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1、行政总务行政和外事类 文书材料归档范围和保管 期限规定湘潭大 行政总务行政和外事类 文书材料归档范围和保管 期限规定湘潭大 湘潭大学党群、行政和外事类文书材料 归档范围和保管期限规定 第一条为了正确界定我校党群、行政和外事类文书材料 归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反 映学校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和 利用,根据国家教委 1993 年颁布的高等学校档案实体分类 法和高等学校档案工作规范和国家档案局 2006 年公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 , 结合我 校的实际情况,特制订本规定。 第二条本规定中的文书材料是指我校各职能部门在党群、 行
2、政和外事工作活动过程中形成的不同载体的历史记录。 第三条我校文书材料归档范围是: (一)反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学 校工作、国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料 ; (二)学校党群、行政和外事工作活动中形成的在维护 国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料 ; (三)学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料;下级部门(单位)报送的重要文件材料; (四)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。 第四条我校文书材料不归档范围是: (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的 文件材料,任免、奖惩非本校师生员工的文件材料,供工作 参考的抄件等; (二)学
3、校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的 事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对 稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、 电话记录,学校内部互相抄送的文件材料,本校负责人兼任 外单位职务形成的与本校无关的文件材料,有关工作参考的 文件材料; (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材 料,不需办理的抄送文件材料; (四)下级部门(单位)的文件材料中,供参阅的简报、 情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。 第五条凡属学校归档范围的文书材料,必须按有关规定 向学校档案馆移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为 己有或拒绝归档。 第六条本校文书档案的保管期限定为永久、
4、定期两种。 定期一般分为 30 年、10 年。 第七条永久保管的文书档案主要包括: (一)学校制订的规划性、决策性文件材料; (二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 件材料; (三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、 批示, 重要的报告、总结、综合统计报表等; (五)学校机构演变、人事任免等文件材料; (六)学校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产 登记等凭证性文件材料; (七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料 ; (八)同级机关、下级部门(单位)关于重要业务问题的 来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。 (九)
5、 校属各单位报送的年度或年度以上计划、总结、统 计、重要专题报告等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括: (一)学校职能活动中形成的一般性业务文件材料; (二) 学校召开会议、 举办活动等形成的一般性文件材料 ; (三)学校人事管理工作形成的一般性文件材料; (四)学校一般性事务管理文件材料; (五) 学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批 示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件 材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要 贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级部门(单位)关于一般性业务问题 的来函、请示与本校的
6、复函、批复等文件材料; 第九条学校对应归档电子文件的元数据、 背景信息等要进 行相应归档。 学校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理 单的,应与文件正本、定稿一并归档。 第十条学校与其他单位联合召开会议、 联合行文所形成的 文件材料原件由主办单位归档,其他单位将相应的复制件或 其他形式的副本归档。 第十一条本规定自颁布之日起施行,2005 年修订的湘 潭大学档案管理办法 和 2001 年制订的湘潭大学文件归档 范围和保管期限中的党群、行政和外事类档案类目设置与 保管期限同时废止。 附件:1、 湘潭大学党群类档案保管期限表 ; 2、 湘潭大学行政类档案保管期限表 ; 3、 湘潭大学外事
7、类档案保管期限表 。 附件 1: 湘潭大学党群类档案保管期限表 主要包括上级党组织、党的机关和学校党群部门在党的建设、纪检监察、组织 (党校) 、宣传、统战、工会、团委、学生思想政治教育、离退休等工作中形成 的有保存价值的各种载体的文件材料。 立卷部门:党委办公室、机关党委立卷部门:党委办公室、机关党委(类目代号:DQ11) 序号类目名称保管期限 上级党组织有关党的建设的文件材料 A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文 件材料:省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼 任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务 的 永久 B、其他的、或本校人员兼任社会
8、(如学会、协会等)一般职务的30 年 1 C、通知、通报、决定等一般性的文件材料10 年 本校获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获奖证书的复印件 A、省级及省机关以上的、市委的、校党委表彰的优秀党员、优秀 党务工作者等重要的、综合性的 永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 2 C、市级、校级单项表彰的10 年 本校党代会文件材料 A、 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言 稿、领导讲话稿、照片、录音,大会主席团、秘书长和代表、列 席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结 果和上级批复等 永久 B、 大会提案及办理情况;会议简报
9、、会议情况、反映记录、小组 会议记录等 30 年 3 C、 参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式 样 10 年 4 党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会的会议记录、 纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久 校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复 A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告永久5 B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告10 年 6党委工作计划、报告(包括调查报告) 、总结(包括经验总结)永久 7以党委名义发布的文件(交叉问题分类立卷)永久 8校级干部任免的请示、批复、决定、通知及处级干部任免的文件永久 9以党委名义召开的工作会议材料永久 校
10、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 10 A、重要的永久 B、一般性的30 年 党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿 A、重要的永久11 B、一般的30 年 12党委大事记永久 13党委工作简报:如湘大情况反映等永久 14党群系统启用印章的文件和印模永久 15党群系统重要统计材料永久 以党委办名义下发的文件材料 A、综合性的或重要的永久 16 B、一般性的30 年 或 10 年 17党委保密、秘书工作的有关文件30 年 18 党委各部、委、分党委、总支、直属支部报党委的年度工作计划、 总结 永久 重要的群众来信来访及处理材料 A、有领导重要批示和处理结果的永久
11、19 B、其他有处理结果的30 年 下级党委组织报校党委的报告请示及党委的批复 A、重要的永久20 B、一般的30 年 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 A、重要的永久21 B、一般的30 年 22反映本校党委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等永久 23其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门:纪检监察处立卷部门:纪检监察处(类目代号:DQ12) 序号类目名称保管期限 上级纪委、监察部门关于纪检、监察工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般性的10 年 2 获上级纪委监察部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原 件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、
12、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责30 年 4 纪检、监察工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料及各种统 计报表 永久 5以纪委或监察处名义上报、下发的文件(含请示、批复)永久 6学校发生的重大问题的处理文件材料永久 7校纪委会议记录、纪要永久 8校纪委办公室的会议记录30 年 9处级以上干部廉政建设民主生活会记录永久 10校纪检委员会及总支纪检委员会名单永久 教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等(个人 案卷) A、大案、要案永久 11 B、一般性的案件30 年 12党员
13、处分、复查材料30 年 重要的群众来信来访及处理材料 A、有领导重要批示和有处理结果的永久13 B、其他有处理结果的30 年 14副科长以上的领导干部廉政档案(办结后移交归档)30 年 15 反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明 等 永久 16其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门:党委组织部、党校立卷部门:党委组织部、党校(类目代号:DQ13) 序号类目名称保管期限 上级关于组织(党校)工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般性的10 年 2 获上级党委组织(党校)部门表彰的文件、证书、光荣册、照片 等材料的原件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市
14、委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3 组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统 计报表 永久 组织开展党员干部教育活动的文件材料 A、综合性的、重要的永久3 B、一般性的30 年 4科级干部的任免通知及有关文件材料永久 5副处级以上干部名册永久 6党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料永久 7分党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复永久 8吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定永久 9组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责30 年 10党员异动(转入、转出)名册永久 11党员名册;
15、各党总支、直属党支部委员会名册永久 落实政策的有关文件材料 A、决议、决定永久12 B、一般性的30 年 13部务会议记录30 年 14处级以上干部考察材料永久 15 干部离休报告、待遇及更改工作时间的文件材料(文件由党委形 成的入 DQ11) ) 永久 16反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等永久 17其他有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门:党委宣传部立卷部门:党委宣传部(类目代号:DQ14) 序号类目名称保管期限 上级关于宣传工作的文件 A、针对性的或重要法规永久1 B、一般执行性的10 年 2 获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获
16、奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 C、市级、校级单项表彰的10 年 3 本校宣传工作计划、总结、报告及批复、综合汇报材料(含统计 报表) 永久 4 国内外反映本校重大活动的剪报、图表、照片、录音、录像材料 及文字说明 永久 5校报(装订本)入 CB12 类永久 6校党委中心学习组的会议记录、纪要永久 理论学习的决定、计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活 动的文件材料 A、重要性的永久 7 B、一般性的30 年 8教职工法制教育的文件材料30 年 9教职工思想动态及调查材料30 年 10其它有必要归档的文件材料视情况而定 立卷部门:学生工作部(处)立卷部门:学生工作部(处)(类目代号:DQ14) 序号类目名称保管期限 上级有关学生思想政治工作的文件 A、针对性的或重要法规永久 1 B、一般执行性的10 年 获上级党委学工系统表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的 原件及个人获奖证书的复印件 A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的永久 B、省级以上机关单项表彰的30 年 2 C、市级、校级单项表