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1、酒类资料海航酒店 SOP酒类资料海航酒店 SOP 海 航 酒 店海 航 酒 店 市场销售部标准指导手册市场销售部标准指导手册 制作单位:海口国商海航商务酒店制作单位:海口国商海航商务酒店 发布时间:二一年一月发布时间:二一年一月 第一部分 第一部分 销售部组织机构图 OC 005 第二部分 第二部分 销售部岗位职责说明 JD 006 SM-JD-01. 市场营销总监 006 SM-JD-02. 销售总监 009 SM-JD-03. 收益经理 011 SM-JD-04. 客户经理 013 SM-JD-05. 市场传媒经理 015 SM-JD-06. 美工 017 SM-JD-07. 预订员 01
2、9 SM-JD-08. 文员 021 第三部分 第三部分 销售部政策及制度 P (四) 如需协作,填 写申请协助单, 由公 关经理审批后, 送相 关部门; (五) 美工按要求时 限完成设计, 制作前 应先与使用部门协 商所用的材料及色 彩搭配; (六) 大型制作应先 作出制作计划, 并出 效果图, 交分管副总 后, 上报总经理同意 后方可制作; (七) 制作完成后请 使用部门验收, 使用 部门认为合格的方 可交付给对方使用, 否则需重新返工。 四、 店外 制作申 (一) 美工因受工具 或技术等原因限制, 确保工作 有序开展 请、 要求、 落实和 验收 而不能自已独立完 成的制作工作, 经报 请
3、部门经理, 分管副 总后, 向总经理请示 同意后, 可交给有关 的专业公司进行店 外制作; (二) 美工获准同意 在店外制作后, 应提 供 2-3 家长期合作 公司的报价, 并向其 他公司获取报价, 进 行对比后, 向销售部 经理提出书面建议, 建议中应包括各公 司的报价单; (三) 销售部经理经 过审核后, 选定一家 公司, 交财务部再次 商谈合作价格后, 可 以开始制作; (四) 美工根据使用 部门的要求, 汇同使 用部门向专业公司 提出书面的制作要 求,必须包括 : 使用 材料、 尺寸大小、 交 货时间、 技术要求和 完成后的美观等; 四、 店外 制作申 请、 要求、 落实和 验收 (五
4、) 大型制作或费 用超过 1000 元的制 作, 须与对方签订协 议, 协议必须报销售 部经理、 财务部及总 经理同意, 方可开始 制作; (六) 美工必须经常 跟进制作过程, 发现 问题,及时解决; (七) 制作完成后由 美工和使用部门、 财 务部部门共同验收; (八) 验收合格后, 可按酒店的有关规 确保工作 有序开展 定向财务申请付款。 五、 收撤 美工发 布 (一) 发布期满,使 用部门通知工程部 协助收撤发布; (二) 收撤完毕,及 时向上级汇报。 确保工作 有序开展 六、 月末 汇总 (一) 每月末汇总统 计已完成的美工任 务, 制作美工费用统 计表, 计算收入与成 本数; (二)
5、 每月办公室与 财务部核对; (三) 检查美工室, 将有保存价值的美 工制品妥善保管, 将 图片资料进行存档。 确保工作 有序开展 第四部 分 第四部 分 销售部标准 操作程序 SOP 部门:市场销售 部 实行者职 称: 公关经理 任务号 : SM- SOP 22 任务的题 目: 接待媒体接待媒体广 告代理 广 告代理 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、 接待 规定 (一) 会见媒体是指在 酒店内会见媒体或广 告代理; (二) 与媒体会面须着 职业装。 确保工作 有序开展 二、 接待 准备及 汇报 (一) 接见媒体最好事 先有预约; (二) 提前安排会见场 所、日
6、期、时间; (三) 提前准备一份酒 确保工作 有序开展 店对外的宣传资料及 最新推广信息; (四) 公关经理需在酒 店大堂迎接媒体; (五) 交换名片; (六) 了解以下信息: 1. 媒体或广告公司的 情况 2. 目标市场发行量、 收视率 3. 与饭店的竞争对手 合作的经历 4. 与国际品牌大公司 合作的经历 5. 负责广告和新闻发 布的部门经理 6. 是否可以建立对冲 协议 (七) 简要地介绍酒店 的服务和设施,并将 宣传资料给来访者, 必要时带媒体参观酒 店; (八) 亲自送客至大堂 门口并感谢来访者对 酒店的兴趣; (九) 第二天电话联系 来访者,致以礼节性 问候; (十) 每周向营销总
7、监 呈交一份会面报告。 第四部 分 第四部 分 销售部标准 操作程序 SOP 部门: 市场销售 部 实行者 职称: 公关经理 任务号 : SM- SOP 23 任务的 题目: 制作礼品制作礼品 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、 礼品 规定 (一) 公关经理负责 制作所有酒店的馈 赠礼品; (二) 礼品的制作要 求将由营销总监提 出; (三) 制作礼品时必 须按照管理公司的 标准要求; (四) 公关经理将对 确保工作 有序开展 所有制作的礼品予 与编号,以便查询。 二、 礼品 制作 (一) 接到制作宣传 品的要求时, 公关经 理将从营销总监那 里获得具体的要求:
8、1. 礼品的目的 2. 数量 3. 设计上的要求 4. 最后交货日期 (二) 公关经理负责 寻找供应商提供样 品; (三) 填写采购单; (四) 至少取得两份 报价; (五) 公关经理与采 购部共同选定供应 商; (六) 公关经理将所 有的具体要求和标 准传达给供应商; 确保工作 有序开展 (七) 公关经理监督 供应商出品质量; (八) 审阅并呈交给 营销总监和总经理 批准; (九) 审批结束后, 供 应商方可印刷制作; (十) 礼品将被分配 一个代码,标明: 1. 印刷的年月 2. 宣传品的类型 3. 数量 (十一) 公关经理和计 划财务部共同验收 审批结束后, 方可收 货。 第四部 分 第
9、四部 分 销售部标准 操作程序 SOP 部门: 市场销售 部 实行者 职称: 公关助理 任务号 : SM- SOP 24 任务的 题目: 信件格式信件格式 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、 信件 格式 (一) 公关部将保存所 有经常使用的标准信 件,包括如下: 1. 与媒体第一次会晤 的感谢信 2. 对客人建议的感谢 信 3. 对广告公司投放广 告的感谢信 4. 与媒体第一次联络 确保工作 有序开展 的问询信 5. 对广告商的谢绝信 6. 宴会及活动的邀请 函 7. 长住客的邀请函 8. 捐赠信 9. 媒体客人入住酒店 的欢迎信 10. 长住客的欢迎信 11.
10、与媒体会晤后的 咨询反馈信 12. VIP 欢迎信 (二) 发送信件方式: 1. 传真 2. 平信 3. 快 件 4. 电子邮件 5. 酒 店内传发 (三) 数据来源为酒店 预订系统; (四) 所有的信件应高 效及时地发出。 二、 信件 处理 (一) 公关部按照不同 的要求保存并更新标 确保工作 有序开展 准信件; (二) 公关部经理将与 相关部门合作,收集 信件发送名单信息, 包括如下: 1. 姓名 2. 地址 3. 职位 4. 部门(如果可能的 话) 5. 公司 6. 地址 7. 传真号码 (如果可能的话) 8. 电子邮件地址(如 果可能的话) (三) 如果需要成批发 送,公关部助理应该
11、将数据库的信息转成 表格文件以打印信件 ; (四) 在邮件发送前, 公关部经理将检查信 件是否有拼写或语法 错误; (五) 信件打印完成毕 后,将信件设为可读 文件以备将来所需; (六) 传真的信件将存 档以备将来所需; (七) 电子邮件将存放 在指定的文件夹内; (八) 如果是快件邮寄: 1. 公关部助理将填写 快件邮寄单,并交至 饭店综合管理部 2. 邮件号码将存档以 备将来所需 (九) 饭店内部信件, 公关部助理将与前台 及客房部合作以便迅 速准确地将信件送到 客人房间。 第四 部分 第四 部分 销售部标准 操作程序 SOP 部门: 市场销售 部 实行者职 称: 公关助理 任务号: SM
12、- SOP 25 任务的题 目: 直邮直邮 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、(一) 公关助理将按照 公关部经理及营销总 监的指示邮寄传单、 宣传品等; (二) 公关助理将所有 联系地址保存在数据 库内,需要时将地址 打印在标签上,贴上 信封。 确保工作 有序开展 二、(一) 按照公关经理及 确保工作 市场销售总监的要求, 公关助理将在数据库 找到相关的联系人; (二) 在数据库内打印 联系地址; (三) 将联系地址打印 在地址贴上; (四) 将地址贴粘在信 封上; (五) 将信封封好; (六) 联络邮局取件; (七) 填写记录单包括 : 1. 邮寄日期 2. 促
13、销计划内容 3. 邮寄数量 4. 估计费用 (八) 两天后与邮局联 络问询实际费用并填 写在记录单上; (九) 每月将邮寄概要 记录报告呈交给公关 有序开展 部经理; (十) 公关助理应详细 了解促销或计划活动 详情以便回答问询。 第四 部分 第四 部分 销售部标准 操作程序 SOP 部门: 市场销售 部 实行者 职称: 公关助理 任务号 : SM- SOP 26 任务的 题目: 客 用 印 刷 品 客 用 印 刷 品 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、客 用印刷 品 (一) 使用部门根据管 理公司的模板标准要 求,提供准确的信息; (二) 由美工根据标准 设计交
14、付印刷厂印刷; (三) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷、 收货。 确保工作 有序开展 二、印 (一) 使用部门填写美 确保工作 刷工申请表,提交酒店 公关部经理,并与美 工进行细节沟通; (二) 公关部经理根据 管理公司的模板标准 严格控制设计出品; (三) 公关部经理将设 计终稿及制作要求提 交营销总监和总经理 审批; (四) 确定的样稿返回 给使用部门; (五) 使用部门填写采 购单,连同样稿提交 财务部,以便根据要 求选定供应商; (六) 供应商将印刷样 稿提交公关部经理确 认,方可印刷; (七) 供应商将印刷成 品需经公关部经理和 计财部确认,方可收 有序开展 货; (八) 使用部门
15、将印刷 成品提交一份给公关 部作样板存档; (九) 公关部需将所有 美工申请单记录并保 存, 每月总结一次 (根 据酒店需要提交财务 部)。 第四部 分 第四部 分 销售部标准 操作程序 SOP 部门: 市场销售 部 实行者 职称: 公关助理 任务号 : SM- SOP 27 任务的 题目: 促销活动印 刷品 促销活动印 刷品 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、规 定 (一) 部门须先填写美 工申请表,提交酒店 公关部,与美工或广 告代理进行细节沟通; (二) 公关部需监控设 计出品符合酒店本身 的标准; (三) 设计终稿须征得 营销总监和总经理的 确保工作 有序
16、开展 许可; (四) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷、 并联同计财部验收。 二、(一) 公关经理及运作 部门做出促销活动的 计划,并得到营销总 监及总经理的批准; (二) 运作部门提交美 工单,提供详细的信 息; (三) 公关部根据酒店 本身的标准,监控设 计出品,提交销售总 监及总经理批准; (四) 运作部门填写采 购单,连同设计稿一 并提交计财部,确定 供应商; (五) 印刷样稿需由公 关部确认方可印刷; (六) 印刷成品需由公 确保工作 有序开展 关部和计财部认可方 可收货。 第四 部分 第四 部分 销售部标准操 作程序 SOP 部门:市场销售部 实行者职 称: 公关助理 任务 号: SM- SOP 28 任务的题 目: 宣 传 资 料库 宣 传 资 料库 需要使用的 工具: 效益/质量标 准: 做什么怎么做为什么 一、(一) 公关助理将更新 并督促更换所有酒店 的最新宣传资料; (二