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1、行政总务行政和外事类 文书材料归档范围和保管 期限规定湘潭大 行政总务行政和外事类 文书材料归档范围和保管 期限规定湘潭大 湘潭大学党群、行政和外事类文书材料 归档范围和保管期限规定 第一条为了正确界定我校党群、行政和外事类文书材料 归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反 映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和 利用，根据国家教委 1993 年颁布的高等学校档案实体分类 法和高等学校档案工作规范和国家档案局 2006 年公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ， 结合我 校的实际情况，特制订本规定。 第二条本规定中的文书材料是指我校各职能部门在党群、 行
2、政和外事工作活动过程中形成的不同载体的历史记录。 第三条我校文书材料归档范围是： （一）反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学 校工作、国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料 ； （二）学校党群、行政和外事工作活动中形成的在维护 国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料 ； （三）学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级部门（单位）报送的重要文件材料； （四）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。 第四条我校文书材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的 文件材料，任免、奖惩非本校师生员工的文件材料，供工作 参考的抄件等； （二）学
3、校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对 稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任 外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的 文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级部门（单位）的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第五条凡属学校归档范围的文书材料，必须按有关规定 向学校档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为 己有或拒绝归档。 第六条本校文书档案的保管期限定为永久、
4、定期两种。 定期一般分为 30 年、10 年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： (一)学校制订的规划性、决策性文件材料； (二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 件材料； (三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、 批示， 重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)学校机构演变、人事任免等文件材料； (六)学校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产 登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料 ； (八)同级机关、下级部门（单位）关于重要业务问题的 来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。 （九）
5、 校属各单位报送的年度或年度以上计划、总结、统 计、重要专题报告等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）学校职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二） 学校召开会议、 举办活动等形成的一般性文件材料 ； （三）学校人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）学校一般性事务管理文件材料； （五） 学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批 示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件 材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要 贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级部门（单位）关于一般性业务问题 的来函、请示与本校的
6、复函、批复等文件材料； 第九条学校对应归档电子文件的元数据、 背景信息等要进 行相应归档。 学校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理 单的，应与文件正本、定稿一并归档。 第十条学校与其他单位联合召开会议、 联合行文所形成的 文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或 其他形式的副本归档。 第十一条本规定自颁布之日起施行，2005 年修订的湘 潭大学档案管理办法 和 2001 年制订的湘潭大学文件归档 范围和保管期限中的党群、行政和外事类档案类目设置与 保管期限同时废止。 附件：1、 湘潭大学党群类档案保管期限表 ； 2、 湘潭大学行政类档案保管期限表 ； 3、 湘潭大学外事
7、类档案保管期限表 。 附件 1： 湘潭大学党群类档案保管期限表 主要包括上级党组织、党的机关和学校党群部门在党的建设、纪检监察、组织 （党校） 、宣传、统战、工会、团委、学生思想政治教育、离退休等工作中形成 的有保存价值的各种载体的文件材料。 立卷部门：党委办公室、机关党委立卷部门：党委办公室、机关党委（类目代号：DQ11） 序号类目名称保管期限 上级党组织有关党的建设的文件材料 A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文 件材料：省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼 任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务 的 永久 B、其他的、或本校人员兼任社会
8、（如学会、协会等）一般职务的30 年 1 C、通知、通报、决定等一般性的文件材料10 年 本校获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获奖证书的复印件 A、省级及省机关以上的、市委的、校党委表彰的优秀党员、优秀 党务工作者等重要的、综合性的 永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 2 C、市级、校级单项表彰的10 年 本校党代会文件材料 A、 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言 稿、领导讲话稿、照片、录音，大会主席团、秘书长和代表、列 席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结 果和上级批复等 永久 B、 大会提案及办理情况；会议简报
9、、会议情况、反映记录、小组 会议记录等 30 年 3 C、 参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式 样 10 年 4 党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会的会议记录、 纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久 校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复 A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告永久5 B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告10 年 6党委工作计划、报告（包括调查报告） 、总结（包括经验总结）永久 7以党委名义发布的文件（交叉问题分类立卷）永久 8校级干部任免的请示、批复、决定、通知及处级干部任免的文件永久 9以党委名义召开的工作会议材料永久 校
10、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 10 A、重要的永久 B、一般性的30 年 党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿 A、重要的永久11 B、一般的30 年 12党委大事记永久 13党委工作简报：如湘大情况反映等永久 14党群系统启用印章的文件和印模永久 15党群系统重要统计材料永久 以党委办名义下发的文件材料 A、综合性的或重要的永久 16 B、一般性的30 年 或 10 年 17党委保密、秘书工作的有关文件30 年 18 党委各部、委、分党委、总支、直属支部报党委的年度工作计划、 总结 永久 重要的群众来信来访及处理材料 A、有领导重要批示和处理结果的永久
11、19 B、其他有处理结果的30 年 下级党委组织报校党委的报告请示及党委的批复 A、重要的永久20 B、一般的30 年 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 A、重要的永久21 B、一般的30 年 22反映本校党委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等永久 23其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门：纪检监察处立卷部门：纪检监察处(类目代号：DQ12) 序号类目名称保管期限 上级纪委、监察部门关于纪检、监察工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般性的10 年 2 获上级纪委监察部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原 件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、
12、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责30 年 4 纪检、监察工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料及各种统 计报表 永久 5以纪委或监察处名义上报、下发的文件(含请示、批复)永久 6学校发生的重大问题的处理文件材料永久 7校纪委会议记录、纪要永久 8校纪委办公室的会议记录30 年 9处级以上干部廉政建设民主生活会记录永久 10校纪检委员会及总支纪检委员会名单永久 教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等（个人 案卷） A、大案、要案永久 11 B、一般性的案件30 年 12党员
13、处分、复查材料30 年 重要的群众来信来访及处理材料 A、有领导重要批示和有处理结果的永久13 B、其他有处理结果的30 年 14副科长以上的领导干部廉政档案（办结后移交归档）30 年 15 反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明 等 永久 16其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门：党委组织部、党校立卷部门：党委组织部、党校(类目代号：DQ13) 序号类目名称保管期限 上级关于组织（党校）工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般性的10 年 2 获上级党委组织（党校）部门表彰的文件、证书、光荣册、照片 等材料的原件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市
14、委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3 组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统 计报表 永久 组织开展党员干部教育活动的文件材料 A、综合性的、重要的永久3 B、一般性的30 年 4科级干部的任免通知及有关文件材料永久 5副处级以上干部名册永久 6党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料永久 7分党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复永久 8吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定永久 9组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责30 年 10党员异动（转入、转出）名册永久 11党员名册；
15、各党总支、直属党支部委员会名册永久 落实政策的有关文件材料 A、决议、决定永久12 B、一般性的30 年 13部务会议记录30 年 14处级以上干部考察材料永久 15 干部离休报告、待遇及更改工作时间的文件材料（文件由党委形 成的入 DQ11） ） 永久 16反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等永久 17其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门：党委宣传部立卷部门：党委宣传部(类目代号：DQ14) 序号类目名称保管期限 上级关于宣传工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般执行性的10 年 2 获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获
16、奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3 本校宣传工作计划、总结、报告及批复、综合汇报材料（含统计 报表） 永久 4 国内外反映本校重大活动的剪报、图表、照片、录音、录像材料 及文字说明 永久 5校报（装订本）入 CB12 类永久 6校党委中心学习组的会议记录、纪要永久 理论学习的决定、计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活 动的文件材料 A、重要性的永久 7 B、一般性的30 年 8教职工法制教育的文件材料30 年 9教职工思想动态及调查材料30 年 10其它有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门：学生工作部(处)立卷部门：学生工作部(处)(类目代号：DQ14) 序号类目名称保管期限 上级有关学生思想政治工作的文件 A、针对性的或重要法规永久 1 B、一般执行性的10 年 获上级党委学工系统表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 2 C、市级、校级单项表
