工作规范 某公司行政人事工作指导手册

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1、工作规范 某公司行政人事工作指导手册工作规范 某公司行政人事工作指导手册 远成集团有限公司远成集团有限公司 分公司行政人事工作指导手册 (V1.0 版)(V1.0 版) 编制部门：行政部编制部门：行政部 编制时间：2007-12-10编制时间：2007-12-10 执行时间：2007-12-10执行时间：2007-12-10 远成集团分公司行政人事工作指导手册远成集团分公司行政人事工作指导手册 【发布单位】行政部 【发布文号】YC/QG001-XZ013 【发布版本】V1.0 版 【发布日期】2007-12-10 【生效日期】2007-12-10 目 录目 录 第一部分 行政篇第一部分 行政篇

2、 一、内勤部分一、内勤部分 1、会务管理 5 2、通讯管理 5 3、文档管理 6 4、接待管理 6 5、差旅管理 7 6、活动管理 8 7、奖惩管理 9 8、值日管理 10 9、汇报管理 10 二、后勤部分二、后勤部分 1、食堂管理 11 2、宿舍管理 12 3、安全管理 12 4、小车管理 12 5、仓库管理 13 三、外勤部分三、外勤部分 1、物资管理 13 2、证照管理 15 3、印章管理 15 4、工程管理 16 5、租赁管理 16 6、水电管理 17 7、网点管理 17 第二部分 人事篇第二部分 人事篇 一、组织架构和岗位定编一、组织架构和岗位定编 1、组织架构设置管理 18 2、公

3、司级别标准确定 18 3、岗位定编标准 19 二、员工招聘二、员工招聘 1、招聘管理办法 19 2、人力资源供需管理规定 20 3、内部竞争上岗管理办法 20 4、实习生管理办法 21 三、绩效考核三、绩效考核 1、绩效管理办法 22 2、单位负责人定期述职管理规定 23 四、薪酬福利四、薪酬福利 1、工资管理制度 23 2、福利管理制度 24 3、社会保险管理办法 24 4、互助基金帮扶实施办法 25 五、员工异动五、员工异动 1、员工转正管理办法 26 2、员工转岗管理办法 26 3、员工晋级管理办法 26 4、员工晋升管理办法 27 5、员工降级降职管理办法 27 6、员工调动管理办法

4、27 7、工作交接管理办法 28 六、劳动关系六、劳动关系 1、人力资源档案管理办法 28 2、担保制度 28 3、考勤与假务管理制度 29 4、劳动合同管理办法 29 5、员工离职管理办法 29 6、劳动关系合同文本及其适用范围 30 七、其他有关人事问题七、其他有关人事问题 31 第三部分 培训篇第三部分 培训篇 一、培训理念一、培训理念 32 二、培训类型 二、培训类型 32 三、培训教材 三、培训教材 34 四、人才梯队建设 四、人才梯队建设 34 五、实施培养与管理五、实施培养与管理 36 六、新员工培训与跟踪辅导办法六、新员工培训与跟踪辅导办法 37 七、培训评估及方法七、培训评估

5、及方法 36 第四部分 装卸工管理篇第四部分 装卸工管理篇 一、招聘 一、招聘 40 二、培训 二、培训 40 三、薪酬福利 三、薪酬福利 40 四、离职 四、离职 41 五、工伤管理 五、工伤管理 41 第五部分 工具表单 第五部分 工具表单 一、行政类表单 一、行政类表单 43 二、人事类表单 二、人事类表单 43 三、培训类表单 三、培训类表单 43 第一部分 行政篇第一部分 行政篇 一、内勤部分一、内勤部分 1、会务管理1、会务管理 11 远成集团的会议有哪些形式？ 答：会议形式有早会、主管协调会、部门例会、电话会议、视频会议、中高层会议、年会。 12 参加会议需要注意哪些事项？ 答：

6、根据会前准备拟定会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参加人员、议题等；会中时仔细 倾听别人发言，并认真做好文字记录。切忌交头接耳，随意走动，举手起立发言，语言统一使用普通话，发 言时声音响亮，条理清楚，最好理出提纲，重点突出，简明扼要。会场不准吸烟，将通讯工具调至震动或关 机；会后整理会议纪要，对会议决定，在正式公布之前不得以任何方式向任何人泄露，对会议中形成的议题 要设专人负责催办。另外应注意要带好笔记本、提前 5 分钟到会场、签到、手机不响、不接听电话、不中途 离开会场、点到本部门或者本人要起立、举手发言、人走清理卫生、凳子归位。保证每会必须有准备、有纪 要、有跟踪、有落实，特别是主

7、管会上协调的事项，行政人事部要负起跟踪落实的责任。 13 会议的时间多长为宜？如何控制会议的时间？ 答：集团出台文件要求会议时间控制在半小时内，在会前应作好充分的准备（对文件资料，有议题讨论 的在会前收集汇总等） ，开会时方可直奔主题，节约时间。如个别重点工作要展开祥细讨论，可备案延长会 议时间，超过 1 小时的，须在会议前先将会议内容和时间报总裁办备案，说明情况。会议超过 2 个小时的， 须上报总裁同意。 2、通讯管理2、通讯管理 21 手机话费报销标准和审批流程有何规定？ 答：手机话费报销的标准应对照通讯管理制度执行，并且标准中所列示享受手机话费补贴的人员必 须按要求办理审批手续，同时手机

8、卡交接时必须要有行政部人员签字确认双方交接时卡内的费用，同一岗位 的手机卡要延续使用；审批流程分两种情况，在通讯管理制度中所列示标准之内的提交报告到单位负责人审 批即可，标准以外的或其它特殊情况要申请话费报销的需要提交报告到集团相关领导审批。 22 座机定额管理如何实施？ 答：首先由行政人事部门和财务人员对每部座机三个月实际话费作分析和评估，取得平均值核定限额标 准，即为月限额标准（第一次定额取前三个月实际发生平均值下浮 10%即可；第二次定额取前三个月实际发 生平均值与第一次对照再确定：如果实际平均值大于第一次的定额值，则取实际发生平均值下浮 10%即可， 如果实际平均值小于或等于第一次的定

9、额值，延续第一次的定额值即可） 。超出部分由电话所在部门负责人 及员工平均分摊或共同承担。严肃查处打私话者和利用公话谈论与工作无关事务。 23 多个部门共用一部座机电话，超额部分如何划分责任？ 答：首先落实一个主要管理责任人，由其想办法沟通协调进行解决。原则上各部门平摊，但根据业务量 大小在定额时先行界定清楚，了解各部门的使用情况，按比例定额并划分，有条件的可以多安装一部电话或 者用插卡电话。 24 享受手机话费报销的岗位是否都要求统一使用公卡？人员异动公卡无人使用的情况下如何处理？ 答：原则上除司机岗位可用私卡并报销话费外，其他享受话费报销岗位必须使用公卡。如因人员异动， 手机号码暂时无人使

10、用，尽量不要消号，可以及时申请停机留号或呼叫转移到其他号码延续业务需要，产生 的呼叫转移费用或停机保号费用可以提交报告申请由公司承担。 25 财务部不提供每台电脑的密码，个人购买笔记本电脑后，桌面不是集团 VI 问题如何处理？ 答：财务部电脑涉及到相关财务保密数据，密码可统一由财务部负责人保管；个人的笔记本电脑只要上 班期间在办公区域使用的，均要求使用公司 VI 形象桌面。 2 6 实习或试用期员工参与了实际业务工作的可否报销手机话费？ 答：按照通讯管理制度提交报告批准同意后方可执行，也可以通过平时奖励方式替代，因配卡关键 是要考虑到长期和稳定性，同一岗位手机卡要延续使用。 27 座机或手机达

11、不到通讯公司办理彩铃要求不能统一使用集团彩铃的情况应如何处理？ 答 ： 手机和座机原则上都要彩铃， 版本统一由集团企划部提供。 如因客观原因确实不能办理， 可以下载 真 心英雄进行代替。 28 手机、座机的开户名称是否有规定？ 答：原则上其户名必须统一使用公司全称，如因客观原因而不能办理，可以总裁个人名义办理。 3、文档管理3、文档管理 31 分公司票据管理应如何管理？ 答：各公司应设立兼职票据管理员，要定期将分公司票据进行整理保存。 3 2 电子文档应如何管理？ 答：内部电子文档凡写张贴的要及时张贴公布，早会宣读的必须宣读，要求反馈的必须按时反馈，同时 将打印并张贴过的文件进行要分类保存，同

12、时电子文档也要求下载分类保存。 4、接待管理4、接待管理 41 接待有哪些注意事项和流程？ 答：接待外来人员要热情、礼貌，招呼入座（如没有接待室可安排会议室） ，问明来由后，直接回答其 问题，应保持微笑的面容，以耐心，热情的态度予以专业解答。请客户饮茶（水）稍候，让相关部门人员接 待，在接待中不能谈私事或请客户帮私忙，更不能对客户有超越职权范围的承诺和显露出对公司和其他人的 不满。若相关人员不在或不便接待，应向客户委婉解释原因并请客户留言以便稍后处理。如与客户初次见面， 应奉送名片，与客户交谈时应尽量做好记录，准备好相关宣传资料。 43 接听电话有哪些要求？ 答：电话铃响两遍后，无论是否专职接

13、待人员，公司员工都应马上接答：“您好，远成！” ，来电致意 后要婉转询问对方贵姓，单位，有何贵干，若对方不愿透露则不应勉强，如对方指定某人接听，则可回答“请 稍候！” ，然后看该员工是否能接听，如不能则请对方留言，以便回复。 44 收发传真有哪些要求？ 答：建立收发登记本，收到传真件后在 10 分钟内递送到相关人员处，并由收件人签字确认，做好相关 记录，不能将传真机设为自动传真。 45 收发快件有哪些要求？ 答：首先应建立“快件收发登记表” ，快件服务商由行政人事部和财务部洽谈价格、收寄、结款形式， 并签订有效合同，指定行政人事部、前台或收发快件较多的部门进行全面管理，严禁员工寄发私件，收到快

14、 件后，及时送到收件人，并签字确认。 46 上班时间外出需要办理什么手续？ 答：工作过程中要离开工作岗位一段时间时，应给同事和领导打招呼，不得随意脱离岗位，并填写“外 出登记表” ，写明外出事由，外出时间，外出地点和归来时间。 5、差旅管理5、差旅管理 51 出差报告应按照什么流程提交？ 答：分公司员工提交责任人签批：出差人提交申请-行政人事部负责人-单位负责人（经理级到此为 止） ；监督人签批：集团分管职能部门负责人；集团总公司提交责任人签批：出差人提交申请-分管职能 部门部长-总裁办主任；监督人签批：董秘室副主任。 52 如何管理出差人员？ 答：行政人事部须做好出差人员的监督管理，出差人员

15、到达目的地后须到当地公司行政人事部报道，按 规定时间上下班。 53 招待床的准备和要求有哪些？ 答：原则上有住宿条件的一律要求准备招待床，床上用品由所属分公司行政人事部采购、保管、清洗， 暂时没有条件的公司，可由行政人事部联系好外宿地点。 54 集团领导到分公司出差是否需要派车接送？ 答：按照出差管理办法，副总裁级以下岗位不安排车辆接送。 56 差旅费的标准如何界定？ 答：根据员工行政级别按标准报销，具体对照行政人事制度出差管理办法标准执行。 57 出差乘车的报销标准能否改动？如乘车超过 6 小时的就可以报销硬卧？ 答：随着公司发展的逐渐壮大，集团也将会结合实际情况进行统一调整，未调整前严格按

16、行政人事制度 级别标准执行。如遇客观的特殊情况，提交报告申请按相应标准报销，同意后可按申请标准报销。 58 员工报销交通费应按什么流程操作？ 答：相关责任人做支付证明单，附上相关证明材料和车票，部门负责人签字和行政人事部门负责人签字、 单位负责人签字、财务负责人签字、稽核会计签字、出纳领钱。 （按照支付证明单流程签字） 。 59 员工出差或调动未乘座直达车辆，中途转车或是中途休假，此交通费用如何报销？ 答：有直达车按照直达车的标准报销，如果没有就按照最便捷的交通方式进行报销。从四个方面进行分 析，第一时间上控制，如果中间有停留应该根据公司流程办理相关手续。第二费用控制，乘车方式多种（快 车慢车） ，主要是根据事实。中转的时候首先选择最快的方式，费用需要根据事实控制。第三注意特殊情 况的发生，如果请假，那么返岗前的差