚持用同一分类标准,分类应按逻辑规则从总体到局部，逐级进行,在一个专业系统内，各单位应按本专业系统的分类大纲进行,46,基本建设档案J,设备档案S,科研档案K,多层住宅,1,高层住宅,生活辅助设施,公共设施,2,3,4,进口设备,国内购置设备,自制设备,新技术,新工艺,新材料,新结构,新产品,1,2,3,1,2,3,4,5,使用性质,来 源,使用性质,科技档案分类表,47,设备档案S,进口设备,国内购置设备,自制设备,1,2,3,办公设备,交通设备
13、,4,5,使用性质,来 源,48,分类方案编制规则,包容性（可扩充性）,严整性,相对稳定性,49,包容性是指编制的科技档案分类方案 的类目体系首先应能涵盖分类对象， 使现有库藏科技档案的每一部分都有 确定的类目可归。其次，编制分类方 案时还应对本单位科技生产活动做预 测，为可能形成的科技档案预留位置,50,严整性是指对类目的设置与划分要符 合形式逻辑分类的规则，即同位类间 呈平行关系，上下位类间呈从属关系,51,分类方案编制方法,调查研究,确定分类标准与方法,52,1）选择科技档案间最紧密的有机联系作为分类标准,2）遵循科技档案的形成特点,3）考虑本单位查找利用科技档案档案的规律,选择分类标准
14、与分类方法时应注意三方面的问题：,53,分类方案编制方法,调查研究,确定分类标准与方法,类目排列,54,科技档案分类表,基本建设档案,设备档案,科研档案,一、设置大类,三、类目排列,二、划分属类,类目名称应确切、简洁,确切，是指类目名称用词要准确、严谨，要反映出类目的实际内容,大类排列中，主要职能活动中形成的档案类别排在首位,简洁，指下位类重复上位类部分的用词可以省略,55,分类方案编制方法,调查研究,确定分类标准与方法,类目排列,设定类目代字、代号,56,科技档案分类表,基本建设档案,设备档案,科研档案,一、设置大类,三、类目排列,二、划分属类,类目名称应确切、简洁,确切，是指类目名称用词要
15、准确、严谨，要反映出类目的实际内容,大类排列中，主要职能活动中形成的档案类别排在首位,简洁，指下位类重复上位类部分的用词可以省略,J S K,1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 5,57,分类方案编制方法,调查研究,确定分类标准与方法,类目排列,设定类目代字、代号,设置“其他类”“综合类”,58,科技档案分类表,基本建设档案,设备档案,科研档案,一、设置大类,三、类目排列,二、划分属类,类目名称应确切、简洁,确切，是指类目名称用词要准确、严谨，要反映出类目的实际内容,大类排列中，主要职能活动中形成的档案类别排在首位,简洁，指下位类重复上位类部分的用词可以省略,J S K,1 2 3 4
16、 1 2 3 1 2 3 4 5,其他类,5,59,分类方案编制方法,调查研究,确定分类标准与方法,类目排列,设定类目代字、代号,设置“其他类”“综合类”,编制分类方案说明,60,工程 项目 分类 法,型号 分类 法,课题 分类 法,专业 分类 法,地域 分类 法,时间 分类 法,地质档案 水文档案 气象档案 地震档案 测绘档案,天文档案 水文档案 气象档案,科技档案分类的基本方法,61,产品档案,设备档案,基建档案,科研档案,科技档案分类的具体方法,62,产品档案,性质 型号分类法,缝纫机 产品档案,使用性质,产品型号,系列 型号分类法,十进制分类法,性质 型号分类法,系列 型号分类法,63,设备档案,来源 型号分类法,性质 型号分类法,使用单位 型号分类法,工序 型号分类法,64,基建档案,性质 工程项目分类法,*厂 基建档案,性质,工程项目,流域（地域） 工程项目分类法,65,科研档案,学科 课题分类法,专业 课题分类法,作者 课题分类法,内容性质 课题分类法,66,分类方
