会议的意义（2020年10月整理）.pptx

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1、会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。 频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也 造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1会议是一个集思广益的渠道,图 1-1集思广益图 如上图 1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金 点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只

2、有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的 组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门 的存在价值。,图 1-2组织或部门与会议 3会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越 多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟 通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的,开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个

3、主要目的。 传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度； 同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,1,图 1-3达成协议与解决问题的 6 个步骤 资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通

4、过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使 其具有可行性。 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自 己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类 都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表 1-1会议的种类,会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达 到目的。 1.固定的部

5、门会议,每月一次,2.全体会议,至少两月一次,3.处理突发事件的会议,2,随时,4.一对一会议,按需,会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本 3 种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家 公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间成本,2.直接的会议成本,3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造 成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下 3 种情况：,3,【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。,至少每两月一次 随时 按需要 至少每月一次,A、固定的部门会议 B、一对

6、一会议 C、处理突发事件的会议 D、全体会议 见参考答案 1-1 【本讲总结】,从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议 却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些 基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。 【心得体会】 会议规范 会议规范包含 3 个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 1会议时间安排的规范,上午 8-9 点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作

7、的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需 一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人 的生理和心理角度来看，是不现实的。 上午 9-10 点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业 务会谈的最佳时机。 上午 10-12 点或下午 1-3 点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 下午 3-5 点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在 这个时段举行会议往往会事倍功半。,4,会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议

8、守则。会议规范主要包括以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过 1 小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束 2-3 天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。 固定的会议流程规范,图 2-1固定的会议规范流程 固定的会议

9、流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定 会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交 流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。 但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工

10、作。会 前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 【本讲总结】 会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有 7 大因素致使会议效率低下，针 对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 【心得体会】 3预防性管理 所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是,5,6,在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证

11、会议的高效进行。 【举例】 以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对 7 种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。,【自检】 请根据自身情况完成下列表格。,高效会议的八大特征 与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有 8 大特征。,建议在正式召开会议之前，将高效会议的 8 大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开 的会议能够成为真正意义上的高效会议。 会议规范 会议规范包含 3 个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 1会议时间安排的规范,上午 8-9 点之间，正是员工从家到公司

12、，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需 一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人 的生理和心理角度来看，是不现实的。 上午 9-10 点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业 务会谈的最佳时机。 上午 10-12 点或下午 1-3 点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 下午 3-5 点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在 这个时段举行会议往往会事倍功半。 2会议规范本身 会议规范是指大

13、家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过 1 小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束 2-3 天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。,7,3固定的会议流程规范,图 2-1固定的会

14、议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定 会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交 流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。 但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的

15、准备工作与会后的跟踪工作。会 前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 【本讲总结】 会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有 7 大因素致使会议效率低下，针 对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 【心得体会】 第 3 讲开会前的准备工作 【本讲重点】 是否要开会 准备工作的作用 1H 5W 准备工作核对单 主持人的准备工作 是否要开会,8,“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人

16、而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待 他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第 一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用 相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 1无需开会的“五个如果”,图 3-1不需开会的“五个如果” 如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议， 例如写纸条、打电话或发邮件等。 这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。 如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。