35在线KOA知识办公自动化服务（DOC32页）

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1、 1 35 在线 KOA 知识办公自动化服务方案 35 在线 KOA 知识办公自动化服务方案 一、35 在线 KOA 应用价值简介 一、35 在线 KOA 应用价值简介 在任何地方只要能上网均可以登陆到 35 在线 KOA 系统进行日常办公事务处 理，加强了信息及时沟通与共享，实现企业内部办公事务处理，外部分（子）公 司管理，搭建企业办公事务管理、交流共同平台。 通过定义企业内部工作流程、优化内部沟通渠道，将各部门的办公事务有 机的结合起来，实现人性化管理、组织之间的协同工作办理，提高工作效率，提 升企业管理价值。 应用 35 在线 KOA“知识办公自动化”系统进行全面贯通企业各部门与部门、

2、部门与人员之间的信息化、知识化管理平台，使各种信息数据可以共享使用，使 相关办公文件实现及时流转审核，使相关通讯及时传达，搭建企业内部强大的网 络办公平台，建立内部群体运行机制，实现协同办公，从而达到提高整体办公效 率、信息及时共享、降低办公管理成本和提高管理层决策水平目的。 2 （截图 1-1登录界面、IP 地址） 可用固定 IP 地址或绑定域名如 进行 OA 系统登录页面，再用系统管 理员开放的用户名及密码即可登录到 OA 系统界面进行办公事务处理 3 （截图 1-2我的桌面） 可定义我的桌面，包含内容说明： 1）在线人员 2）短信息 3）公告 4）工作计划 5）待办公文 6）任务列表 7

3、）邮件 列表等 二、35 在线 OA 主要实现十个方面办公事务及交流的管理内容 1、 二、35 在线 OA 主要实现十个方面办公事务及交流的管理内容 1、 建立内部的通信平台 建立内部的通信平台 建立组织内部的邮件系统、短信息系统，使组织内部的通信和信息交流快捷 通畅。 4 （截图 2-1 内部短信息） （截图 2-2 内部邮件收发） 5 KOA35 系统的内部通讯模块包括三个部分：短消息中心、内部邮件以及通 讯录。 短消息中心 点击菜单中的短消息中心按钮，会弹出如下图所示的 KOA35 的短消息中心 窗口。短消息中心主要用于内部使用者之间的即时通讯，根据页面的提示可以方 便的进行内部沟通。

4、顶部的按钮，显示当前在线的用户人数，点击此图标也 可以弹出短消息中心窗口。 （截图 2-3 内部短信息交流） 内部邮件 包括发邮件、已收邮件、已发邮件、垃圾箱，点击各个按钮可以进入相应的 6 页面，根据页面上的提示进行内部邮件的操作。 顶部的按钮，会显示当前收到的新内部邮件的数目，点 击此图标就可以进入收件箱。 只有系统管理员分配了使用内部邮件系统的权限并经过权限管理员确认， 才 能使用该功能。 通讯录 在 内部通讯 菜单中，可以看到 KOA35 系统的 通讯录 选项，用户可 以分别设置好友名单、个人通讯录、公司通讯录，设置后的名单在内部信息、短 消息中心都会有相应的体现。 只有系统管理员分配

5、了使用通讯的权限并经过权限管理员确认，才能使用该 功能。 2、 2、 建立信息发布、交流平台 建立信息发布、交流平台 在企业内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公告事项、各项通 知、管理制度、经营情况等包括使规章制度、人事变更、各项通知等能够及时在 各部门、旗下控股公司、员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解到公司 管理、发展动态，丰富企业文化，有效挖掘和沉淀企业知识，所有员工零距离、 无阻碍沟通，提升管理处、公司各职能部门沟通效果和凝聚力！ 7 （截图 3-1 公告列表） 8 （截图 3-2 公告发布） （截图 3-3 内部论坛） 9 （截图 3-4 提问题） KOA35 系统的

6、交流中心模块包括公告、新闻、投票、会议、论坛、问题、知识 库等。 发布公告步骤： 1、填写公告标题和描述内容。 2、选择公告接收人：只有被选中的用户，才可以看到您所发布的这则公 告。 3、选择公告类型：奖惩、通知、行政、人事、其他 4、选择公告有效期：您可以指定公告有效的天数（包含非工作日） ，或 者指定一个有效日期，公告在有效期内，会在所有公告接收人的公告 栏中进行滚动显示，超出有效期后就不再显示。 5、选择上传本地附件。 10 6、点击 确定 按钮即可成功创建新公告， 并将其发送给您所选择的接 收人。 公 告 成 功 发 送 ， 会 出 现 公 告 已 成 功 发 送 的 提 示 。 您

7、可 以 点 击 按钮，在公告列表中，可以看到您刚刚发布的公告显示在列 表及公告栏中，如下图所示。点击公告标题，即可打开公告页面，查看公告的详 细信息 3、3、 实现知识文档管理自动化 实现知识文档管理自动化 可使各类文档能够按权限上传、查看、修改使用，有方便的查找手段。因为 在手工的情况下重复劳动量大、占用了大量人力资源，大量的信息仍采用纸张传 递和保存，大量的统计汇总工作仍使用纸、笔靠填表来完成，无法实现信息的共 享和交流，实现快速传递。 。文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。 结合使用知识办公自动化系统使各种文档实现电子化， 通过知识库管理形 式实现文档的保管，按权限进行使用和共享

8、。比如说，公司新来一个员工，只要 给他开一个用户名及密码，他自己登录 OA 就可以看到内部积累下来知识文件， 包括规章制度、管理处情况等等，只要他的身份符合权限便可以查阅相关资料， 这样能减少了很多培训环节，降低公司培训成本。 11 （截图 4-1知识库即电子文件柜提供文件上传、查看、修改、删除等功能） 12 （截图 4-2包含设置文件夹使用上传、查看权限等） 4、4、 实现工作流程的自动化 实现工作流程的自动化 变革了企业传统纸质化手工的办公模式，解决多岗位、多部门间的协同工作 问题，内外部的收发文、呈批件、报表传递、审核工作等均采用电子起草、传阅、 审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，

9、提高办公效率，实现无纸化办公。 不用拿着各种文件、申请、单据在各岗位跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而 是利用快速的 OA 系统网络传递手段，发挥信息共享功能来协调各职能部门的工 作，减少工作中复杂环节，规范办公流程，对日常工作进行监督指导，实现文件 流转审批自动化的协同办公管理； 13 （截图 5-1 公文发起编辑） （截图 5-2 公文发起“用款审批单”设定好的流转流程信息） 14 （截图 5-3 公文处理审批信息） 5、5、 实现分布式办公 实现分布式办公 支持集中式办公管理需要，以及管理层的移动办公需求，变革传统集中办公 室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个

10、角落通 过访问 OA 连接随时办公，大大方便了出差在外的办公与信息交流。 15 即无论您身在何方，只要能访问到 Internet，就可以登陆到 OA 系统，实现 远程办公管理，轻松处理日常办公业务！ 6、6、 搭建知识管理平台 搭建知识管理平台 系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响 应能力、提高办公效率和员工的技能素质。 知识论坛可以设置多个论坛区，每个论坛区设置多个版面，您可在各版面提 出问题参与讨论。论坛区和版面由管理员管理，每个版面由管理员设置版主，负 责对该版文章的管理。 （截图 6-1 知识论坛） 16 （截图 6-2 知识论坛主题） （截图 6-3 知

11、识论坛交流） 17 7、7、 增强领导监控能力 增强领导监控能力 强化管理层的监控管理，增强管理层对各部门的控制力，及时有效监控公司 各部门、人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发 现问题及时解决，从而减少差错、监督公文流转过程执行力度。 （截图 7-1 公文流转流程监控） 方便管理层对公文办理进度的了解，监督执行，需要通过系统管理员授权才能有 此权限； 8、8、 工作计划 工作计划 为个人和部门提供一个合理安排工作时间的平台， 有效监督自己或相关人员 的工作计划，加强团队协作，增强时间管理，提升工作效率。 18 （截图 7-1工作计划） 9、 9、 系统管理 系统管理

12、 管理员进行集中管理和维护的中心平台， 基本包括 2 大部分： 组织权限配置、 系统管理。进行功能菜单，文件上传、查看、新闻、公告发布、查看等综合权限 控制管理。 三、 应用 OA 给企业带来的管理及价值变化 1、 三、 应用 OA 给企业带来的管理及价值变化 1、 直接办公管理费用支出节约（无纸化办公：开元节流、减少办公耗 材类使用量） 2、 直接办公管理费用支出节约（无纸化办公：开元节流、减少办公耗 材类使用量） 2、 间接节约 间接节约 19 1）通过实施 35 在线 OA， 企业办公管理方面总拥有成本将在第一年降低 50%， 并在接下来的 5 年内保持 20%30%的降幅。 2）按照用

13、户使用数量来缴纳每年的服务费用，可以根据使用的增加或者减 少调整在 IT 应用上的费用，避免在内部资源不足时发生过量投资支出， 也可以避免因经营规模缩小而带来的设备闲置损失。 3）提供捆绑解决方案 KOA 在线服务能够提供硬件、软件、系统开发、集成、基础设施和相关管理 的捆绑解决方案，这种方案可以降低传统模式下 IT 管理和决策的负担。从 这个意义上讲，客户买的不是一件产品或一项服务，而是一个捆绑应用的混 合体 4）移动办公 移动办公需求，解决企业来自管理和技术方面的挑战。三互在线 OA 服务能 够将这些问题简化和集中，提供技术解决方案，并以较低的成本满足更为广 泛的应用和计算能力的要求。 2

14、0 3、3、 提升管理水平 提升管理水平 强化公司本部对各职能部门、管理处日常工作有效监督、指导，增进信 息资源的时效性和实效性的及时共享、使用，最终提高领导决策水平。 总之，企业通过应用 35 在线 KOA 知识办公自动化系统将人力资源、知识资 源、经验资源、硬件资源、制度资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各 种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，降低日常办公管理管理成本， 提高办公效率。 四、35 在线 KOA 应用优势 四、35 在线 KOA 应用优势 三五互联在线 KOA “知识办公自动化系统” （ASP 版） 是一种租赁业务的模式， 任何用户只要通过网络，就能登陆到 OA

15、 系统进行日常办公事务处理； 它可以提高企业运作效率，降低企业运营成本； 节省企业招募 IT 人才和建设 IT 系统的投资； 降低企业的培训成本； 解决了应用系统后续维修与升级问题； 它能为企业提供更好的环境； OA 应用ASP 在线模式与传统模式比较 比较内容 传统信息化 OA 应用模式 ASP 信息化 OA 应用模式 硬件投入 购买昂贵的服务器及网络设备 只要可以上 Internet 的设备，如 PC 机，网卡或 Modem 等低廉设备 21 软件投入 购买昂贵的操作系统、数据库及 应用软件（防火墙等） 仅 需 免 费 网 页 浏 览 器 、 IE 或 Netscape 系统实施 需要长时间规划、设计、安装 短期内可以租赁试运行、投入运行 维护升级 定期重新规划、软件升级及硬件 换代 均可 35 互联 ASP 服务中心机构专 业人员完成 人才需求 需要 IT 业专业人才， 增加非主业 人力成本 无需要专业 IT 人员，可精简机构 和人员 工程性质 高投资、高风险工程 无前期投资、低成本的工程 五、 功能模块架构图 五、 功能模块架构图 22 我的工作台 公文流转 工作计划 任务安排 通信中心 个人考勤