{企业管理手册}国贸物业酒店管理公司物业管理质量手册2

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1、企业管理手册国贸物 业酒店管理公司物业管 理质量手册 2 企业管理手册国贸物 业酒店管理公司物业管 理质量手册 2 国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册 目 录目 录 1.0序言1.0序言 2.0客户服务部员工岗位职责2.0客户服务部员工岗位职责 3.0客户服务部管理制度3.0客户服务部管理制度 3.1 物业验收制度3.1 物业验收制度 3.2 入伙装修制度3.2 入伙装修制度 3.3 投诉处理制度3.3 投诉处理制度 3.4 拜访业/租户制度3.4 拜访业/租户制度 3.5 业/租户迁出制度3.5 业/租户迁出制度 3.6 清洁管理制度3.6 清洁

2、管理制度 3.7 绿化管理制度3.7 绿化管理制度 3.8 形象策划3.8 形象策划 3.9总台服务3.9总台服务 3.10业/租户档案管理制度3.10业/租户档案管理制度 3.11防火管理制度3.11防火管理制度 3.12物业管理保险制度3.12物业管理保险制度 3.13有偿服务收费管理制度3.13有偿服务收费管理制度 3.14物业管理的法规依据3.14物业管理的法规依据 3.15业/租户报修制度3.15业/租户报修制度 3.16业/租户投诉制度3.16业/租户投诉制度 3.17社区文化活动管理制度3.17社区文化活动管理制度 3.18公共场地使用管理制度3.18公共场地使用管理制度 3.1

3、9突发性事件或异常情况处理程序3.19突发性事件或异常情况处理程序 3.20安全管理制度3.20安全管理制度 4.0 客户服务部表格 4.0 客户服务部表格 1.0 序 言1.0 序 言 为保证业/租户有一个舒适、优雅、整洁、安全的环境，维护及树立企业形象， 我们每位管理员都应把自身形象与企业形象溶为一体，严格履行本岗位职责，必 须做到： 1.服务态度，文明礼貌； 2.服务行为，合理规范； 3.服务效率，及时快捷； 4.服务效果，完好满意。 客户服务部 客户服务部 负责业/租户之管理和公共地方的管理工作，在业/租户事物方面，首要任务是 推动业/租户的教育，使他们进驻物业后明白要遵守公共规则、爱

4、护公物、维 护业主合法权益、及促进业/租户彼此间之睦邻关系。而作为业主之代理人亦 有必要解释有关之设备及供应之能量，予业/租户认识。此外，亦要让业/租 户明了水电费分摊计算方法、电梯和手扶电梯之数量及使用方法、空调设备 及其供应时间，加时空调费及业主提供之基本设施。另外，亦要解释有关签 署租用合同后，需要办理之手续（如交付合同押金、装修手续）及退租程序 等。编制成业/租户手册提供予业/租户参考，继而解释装修守则内之规定， 管理部亦要兼顾公共地方清洁、卫生之维护及公共设施之养护，使管理能发 挥其应有之功能。 客户服务部员工岗位职责描述客户服务部员工岗位职责描述 2.1 物业经理2.1 物业经理

5、1）收取及审阅大厦之管理楼宇巡视报告及每天之投诉记录，并处理跟进； 2）编制及安排各级管理员工轮值表，并报行政人事部； 3）定期对大厦清洁、绿化进行监察协调； 4）监管大厦管理员之运作及安排； 5）遇有紧急事故，协助处理善后工作； 6）制定大厦设备使用方法及守则； 7）每月召集所辖管理员之工作会议； 8）督导各管理助理； 9）接受及处理客户投诉，并予记录，及向上级报告； 10）协助追收管理费之工作； 11）检查大厦管理日志，跟进所列问题； 12）跟进处理突发事件； 2.2 物业助理2.2 物业助理 1）收取及审阅大厦之管理巡楼报告及每天之投诉记录； 2）定期对大厦清洁、绿化进行监察协调； 3）

6、监管大厦管理员之运作及安排； 4）遇有紧急事故，协助处理善后工作； 5）协助物业主任制定大厦清洁设备使用方法及守则； 6）督导各管理员及承判商执行工作； 7）接受及处理客户投诉，并予记录，及向上级报告； 8）制订一般之文书通告表格等工作； 9）追收管理费之工作； 10）检查大厦管理日志； 11）协助处理突发事件； 12）定期整理大厦之业/租户资料； 13）执行上级所指派之工作； 14）熟悉管理处各项管理制度、收费标准及其构成、业/租户情况； 15）负责办理业/租户的入住以及业/租户的退房手续，装修审查； 16）负责装修档案，业/租户档案、管理处文书档案的管理。 17）负责大厦的公共钥匙和未入伙

7、的住户钥匙的管理工作； 18）负责业/租户水、电表的抄查，准时向业/租户派发各种费用的交费通知单； 19）负责对业/租户投诉的处理结果进行回访，并做好回访记录统计总结； 20）负责定期对服务质量进行统计、分析，并提出整改方案； 2.3物业管理员2.3物业管理员 1）记录每天之维修投诉记录，并了解处理进度。而于收集后将资料整理汇报物业主任 ； 2）定期对大厦清洁、绿化进行更换及巡视； 3）遇有紧急事故，协助处理善后工作； 4）接受及处理客户投诉，并予记录，及向上级报告； 5）协助追收管理费之工作； 6）记录大厦管理日志，跟进所列问题； 7）定时巡视检查清洁及绿化设施之情况； 8）定期整理大厦之业

8、/租户资料； 2.4总台/接待2.4总台/接待 1）传真、打字、复印、国内国际长途服务员工职责； 2）票务代定员工职责； 3）邮件收递员职责； 2.5 清洁主管2.5 清洁主管 1）对管理处清洁总体工作负责； 2）定期对本班人员的考勤，做好各项工作的监督、检查、评比； 3）负责清洁用品的保管、发放及采购计划的编制； 4）定期对部门员工进行业务知识培训和考核； 2.6 清洁领班2.6 清洁领班 1）接受主管领导，带领下属有序完成各项清洁任务； 2）监督下属的工作情况，检查工作员的到岗情况，查看是否全勤工作，合理安排下属 人员工作。 3）遵守公司制定的管理细则，工作时仪表整洁，佩带员工证，统一着装

9、上岗， 树立 良好形象； 4）以身作则保质保量地完成本人所负责区域内的卫生清扫工作； 5）遵守劳动纪律，坚守工作岗位，按照清洁程序搞好区域内卫生； 6）发扬互助精神，支持同事工作，以礼相待； 7）掌握及其的正确用法，以及清洁剂的合理用法； 2.7 清洁工2.7 清洁工 1）楼宇所属范围内的道路、绿化带、雨水井的清洁保养； 2）楼宇范围内暗沟、下水道的清理，保持雨季水道畅通； 3）负责清洁地下车库卫生； 4)紧密配合环卫部门搞好垃圾清运工作； 2.8 绿化人员工作职责2.8 绿化人员工作职责 1）熟悉辖区内的绿化范围、布局、职务、种类、数量； 2）知晓花草树木的名称、种植季节、生长时性、培植管理

10、的方法； 3）对花草树木要定期培土、施肥、除杂草和打药水除病虫害，并要修枝剪叶、浇水。 每日定时负责绿化区内的巡视、保证绿化场所不留杂物，不缺水、不死苗，定时对 商场内盆栽植物进行养护，保证不枯黄、不死亡； 4）检查、记录、报告植物生长情况，及时处理违章事件； 5）保管好用品、用具、用剂； 3.0 物管部管理制度3.0 物管部管理制度 3.1物业验收程序3.1物业验收程序 3.1.1. 所有工程验收都应由发展商前头。3.1.1. 所有工程验收都应由发展商前头。 3.1.2 验收准备工作3.1.2 验收准备工作 a)在未验收前，驻场经理须联同工程经理与发展商、承包商招开协调会议； b)由承包商及

11、供应商呈交一份竣工验收及交接计划表和组织架构； c)驻场经理组织管理处各部门制定楼宇接收联检方案，提交发展商审批。 d)按图纸资料移交清单对产权、技术资料进行对照检查，发现 产权、技术资料 有缺漏的，应以书面形式通知发展商及/或承包商提供。 3.1.3 移交验收3.1.3 移交验收 a)按设备移交清单对楼宇各类设备按规格进行对照检查； b)发现设备设施与移交清单不符或有缺漏的， 管理处应以书面形式通知发展商及/或承 包商予以解决。 c)对各单元的水、电、土建部分进行全面检查，并将检查结果记录在接管检查记录 表中，对发现的问题应书面通知发展商/及承包商 予以解决。 d)将所有有关资料归档。 e)

12、在保修期内因施工、安装、设备因素产生的质量问题，管理处应报发展商及/或承包 商限期解决。 3.2 3.2 业/租户入伙装修业/租户入伙装修 3.2.1 业/租户入伙程序3.2.1 业/租户入伙程序 为了使管理部各管理员熟知业/租户入伙程序流程，能迅速地办理业/租 户入伙手续，特拟定如下入伙程序流程如下： a) 业/租户按财务部发出入场收楼通知书， 按时带齐各类资料到本管理处办理各类 事项。 b) 到管理处管理部办理手续。 1、业/租户应出示证明： 1 本人身份证明的原件及复印件。 2 销售合同或租赁合同 （原件及复印件） 。 3 代理商资格证书及代理书。 2、若业/租户本人未能亲临，委托他人办

13、理，被委托人应出示的印件： 1 由业/租户本人签署的委托书原件及复印件。 2 被委托人身份证明原件及复印件。 3 销售合同或租赁合同 （原件及复印件） 。 3、管理部应办事项： 1 验明来客身份证明。 2 将上述客户资料复印件存档。 3 填写业/租户资料登记表。 c) 管理部与工程部同业/租户对其单元进行验收。 1 管理部携带锁匙协同工程部与业/租户前往单元。 2 根据验楼表格所示进行讲解。 3 填写设备移交表(业/租户签名)。 3.1.4业/租户二次装修申请程序3.1.4业/租户二次装修申请程序 为了管理员能清楚地了解业/租户二次装修管理程序， 能顺利优质地为业/租户办理装修 事项，拟定业/

14、租户二次装修管理流程如下： a) 管理部与工程部同业/租户办理装修申请。 1 业/租户提交二次装修申请表。 2 与业/租户承包商会面，了解具体装修程序。 3 承包商提交二次装修图纸。 b)工程部审批业/租户所提交资料。 工程部对业/租户资料提出整改意见， 管理部报总经理审批以上业/租户提交资 料所办理的手续是否妥当之后，请业/租户或其承包商进行整改。 c) 业/租户到管理部办理的手续。 1 办理装修期间临时出入证。 2 办理施工许可证 。 3 办理动火证，配备灭火器。 4 安排开门（不移交钥匙） 。 5 配备电表并记下电表读数加封。 6 提供施工管理条例 、 违规处罚条例 、 告业/租户书 。

15、 d)业/租户进入装修阶段，工程部定期检查装修情况，保安部经常性检查安全事 项，管理部管理部经常督导装修卫生情况并协调业/租户与各部门的关系。 e)业/租户装修完毕手续。 1 提交竣工图，报管理处审核。 2 工程部提交审核意见。 3 工程部验收业/租户装修完的设施。 4 对于损坏的公共设施将按价从装修押金中扣除。 5 工程部验收完毕将填写竣工验收单，并签署意见、盖章。 f)业/租户将验收单、临时出入证、工程部签署的意见书送财务部，财务验明， 按章归还出入证押金。 g)经总经理审批由管理部发放开业许可证 。 h)管理部通知工程部送电。 业/租户开业后， 工程部将落实遗漏工程通知业/租户 整改完毕

16、后，三个部门意见书，总经理审批后方可到财务部退还装修押金。 3.3 投诉处理须知3.3 投诉处理须知 3.3.13.3.1 如何有效避免投诉? 如何有效避免投诉? 1 参与施工监理，使工程质量多一份保证。 2 物业管理公司在开发单位竣工后从技术角度、法律角度验收，并办理书面的 交收手续，避免日后引起投诉。 3 签订详细的管理合约，明确管理公司和业主或使用人的权力义务，防止以后 不必要的麻烦。 4 对物业的设施安排合理的日常维护、检修，使事故减少到最低点。 5 经常开展反馈调查便民服务，了解信息，及时发现问题解决问题。 6 对业/租户或业主入伙时应及时交予管理合约、业/租户手册、装修须知，并 予以解释，降低投诉率。 3.3.2 处理投诉 3.3.2 处理投诉 1开通投诉热线： 2详尽记录投诉人姓名、铺号名称、联系电话。 3耐心听取客人投诉，禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身，亦 不可当面指出，顾客态度即使很坏，亦不可顶撞顾客，